La gestion des contrats est l’épine dorsale de toute entreprise, petite ou grande. En tant que telle, l’adoption d’un système efficace et fiable peut avoir un impact considérable sur le succès de votre entreprise.
C’est là qu’intervient le logiciel de gestion des contrats. Cet outil magique est conçu pour aider les entreprises à garder la maîtrise de leurs contrats, rendant le processus fluide du début à la fin.
Mais prenons un peu de recul pour comprendre ce qu’est la gestion des contrats et chaque étape du processus, avant de jeter un coup d’œil furtif sur la façon dont elle peut lancer votre entreprise vers un avenir plus radieux.
1. Que signifie la gestion des contrats ?
Selon Law Insider :
La gestion des contrats est le processus de gestion systématique et efficace de la création, de l’exécution et de l’analyse des contrats dans le but de maximiser les performances financières et opérationnelles et de minimiser les risques.
Aussi fastidieux que cela puisse paraître, la gestion des contrats fait partie des activités quotidiennes de toute entreprise. Comme l’a dit le comité du prix Nobel 2016 : “Les économies modernes sont maintenues en place par d’innombrables contrats”.
Quel que soit le secteur dans lequel vous opérez, des contrats se cachent derrière chaque aspect d’une entreprise. Qu’il s’agisse de passer des contrats avec des fournisseurs, d’embaucher des employés, d’acquérir des ressources, de vendre des services ou des biens, etc. Si vous vous arrêtez pour y réfléchir, vous verrez des contrats partout !
Par conséquent, lorsque nous parlons de gestion des contrats, nous faisons référence à la manière dont une entreprise gère tous ces contrats. En outre, elle couvre l’ensemble du cycle de vie d’un contrat, du début à la fin, et toutes les petites étapes intermédiaires. Plongeons un peu plus en profondeur.
2. Gestion du cycle de vie des contrats, étape par étape
Lorsqu’un nouveau contrat se profile à l’horizon, le gestionnaire de contrat ou son équipe ont une tâche énorme à accomplir. Après tout, ils sont responsables de chaque étape du cycle de vie d’un contrat, ce qui peut être une perspective décourageante.
Si vous n’êtes pas familier avec le cycle de vie d’un contrat, voici un aperçu du processus standard :
- Créer le contrat
- Envoyer le contrat au client
- Obtenir un retour du client
- Négocier avec le client
- Modifier le contrat en fonction de ce qui a été convenu
- Signer le contrat
- Attendre que le client signe le contrat
- Enregistrer le contrat
- Archiver et/ou résilier le contrat
Il suffit de regarder ces étapes pour se rendre compte de la complexité et de la longueur de cette tâche. Si l’on utilise la méthode traditionnelle de gestion manuelle d’un contrat, des semaines, voire des mois, peuvent s’écouler avant que l’affaire ne soit conclue.
Et que vous reste-t-il à faire ? Des piles de papiers, une boîte de réception encombrée d’e-mails de négociation et l’envie brûlante de prendre des vacances.
Qui plus est, la lenteur du processus peut avoir un impact sur l’issue d’une transaction. Dans le rapport 2018 de SpringCM sur l’état de la gestion des contrats, 66 % des participants ont déclaré qu’ils pensaient que le processus d’approbation des contrats entraînait des retards dans la conclusion des contrats, et 21 % ont déclaré qu’il s’agissait d’un ” gros problème ” pour la conclusion des contrats.
Il n’est pas surprenant qu’un nombre rapidement croissant d’entreprises se soient tournées vers des logiciels de gestion des contrats pour les aider à faire le travail !
3. Comment les logiciels de gestion des contrats peuvent-ils vous aider, vous et votre entreprise ?
Naturellement, lorsque vous souscrivez à un logiciel, quel qu’il soit, vous devez penser à votre retour sur investissement (RSI). Un bon logiciel de gestion des contrats est synonyme d’un excellent retour sur investissement.
Voici un exemple : vous dirigez une agence de marketing à grande échelle basée à Bruxelles. Vous recherchez un concepteur à distance et vous avez trouvé le candidat idéal à Varsovie. Vous envoyez le contrat, mais vous remarquez une erreur. Le salaire n’est affiché qu’en euros, au lieu de l’être à la fois en euros et en złoty polonais.
