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PrimeQ

Von Chaos zu Kontrolle durch Verknüpfung der gesamten Vertragsabwicklung mit Upsales CRM

Turning chaos into control

Claes Völcker

CEO of PrimeQ

PrimeQ, ein stark wachsendes IT-Unternehmen mit Sitz in Schweden, bietet eine breite Palette maßgeschneiderter Dienstleistungen in den Bereichen IT, Finanzen, Telefonie und Geschäftssysteme. Das Anbieten individueller Dienstleistungen erfordert eine leistungsstarke und dennoch flexible Vertrags- und E-Signing-Plattform. Genau deshalb hat sich Claes Völcker, CEO von PrimeQ, für Oneflow entschieden.

Wir haben Claes Völcker im PrimeQ-Büro in Stockholm getroffen, um über die Reise mit dem digitalen Vertragsmanagement zu sprechen. Da PrimeQ verschiedene Geschäftsbereiche hat, gab es große Unterschiede bezüglich der digitalen Reife in den unterschiedlichen Abteilungen. Insbesondere die Finanz- und Vertriebsabteilungen waren hinter anderen Teilen des Unternehmens zurückgeblieben.

„Bevor wir Oneflow eingeführt haben, arbeiteten wir auf traditionelle Weise mit Papier und Ordnern. Dies bedeutete, dass alles an verschiedenen Orten landete und wir nicht die neueste Version eines Vertrages nachverfolgen konnten. Es herrschte Chaos. Und wir wollten es kontrollieren.“

Umgehend gesteigerte Effektivität

Heute ist PrimeQ ein routinierter Anwender von Oneflow, aber der Anfang war wirklich eine Feuerprobe. Völcker berichtet von über 300 DSGVO-Vereinbarungen, die in Oneflow erstellt und gesendet wurden und von denen 90 % innerhalb von nur 14 Tagen zurückgesendet wurden.

„Wir haben das System wirklich ausgereizt und auf allen Ebenen gleichzeitig getestet. Es war absolut beeindruckend. Oneflow fühlt sich sehr professionell an und wir hätten die DSGVO-Compliance nie rechtzeitig erfüllt, wenn wir alles manuell erledigt hätten.“

Vollständige Kundenübersicht in Upsales CRM

Nach über einem Jahr der Nutzung von Oneflow hat PrimeQ eine Reihe positiver Effekte erlebt. Die Durchlaufzeiten sind erheblich kürzer geworden, da langwierige Vertragsrücksendungen wegfallen. Fehler bei Formulierungen und Aufträgen können einfach korrigiert und die Vertragsunterzeichnung schneller vollzogen werden. Zudem erwähnt Völcker, die einfache Einsicht in alle Verträge mithilfe der durchsuchbaren Archive. Dank der reibungslosen Integration von Oneflow mit Upsales konnte der gesamte Workflow optimiert werden.

„Oneflow hat viele praktische Probleme für uns gelöst. Jetzt haben wir eine durchsuchbare Datenbank, die in die verschiedenen Geschäftsbereiche unterteilt ist. Außerdem haben wir alles mit Upsales CRM verknüpft. Dies bedeutet, dass wir die gesamte Kundenübersicht in unserem CRM erhalten und den Verlauf der unterzeichneten Verträge jedes Kunden leicht einsehen können.“

Einzigartige Funktionen von Oneflow waren ein Dealbreaker

Obwohl PrimeQ es eilig hatte, vor der Einführung der DSGVO eine E-Signing-Plattform einzurichten, nahmen sie sich dennoch die Zeit, den Markt richtig zu erkunden. Schließlich entschieden sie sich für Oneflow, was sie bisher noch keine Sekunde bereut haben. Völcker listet alle Vorteile von Oneflow auf, hebt aber besonders die Benutzerfreundlichkeit und die Kommentarfunktion hervor.

„Erst gestern haben wir einen Vertrag unterschrieben, an dem wir schon länger arbeiten. Der Kunde hatte einen Abschnitt mit fehlerhaftem Wortlaut entdeckt und diesen im Vertragsdokument kommentiert. Anstatt also eine völlig neue Version der Verträge zu senden, was zwei Tage länger gedauert hätte, waren wir in einer Stunde fertig.“

Als klaren Vorteil von Oneflow hebt er auch die Möglichkeit hervor, Vertragstypen in Arbeitsbereiche zu sortieren und Berechtigungen einzuschränken oder zuzuweisen.

„Ich könnte mit vielen anderen E-Signing-Tools arbeiten, die in Upsales integriert sind. Viele haben jedoch keine separaten Arbeitsbereiche, in denen wir verschiedene Arten von Verträgen – Vertrieb, Management, Personal – erstellen und verwalten und die Berechtigungen zwischen den verschiedenen Geschäftsbereichen kontrollieren können. Das war uns wichtig“, fasst Völcker zusammen.

Digitale Verträge, die sich wie Magie anfühlen

Lassen Sie sich von uns zeigen, wie Sie mit Verträgen von Oneflow smarter arbeiten können.