# FI The state of the Q2C intelligence gap / Q2C-prosessin nykytila # Q2C-prosessin nykytila **Paljastamme piilevät sopimusdatan puutteet, jotka hidastavat Q2C-prosessia – ja miten edelläkävijät ratkaisevat tämän ongelman.** [1. Keskeiset havainnot](#Key-findings) [2. Kuinka manuaalinen ja pirstaleinen Q2C on tänä päivänä?](#manual-and-fragmented) [3. Kuinka sujuvasti Q2C-data liikkuu järjestelmien välillä?](#data-flow) [4. Kuinka yleisiä sisäiset viiveet ja virheet ovat Q2C-prosessissa?](#delays-and-errors) [5. Miten edelläkävijätiimit kurovat umpeen Q2C-prosessin datakuilun?](#close-the-gap) ##### Keskeiset havainnot: 57 % hallinnoi sopimuksia manuaalisesti, mikä aiheuttaa viiveitä, versiohallinnan haasteita ja epäjohdonmukaisia vastuunsiirtoja. Vain 10,67 %:lla on reaaliaikainen näkyvyys sopimuksiin, minkä vuoksi suurimmalta osalta tiimeistä puuttuu selkeä käsitys kauppojen etenemisestä. 46,67 % pitää hyväksyntöjä suurimpana viivettä aiheuttavana tekijänä, ja 37,33 % kokee puuttuvan tiedon merkittäväksi esteeksi. 52 % kertoo tietojen puutteiden Q2C-prosessissa vaikuttavan liikevaihtoon kohtalaisesti tai merkittävästi. Vain 14,67 %:lla on täysin yhteenliitetyt järjestelmät, joissa sopimusdata liikkuu reaaliaikaisesti. ##### Tiivistelmä Tämä raportti tarkastelee quote-to-cash- (Q2C) prosessin yleisimpiä katkeamiskohtia ja sitä, miten puuttuva data, manuaaliset työvaiheet ja toisistaan irralliset järjestelmät synnyttävät pullonkauloja. Yli 150 myynnin, taloushallinnon, lakitiimin ja operatiivisen toiminnan ammattilaiselta kerätyt havainnot osoittavat toistuvia puutteita hinnoittelussa, hyväksynnöissä, sopimushallinnassa sekä taloushallinnolle tapahtuvissa vastuunsiirroissa. Organisaatiot, joilla ei ole reaaliaikaista tiedonkulkua järjestelmien välillä, kokevat enemmän viiveitä ja virheitä. Sen sijaan ne, jotka jäsentävät sopimusdatan ja integroivat keskeiset järjestelmänsä, saavuttavat nopeammat läpimenoajat, vähemmän virheitä ja vakaamman liikevaihdon. ## Kuinka manuaalinen ja pirstaleinen Q2C-prosessi on tänä päivänä? - 11 % Täysin manuaalinen - 15 % Pääosin manuaalinen - 49 % Sekava - 21 % Pääosin automatisoitu - 3 % Täysin automatisoitu ###### Miten kuvailisit nykyistä Q2C-prosessiasi? Useimmilta organisaatioilta puuttuu vahva Q2C-perusta, koska sopimusdata ja sitä ympäröivät järjestelmät eivät ole täysin yhteydessä toisiinsa. Vain 3,33 % kertoo Q2C-prosessinsa olevan täysin automatisoitu, mikä jättää 96 % riippuvaisiksi manuaalisesta työstä ja erillisistä työkaluista. Käytännöllinen ensimmäinen askel on tarkastella käytössä olevien työkalujen määrää. Harvemmat mutta paremmin yhteenliitetyt ERP-, CRM- ja CLM-järjestelmät luovat selkeämmän työnkulun ja tekevät automaatiosta sekä ennakoitavasta liikevaihdosta helpommin saavutettavia. - 35 % Tuotteiden konfigurointi - 62 % Hinnoittelu - 57 % Sopimustyö - 29 % Tilaukset - 31 % Laskutus ###### **Mitkä vaiheet nojaavat yhä manuaaliseen työhön?