Saviez-vous que vous pouviez signer en ligne quasiment n’importe quel document qui nécessite des signatures à valeur juridique ? La signature numérique de documents est une manière rapide, facile et sécurisée qui vous libère des problèmes d’imprimantes et de papiers. Et c’est bien pour l’environnement.
Nous avons récemment ajouté dans Oneflow des modèles des documents les plus courants que vous pouvez signer numériquement. Utilisez ces modèles pour éviter de devoir rédiger vos documents à partir de zéro, ajoutez vos renseignements, appropriez-les-vous, et commencez à signer vos documents en ligne.
Astuce : naviguez entre les contrats via le menu ci-contre
Comment signer des contrats/documents en ligne ?
Sur Oneflow, vous pouvez signer des contrats en ligne de trois manières différentes. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, vous pouvez être sûr que la signature est sécurisée et à valeur juridique.
Signer en ligne par SMS ou e-mail
Vous pouvez aussi choisir de signer avec l’authentification par SMS ou e-mail. Votre contrepartie reçoit ensuite un code qui doit être saisi avant de pouvoir signer comme d’habitude.
Signer en ligne d’un seul clic
C’est la manière par défaut. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur un gros bouton (vert dans Oneflow), et voilà ! Vous avez un contrat à valeur juridique.
Propositions commerciales
Les propositions commerciales, devis, accords de clients et autres documents de ventes sont parfaits pour la signature numérique. Les entreprises qui tirent profit d’une expérience de signature numérique ont des cycles de vente plus courts et concluent les transactions deux fois plus vite. Voire plus !
De quoi s’agit-il ?
Une proposition commerciale est une offre ou un devis d’une entreprise avec des suggestions sur les prix et les conditions.
Qui signe ?
ce sont des documents qui sont envoyés d’une entreprise à un client, à la demande du client. Une fois l’offre signée, elle devient un accord d’achat qui engage les parties.
Quel contenu ?
Voici quelques éléments qui sont habituellement inclus dans une proposition de vente :
- Nom de l’entreprise, coordonnées et numéro de TVA
- Description de l’offre et délai de livraison
- Prix à l’unité et prix total
- Détails et conditions de paiement
- Durée de validité de l’offre
Contrat de travail
Signer les contrats de travail numériquement est essentiel de nos jours. Cela vous permet d’éviter de devoir organiser des rendez-vous physiques sans cas Covid, de dépendre des services postaux, et du point de vue du candidat, de devoir trouver une imprimante. De plus, cela crée une impression moderne et professionnelle de votre entreprise pour les candidats avant même qu’ils n’entrent dans les bureaux.
De quoi s’agit-il ?
Le contrat de travail est rédigé par une entreprise qui recrute lorsqu’un individu se voit offrir un emploi dans cette entreprise. Cela réglemente, entre autres, le salaire, les heures de travail, les conditions de travail et les congés.
Qui signe ?
Le contrat est signé par les employeurs et les employés.
Quel contenu ?
Le contrat de travail doit inclure :
- Les tâches de l’employeur et de l’employé
- La date d’embauche et l’adresse du lieu de travail
- Fonctions et titre ou rôle du poste
- Forme d’embauche (CDI, CDD, etc.)
- Délais de préavis
- Salaire, avantages et fréquence de paiement du salaire
- Nombre de jours de congés par an
- Durée d’une semaine de travail normale
- Convention collective, le cas échéant
Code de conduite
Un code de conduite, ou éthique des affaires, solide peut souvent être utilisé comme un avantage compétitif. Oneflow fournit un modèle pour ce document.
De quoi s’agit-il ?
Un code de conduite est un engagement entièrement volontaire qui inclut des directives sur la manière dont une entreprise doit gérer ses affaires de manière correcte du point de vue éthique, social et/ou environnemental.
Qui signe ?
Envoyé de l’entreprise aux partenaires, fournisseurs et employés.
Quel contenu ?
