# Ropo Oy # Ropo Ropo yhtenäisti konsernin hajanaisen sopimushallinnan Oneflown avulla ja loi yhden selkeän, kansainvälisesti skaalautuvan sopimusprosessin kaikille maille. Integraatiot ### Yksi yhtenäinen sopimusprosessi koko konsernille ja kaikille markkinoille ### Dynamics-integraatio automatisoimassa myynnin sopimustyötä ### Yli 2 500 allekirjoitettua sopimusta Oneflowlla ilman prosessin hidastumista ###### Ropo **Maa** Suomi, Ruotsi, Norja **Oneflown käyttökohteet** Myynti, HR, laki, hallinto **Yrityksen koko** 400+ työntekijää **Toimiala** IT-palvelut ## **Ropo yhtenäisti koko konsernin** **sopimusprosessin Oneflown avulla – “Nyt** **sopimuksille on yksi selkeä koti”** [Ropo](https://ropo.fi/) on Pohjoismaiden johtava laskun elinkaaripalveluiden tuottaja, joka kasvaa voimakkaasti sekä yritysostojen että kansainvälistymisen kautta. Tavoitteena on rakentaa yhtenäinen toimintamalli kaikille markkinoille, ja sitä tukee myös koko konsernin yhteinen sovellusekosysteemi. Tietohallintojohtaja **Heikki Parkkonen** vastaa siitä, että järjestelmät pysyvät kevyinä, kustannustehokkaina ja helposti hallittavina. Yksi keskeinen osa tätä kokonaisuutta on Oneflow. “Meillä on yksi yhteinen application landscape kaikille maille. Sen täytyy olla tiivis, kustannustehokas ja helposti hallittava”, Heikki kertoo. ### **Haaste: Sopimukset hajaantuivat eri paikkoihin** Ennen Oneflowta Ropolla oli yritysostojen myötä käytössä useita rinnakkaisia järjestelmiä. Sopimuksia säilytettiin SharePointissa ja eri tallennuspaikoissa ilman yhtenäistä rakennetta, mikä toi hankaluuksia sopimusten hallintaan. Haasteet korostuivat erityisesti myyntisopimuksissa: - käytössä oleva järjestelmä oli rakennettu hankinnan tiimille, ei myynnille - roolit näkyivät järjestelmässä väärin ja aiheuttivat virheitä - sähköinen allekirjoitus ei tukenut kaikkia eurooppalaisia tunnistustapoja - sopimusten hallinta oli epäselvää ja pirstaleista “Edelliset järjestelmät eivät taipuneet meidän tarpeisiimme. Roolit menivät väärin, ja jouduimme jatkuvasti ratkaisemaan kovakoodattuja ongelmia”, Heikki kertoo. Kansainvälisen kasvun myötä vaatimukset kasvoivat entisestään. Jokaisen markkinan oma lainsäädäntö ja sähköinen tunnistautuminen olisi pitänyt toteuttaa erikseen. “Uusien maiden avaukset olisivat vaatineet isoja lisäprojekteja. Tarvitsimme ratkaisun, joka toimii valmiiksi koko Euroopassa”, Heikki lisää, “meidän ei tarvinnut investoida erikseen sähköisiin tunnistautumisiin uuden maan avautuessa, koska Oneflow hoitaa sen natiivisti.” Ropo tarvitsi ratkaisun, joka toimii kansainvälisesti, tukee automaatiota ja soveltuu koko organisaatiolle aina myynnistä hallintoon. ### **Ratkaisu: Oneflow tarjoaa yhtenäisen prosessin kaikille maille** Ropo valitsi Oneflown, koska se oli helppokäyttöinen, joustava ja ennen kaikkea kansainvälisesti skaalautuva. Oneflow valittiin koko konsernin sopimusalustaksi, jota käytetään myynnissä, HR:ssä, lakitiimissä ja hallinnossa. Käyttö on vilkkainta myynnissä, mutta kaikki osastot nojaavat samaan prosessiin. “Oneflow on helppo, joustava ja looginen. UX on tehty käyttäjäystävälliseksi, joten kenenkään ei tarvitse arvailla, mistä klikata”, Heikki kertoo. Hän kuvailee myös, miten Oneflow on ratkaissut hajanaisen sopimusten säilytyksen ongelman: “Kun sopimuksille on yksi ainoa paikka, kaikki tarpeellinen tieto löytyy aina varmasti.” Kansainvälisen kasvun osalta Oneflown tuki eurooppalaisille eIDAS-tunnistustavoille oli erityisen tärkeä: “Sähköinen tunnistautuminen onnistuu nyt kaikissa maissa ilman erillisiä projekteja. Se on iso etu”, Heikki toteaa. ###### “Oneflow on helppo, joustava ja looginen. UX on tehty käyttäjäystävälliseksi, joten kenenkään ei tarvitse arvailla, mistä klikata.” **Heikki Parkkonen** Tietohallintojohtaja Ropo ### **Tulokset: Läpinäkyvä, hallittu ja skaalautuva sopimusprosessi** **1) Läpinäkyvyys kaikille maille** Oneflown roolipohjainen pääsynhallinta on Ropolle yksi tärkeimmistä eduista. Heikki kuvaa muutosta näin: “Jos en näe sopimusta, tiedän että siihen on syy: käyttöoikeudet. Enää meillä ei ole epäselvyyttä siitä, missä sopimus sijaitsee.” Kaikki sopimukset löytyvät yhdestä paikasta, eikä niitä enää tallenneta koneille tai omiin kansioihin. **2) Dynamics-integraatio automatisoi myynnin arkea** Ropo on automaatiokeskeinen yritys, ja integraatiot ovat kriittisiä. Heikki kertoo, että heidän käyttäjänsä odottavat sisäisten järjestelmien toimivan sujuvasti: “Meillä käyttäjät odottavat yhtä automaattista kokemusta kuin meidän palvelumme tarjoavat. Oneflown ja Dynamicsin integraatio tuo tätä arkeen.” Integraatio varmistaa, että asiakas- ja sopimustiedot pysyvät aina linjassa ja ajan tasalla. **3) Sopimusten määrä kasvanut ja prosessit pysyneet kevyinä** Oneflown käyttöönoton jälkeen Ropolla on tehty yli 2 500 allekirjoitettua sopimusta. “Sopimusten määrä kasvaa yrityksen mukana. Oneflow mahdollistaa kasvun ilman, että prosessi hidastuu”, Heikki kertoo. **4) Paras palaute: hiljaisuus** Heikin mukaan paras palaute on usein se, kun palautetta ei kuulu lainkaan: “Aiemmin saatettiin kysellä, että missä mikäkin sopimus oikein on. Nyt kukaan ei kysele, mikä kertoo, että prosessi toimii.” ##### **Tekoäly nopeuttaa sopimusten läpikäyntiä** Ropolla Oneflown AI Review-tekoälytoimintoa käytetään kaikissa sopimustyypeissä, erityisesti lakitiimin tukena. Ominaisuus varmistaa, että sopimukset sisältävät ne lausekkeet ja ehdot, jotka suojaavat yritystä. “AI Review-ominaisuuden avulla näemme suoraan, mistä kenkä puristaa sen sijaan, että etsisimme neulaa heinäsuovasta. Tekoäly näyttää heti ne kohdat, jotka sopimukselta pitää tarkistaa”, Heikki kertoo. Tekoäly ei korvaa juristia, mutta se nopeuttaa työtä huomattavasti: “Jokainen ymmärtää eron sen välillä, luetko koko sopimuksen vai katsotko suoraan kohdat, joissa on huomioitavaa”, Heikki lisää. ###### “AI Review-ominaisuuden avulla näemme suoraan, mistä kenkä puristaa sen sijaan, että etsisimme neulaa heinäsuovasta. Tekoäly näyttää heti ne kohdat, jotka sopimukselta pitää tarkistaa.” **Heikki Parkkonen** Tietohallintojohtaja Ropo ### **Yhteistyö Oneflown kanssa: avointa, aktiivista ja ratkaisukeskeistä** Heikki kuvaa yhteistyötä Oneflown kanssa selkeäksi ja mutkattomaksi: “Kun tuote on kunnossa ja organisaatio sen takana on kunnossa, syntyy tyytyväinen asiakas.” Hän arvostaa erityisesti: - avointa kommunikaatiota - lupausten pitävyyttä - jatkuvaa kehitystä - joustavuutta “Jos jokin ei ole mahdollista nyt, siitä kerrotaan avoimesti - ja hetken päästä se usein on mahdollista”, Heikki kiittää.