Forrige uke var vi på HR Træfpunkt, Danmarks største HR-arrangement, i København. At vi hadde det veldig gøy, er bare fornavnet, og vi møtte mange nysgjerrige og herlige mennesker som virkelig brenner for HR. Vi fikk også en sjanse til å vise frem alle mulighetene med Oneflow for de mange interesserte besøkende, og holde en samtale om hvordan Oneflows e-kontrakter forenkler våre kunders rekrutteringsprosesser. Siden vi så en enorm interesse for dette, tenkte vi at vi ville gå gjennom hvordan Oneflow kan hjelpe din HR-avdeling!

HR Træfpunkt Oneflow
Outside the conference hall

Vanlige HR-problemer

Forlenget kontraktsprosess fordi viktig informasjon mangler for å kunne signere arbeidsavtalen, vanskelig å følge med på når ansettelsen utløper, har kandidaten i det hele tatt åpnet kontrakten? Du kjenner deg kanskje igjen i dette, da dette er vanlige problemer for HR-avdelinger. Noe som gir unødvendig mye hodebry. Oneflow er en mirakelkur for dette, både med kortere og lengre ansettelsesavtaler. Å digitalisere HR-prosessen med e-kontrakter er nøkkelen til en enklere og raskere arbeidsflyt.

Oneflow at HR Træfpunkt
Niklas Koch and Peter Bang at Oneflow's stand

Hvordan bruke Oneflow til konsulent ansettelser

Når det gjelder rådgivning og kortsiktige avtaler, kan det noen ganger være en utfordring å få avtalen signert i tide. For eksempel kan en konsulent ansettes ukentlig, noen ganger til og med per dag, og da kan det være vanskelig å få kontrakten signert før personen skal starte. Heldigvis hjelper Oneflow HR-teamet ditt med å holde oversikt over hele prosessen, fra å sende kontrakten til å signere den. Dette er ting du kan holde oversikt over i det du sender ut en kontrakt:

  • Når den leveres
  • Når den har blitt åpnet og hvor mange ganger
  • Når et spørsmål stilles eller foreslås endring
  • Når den er signert.

Hvordan få avtalen signert i tide i Oneflow

Du skal ansette en konsulent som starter om fem dager. Du gir e-kontrakten en gyldighet på fem dager i Oneflow og sender den til konsulenten. Hvis for eksempel konsulenten ikke har signert når det for eksempel er tre dager igjen til gyldighetsperioden utløper, vil både du som eier av kontrakten og konsulenten få en påminnelse. På den måten får du mye mer kontroll og sørger for at avtalene dine alltid blir signert i tide.

Følg med når en konsulentavtale begynner og slutter

Det er ofte ganske mange konsulentavtaler i omløp, og det kan være bra for deg i HR å ha full kontroll over når konsulentoppdragene starter og slutter. I Oneflow setter du enkelt en livssyklus på e-kontrakten og bestemmer når du vil få et varsel om at oppdraget er i ferd med å utløpe. Du kan også ha signert en avtale med en konsulent som ikke starter før om to måneder, og for å friske opp minnet kan du få en påminnelse når oppdraget har startet. På den måten har du kontroll over hvilke jobber du har opprettet og hvilke som er i gang.

Hvordan beholde talentene dine ved hjelp av Oneflow

Siden det er mange ettertraktede konsulenter der ute, må du være et skritt foran. Å holde oversikt over når konsulentenes kontrakt er i ferd med å ta slutt, er nøkkelen. Med Oneflow’s hjelp løser du dette ved å sette et varsel når avtaleperioden nærmer seg slutten. Da er det bare for deg og HR-teamet ditt å løfte telefonen og presentere et nytt oppdrag for konsulenten. På denne måten beholder du kompetansen litt lenger.

Få viktig informasjon fra konsulenten

I Oneflow er det veldig enkelt å innhente viktig informasjon, for eksempel bankinformasjon og hjemmeadresse, fra konsulenten i begynnelsen av ansettelsesprosessen. I kontraktsmalen din skriver du inn felt som konsulenten kan fylle ut selv, og bestemmer om de er obligatoriske for at e-kontrakten skal kunne signeres. Dette fremskynder ikke bare og forenkler prosessen, men det gir konsulenten en veldig positiv opplevelse av deg som arbeidsgiver. Den ansatte kan, når det passer vedkommende best, bare åpne kontrakten på mobiltelefonen, redigere informasjonen og deretter signere med bare et tastetrykk.

Niklas Koch presents Oneflow
Niklas Koch presents Oneflow

Hvordan Oneflow kan hjelpe med fast ansettelser

Det er fire klare grunner til at HR-avdelinger velger å implementere Oneflow. Disse er:

  • Sikkerhet
  • Administrasjon
  • Kontroll over hele kontraktsprosessen
  • Kortere ledetid

Ingen fare for at sensitiv informasjon forsvinner

Du kan alltid være sikker på at kontraktinformasjonen er beskyttet i Oneflow. Når du sender en e-kontrakt, mottar motparten en kryptert link via e-post som fører til avtalen. Når det er på tide å signere, er det tre forskjellige signeringsalternativer, men BankID er mest vanlig for ansettelseskontrakter.

Mindre administrasjon med Oneflow

Ved ansettelse må avtalen ofte passere gjennom mange personer før den er klappet og klar. I Oneflow blir alt mye enklere fordi HR inviterer den ansatte og lederen til e-kontrakten, og få avtalen fortere signert. Hvis økonomi og lønn også har en bruker i Oneflow, kan de motta et varsel når en ny arbeidsavtale blir signert. På denne måten kan de enkelt få tilgang til ansattes bankinformasjon og administrere alle avtaler i Oneflows e-arkiv.

HR har full kontroll over avtaleprosessen

I Oneflow kan du følge hele kontraktprosessen i sanntid fra start til slutt. Hvis kandidaten forhandler om en 30-dagers ferie i stedet for 25, og du bestemmer deg for å godta dette, går du ganske enkelt inn i den eksisterende avtalen, gjør endringen og lagrer. Kandidaten får deretter beskjed om at avtalen er oppdatert.

Kortere ledetid med Oneflow

Alt dette sammen bidrar til kortere ledetid. Kontraktsprosessen går raskere og er mindre komplisert for alle involverte. Både du og den ansatte trenger ikke å vente på at en avtale skal havne i inboksen eller i postkassen hjemme. Raskt, enkelt og trygt – det er Oneflow for HR.

Aldri gå glipp av siste oppdatering

Legg inn e-post adressen din her for å få siste nytt levert direkte til din innboks.