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Verträge

Warum Oneflow eine Vertragsautomatisierungsplattform für alle ist

Image displaying Oneflow employees in legal, sales and HR teams with text "oneflow for everyone"

Zwei sind nicht stärker als einer. Zumindest wenn es um Geschäftssysteme geht. Mit Oneflow können Sie eine einzige Vertragsplattform für alle Teams in Ihrem Unternehmen nutzen. So können Sie Risiken eliminieren, effizienter arbeiten und Kosten senken.

Eine Vertragsplattform für alle Abteilungen – von der Rechtsabteilung bis zum Vertrieb und alles dazwischen. Das ist Oneflow. Aber was bedeutet das genau? Wir haben mit vier Mitarbeitern in unseren Teams gesprochen, um herauszufinden, wie Oneflow ihnen hilft, Wunder zu vollbringen.

Als Rechtsberaterin kennt Olivia Åman die Qualen einer chaotischen Vertragsabwicklung. Leider ein bisschen zu gut. Ihrer Meinung nach kann beim Umgang mit Verträgen vieles schief gehen. Aber Oneflow hat ihr im Arbeitsalltag das Leben gerettet.

Oneflow für die Rechtsabteilung

Was sind die Vorteile von Oneflow aus Sicht eines Anwalts? | Olivia Åman, Rechtsberaterin

Schmerzen eines traditionellen Einigungsprozesses

Die größten Ärgernisse eines traditionellen Vertragsabschlusses haben eines gemeinsam – mangelnde Kontrolle. Olivia bringt vier Dinge zur Sprache, die sie frustrierend findet:

  • Verschiedene Versionen der gleichen Vorlage
  • Nicht wissen, wer welche Version hat und wie alt sie ist
  • Den Vertrag nicht finden
  • Vergessen, Ihrem Kalender eine Erinnerung hinzuzufügen, damit Sie keine wichtigen Ereignisse verpassen

Verträge sind das wichtigste Gut in einem Unternehmen. Deshalb müssen sie die richtigen Bedingungen, Klauseln usw. enthalten. Aber sobald ein Mitarbeiter eine Vertragsvorlage herunterlädt, verlieren Sie die Kontrolle.

Wenn das Rechtsteam die Vorlage aktualisiert, sind mehrere ältere Versionen über die ganze Welt verteilt und lokal auf den Computern der Mitarbeiter gespeichert. Und es gibt keine Möglichkeit für Sie zu wissen, wer welche Version hat.

“Anwälte geben sich viel Mühe, gute Vorlagen zu erstellen. Aber sobald eine Vorlage heruntergeladen ist, ist es extrem schwer zu kontrollieren, ob die von uns verschickten Verträge die richtigen Bedingungen enthalten”, sagt Olivia.

Und dann ist da noch das Problem der Speicherung. Das Hin- und Herschicken von Vereinbarungen per E-Mail kann oft dazu führen, dass sie unterwegs verloren gehen, weil der manuelle Schritt des Hochladens in ein Vertragsverwaltungssystem eine zusätzliche Reibungsebene darstellt. Ganz zu schweigen von den Risiken, die der Versand von Verträgen per E-Mail birgt.

“Wenn Sie ein Problem mit der Vereinbarung haben und Zugang zu ihr benötigen, sollten Sie sich nicht an die Gegenpartei wenden, um die Vereinbarung anzufordern. Das ist ein Zeichen von Schwäche. Und das ist ein großes Problem in vielen Unternehmen – die Vereinbarung wird zwar unterzeichnet, aber nicht gespeichert. Sie bleibt in Outlook”, sagt Olivia.

Olivia beschreibt den Beginn der Nutzung von Oneflow als eine große Last, die von ihren Schultern genommen wurde. Oder ein Stapel von Verträgen, wenn man so will. Zunächst einmal muss sie sich keine Gedanken mehr über veraltete Vorlagen machen. Wenn sie Änderungen an einer Vorlage in Oneflow vornimmt, ist sichergestellt, dass es nur eine Version gibt. Und das gibt ihr Sicherheit.