** Manuaalinen työ on edelleen yleisintä Q2C-prosessin taloudellisesti kriittisissä vaiheissa. Hinnoittelu (62 %), sopimusten hallinta (57 %) ja konfigurointi (35 %) perustuvat pitkälti manuaaliseen tekemiseen. Nämä vaiheet määrittävät liikevaihdon, katteet ja asiakassitoumukset. Vaikka harkintaa tarvitaan, manuaalinen käsittely lisää taloudellisten riskien todennäköisyyttä. - 3 % Alle 30 minuuttia - 36 % 30-60 minuuttia - 30 % 1-2 tuntia - 18 % 2-4 tuntia - 13 % Yli 4 tuntia ###### **Kuinka paljon sopimuksiin liittyvää hallinnollista työtä kuluu ajallisesti yhteen kauppaan?** Yli 60 % käyttää vähintään tunnin per kauppa sopimuksiin liittyvään hallinnolliseen työhön. Työmäärä syntyy siitä, että sopimusdata on hajallaan eri työkaluissa ja vaatii toistuvaa manuaalista tarkistamista. Kuormitusta voidaan vähentää jäsennellyn datan ja integroitujen järjestelmien avulla. ## **Kuinka sujuvasti Q2C-data liikkuu järjestelmien välillä?** - 3 % Ei yhteydessä - 15 % Rajoitetusti yhteydessä - 21 % Jotkut järjestelmät ovat yhteydessä toisiinsa - 47 % Hyvin yhteydessä - 14 % Täysin yhteydessä reaaliaikaiseen dataan ###### **Kuinka hyvin järjestelmänne ovat yhteydessä toisiinsa ja jakavat tietoa?** Reaaliaikainen Q2C-data on harvinaista. Vaikka 46,67 % kokee järjestelmiensä olevan “hyvin yhteenliitettyjä”, vain 14,67 %:lla on todellinen reaaliaikainen integraatio CRM-, CLM-, ERP- ja CPQ-järjestelmien välillä. Myös organisaatiot, jotka kokevat olevansa hyvin integroituneita, törmäävät usein piileviin aukkoihin. Esimerkiksi sopimusmuutokset eivät välity CRM- tai ERP-järjestelmiin, mikä johtaa uusimisten unohtumiseen, virheellisiin ennusteisiin tai viivästyneeseen liikevaihdon kirjaamiseen. - 31 % Tarjous- tai hintatiedot - 45 % Hyväksymisen tilanne - 38 % Sopimuksen tila - 34 % Siirto laskutus- tai talousosastolle - 21 % Uusiminen tai myynnin jälkeiset tiedot ###### **Missä Q2C-prosessin vaiheissa koette suurimmat tiedonpuutteet?** Suurimmat tiedonpuutteet ilmenevät siellä, missä selkeys on kaikkein tärkeintä: hinnoittelussa (31 %), hyväksynnöissä (45 %), sopimusten tilannetiedossa (38 %) sekä taloushallinnolle tapahtuvassa vastuunsiirrossa (34 %). Nämä puutteet osoittavat, etteivät tärkeät tiedot liiku saumattomasti tiimien välillä. Sopimusdatan jäsentäminen ja järjestelmien välisten yhteyksien parantaminen on siksi välttämätöntä. - 1 % Todella vaikeaa - 13 % Vaikeaa - 31 % Neutraali - 45 % Helppoa - 11 % Todella helppoa ###### **Kuinka helppoa on tarkistaa sopimuksen reaaliaikainen tila?