Systembolaget
Fik fuld kontrol fra den ene dag til den anden
17000+
3000+
100%
Systembolaget er en af Sveriges mest kendte brands, og kundebasen består af næsten hele den svenske befolkning. Kontrakter er en stor del i indkøbsafdelingen Indirect Sourcing Team på daglig basis. Årsomsætningen ligger på godt 1,2 milliarder svenske kroner, og Svenskbolaget har mere end 3000 leverandører.
“Vi havde brug for et bedre system til at administrere vores kontrakter. Efter en dybdegående vurdering af syv forskellige leverandører valgte vi Oneflow,” fortæller Tor Myhrman, Head of Indirect Sourcing, om Systembolagets rejse mod en nemmere kontraktadministration.
De digitale løsninger giver det bedste flow
Indkøbsteamet hos Systembolaget stødte på digitale kontrakter, da de havde underskrevet en digital kontrakt på et tidspunkt tilbage i 2016. Processen var en øjenåbner. De begyndte derfor at se nærmere på digital signatur samt digital kontraktadministration.
“For at kunne implementere et nyt digitalt system vidste vi, at vi skulle have flere folk med ombord,” fortæller Tor Myhrman.
Den mest oplagte mulighed var at kontakte HR-teamet. Tor Myhrman vidste, at HR-teamet, der håndterede mere end 10.000 ansættelseskontrakter årligt, havde store udfordringer med kontraktadministrationen. De havde også et ønske om at tilbyde en nemmere kontraktadministration.
Oneflow gør livet nemmere
Med HR ombord, Tor Myhrman og hans team, satte man gang i udvælgelsesprocessen. Efter en dybdegående evaluering af syv forskellige leverandører, både store og små, faldt det endelige valg på Oneflow.
Tor Myhrman opsummerer her 3 simple grunde til, at man valgte Oneflow:
- Nemt at anvende
- Nemt at oprette skabeloner
- Nemt at komme i gang
Fra kaos til fuld kontrol
Systembolagets udgangspunkt var et medarbejderteam, der gik rundt med papirdokumenter, alt imens de jagtede den administrerende direktør og andre vigtige mennesker for at skaffe en underskrift, ligesom de skulle holde styr på, hvor aftalerne befandt sig. Med Oneflow fik de pludselig fuld kontrol fra den ene dag til den anden.
“Det er ikke kun nemt at bruge systemet, det er også nemt at se alle fordelene ved Oneflow,” konkluderer Tor Myhrman.
Digital kontrakter til globale teams
Systemet hjælper teams, store som små, med at løse deres arbejde og øger væksten i virksomhederne.
Ikke kun velegnet til indkøb
I dag er indkøbsteamet hos Systembolaget rutinerede brugere af Oneflow. Flere tusinde kontrakter er allerede sendt og signeret siden 2018.
Magien ved Oneflow bliver ikke kun nydt hos indkøbsteamet. Fordelene opleves gennem hele virksomheden, efterhånden som de andre teams er begyndt at henvende sig til Tor Myhrman for at få hjælp med kontrakterne.
“Oneflow fjerner ikke kun de udfordringer, vi havde i indkøbsteamet. Det løste også mange uforudsete behov i andre dele af organisationen,” udtaler Tor Myhrman.
Nogle af dokumenterne, som Oneflow håndterer:
- Uddelegering af ansvaret for brandforebyggelse til 440 butikker på tværs af Sverige
- Protokoller til bestyrelsesmøder
- GDPR-aftaler
- Godkendelse af nøglekort
Giver hele virksomheden et bedre flow
Så selvom Oneflow begyndte som et værktøj for indkøbsafdelingen, er Oneflow blevet et værktøj, hele virksomheden kan benytte. Tor Myhrman og hans team er passionerede omkring at få brugen af Oneflow ud til en større del af virksomheden.
“Mit mål er at sikre, at Systembolaget og mit team løbende følger med i den digitale udvikling på markedet,” konkluderer Tor Myhrman.
“Det er nemt at oprette og dele kontrakter i Oneflow. Det er endnu nemmere at komme i gang. Selvom vi til at begynde med brugte det mest som et indkøbsværktøj, er Oneflow lynhurtigt blevet et værktøj, som hele virksomheden benytter.”
Tor Myhrman
Head of Indirect Sourcing
Systembolaget