Le code de conduite contient souvent des exigences et directives pour l’environnement de travail et sa durabilité, comme le droit à la liberté syndicale, l’interdiction du travail des enfants et du travail forcé, et l’interdiction de discrimination.
Appel d’offres
Une demande d’informations, un appel d’offres, un RFP, et parfois également connu comme RFx… Peu importe son nom, c’est un document que vous devriez gérer et signer de façon numérique. Dans Oneflow, vous trouverez un modèle RFx que vous pourrez facilement personnaliser avec vos coordonnées.
De quoi s’agit-il ?
Un RFx est une demande aux fournisseurs de soumettre leurs offres selon les conditions spécifiées.
Qui signe ?
Ce document peut être géré et négocié numériquement avec tous les fournisseurs participants avant de signer le contrat avec le fournisseur sélectionné.
Quel contenu ?
Le RFx doit contenir une description de la mission, les exigences pour les fournisseurs, et comment et quand le fournisseur doit soumettre son offre.
Accords de sous-traitance
Les accords de sous-traitance peuvent parfaitement être signés en ligne. Précisez le cadre du travail, le prix et les conditions, et envoyez-le pour signature d’un seul clic. Un modèle pour ce type d’accord est également disponible dans Oneflow.
De quoi s’agit-il ?
Un accord de sous-traitance se passe entre un fournisseur et un sous-traitant quand ce dernier fournit un composant au produit final.
Qui signe ?
L’accord est envoyé par le fournisseur au sous-traitant et est signé par les deux parties.
Quel contenu ?
L’accord de sous-traitance doit contenir, entre autres, les dispositions en matière de confidentialité, ce qui s’applique en cas de délais de livraison, la responsabilité du produit, etc.
Accord de confidentialité (NDA)
Assurez-vous que vos secrets sont bien protégés avec la signature numérique. Il vous suffit de quelques clics. Pour vous faciliter la tâche, commencez avec le modèle de NDA que vous pouvez trouver dans Oneflow.
De quoi s’agit-il ?
Un accord de confidentialité, ou de non-divulgation, existe pour protéger les secrets commerciaux.
Qui signe ?
L’accord de confidentialité peut être conclu entre entreprises, et entre employeurs et employés.
Quel contenu ?
L’accord de non-divulgation doit mentionner quelles informations sont protégées par la confidentialité, si les employés et fournisseurs des parties respectives sont couvertes, ce qui s’applique si une partie transgresse l’accord, et la validité de l’accord de confidentialité.
Procuration
Avec la signature numérique, c’est très rapide et facile de faire une procuration à la personne par laquelle vous souhaitez être représenté pour différentes questions. Un modèle pour cela peut être trouvé dans la bibliothèque de Oneflow.
De quoi s’agit-il ?
Avec une procuration, une personne peut prendre certaines mesures légales pour le compte de quelqu’un d’autre.
Qui signe ?
Les personnes privées et les entreprises peuvent toutes deux faire une procuration, et cela doit être signé par les deux parties.
Quel contenu ?
La procuration doit contenir :
- Informations sur les parties
- Mandat de procuration
- Période de validité
- Signatures
Procès-verbal de réunion du conseil d’administration
Board meeting minutes don’t have to be signed on paper or kept in a folder where they can be easily misplaced. Sign the minutes digitally and save them in Oneflow’s smart archive instead. You will find a template for this document in Oneflow.
De quoi s’agit-il ?
Le procès-verbal de réunion témoigne des actions et décisions du conseil d’administration.
Qui signe ?
La réglementation concernant la pratique du procès-verbal de réunion du conseil d’administration peut différer d’un pays à l’autre. Il peut être signé par le secrétaire du conseil, le président de la réunion et un expert sélectionné.
Quel contenu ?
Il est important que le procès-verbal soit documenté conformément aux pratiques recommandées dans le pays concerné. Il doit contenir :
- Date de la réunion
- Qui était présent
- Qui est le secrétaire
- Qui est l’expert
- Examen des protocoles précédents
- Quelles décisions ont été prises
- Les objections (réserves) d’un membre ou du PDG
Rapport annuel
Saviez-vous que vous pouvez signer votre rapport annuel et ses documents annexes de manière numérique ? La plupart des rapports financiers qui sont aujourd’hui signés sur papier peuvent être signés numériquement dans Oneflow.