Avec le bon logiciel de gestion des contrats, vous pouvez facilement effectuer ce changement en temps réel, plutôt que de devoir modifier manuellement le contrat, puis de le renvoyer au signataire. Vous pouvez également laisser l’utilisateur modifier certaines parties du contrat avant que les deux parties ne le signent.
Ce n’est qu’un exemple de la façon dont un logiciel de gestion des contrats peut vous aider à progresser plus rapidement, comme l’a constaté Eurofins lorsqu’elle a cherché à numériser ses contrats. L’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats a permis aux responsables d’Eurofins de mieux maîtriser la situation, car ils avaient davantage “le sentiment de s’approprier leurs propres contrats de travail”.
En bref, quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats ?
Si nous devions parler de tous les aspects qui rendent le logiciel de gestion des contrats si formidable, nous en aurions pour des années. Au lieu de cela, nous allons faire court et vous parler de trois avantages clés qu’il peut apporter à votre entreprise.
4. Avantages d’un logiciel de gestion des contrats
Réduction des risques pour l’entreprise
La gestion manuelle des contrats est un processus sujet à l’erreur humaine, ce qui peut avoir des conséquences financières et juridiques, ainsi que nuire à la confiance du contre-signataire.
Les systèmes automatisés ont prouvé qu’ils réduisaient considérablement le risque d’erreurs. De plus, tous les contrats sont stockés en toute sécurité en un seul endroit et la personne responsable peut restreindre et contrôler l’accès à ces contrats.
Un gain de temps exceptionnel
Chaque étape du processus est plus rapide, de la création du contrat à sa signature. Selon Forrester et Aberdeen, l’utilisation d’un système de gestion des contrats réduit en moyenne de 82 % le temps nécessaire à l’approbation d’un projet.
Un logiciel de gestion de contrats basé sur le cloud permettent même de négocier en temps réel, ce qui réduit encore les délais de traitement et accélère la signature de l’accord.
Un rapport coût-efficacité indéniable
Le rapport d’Aberdeen sur ce sujet a révélé que les entreprises les plus performantes estiment que le fait de conclure un contrat dès la première fois peut avoir un impact positif sur les ventes. De plus, les retards dans la conclusion d’un contrat peuvent entraîner une perte d’activité. En bref, un processus plus rapide augmente les chances de succès et permet d’investir plus de temps dans la conclusion d’autres contrats.
Le logiciel de gestion des contrats a prouvé qu’il réduisait considérablement le risque d’erreurs. Les erreurs humaines dans les contrats peuvent entraîner des frais juridiques coûteux ; des documents exempts d’erreurs peuvent donc permettre à une entreprise d’économiser beaucoup d’argent.
Bien que le cycle de vie reste le même, que vous ayez ou non des contrats en cours de validité, le logiciel de gestion des contrats permet de réduire les risques d’erreurs.
5. Logiciel de gestion des contrats : Solutions basées sur l’informatique en nuage et solutions hors ligne
Il est donc clairement préférable d’utiliser un logiciel de gestion des contrats plutôt que de perdre des heures à le faire manuellement. Mais tous les services de gestion des contrats se valent-ils ?
Bien qu’ils soient tous conçus pour gérer efficacement le cycle de vie des contrats à partir d’un seul endroit, accélérant ainsi le processus et facilitant le travail, il convient de faire la distinction entre les solutions basées sur le cloud et les solutions hors ligne.
Les solutions basées sur l’informatique en nuage sont accessibles à partir d’un navigateur, tandis que les logiciels hors ligne doivent être installés sur un appareil. L’utilisation d’un système basé sur l’informatique en nuage présente plusieurs avantages par rapport à une solution hors ligne. Voyons quels sont ces avantages :
Édition en direct
Le contrôle des versions peut être un problème lorsque l’on travaille hors ligne, ce qui peut entraîner des malentendus. Avec l’édition en direct, tout le monde peut être sûr de travailler sur la dernière version du contrat, à tout moment. Les contrats sont modifiés directement sur la plateforme, en temps réel. Les deux parties peuvent donc visualiser immédiatement les modifications et les mises à jour.
Négocier à la volée
Utilisez les commentaires directement dans le contrat pour poser des questions et négocier les termes, en temps réel. L’autre partie pourra voir le commentaire immédiatement et y répondre. La communication est ainsi plus directe et plus transparente.
