C’est l’heure de laisser les PDF et d’accueillir comme il se doit les contrats numériques. Voici 6 raisons pourquoi.
L’avenir des contrats est 100 % en ligne et conçu en HTML, c’est-à-dire de véritables contrats numériques.
Alors que de plus en plus d’entreprises commencent à réaliser les avantages de la digitalisation de leurs ressources les plus importantes, les contrats, cela marque aussi le début de la fin pour les contrats PDF.
Les PDF sont quelque chose du passé
Joignez une signature électronique au fichier PDF et appelez cela un « contrat numérique » si vous voulez. Tant que c’est dans le PDF, vous ne pourrez pas ressentir les avantages des contrats vraiment numériques basés sur du HTML. Ce que nous voudrions nommer « contrats numériques ».
Le PDF est un format d’image. Réfléchissez : pourquoi voudriez-vous voir une image de papier quand vous êtes devant votre écran d’ordinateur ? Chez Oneflow, nous pensons que les contrats PDF vont plus ou moins disparaître dans les 10 prochaines années.
Pour commencer, PDF est une abréviation de « portable document format » (format de document portable). L’avantage principal du PDF est qu’il conserve l’apparence exacte d’un document, peu importe la plateforme utilisée pour le voir ou l’imprimer.
Entrez dans les contrats numériques
HTML, ce sur quoi les contrats numériques sont basés, est le langage du web. Les documents HTML sont conçus pour un aperçu et une interactivité sur l’écran. Ils sont destinés à pouvoir être accédés via ordinateur dès que cela est nécessaire plutôt qu’à être imprimés.
Pour de nombreuses personnes, choisir de travailler avec des contrats PDF est souvent une décision effectuée par commodité plutôt que par logique. Dans cette récente étude de Jakob Nielsen, on a constaté que le PDF a de sérieux problèmes d’ergonomie et est « inapte à la consommation humaine ».
Six raisons pour lesquelles le numérique est intelligent
Prenez en considération ces six facteurs lorsque vous décidez si vous souhaitez continuer à utiliser les vieux contrats ou adopter les contrats numériques :
1. Affichage sur les appareils mobiles
- Un contrat PDF n’est pas réactif : vous aurez besoin de zoomer et de faire défiler pour lire le contrat PDF sur le téléphone.
- Un contrat numérique est réactif et a l’air superbe peu importe la taille de l‘écran.
2. Transfert de données
- Un contrat PDF est une image, vous ne pouvez donc pas facilement extraire des données du contrat.
- Un contrat numérique est quelque chose de vraiment numérique : vous pouvez extraire et exporter des données de contrat à utiliser ailleurs, comme dans votre système de GRC.
3. Recherche de données spécifiques
- Vous pouvez rechercher un certain mot ou phrase dans votre contrat PDF si vous ajoutez manuellement des « champs » avec les termes spécifiques dans celui-ci. Mais vous ne pouvez pas effectuer une recherche dans tous vos contrats PDF en une seule fois.
- Vous n’avez pas besoin d’ajouter des champs sur les contrats numériques : vous pouvez chercher tous les mots comme sur internet ! De plus, vous pouvez rechercher et filtrer par libellés, date ou mot-clé sur tous vos contrats numériques en une seule fois : c’est un peu comme chercher sur Google pour vos contrats avec des fonctions de tableur.
4. Protection de l’intégrité du contenu
- Les contrats PDF peuvent facilement être modifiés par d’autres personnes sans laisser aucune empreinte numérique si cela n’est pas correctement mis en place dès le début. Et même si cela est correctement mis en place, il est difficile d’assurer son contrôle.
- Les contrats numériques donnent à l’auteur un contrôle total pour déterminer ce qui peut être modifié dans le contrat et par qui, en plus de fournir une piste d’audit complète.
5. Minimisation des erreurs
- Créer un nouveau contrat PDF nécessite souvent de trouver le fichier source, probablement dans Word, puis de le sauvegarder au format PDF dans les paramètres. Pendant ce processus, il n’y a pas de fonction qui vérifie les erreurs ou qui évite une suppression inintentionnelle de paragraphes importants.
- Les modèles de contrat numérique sont centralisés et dynamiques, ce qui permet à l’auteur de verrouiller certaines sections et de contrôler les parties qui sont modifiables, en garantissant un risque minimal d’erreur et la conformité aux réglementations et aux politiques.
6. Travail sur une seule version
- Un contrat PDF est aussi statique qu’un contrat papier, vous pouvez y ajouter des commentaires mais cela peut finir par être assez désordonné au fur et à mesure que plus de parties prenantes sont impliquées. De plus, il n’y a pas de moyen simple de distinguer si chaque utilisateur a travaillé sur la version la plus récente du contrat.
- Tout ce qui entoure les contrats numériques est suivi et vous ne travaillez que sur la version la plus récente. En outre, chaque utilisateur est informé lorsque quelqu’un a interagi avec le contrat.