De quoi s’agit-il ?
Un rapport annuel apporte aux actionnaires et aux autres parties concernées un rapport complet sur les activités de l’entreprise pendant l’année fiscale précédente.
Qui signe ?
Le rapport annuel doit être signé par le conseil d’administration et le contrôleur de gestion attitré.
Quel contenu ?
Généralement, le rapport annuel doit contenir :
- Informations générales sur l’entreprise
- Faits saillants opérationnels et financiers
- Lettre aux actionnaires de la part du PDG
- Texte explicatif, illustrations et photos
- Discussion et analyse de la gestion
- Rapport financier, comprenant le bilan comptable, le compte de résultat et l’état des flux de trésorerie
- Notes sur le rapport financier
- Rapport du contrôleur de gestion
- Récapitulatif des données financières
- Politiques comptables
Accord de consultation
Un accord de consultation est certainement le type de contrat par excellence à signer numériquement. Cela rend les choses incroyablement plus faciles pour toutes les personnes impliquées, et vous obtenez un accord signé beaucoup plus vite qu’avec une signature traditionnelle. Gagnant-gagnant !
De quoi s’agit-il ?
En résumé, il s’agit d’un accord entre le client et le consultant/la société de conseil.
Qui signe ?
Signé par le client et par le consultant.
Quel contenu ?
L’accord de consultation contient généralement des informations sur :
- Le nom du client, son adresse et son numéro SIRET
- Le nom du contractuel, son adresse et son numéro SIRET
- Le cadre de la mission
- Délai de livraison/durée de la mission
- Tarifs et conditions de paiement
- Informations fiscales
PACS
Le PACS est signé entre des conjoints qui habitent ensemble pour être légalement considérés comme un couple marié. Pas besoin de version papier pour un accord comme cela. Facilitez-vous la tâche avec la signature numérique.
De quoi s’agit-il ?
Le PACS détermine comment les possessions doivent être distribuées dans le cas d’une séparation, lorsque vous faites une demande de prêt hypothécaire ou calculez le montant d’une pension alimentaire. Une convention de PACS signée permet de considérer légalement un couple non marié qui vit ensemble comme un couple marié.
Qui signe ?
Le document doit être signé par les deux concubins.
Quel contenu ?
La convention de PACS doit contenir des informations sur ce qui est mis en œuvre dans le cas d’une séparation, les dates et les signatures.
Le chômage partiel
Le chômage partiel est définitivement le mot du printemps 2021 Avec l’explosion du télétravail, il est souvent profitable pour l’employé et l’employeur de signer un contrat de chômage partiel de manière numérique.
De quoi s’agit-il ?
Lorsque les entreprises rencontrent des problèmes financiers liés à des événements inattendus, le chômage partiel peut être un moyen de se remettre sur pied. En clair, les employés réduisent leurs heures de travail sur une période, et reçoivent une compensation financière par l’État.
Qui signe ?
Le contrat est signé par les employeurs et les employés.
Quel contenu ?
Les contrats de chômage partiel doivent inclure les employés concernés ainsi que le pourcentage de réduction des heures travaillées.
Bail ou contrat de location
Vous pouvez légalement signer votre bail ou contrat de location de manière numérique. Cela simplifie le processus : pas de rendez-vous avec le locataire à fixer pour signer le contrat à la main.
De quoi s’agit-il ?
Un bail est un contrat disposant des conditions auxquelles chaque partie convient de louer une propriété à une autre partie.
Qui signe ?
The agreement must be signed by the landlord and tenant.
Quel contenu ?
En général, le bail mentionne :
- La location et ce qu’elle inclut
- Les conditions de paiement
- La durée du bail
- Les conditions de résiliation
Accord d’actionnaire/Accord de partenariat
Une convention d’actionnaires encadre la direction que doivent prendre les opérations de l’entreprise, les modalités de vote à l’assemblée générale, et à quel moment les parts peuvent être transférées. Un accord signé de manière numérique a la même valeur juridique qu’un contrat papier. Son plus ? Il est bien plus sécurisé et rapide.
