On aika lopettaa PDF-sopimuksien käyttö ja omaksua e-sopimukset. Tässä on 6 syytä miksi.

Sopimusten käsittelyn tulevaisuus on 100% verkkopohjaisia HTML-sopimuksia. Me kutsumme niitä mielellään e-sopimuksiksi.

Kun yritykset alkavat ymmärtää suurimpien omaisuutensa – sopimusten – digitalisoinnin edut, se merkitsee myös PDF-sopimusten päättymisen alkua.

PDF-sopimus ei ole tulevaisuuden todiste. Voit varmasti liittää sähköisen allekirjoituksen PDF-asiakirjaan ja kutsua sitä ”digitaaliseksi sopimukseksi”, mutta et koe HTML: ään (e-sopimuksen) perustuvan todellisen ”digitaalisen sopimuksen” etuja.

PDF on kuvamuoto. Ajattele sitä: miksi haluat nähdä kuvan paperista, kun istut tietokoneen näytön edessä? Uskomme Oneflow’ssa, että PDF-sopimukset kuolevat enemmän tai vähemmän seuraavan 10 vuoden aikana.

Ensinnäkin PDF on lyhenne sanoista Portable Document Format. PDF: n suurin etu on, että se säilyttää asiakirjan täsmällisen ulkonäön riippumatta siitä, millä alustalla sitä tarkastellaan tai tulostetaan.

HTML – josta e-sopimus on kyse – on verkkokieli. HTML-asiakirjat on siten suunniteltu näytöllä katseluun ja vuorovaikutteisuuteen. Niitä on tarkoitus käyttää tietokoneiden kautta aina tarvittaessa eikä tulostettaviksi.

Monille päätös työskennellä PDF-sopimusten kanssa on usein päätös, joka tehdään mukavuudesta eikä järkevyydestä. Tässä Jakob Nielsenin äskettäisessä tutkimuksessa PDF: llä on vakavia käytettävyysongelmia ja se on ”ihmisravinnoksi soveltumaton”.

Click to download "the future of contracts" infographic.

Jos päätät edelleen, pitäisitkö kiinni vanhoista PDF-sopimuksista vai suositteko e-sopimuksia, tässä on kuusi tärkeintä huomioon otettavaa tekijää.

Luettavuus mobiililaitteilla

  • PDF-sopimus ei reagoi – sinun on lähennettävä ja vieritettävä lukemaan sopimus puhelimellasi
  • Verkkosopimus on reagoiva ja näyttää upealta näytön koosta riippumatta
PDF contract
  • Tietojen siirrettävyys
    PDF-sopimus on kuin kuva – et voi helposti poimia mitään tietoja sopimuksesta
  • Verkkosopimus on digitaalinen – voit helposti purkaa ja viedä sopimusdataa, jotta pääset käsiksi muualle, esimerkiksi CRM-järjestelmään.

Haettavuus

  • Joo okei, saatat pystyä etsimään tiettyä termiä tai ilmausta PDF-sopimuksesta, jos lisäät siihen kenttiä, mutta et voi tehdä hakua kaikista PDF-sopimuksista yhdellä kertaa
  • E-sopimuksiin ei tarvitse lisätä kenttiä – jokainen sana on haettavissa kuten Internet! Lisäksi voit etsiä ja suodattaa tunnisteiden, päivämäärän tai avainsanan mukaan kaikista e-sopimuksista yhdellä kertaa – se on kuin googlata sopimuksia taulukkolaskentatoiminnoilla

Sisällön eheys

  • Muut voivat muokata PDF-sopimuksia helposti jättämättä mitään digitaalisia jalanjälkiä, jos tätä ei ole asetettu oikein alusta alkaen – vaikka se olisi asetettu oikein, valvontaa on vaikea valvoa.
  • E-sopimukset antavat tekijälle täyden hallinnan päättää, mitä ja kuka voi muuttaa sopimusta, sekä täydellisen kirjausketjun.

Virheriskit

  • Uusien PDF-sopimusten luominen edellyttää usein, että etsit lähdetiedoston, todennäköisesti Wordista, muokkaat sitten haluamallasi tavalla ja painat “Tallenna PDF-tiedostona” – joista prosessin aikana ei ole mitään tarkistettavaksi virheiden varalta tai estää tärkeiden kappaleiden tahaton poistaminen.
  • E-sopimusmallit ovat keskitettyjä ja dynaamisia, jolloin kirjoittaja voi lukita tietyt muokattavat osiot ja hallita osia – varmistaen, että virheiden ja sääntöjen ja käytäntöjen noudattamisen riski on minimaalinen.

Versiokäsittely

  • PDF-sopimus on yhtä staattinen kuin paperinen sopimus, voit lisätä kommentteja, mutta kaikki voi päätyä melko sekavaksi, kun mukana on enemmän osallistujia- eikä ole helppoa tapaa kertoa, ovatko kaikki käyttäjät työskennelleet sopimuksen viimeisimmän version parissa.
  • Kaikki e-sopimuksen ympärillä seurataan ja vain uusinta versiota käsitellään – plus jokaiselle käyttäjälle ilmoitetaan, kun joku on ollut tekemisissä sopimuksen kanssa.

Kysy meiltä mitään e-sopimuksista

Haluatko tietää enemmän e-sopimuksista tai sopimusten tulevaisuudesta? Ota meihin yhteyttä!