** Vain 10,67 % pystyy tarkistamaan sopimuksen tilan reaaliaikaisesti. Moni toimii “välimaastossa”, jossa tieto on vain ajoittain näkyvissä ja ilmestyy järjestelmiin epäjohdonmukaisesti. Tämä heikentää ennustettavuutta, hidastaa laskutusta ja pakottaa tiimit työskentelemään vanhentuneen tiedon varassa. Ratkaisu edellyttää jäsenneltyä sopimusdataa sekä reaaliaikaisia yhteyksiä CLM-, CRM- ja ERP-järjestelmien välillä. ## **Kuinka yleisiä sisäiset viiveet ja virheet ovat Q2C-prosessissa?** - 4 % Alle 24 tuntia - 33 % 1-3 päivää - 29 % 4-7 päivää - 25 % 1-2 viikkoa - 9 % Yli 2 viikkoa ###### **Kuinka kauan keskimääräisesti kestää prosessi tarjouksesta allekirjoitettuun sopimukseen?** Yli 60 % saa Q2C-prosessin valmiiksi 4–14 päivässä, mikä on B2B-organisaatioille tyypillinen aikajänne. Riski ei ole niinkään prosessin kesto, vaan se, kuinka ennakoimattomaksi aikataulu muuttuu, kun hinnoittelu, hyväksynnät tai sopimuksen tilanne eivät ole selkeitä. Pienetkin viiveet voivat siirtää liikevaihdon seuraavalle tilikaudelle. - 37 % Puuttuvat tiedot - 47 % Hyväksynnän pullonkaulat - 35 % Sopimusten versio-ongelmat - 31 % Puutteellinen handover laskutukselle - 33 % Asiakkaista johtuvat viivästykset ###### **Mikä aiheuttaa useimmin viiveitä Q2C-työnkulussanne?** Suurin osa viiveistä johtuu sisäisistä tekijöistä, ei asiakkaiden toiminnasta. Puuttuva tieto (37,33 %), hyväksyntöjen pullonkaulat (46,67 %), versioiden eriytyminen ja puutteelliset vastuunsiirrot hidastavat liikevaihtoa jo kauan ennen laskutusta. Perimmäinen ongelma ei ole ihmisissä, vaan epäyhtenäisessä sopimusdatassa ja toisistaan irrallisissa järjestelmissä. - 1 % Ei koskaan - 36 % Harvoin - 51 % Joskus - 9 % Usein - 3 % Todella usein ###### **Kuinka usein sopimuksiin liittyviä virheitä esiintyy?** Sopimusvirheet ovat yleisiä. Yli 63 % kokee niitä vähintään ajoittain. Koska sopimukset määrittävät liikevaihdon ja velvoitteet, virheet vaikuttavat suoraan laskutukseen, vaatimustenmukaisuuteen ja taloudelliseen tarkkuuteen. ###### **Q2C- prosessin tiedonpuutteiden vaikutus liikevaihtoon** Vain 6,67 % kertoo, ettei Q2C-prosessin tiedonpuutteilla ole vaikutusta liikevaihtoon, kun taas yli puolet kokee vaikutuksen olevan kohtalainen tai merkittävä. Sopimusdatan, hyväksyntöjen, näkyvyyden ja järjestelmäintegraatioiden puutteet häiritsevät liikevaihtoa jo kauan ennen laskutuksen alkamista ja heikentävät ennustettavuutta. ## Miten edelläkävijätiimit kurovat umpeen Q2C- prosessin datakuilun? ## 150 avoimen vastauksen perusteella tiimit toivovat ennen kaikkea seuraavaa: Viesti on selkeä ja yhtenäinen: yksinkertaistakaa, yhdistäkää ja varmistakaa tiedon sujuva liikkuminen. ### Nopeammat ja selkeämmät hyväksynnät ### Vähemmän manuaalisia vaiheita ### Järjestelmällisemmät sopimusprosessit ### Paremmat järjestelmäintegraatiot ### Yksi alusta ja yksi totuuden lähde ###### Miten **Q2C- prosessin datakuilu** vaikuttaa liiketoimintaan? Data osoittaa, että sisäiset tiedonpuutteet synnyttävät kitkaa