De quoi s’agit-il ?
Une convention d’actionnaires est passée entre les actionnaires d’une entreprise afin de réguler les relations juridiques entre eux.
Qui signe ?
Elle est signée par les actionnaires concernés par l’accord.
Quel contenu ?
Chaque situation étant unique, le contenu de l’accord dépendra entièrement des souhaits de chaque actionnaire. Parmi les exemples de pratiques encadrées par une convention d’actionnaires, on compte les décisions importantes devant être prises par la majorité qualifiée ou à l’unanimité, les personnes siégeant au conseil d’administration, ainsi que l’obligation éventuelle d’entrer dans la société avec de l’argent en cas de perte.
Convention d’achat d’actions
Votre entreprise délivre des actions à ses employés ? Simplifiez le processus pour les deux parties en signant et faisant signer les conventions de manière numérique.
De quoi s’agit-il ?
Les actions permettent de motiver un employé puisque celui-ci détient une part des bénéfices de l’entreprise. C’est également une manière pour les entreprises de recruter et de garder leurs talents.
Qui signe ?
La convention d’achat d’actions est signée par l’employeur et l’employé.
Quel contenu ?
La convention doit mentionner plusieurs détails, comme le type d’actions ainsi que les parts obtenues, votre prix d’exercice ainsi que votre calendrier d’acquisition.
Demande de congé
Remplir et signer une demande de congé de manière numérique permet de faciliter et de fluidifier le processus pour chaque personne impliquée, de l’employé au gestionnaire de paie.
De quoi s’agit-il ?
Il est préférable de faire sa demande de congé, congé parental ou autre, par écrit. Cela facilite grandement la planification ainsi que le travail du gestionnaire de paie.
Qui signe ?
La demande doit être complétée et signée par l’employé et son manager.
Quel contenu ?
Une demande de congé doit mentionner :
- Le nom du demandeur
- La date de début et de fin du congé
- La raison du congé
Accord de coopération
Si vous souhaitez faire affaire avec une autre partie, il est plus sage de signer un accord de coopération écrit. Cet accord peut tout à fait être signé en ligne.
De quoi s’agit-il ?
Un accord de coopération instaure les lignes directrices de la coopération entre deux ou plusieurs parties.
Qui signe ?
L’accord doit être signé par les parties impliquées dans la coopération.
Quel contenu ?
Un accord de coopération doit au moins indiquer :
- Les droits et obligations des parties
- La cause, les modalités et les objectifs de cet accord.
- La date et la date de prise d’effet de l’accord
- Toute garantie ou promesse supplémentaire
- Des clauses de confidentialité
Accord de traitement des données
Combien de fois en a-t-on entendu parler depuis l’entrée en vigueur du RGPD ? Évidemment, vous pouvez signer l’accord de traitement des données en ligne. De nombreux clients utilisent Oneflow pour signer ces accord en masse de manière numérique.
De quoi s’agit-il ?
Si vous partagez des données avec un prestataire (traitement des données personnelles), l’accord de traitement des données oblige le prestataire à se conformer aux exigences du RGPD.
Qui signe ?
L’accord est signé par la personne responsable des données personnelles ainsi que la personne qui traite les données.
Quel contenu ?
L’accord de traitement des données doit contenir des informations concernant :
- Le sujet du traitement ainsi que la durée du traitement
- La nature et l’objet du traitement
- Les types de données personnelles ainsi que les catégories de sujets de données
- Les droits et obligations du contrôleur
Accord de licence
Il est si facile de signer un accord de licence en ligne permettant à une autre partie d’exploiter vos droits de propriété intellectuelle.
De quoi s’agit-il ?
Un accord de licence donne le droit d’utiliser une invention ou tout autre droit de propriété intellectuelle. Par exemple, cela peut concerner l’usage d’une marque déposée, d’un brevet dans le cadre de la fabrication d’un produit spécifique.