Stockage illimité
Lorsqu’un logiciel est installé sur votre appareil, il prend de l’espace et, au fil du temps, il en prend de plus en plus jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’espace de stockage. Les logiciels hébergés dans le cloud disposent d’un espace de stockage illimité, ce qui constitue une source d’inquiétude en moins.
Accès à distance
Un système basé sur l’informatique en nuage n’est pas lié à un lieu ou à un appareil. Il est accessible de n’importe où, via n’importe quel navigateur. La pandémie a clairement mis en évidence cette nécessité et, à l’heure où nous entrons dans l’ère du travail à distance, les systèmes basés sur l’informatique en nuage sont vraiment la seule solution logique.
Plus sûrs que jamais
L’idée de pouvoir accéder à la plateforme de n’importe où peut faire sonner quelques cloches d’alarme. Il faut savoir que seules les parties intéressées ayant l’autorisation d’accéder à un document pourront le faire. De plus, toutes les modifications sont enregistrées et horodatées, de sorte que vous pouvez toujours savoir qui a ouvert le document et quand, ainsi que les modifications qu’il a apportées.
Comme vous pouvez le constater, le logiciel de gestion des contrats basés sur le cloud ont une longueur d’avance en termes de rapidité et d’efficacité. Il offre également plus de flexibilité et de transparence.
6. Quels sont les critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion des contrats ?
Lorsque vous optez pour le logiciel de gestion des contrats à utiliser, vous vous demandez probablement ce qu’il faut rechercher. Et vous vous demandez, ou vous demandez à l’internet, quelles sont les caractéristiques à surveiller ? En fait, qu’est-ce qui fait un bon logiciel de gestion des contrats ? Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous évaluez la pléthore d’options disponibles :
Facilité d’utilisation : Le logiciel doit être facile à utiliser et à comprendre. Il ne doit pas non plus être trop long à mettre en œuvre. L’onboarding doit être facile et faciliter, et non entraver, votre processus.
Sécurité : L’outil doit offrir une sécurité solide pour protéger les données sensibles et être conforme au GDPR.
Fonctionnalités : Le logiciel de gestion des contrats doit disposer de fonctionnalités pertinentes pour vos flux de travail et vous permettre de travailler d’une manière qui accroît l’efficacité. Il doit comporter de nombreuses fonctionnalités de qualité qui ont un impact sur votre travail.
Coût : L’outil doit être une solution rentable en fonction de vos besoins et de la taille de votre entreprise.
Intégration : L’outil doit pouvoir s’intégrer à d’autres systèmes et applications que vous utilisez actuellement ou que vous prévoyez d’utiliser.
Ce ne sont là que quelques-uns des critères à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel de gestion des contrats.
7. Soyez attentif aux caractéristiques spécifiques
Lors de la sélection d’un logiciel de gestion des contrats, vous devez rechercher certaines caractéristiques essentielles.
Il s’agit notamment des suivantes :
Des flux de travail automatisés : Les flux de travail automatisés permettent de rationaliser le processus contractuel, de réduire les erreurs manuelles et d’économiser du temps et de l’argent.
Analyses : Les analyses fournissent des informations précieuses sur les performances des contrats et aident les organisations à prendre des décisions éclairées.
Rapports : Les rapports fournissent une visibilité sur la performance des contrats et aident les organisations à garder la maîtrise de leurs contrats.
Sécurité : L’outil doit offrir une sécurité solide pour protéger les données sensibles.
Intégration : L’outil doit pouvoir s’intégrer à d’autres systèmes et applications.
Il s’agit là des principales caractéristiques à rechercher dans un logiciel de gestion des contrats, mais il en existe bien d’autres. Certaines sont plus pertinentes que d’autres pour vous et vos flux de travail. Ceci étant dit, il est temps de vous faire part de nos recommandations sur les outils à utiliser.
8. Se tourner vers l’avenir et atteindre de nouveaux sommets
Les entreprises consacrent souvent des ressources et de l’argent à l’optimisation de leur marketing, alors qu’elles négligent souvent la gestion des contrats et se débattent avec des systèmes obsolètes.
Si cela vous semble familier, il est temps de changer. Réjouissez-vous de l’efficacité pure, augmentez vos profits et regardez votre entreprise se développer. Avec le bon logiciel de gestion des contrats, le ciel est la limite !
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