Tobias Törnqvist är HR-specialist på Länsförsäkringar Älvsborg där han är ansvarig för hantering av anställningsavtal och arbetsrätt. I Älvsborg, där Tobias sitter, är de ungefär 300 anställda. Tobias har varit kund hos Oneflow sedan i 2017, och vi har pratat med honom för att se hur Oneflow fungerar för dem.

länsförsäkring använder Oneflow

Manuell hantering av anställningsavtal tog tid och energi.

Avtalsarbetet var tidigare mycket krävande då de gjorde allt manuellt. Arbetet tog lång tid och blev ofta blev fel, vilket i sin tur multiplicerade tidsåtgången. Redan för flera år sedan började Tobias leta efter en smidigare lösning, men utan framgång. Tekniken fanns för B2B-branschen, men teknik för signering med BankID som även var anpassad för HR var sällsynt. Tobias fick då fortsätta skapa och redigera sina avtal manuellt för att sedan skicka dem på posten.

“Det måste gå att göra på något annat sätt.”

En månad när Tobias för tredje gången fick skapa samma avtal, skriva ut det och återigen lägga det på posten fick han nog.

Den enda anledningen till att han behövde göra om alla moment var att mindre personuppgifter var fel. Att göra korrigeringarna var både tråkigt och repetitivt, men det var inte det största problemet.

Det gav såväl kandidaterna som de anställda en dålig upplevelse av rekryteringsprocessen. Inte minst hade de dagar som går förlorade på posten en stor påverkan på tidsåtgången.

Då började Tobias på nytt sökandet efter en digital lösning för anställningsavtal – och hittade Oneflow.

Därför valde Länsförsäkringar Älvsborg Oneflow.

Tobias utgick från några viktiga kriterier, att tjänsten skulle vara lätt att använda, visuellt tilltalande, fungera väl med befintliga HR-system, att säkerheten följer rätt protokoller och slutligen priset. Med det som bedömningsgrund valde Länsförsäkringar Älvsborg att gå vidare med Oneflow.

Den stora orsaken till att vi valde Oneflow är att det är visuellt tilltalande och intuitivt även ur mottagarens perspektiv. Det är viktigt eftersom det påverkar vår image och kandidaternas upplevelse! Att det dessutom är enkelt att bygga mallar och skapa struktur i avtalen är en stor bonus. Eftersom att lagring ingår slipper vi även säkerhetsfrågan kring hur avtalen ska arkiveras. Tjänsten är ett bra komplement till vårt HR-system helt enkelt. Vår kontakt på Oneflow, Linnea Soderling, var även till stor hjälp under processens gång vilket gjorde valet ännu enklare, säger Tobias.

Länsförsäkringar Älvsborg hade även höga krav på säkerheten. Servern måste finnas på en viss plats, systemprotokoll måste kunna visas och dokumenteras, säkerhetskopior ska finnas och det måste finnas möjlighet att följa avtalen och verifiera signaturen.

Hade inte Oneflow mött dessa krav så hade vi inte kunnat välja Oneflow, konstaterar Tobias.

Snabbt, stabilt och säkert.

Idag använder Tobias Oneflow för att hantera alla anställningsavtal, sekretessavtal och andra typer av bindande avtal med medarbetare. Tobias brukar tipsa andra med liknande problem om de leverantörer han testat, och berättar att det enda som egentligen brukar hindra andra från att testa är den mentala spärren.

Är det verkligen säkert att spara viktiga dokument som avtal i molnet? Är digital signering juridiskt bindande? Staten och landsting jobbar med digitala signaturer idag. Att det fortfarande finns frågetecken kring säkerhet beror endast på att alla inte hunnit vänja sig vid tanken. Det är bara en tidsfråga innan alla som jobbar inom HR hoppar på det digitala tåget.

Hur upplever ni Oneflow efter en tids användning?

Jag och mina kollegor upplever Oneflow som stabilt, väldigt enkelt att använda och logiskt. Det vi uppskattar främst är den stora tidsbesparingen. Sist men inte minst upplever vi att säkerheten är hög.

Vill du också dela med dig din erfarenhet med Oneflow?

Oneflow användare älskar att höra hur andra använder Oneflow! Har du använt Oneflow och vill dela med dig din erfarenhet och inspiration? Du är välkommen att kontakta Ling 🙂