Qui signe ?
L’accord doit être signé par les donneurs et preneurs de licence.
Quel contenu ?
L’avantage des accords de licence, c’est que les parties peuvent les concevoir selon leurs souhaits. Cependant, il est recommandé d’inclure une définition claire de la licence, son caractère exclusif ou simple ainsi que l’application géographique et les modalités de rémunération.
Contrat de livraison
Si vous livrez des produits à un client de manière régulière, il est possible de mettre en place un contrat d’ordre de livraison. La façon la plus simple de créer, envoyer et signer un tel contrat est de le faire en ligne.
De quoi s’agit-il ?
Un contrat d’ordre de livraison encadre les conditions des livraisons entre les parties : livraison, paiement, prix et délais. Cela donne un cadre ou au moins une ligne directrice pour les transactions à venir.
Qui signe ?
Le contrat est signé par le fournisseur et le client.
Quel contenu ?
Un contrat d’ordre de livraison doit couvrir plusieurs points, notamment :
- Le champ d’application du contrat
- Les spécificités techniques
- Les clauses de confidentialité
- Les calendriers de livraison
- Les délais
- Les prix
- La qualité
- La responsabilité en cas d’erreurs
- Le conditionnement et le transport
- Les conditions de paiement
- La responsabilité du fabricant
Contrat d’achat et de vente
Il est toujours intéressant de rédiger un accord d’achat et de vente lors de l’achat d’une propriété immobilière, d’actions d’entreprise ou d’autres actifs. Bien sûr, il est possible de le créer et de le signer de manière numérique.
De quoi s’agit-il ?
Un accord d’achat et de vente est souvent rédigé lors de l’achat ou de la vente d’actifs immobiliers, de voitures ou de bateaux.
Qui signe ?
L’accord d’achat et de vente est signé par les vendeurs et les acheteurs.
Quel contenu ?
L’accord d’achat et de vente peut par exemple contenir des informations concernant :
- La propriété
- La date d’accès à la propriété
- Le prix d’achat
- Les conditions de paiement
- Les conditions
Contrat de construction
Les contrats passés dans le cadre de projets de construction se doivent absolument d’être clairs afin d’éviter tout malentendu ou problème. Vous pouvez signer ce contrat de construction en ligne.
De quoi s’agit-il ?
Un contrat de construction est un accord mutuel ou juridiquement contraignant passé entre deux parties, basé sur des politiques et des conditions enregistrées sous forme de document.
Qui signe ?
Toutes les parties impliquées dans le projet de construction doivent signer le contrat. Dans les parties, on compte un ou plusieurs propriétaires ainsi qu’un ou plusieurs promoteurs.
Quel contenu ?
Il existe une grande variété de lignes directrices, qui dépendront de chaque contrat et du projet de construction concerné. Le contrat de construction a pour objectif de :
- Spécifier les devoirs de chaque partie
- Reconnaître le risque
- Réduire l’incertitude entourant du projet
Reçus
Les reçus sont gage d’une sécurité supplémentaire lors de transactions de biens, services ou d’argent. Pour plus de simplicité, un reçu peut être créé et signé en ligne.
De quoi s’agit-il ?
Un reçu permet de prouver que le destinataire a bien reçu un article ou que le paiement a bien été effectué.
Qui signe ?
A receipt is signed by the recipient. A payment receipt is only a confirmation and does not need to be signed.
Quel contenu ?
Un reçu doit être signé par le destinataire. Un reçu de paiement n’est qu’une confirmation et ne doit pas forcément être signé.
Accord-cadre/Accord général
Un accord-cadre est aussi appelé contrat-cadre de service, accord général d’achat ou accord général. Il permet aux équipes achat de gagner du temps et de l’argent en s’épargnant le processus de sourcing, mais aussi en n’ayant pas à renégocier des conditions générales standards.
De quoi s’agit-il ?