Olivia ist auch ein großer Fan der Tatsache, dass alle Vereinbarungen nach der Unterzeichnung automatisch gespeichert werden. Sie gehen nicht verloren und sie kann leicht auf alle Verträge zugreifen. Sie kann einfach über alle Arbeitsbereiche hinweg mit erweiterten Filtern nach dem Vertrag suchen.

“Wenn ich eine neue Klausel schreibe, bei der ich denke: ‘Habe ich das nicht schon vor drei Jahren geschrieben?’, kann ich das jederzeit überprüfen, weil es so einfach ist, im Vertragsarchiv von Oneflow zu suchen”, sagt Olivia.

Eine weitere Funktion, die Olivia sehr schätzt, ist der Kalender. Damit kann sie die anstehenden Verlängerungen im Auge behalten, damit sie nichts verpasst.

“Ich muss keine Vertragsereignisse in meinen Kalender eintragen, weil ich sie automatisch in Oneflow habe. Und ich bekomme eine Benachrichtigung, wenn zum Beispiel ein Vertrag verlängert werden soll”, sagt Olivia.

Lesen Sie auch: 5 Vorteile der Vertragsautomatisierung, die Ihr Unternehmen voranbringen werden

e-signature platform gdpr

Oneflow und Sicherheit

Bei Oneflow steht die Sicherheit an erster Stelle. Bei allem, was wir tun. Da Ihre Verträge die sensibelsten und wichtigsten Vermögenswerte Ihres Unternehmens sind, haben wir ein eigenes Rechts- und Compliance-Team, das sich mit diesen Fragen befasst.

Fragen Sie sich das, bevor Sie eine Plattform zur Vertragsautomatisierung kaufen

Wenn Sie eine Plattform zur Vertragsautomatisierung kaufen möchten, sollten Sie den Anbieter in Sachen Sicherheit auf die Probe stellen. Schließlich werden dort Ihre wertvollsten Geschäftsdaten verarbeitet. Das sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Wir haben unser Legal and Compliance Team gefragt, was Sie vor dem Kauf einer Vertragsautomatisierungsplattform beachten sollten. Ihrer Meinung nach gibt es vier wichtige Fragen, die Sie dem Anbieter stellen sollten:

  • Wie gehen sie mit der Datenschutzgrundverordnung um?
  • Was ist der Einsatz von Drittparteien?
  • Wie wird die Zugangskontrolle gehandhabt?
  • Wie arbeiten sie mit Business Continuity und Incident Management zusammen?

Was sind die Hauptgründe, warum sich unsere Kunden für Oneflow entscheiden?

Unser Team für Recht und Compliance nennt drei Hauptgründe, warum Unternehmen Oneflow als Plattform für die Vertragsautomatisierung wählen:

  • Inanspruchnahme von Dritten
  • Einhaltung der GDPR
  • Rechtmäßigkeit

“Oneflow hat es geschafft, die Anzahl der von uns genutzten Drittanbieter zu begrenzen. Oneflow nutzt nur fünf Drittanbieter, was viel weniger ist als bei den meisten Organisationen. Vor allem Organisationen, die einen ähnlichen Service wie wir anbieten”, sagt Olivia.

Und dann ist da noch der GDPR-Aspekt. Ein wichtiger Teil unserer Arbeit besteht darin, im Bereich der Informationssicherheit und der aktuellen Gesetzgebung auf dem Laufenden zu bleiben.

“Das Gute an Oneflow ist, dass wir der Datenverarbeiter und nicht der Controller sind. Wir unterstützen unsere Kunden, wenn sie Datenanfragen von ihren Kunden erhalten, leiten diese weiter und arbeiten mit ihnen zusammen, um ihre Verpflichtungen aus Sicht des Datenverantwortlichen zu erfüllen”, sagt Olivia.

Wie sieht es mit der Rechtmäßigkeit des eigentlichen Vertrags aus? Olivia weist darauf hin, dass viele E-Signatur-Anbieter keinen Nachweis über den rechtlichen Status der Verträge erbringen. Denn ihre E-Signatur ist nicht mit einem zugelassenen Siegel versehen, was im Falle einer Insolvenz des Unternehmens, eines Gerichtsverfahrens oder einer Anfechtung der Rechtsgültigkeit des Vertrags zu massiven Problemen führt.

