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Signature électronique

Signatures électroniques : la manière intelligente de travailler

Aujourd’hui, tout se fait en ligne : des achats à la recherche d’un emploi. Avec cette évolution vers un monde numérique, la signature électronique est devenue la norme. Que vous en soyez conscient ou non, elle fait déjà partie de votre vie quotidienne et il ne fait aucun doute qu’elle représente l’avenir des affaires.

La signature électronique des documents accélère les transactions et permet de faire des affaires plus rapidement. De plus, elle donne à chacun la liberté et la flexibilité de signer quand il le souhaite, où qu’il soit, s’adaptant parfaitement à un mode de vie moderne. 

Alors, qu’est-ce qu’une signature électronique ? C’est ce que vous découvrirez dans cet article, ainsi que les différents types de signatures et les raisons pour lesquelles les signatures électroniques ont pris d’assaut le monde des affaires.

Pourquoi utilisons-nous des signatures ?

Les principales raisons d’utiliser une signature aujourd’hui sont de s’identifier comme l’auteur d’un document (il peut s’agir d’un rapport scientifique ou d’une carte d’anniversaire) ou de donner son consentement à un accord entre deux ou plusieurs parties.

Types de signatures

Il existe de nombreux types de signatures, chacune ayant un niveau de sécurité différent et des caractéristiques différentes. En fonction de ce qui est signé, vous pouvez choisir un formulaire plutôt qu’un autre. Dans certaines circonstances, il peut vous être demandé d’utiliser un type de signature spécifique.

Pour simplifier, nous pouvons les diviser en 3 types :

Signatures manuscrites (ou signatures humides)

Ce sont les signatures traditionnelles. Le terme “humide” fait référence à l’encre utilisée lorsque vous signez votre nom avec un stylo. Toutefois, elle ne se limite pas aux signatures manuscrites, puisqu’elle inclut également d’autres formes traditionnelles de signature, telles que les sceaux de cire, qui étaient particulièrement populaires en Asie.

Signatures électroniques

Ces signatures sont également connues sous le nom de signatures électroniques et se présentent sous différentes formes. Il peut s’agir d’une copie scannée de votre signature manuscrite, par exemple, ou d’une signature que vous avez créée en ligne avec un outil de dessin. Un générateur de signature peut également créer une signature à partir de vos initiales ou de votre nom imprimé.

Signatures numériques

La signature numérique peut parfois être confondue avec la signature électronique, mais ce n’est pas la même chose. Les signatures numériques contiennent un code qui identifie le propriétaire d’un certificat numérique unique qui est créé pour chaque signature numérique, et elles ont été approuvées par un organisme de réglementation.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique remplit la même fonction qu’une signature manuscrite, il s’agit simplement d’une version numérique. Les signatures manuscrites sont progressivement remplacées par ce nouveau format électronique, dans tous les aspects de notre vie.

Voici comment la Commission européenne les décrit :

Tout comme son équivalent manuscrit dans le monde hors ligne, la signature électronique peut être utilisée, par exemple, pour indiquer électroniquement que le signataire a rédigé le document, qu’il est d’accord avec le contenu du document ou qu’il était présent en tant que témoin.

Dans un monde numérique, où la plupart des activités sont réalisées par voie électronique, il n’est pas surprenant que le besoin de systèmes de signature électronique soit né, et qu’ils se soient répandus à la vitesse de l’éclair dans les secteurs privé et public. 

Grâce aux merveilles de la technologie, nous réfléchissons constamment à la manière de faciliter nos processus de travail, afin de nous aider à travailler plus rapidement et plus intelligemment, et c’est exactement ce que font les signatures électroniques.

Pourquoi passer à la signature électronique ?

Nous pouvons dire que les signatures électroniques sont en fait supérieures aux signatures manuscrites à bien des égards. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles vous devriez envisager de changer de fournisseur :

L’efficacité est reine

Avec les signatures manuscrites, nous devons imprimer un document, le signer, le scanner et le renvoyer. Quelqu’un d’autre pense-t-il que c’est une perte totale de temps et de ressources précieuses ? (Sans parler de tout ce papier utilisé !). Les tâches administratives fastidieuses deviennent un jeu d’enfant lorsque vous pouvez signer en ligne tous vos contrats, documents, propositions, etc. La signature électronique de vos documents accélérera votre flux de travail et vous fera gagner du temps et des ressources. 

Signer n’importe où

Un autre grand avantage de l’utilisation d’une signature numérique est que vous pouvez signer vos documents à tout moment et en tout lieu. Tout ce dont vous avez besoin est un appareil électronique comme un ordinateur portable, un téléphone ou une tablette. Que vous soyez dans un train pour vous rendre à une conférence d’affaires ou allongé sur une plage tropicale pour profiter d’un congé bien mérité, vous serez en mesure de vous occuper de vos contrats en un rien de temps.

