# Joblink Oy # Joblink Joblink tehosti rekrytointia ja dokumentinhallintaa merkittävästi Oneflown avulla tuoden läpinäkyvyyttä ja hallittavuutta tuhansien työntekijöiden sopimusprosesseihin. ### Jopa tunti ajansäästöä päivässä rekrytoijille suurten volyymien päivinä ### Satojen sopimusten hallinta selkeästi yhdessä paikassa ### Tietojen automaattinen siirtyminen integraatioiden kautta ###### Joblink Oy **Maa** Suomi **Oneflown käyttökohteet** Rekrytointi ja hallinto **Yrityksen koko** 1000+ työntekijää **Tuote/palvelu** Työvoiman vuokraus ja henkilöstöpalvelut ## **Joblink tehosti rekrytoinnin ja dokumenttienhallinnan Oneflown avulla – “Järjestelmä, joka tekee massojen käsittelystä hallittavaa”** [**Joblink**](https://www.joblink.fi/) toimii kaupan alan kumppanina kolmella eri liiketoiminta-alueella: henkilöstövuokrauksessa, hyllytyspalveluiden ulkoistuksessa sekä menekin edistämisessä. Yritys työllistää vuosittain tuhansia työntekijöitä ja operoi laajoissa volyymeissa, joissa rekrytointi, sopimukset ja dokumentointi on saatava toimimaan nopeasti ja virheettömästi. Toimintaa johtaa operatiivinen johtaja **Theresa Finell**, ja rekrytoinnista, viestinnästä ja sisäisestä resursoinnista vastaa **Emmi Kahlos**. “Meillä on isoja volyymeja, satoja rekrytointeja kuukaudessa ja tuhansia vuodessa. Silloin prosessin täytyy olla nopea, kevyt ja ennen kaikkea hallittava”, Emmi summaa. Joblink siirtyi Oneflowhun muutama vuosi sitten korvatakseen aiemman järjestelmän, jonka käytettävyys ja integraatiot eivät riittäneet nopeasti kasvavan yrityksen tarpeisiin. #### Haaste: Dokumentit hajallaan, manuaalinen työ kuormitti ja suurien sopimusmassojen hallinta oli vaikeaa Ennen Oneflowta Joblinkin rekrytointi- ja dokumenttiprosessit olivat monivaiheisia ja osittain raskaita. Suurten volyymien vuoksi manuaalinen työ - tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen, sopimuspohjien muokkaaminen ja liitetiedostojen käsittely - vei kohtuuttomasti aikaa. “Puhutaan sadoista rekryistä kuukaudessa. Kun jokainen sopimus piti tehdä manuaalisesti ja siirtää tiedot käsin meidän järjestelmiin, työtä oli valtavasti. Virheiden riski kasvoi ja aikaa paloi paljon vääriin asioihin”, Emmi kertoo. Myös dokumenttien versiohallinta ja tiedonsaanti olivat haastavia. Jos työntekijä siirtyi vuokratyösuhteesta vakituiseksi, dokumentit olivat usein eri paikoissa. "Oneflowssa asiakirjojen linkittäminen on mahdollista, joka on iso etu moninaisten työpolkujen hallinnoinnissa. Tämä ei aikaisemmin ollut mahdollista”, Theresa sanoo. Yritys tarvitsi työkalun, joka toimisi rekrytoinnin, hallinnon, markkinoinnin ja työntekijäviestinnän yhtenäisenä dokumenttialustana. #### **Ratkaisu: Oneflow ja toimivat integraatiot tekivät prosessista kevyemmän** Oneflow valittiin Joblinkin sopimusalustaksi kahdesta syystä: 1. **saumattomat integraatiot**, ja 2. **taloudellinen järkevyys** “Integraatiot olivat meille ehdoton syy valita Oneflow. Sen lisäksi ratkaisu oli kustannustehokas”, Theresa kertoo. Oneflow otettiin käyttöön erityisesti