“Es gibt viele Anbieter, die auf die eine oder andere Weise elektronische Unterschriften leisten. Aber sie haben nicht unbedingt eine Methode, die sie rechtlich absichert. Dessen sollten sich die Leute bewusst sein”, sagt Olivia.

Verträge, die mit Oneflow unterzeichnet werden, werden dagegen automatisch mit einem qualifizierten elektronischen Siegel besiegelt. Das bedeutet, dass Sie und Ihre Geschäftspartner absolut sicher sein können, dass das, was Sie heute unterzeichnet haben, nachweislich unverändert bleibt, sowohl jetzt als auch in Zukunft. Außerdem haben Sie Zugriff auf jedes Detail, das innerhalb eines Vertrages passiert ist, und können es einsehen – von Anfang bis Ende.

“Dies ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Sie die Kontrolle darüber haben, wer in einem Vertrag war und wer darauf zugegriffen hat. Und das kann bei Bedarf vor Gericht Bestand haben”, sagt Olivia.

Oneflow für den Vertrieb

Verwaltungsarbeit liegt nicht in der Natur eines Verkäufers. Fragen Sie einfach jeden Vertriebsmitarbeiter. Nicolas Paanalahti, Country Manager Finnland, hat Oneflow sowohl als Vertriebsmitarbeiter als auch als Manager eingesetzt und hat daher die Vorteile in verschiedenen Teamfunktionen gesehen. Und soweit man sieht, gibt es für jede Rolle keinen Verwaltungsaufwand.

Oneflow für den Vertrieb

Das Oneflow-Verkaufsgespräch – von einem Verkäufer zum anderen | Nicolas Paanalahti, Country Manager Finnland

Gründe, warum Vertriebsmitarbeiter Oneflow wählen

Laut Nicolas gibt es drei Hauptgründe, warum Vertriebsteams Oneflow in ihren Sales Tech Stack aufnehmen:

  • Um Zeit zu sparen
  • Verringerung des Verwaltungsaufwands
  • Beseitigung von Risiken im Vertrags- und Angebotsverfahren

Obwohl wir in so vielen Bereichen Fortschritte gemacht haben, nehmen Verträge immer noch einen Großteil der Zeit des Verkaufsteams in Anspruch. Wertvolle Stunden, die man mit dem Verkaufen hätte verbringen können. Nicolas erklärt, dass viele Unternehmen ihre Verträge immer noch manuell verwalten, von der Erstellung bis zur Ablage nach der Unterzeichnung. Das ist im Verkaufsprozess von heute und morgen viel zu zeitaufwändig.

“Für die Unternehmen, mit denen ich spreche, ist es sehr wichtig, den Prozess zu beschleunigen. Und natürlich auch, um den Verkäufern Zeit zu sparen, damit sie mehr verkaufen können”, sagt Nicolas.

Als Vertriebsleiter müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Angebote die richtigen Bedingungen und Preise enthalten. Überraschungen passieren zu leicht. Oneflow hilft Ihnen dabei, die Risiken durch dynamische und sichere Vertragsvorlagen mit Zugriffskontrolle zu verringern. Sie können ganz einfach Abschnitte sperren, die Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht berühren sollen, und nur die neueste Version zur Verfügung stellen.

“Die Beseitigung von Risiken ist einer der Hauptgründe für die Wahl von Oneflow. Wenn ich zum Beispiel ein Vertriebsleiter bin, wie stelle ich sicher, dass meine Vertriebsmitarbeiter die von mir festgelegte Vorlage verwenden? Wie stelle ich sicher, dass sie keine Änderungen an diesen Vorlagen vornehmen?”, sagt Nicolas.

Ein weiterer Grund, warum Vertriebsteams Oneflow jeder anderen Vertragsplattform vorziehen, ist das Archiv. Nicolas erhält häufig Rückmeldungen von potenziellen Kunden, die sagen, dass eine Plattform zur Vertragsautomatisierung, die sich um die Erstellung und Unterzeichnung von Verträgen kümmert und die Verträge auch nach der Unterzeichnung verwaltet, äußerst wertvoll ist. Das gibt Kontrolle und Struktur.