Réduire les coûts

Même si cela n’aura pas nécessairement un impact énorme sur vos bénéfices, le passage aux signatures électroniques peut certainement vous aider à réduire vos coûts. Notamment, les frais d’impression, les frais postaux lors de l’envoi de documents et les frais de transport lors de la signature en personne. Peut-être plus important encore, le gain de temps vous permettra d’investir des ressources dans d’autres aspects de votre entreprise.

Des clients heureux

Lorsque vous donnez à vos clients la possibilité de signer un accord en ligne en quelques secondes seulement, votre entreprise paraît professionnelle et fiable. Rendre le processus aussi simple et direct que possible rend les clients heureux et jette les bases d’une excellente relation.

Les entreprises l’adorent

Ce n’est un secret pour personne que la technologie évolue et transforme constamment le mode de fonctionnement des entreprises. Les signatures électroniques prennent progressivement le pas sur les signatures manuscrites dans le monde entier. Du service juridique aux RH en passant par les ventes, tous les départements peuvent bénéficier de la conclusion de contrats par voie électronique.

Ce ne sont là que quelques exemples d’industries et de secteurs qui utilisent aujourd’hui les signatures électroniques :

  • L’immobilier
  • Les cabinets d’avocats
  • Les gouvernements
  • Le secteur publique
  • Les assurances
  • Le tourisme
  • La vente
  • L’éducation

Qu’est-ce qu’un générateur de signature ?

Comme nous l’avons mentionné plus haut, il existe différentes façons de signer un document électroniquement, et toutes les signatures électroniques ne se ressemblent pas.

Vous connaissez peut-être déjà la fonction de signature d’Adobe Acrobat qui vous permet de signer un document PDF. Dans ce cas, vous pouvez choisir de dessiner votre signature dans le programme ou d’utiliser une version imprimée de votre nom – les deux versions sont également valables.

Mais il existe de nombreux autres programmes et services disponibles pour créer des signatures. L’utilisation d’un service professionnel et fiable qui peut vous fournir un outil de génération de signature vérifiable vous permettra d’avoir l’esprit tranquille lorsque vous signerez des documents importants.

Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion des contrats, il est très probable qu’il soit doté d’un générateur de signature intégré que toutes les parties peuvent utiliser pour signer le document facilement et avec toutes les garanties juridiques dont vous avez besoin.

Les signatures électroniques sont-elles sûres ?

Bien que la technologie soit à un stade avancé en ce qui concerne les signatures électroniques, de nombreuses entreprises doivent encore passer à des opérations entièrement électroniques. Même lorsque tous les autres aspects de l’activité sont réalisés en ligne, on a tendance à s’en tenir à la signature manuscrite pour cette dernière étape, comme indiqué dans Market & Research.

En effet, cette façon moderne de donner son consentement suscite parfois un manque de confiance. Il est vrai que tous les générateurs de signature ne présentent pas les mêmes garanties juridiques, mais en général, la signature électronique est plus sûre que les méthodes traditionnelles, car elle est vérifiable et traçable. En cas de doute sur la validité de votre signature électronique, vous pouvez toujours vérifier si vous faites appel à un fournisseur fiable en consultant la réglementation américaine (ESIGN) ou la réglementation européenne (eIDAS) sur les signatures électroniques.

Ne restez pas à la traîne, rationalisez votre travail grâce aux signatures électroniques.

Un simple coup d’œil vous permettra de constater que les signatures électroniques sont en passe de devenir la forme la plus largement acceptée de signature de contrats. Ce n’est pas surprenant du tout, car ils sont sûrs, pratiques et faciles à utiliser. Et n’oublions pas que la signature électronique facilite les transactions et vous donne la possibilité de signer en déplacement.

Le passage aux signatures électroniques ou numériques est l’une des mesures les plus judicieuses que vous puissiez prendre pour accélérer l’exécution des contrats et améliorer les performances de votre entreprise. Il indique également à vos clients que vous êtes avisé, fiable et super efficace. Comment ne pas s’en réjouir ?

Des conseils avisés pour signer en ligne

On vient de vous envoyer un contrat en ligne. Vous vous rendez dans votre boîte aux lettres électronique. Vous ouvrez le document, le parcourez, vous vous dites “ça a l’air bien”, puis vous remarquez un bouton “Signer” en surbrillance. C’est là que vous pouvez apposer numériquement votre nom et “signer” ce contrat. Vous cliquez dessus, et puis boum, vous venez de signer un contrat en ligne. C’était autrefois une nouveauté, la signature d’un document en ligne. Quelque chose qui nous a émerveillé et nous a fait penser, “le futur est maintenant”. De nos jours, ce sont des choses quotidiennes auxquelles nous sommes habitués.  

Dans les faits, plus de 60 pays dans le monde ont adopté une forme de réglementation concernant l’utilisation des signatures électroniques. Et ce chiffre ne manquera pas d’augmenter à mesure que de plus en plus de pays, d’entreprises et d’organisations adoptent la signature électronique comme moyen standard de signer des accords. 