Un contrat-cadre est conclu entre les acheteurs et les fournisseurs. Chaque partie convient des conditions qui régiront leurs transactions ou contrats à venir.
Qui signe ?
L’accord-cadre est signé entre l’acheteur et le fournisseur.
Quel contenu ?
L’accord-cadre détermine le fournisseur qui deviendra le fournisseur privilégié durant la période d’application du contrat. Il est rare que ce type d’accord mentionne des engagements précis en termes de projet et de valeur du travail.
Accord de fusion
Lorsqu’une entreprise achète l’actif et le passif d’une autre entreprise, on parle de fusion. Puisqu’une fusion implique généralement de nombreuses parties, les négociations sont souvent difficiles. C’est pourquoi négocier et signer un accord de fusion en ligne présente d’importants avantages.
De quoi s’agit-il ?
Un accord de fusion unit deux entreprises existantes en une nouvelle entreprise. Lorsque deux ou plusieurs entreprises fusionnent, un accord mentionnant les conditions de la fusion est rédigé.
Qui signe ?
Dépendant du type d’entreprises et des législations locales, l’accord de fusion peut être signé par les membres du conseil d’administration et les actionnaires des entreprises impliquées.
Quel contenu ?
L’accord de fusion doit inclure, entre autres :
- Les informations concernant l’entreprise
- La contrepartie de la fusion
- La date effective de la fusion
- Les droits des actionnaires
- Les frais et avantages ou droits spécifiques
- Le rapport du conseil d’administration
Dépôt de plainte
Déposer plainte est toujours malheureux. Pourtant, dans de nombreux pays, le processus de dépôt de plainte peut être simplifié en ligne.
De quoi s’agit-il ?
Lorsque deux parties sont en conflit, l’une d’entre elles peut déposer une requête au tribunal local pour qu’il engage les poursuites contre l’autre partie. Il revient ensuite au tribunal local de résoudre le conflit entre les deux parties.
Qui signe ?
Un procès est signé par le plaignant ou son représentant.
Quel contenu ?
Généralement, une plainte contient :
- Les informations concernant les parties
- Le motif de la plainte
- La requête
- Les preuves
- La signature
Avis de licenciement
On peut terminer le contrat d’un employé de nombreuses manières. L’une d’elles est le licenciement. L’avis de licenciement peut être envoyé et signé de manière numérique.
De quoi s’agit-il ?
Un avis de licenciement est une notification envoyée par un employeur à un employé pour l’informer de la résiliation de son contrat de travail. Cela peut également désigner la notification formelle de fin de contrat entre deux ou plusieurs parties.
Qui signe ?
Généralement, il est plus sage que l’employeur et l’employé signent tous les deux l’avis de licenciement.
Quel contenu ?
L’avis de licenciement peut par exemple mentionner :
- Le nom de l’employé
- La date de résiliation de son contrat de travail
- Le motif de licenciement
- L’éventualité pour l’employé de bénéficier d’un droit à la réembauche
- L’information sur le comportement à adopter pour l’employé s’il ou elle souhaite que l’avis de licenciement soit annulé par le tribunal ou réclame des dommages et intérêts.
Bonus: accord standard
Dans Oneflow, vous trouverez également un modèle pour les accords standards à utiliser lors de la création de votre premier contrat numérique. Les contrats numériques, entièrement en HTML, sont adaptés à votre navigateur. Cela signifie que vous ne devrez travailler que sur une seule version du contrat, et ce même après l’avoir envoyé !
Pourquoi ne pas vous laisser tenter par la nouveauté et envoyer vos invitations d’anniversaire en ligne dans un format adapté au mobile avec des notifications juridiquement liées ? Oneflow a également un superbe modèle pour cette occasion.
“J’ai tellement gagné en productivité. Avant, cela prenait tellement de temps d’envoyer un contrat pour signature. Maintenant, tout est numérique ! Les clients peuvent le signer immédiatement sur n’importe quel appareil : ordinateur portable, smartphone, tablette/iPad. Rien de plus simple !”
Sanel Osmic
Responsable d’équipe
Bredband2