“Wir gehen von der Signatur aus, erweitern sie und stellen alles auf eine Plattform, die nativ in Ihr CRM integriert ist”, sagt Nicolas.

Lesen Sie auch: 8 Herausforderungen für Verkäufer im Jahr 2023 und wie man sie bewältigt

Wie Oneflow im Verkaufsprozess hilft

Wie hilft Oneflow einem Oneflow-Vertriebsmitarbeiter bei seinem Verkaufsprozess? Hier ist die Strategie von Nicolas, die er verfolgt:

  1. “Ich schicke immer ein Verkaufsangebot. Und das tue ich, weil es für mich sehr einfach ist, es aus Salesforce, unserem CRM, zu erstellen. Ich kann mit einem Klick die richtige Vorlage auswählen, und alle Informationen werden automatisch in das Angebot übertragen. Und danach kann ich es an meinen potenziellen Kunden senden.
  2. “Das Tolle an Oneflow ist, dass ich dem Interessenten helfen und ihn in allen Phasen des Prozesses anregen kann. Grundlegende Analysen helfen mir in meinem Verkaufsprozess, z. B. zu sehen, was sie innerhalb des Angebots tun und wie oft sie es geöffnet haben. So kann ich sicher sein, dass ich sie zum richtigen Zeitpunkt anrufe. Oneflow nimmt das Rätselraten aus dem Verkaufsprozess heraus.”
  3. “Wenn es an der Zeit ist, zu verhandeln, kann man sofort Änderungen am Angebot vornehmen – direkt nach dem Gespräch mit dem potenziellen Kunden. Es sorgt für den magischen Wow-Effekt und ermöglicht es mir, den Kunden zu begeistern, bevor ich etwas verkaufe. Es visualisiert, wie sie Oneflow in ihrem Verkaufsprozess einsetzen können.”

Oneflow für HR

Hatten Sie in letzter Zeit mit Personalbeschaffung zu tun? Dann wissen Sie vielleicht, wie schwierig es ist, Talente zu finden. Amanda Carapi Sjölin, Talent & Diversity Manager, weiß, wie sich eine starke Arbeitgebermarke auf Ihre Chancen auswirkt, einen Bewerber vor der Konkurrenz zu finden. Jeder Berührungspunkt mit Ihrer Marke zählt, selbst der letzte Schritt des Einstellungsverfahrens.

Oneflow für HR

Wie hilft Oneflow beim Employer Branding? | Amanda Carapi Sjölin, Managerin für Talent und Diversität

Wie Oneflow das Employer Branding fördert

Es ist nicht vorbei, bis der Kandidat das Angebot unterschreibt (altes HR-Sprichwort). Mit Oneflow können Sie Bewerber schnell und einfach in Mitarbeiter verwandeln. Und wie? Indem Sie ihnen interaktive und wirklich digitale Arbeitsverträge schicken. Der Kandidat kann seine Kontaktdaten, seine Telefonnummer und seine Adresse direkt in den Vertrag eintragen. So ersparen Sie sich eine Menge unnötiger E-Mails und Schneckenpost.

“Das Angebot ist der erste Eindruck, den der Bewerber nach dem Einstellungsverfahren von dem Unternehmen erhält. Oneflow trägt dazu bei, das Employer Branding in dieser Hinsicht zu stärken”, sagt Amanda.

Es kommt darauf an, wie Ihre Bewerber Sie wahrnehmen. Überlassen Sie also nichts dem Zufall. Amanda beschreibt den Vertragsprozess mit Oneflow als reibungslos, und es ist einfach, mit Ihren Bewerbern zu interagieren. Da zwangsläufig Fragen zum Angebot auftauchen werden, können sie diese direkt im Kommentarbereich stellen. Und unterschreiben, wo immer sie sind. Vielleicht haben Sie das Glück, ein so positives Feedback wie Amanda zu erhalten?

“Kürzlich habe ich mit einem Kandidaten gesprochen, der Oneflow lobte, sowohl den umweltfreundlichen Aspekt des gesamten Produkts als auch die Tatsache, dass es dem Einzelnen bei seiner täglichen Arbeit hilft”, sagt Amanda.

Lesen Sie auch: Die 10 wichtigsten HR-Tools für 2023

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