rekrytoinnissa, mutta nopeasti myös markkinointi ja hallinto alkoivat hyödyntää sitä esimerkiksi kuvauslupiin, työtodistuksiin ja muihin virallisiin dokumentteihin. “Oneflow on meille virallinen dokumentointikanava. Kaikki, mikä pitää olla kirjallisena, tehdään Oneflown kautta”, Emmi kertoo. Lisäksi Oneflown asiakirjamallien muokattavuus nousi suureksi eduksi: “Aiemmassa järjestelmässä pohjien muokkaaminen oli työlästä. Oneflowssa voimme tehdä paljon itse – nopeasti ja vaivattomasti”, Theresa sanoo. ###### “Integraatiot olivat meille ehdoton syy valita Oneflow. Sen lisäksi ratkaisu oli kustannustehokas.” **Theresa Finell** Operatiivinen johtaja Joblink Oy #### **Tulokset: Ajansäästöä, vähemmän virheitä ja parempi näkyvyys suurissa rekryvolyymeissa** **1) Ajansäästö on merkittävä – jopa tunti päivässä kiireisinä aikoina** Ensimmäinen konkreettinen hyöty näkyi ajankäytössä. “Kun teen esimerkiksi kymmenen sopimusta päivässä, Oneflown integraatiot säästävät aikaa vähintään tunnin. Ei enää “leikkaa-liimaa-työtä”, ei tietojen tarkistelua, ei virheiden korjaamista”, Emmi kertoo. Vapautunut aika voidaan nyt käyttää hakijoiden kohtaamiseen tai muuhun tuottavaan työhön. **2) Tiedot liikkuvat automaattisesti ja virheet vähenevät** Rekrytoinnissa kerättävät tiedot siirtyvät automaattisesti Joblinkin muihin järjestelmiin. “Tietojen automaattinen siirtyminen on ollut iso plussa. Se on vähentänyt virheitä ja parantanut tietosuojaa merkittävästi”, Emmi sanoo. **3) Sopimusten hallinta on nyt vaivatonta** Oneflown arkisto, suodattimet ja yleisnäkymä ovat arjessa korvaamattomia. “Näemme yhdellä silmäyksellä erääntyneet, allekirjoitusta vailla olevat ja valmiit sopimukset. Ison massan hallinta on nyt ihan eri tasolla”, Theresa kuvailee. **4) Sisäinen yhteistyö on parantunut** Erityisesti rekrytoinnin ja hallinnon välinen työnjako sujuvoitui. “Vain oikeat henkilöt näkevät oikeat dokumentit, mutta silti pystymme ristiintarkastelemaan tarvittaessa. Kaikki löytyy yhdestä paikasta”, Theresa kertoo. **5) Käytettävyys: kun palautetta ei tule, järjestelmä toimii** Joblinkin käyttäjäkunta on laaja – eri ikäisiä ja eri taustoista. “Se, ettei allekirjoittajilta tule palautetta, kertoo paljon. Jos järjestelmää olisi vaikea käyttää, saisimme koko ajan kysymyksiä”, Emmi ja Theresa toteavat. #### **Oneflow vahvistaa strategista ketteryyttä** Kysyttäessä tärkeintä Oneflown tuomaa hyötyä vastaus oli selvä: “*Tehokkuus*. Yksi meidän arvoistamme on ketteryys, ja Oneflow edustaa sitä. Sopimusten lähettäminen näyttää hyvältä sekä työntekijälle että asiakkaalle – ja meille prosessi on nopea ja moderni.” Myös rekrytoinnin laatu on parantunut: “Kun aikaa ei kulu manuaaliseen työhön, pystymme oikeasti olemaan läsnä hakijoille. Se näkyy konkreettisesti hakijakokemuksessa,” Theresa päättää. ###### “Kun teen esimerkiksi kymmenen sopimusta päivässä, Oneflown integraatiot säästävät aikaa vähintään tunnin. Ei enää “leikkaa-liimaa-työtä”, ei tietojen tarkistelua, ei virheiden korjaamista.” **Emmi Kahlos** Viestintävastaava Joblink Oy