Des tonnes de documents sont signés électroniquement aujourd’hui. Que ce soit pour le bail de votre appartement, votre contrat de travail, même certains notaires sont passés au numérique. L’utilisation est tellement vaste que pratiquement tout ce qui peut être signé physiquement peut l’être aussi numériquement. Dans cet esprit, il y a quelques conseils que vous devriez garder à l’esprit lorsque vous décidez de cliquer sur le bouton “signer” du fournisseur de signature électronique que vous utilisez. 

Les signatures électroniques et numériques sont juridiquement contraignantes !

Ce n’est pas un cas de “il a dit”, “elle a dit”. Parfois, avec des signatures manuscrites, vous pouvez contester le contrat, car quelque chose peut avoir changé par la suite dans le contrat que vous n’avez pas réellement accepté. Toutefois, grâce aux signatures numériques et à la signature électronique, elles sont juridiquement contraignantes ! Comme nous l’expliquons dans ce blog, les signatures électroniques ont le même poids qu’une signature manuscrite faite à l’encre. Ainsi, tout ce que vous signez en ligne peut être et sera appliqué légalement. 

Dans le mélange du monde physique et du monde numérique dans lequel nous vivons aujourd’hui, il est parfois facile d’oublier que les deux ont un impact considérable l’un sur l’autre. Quelque chose que vous avez signé en ligne peut affecter votre réalité physique et vice versa. Il est préférable de considérer le monde en ligne comme une extension du monde physique, avec les mêmes règles et réglementations. En gardant cela à l’esprit, cela nous amène à notre prochain conseil. 

Vérifiez tout avant de signer

Assurez-vous de mettre les points sur les i et les barres sur les t, et lisez tout ! Deux fois, si ce n’est trois. Bien sûr, cela semble un peu basique. Comme vous devriez vraiment faire preuve de diligence raisonnable avant de signer quoi que ce soit (ce qui est un bon conseil de manière générale). Un contrat en ligne est littéralement le même qu’un contrat physique. Donc tout ce que vous acceptez, vous l’avez accepté. Vous avez accepté de louer un appartement pour un an ? C’est ce que vous croyez. J’espère qu’au passage vous n’avez pas cédé les droits d’appellation de votre premier enfant à votre propriétaire. Vous le sauriez si vous aviez réellement lu le contrat !

La seule façon d’être absolument certain de ce que contient l’accord est de lire le document dans son intégralité. Naturellement, les petits caractères peuvent paraitre ennuyeux et insipides, mais il est important de savoir dans quoi vous vous engagez et ce que vous acceptez avant de cliquer sur le bouton “signer”. Dans le cas contraire, cela pourrait entraîner des conséquences inattendues. Il se peut aussi que l’accord contienne des clauses défavorables que vous n’avez pas vues lors de votre premier survol. Bien sûr, s’il s’agit d’un accord sérieux, il est bon de demander à un conseiller juridique de l’examiner. Mieux vaut prévenir que guérir !

Utilisez un logiciel de signature électronique dont le stockage de vos documents est garanti

Les contrats sont importants, vitaux même. S’ils sont physiques, vous les garderez probablement dans un endroit sûr. Comme une armoire à dossiers, ou une salle d’archives derrière une porte verrouillée avec un code, ou une clé. Or, il en va de même pour les documents électroniques comportant des signatures électroniques. Ils doivent être stockés dans l’environnement le plus sûr possible, avec les mesures de sécurité les plus récentes. Pas seulement sur le bureau de votre ordinateur ou sur un serveur faiblement gardé quelque part dans le sud-ouest du Nevada. 

Nous sommes tous douloureusement conscients qu’Internet n’oublie jamais, mais parfois, lorsque nous avons besoin de quelque chose, il disparaît tout simplement. Vous ne voulez pas que cela se produise avec vos documents et contrats signés. Il est donc fortement recommandé d’opter pour un outil de signature électronique qui dispose d’une archive complète de vos accords, sûre, sécurisée et facilement accessible.

Téléchargez-le localement !

C’est plus pour se couvrir qu’autre chose. Ici, à Oneflow, nous essayons de tuer le PDF, et nous n’y croyons pas. Cependant, parfois, ce n’est pas une mauvaise idée de suivre la voie de la sécurité. Par conséquent, télécharger une copie PDF de l’accord que vous avez signé électroniquement est généralement une bonne idée. Par ailleurs, pour des raisons de sécurité, il est préférable de conserver une copie de vos accords sur votre propre appareil, afin de pouvoir revenir en arrière et de les vérifier. 

Parfois, l’internet tombe en panne, ou les serveurs se bloquent. Cela fait partie intégrante de la vie et du travail dans un monde numérique. Nous devons toujours utiliser la méthode traditionnelle de temps en temps. Avoir une copie de sauvegarde des PDF, c’est exactement ça, c’est la bonne vieille méthode. 

Voici quelques conseils pour vous aider à signer en ligne en toute sécurité. Ce n’est pas vraiment sorcier, mais les contrats peuvent parfois être difficiles, désordonnés et stressants. Les signatures électroniques sont un moyen d’aider à résoudre certains de ces problèmes. Et avoir quelques conseils sur ce qu’il faut faire pour signer électroniquement peut être très utile.

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