koko Q2C-prosessissa. Manuaalinen hinnoittelu (62 %), manuaalinen sopimushallinta (57 %) ja rajallinen näkyvyys (10,67 %) hidastavat prosesseja ja heikentävät ennustettavuutta. Yli 60 % raportoi sopimusvirheitä, ja lähes kolmanneksella tiedonsiirrot taloushallintoon ovat puutteellisia. Organisaatiot, jotka jäsentävät sopimusdatan ja yhdistävät keskeiset järjestelmänsä, saavuttavat sujuvammat prosessit ja luotettavammat taloudelliset lopputulokset. ## **Näin edelläkävijäorganisaatiot sujuvoittavat Q2C-prosessia** ### Laskutuksen ja uusimisten automatisointi Automatisoi laskutus ja uusimiset korjataksesi puutteelliset tiedonsiirrot (31 %). 47 % ### Hyväksyntien automatisointi Automatisoi hyväksynnät ja poista 46,67 %:n mainitsema pullonkaula. 15 % ### Reaaliaikainen järjestelmäintegraatio Luo reaaliaikaisia järjestelmäyhteyksiä ja ratkaise 14,67 %:n kokema haaste. ### Näkyvyys kauppoihin ja sopimuksiin Paranna näkyvyyttä selkeiden raportointinäkymien avulla. +60 % ### Jäsennellyt sopimustiedot Järjestä sopimustiedot uudelleen, jotta yli 60 %:n kokema sekasorto saadaan selätettyä. ## Moderni Q2C-järjestelmäkokonaisuus ### CRM Tuotteiden, hinnoittelun ja myynnin lähtökohta ### CLM Jäsennellyt sopimusehdot ja hyväksymisprosessit ### ERP Laskutus, maksut ja tulojen kirjaaminen ### Automaatio Yhdistää päivitykset ja tiedonsiirrot ### Tekoäly Riskien havaitseminen, asiakirjojen analysointi ja ennustamisen tuki ##### **Viisi askelta datakuilun umpeen kuromiseksi** 1\. Jäsennä sopimusdata ja tee siitä helposti saatavaa järjestelmien välillä. 2\. Automatisoi hyväksynnät viiveiden poistamiseksi. 3\. Yhdistä CRM-, CPQ-, CLM- ja ERP-järjestelmät. 4\. Standardoi sopimusmallit ja -ehdot. 5\. Paranna reaaliaikaista näkyvyyttä koko Q2C-prosessissa. ##### **Tiivistelmä** Useimmat haasteet Q2C-prosessissa johtuvat sisäisistä tiedonpuutteista, eivät ulkoisista viiveistä. Manuaalinen työ, rajallinen näkyvyys ja toisistaan irralliset järjestelmät hidastavat kauppoja ja tekevät liikevaihdosta vaikeasti ennakoitavaa. Jäsentämällä sopimusdatan ja yhdistämällä keskeiset järjestelmät organisaatiot voivat vähentää virheitä, nopeuttaa liikevaihtoprosesseja ja saada huomattavasti luotettavamman taloudellisen näkymän. #### Lisää Oneflowlta ###### Sähköisen allekirjoituksen eri tyypit ### Opas sähköisistä allekirjoituksista ja siitä, mikä tekee niistä oikeudellisesti sitovia [](https://oneflow.com/fi/blogi/perusopas-mika-sahkoinen-allekirjoitus-on/) [ Lue lisää ](https://oneflow.com/fi/blogi/perusopas-mika-sahkoinen-allekirjoitus-on/) ###### Yksi sopimusalusta kaikille osastoille ### Miksi Oneflown sopimusautomaatioalusta sopii kaikille? [](https://oneflow.com/fi/blogi/oneflown-sopimusautomaatioalusta-kaikille/) [ Lue lisää ](https://oneflow.com/fi/blogi/oneflown-sopimusautomaatioalusta-kaikille/)