Hedin Bil sparer tid og penger med Oneflow.

10 timer

mindre administrasjon per uke

<1 måned

før positiv avkastning

hedin bil oneflow

Med litt over hundre lokasjoner i hele Sverige er Hedin Bil en kjent bilforhandler for de aller fleste. De setter praktisk talt Sverige i gang ved å fungere som forhandlere og agenter for større bilmerker, og har rundt 3.300 ansatte i hele konsernet. Takket være Oneflow har HR-avdelingen klart å effektivisere styringen av alle disse avtalene, og de sparer begge flere timer i uken og får total kontroll over kontraktene sine i et GDPR-sikkert system!

Problemet

For Elin Skoglund og Eva Ekström, HR Business Partners hos Hedin Bil, er en stor del av utfordringene i arbeidet deres å være proaktiv og alltid se fremover. Og siden selskapet har vokst mye på kort tid, og det har vært utfordrende å få alle rutinene og prosessene på plass. Tidligere ble alle avtaler i signert for hånd, noe som til slutt ble uholdbart. Misforståelser var vanlige, avtalene skilte seg veldig fra hverandre, noen avtaler ble skrevet feil og fremfor alt var arbeidsflyten deres ikke i samsvar med GDPR. Eva nevner også at administrasjonen av drøyt 3000 ansatte, alle med mer enn en avtale, var en tidstyv.

“Å etablere, utstede og administrere avtaler for det enorme antallet mennesker som er med oss, spiste opp en veldig stor del av tiden min. Jeg mistet mye av kontrollen over kontraktsprosessen så snart jeg sendte ut en avtale via mail eller e-post. Vil den nå riktig person? "

Løsningen

For ikke å drukne i kontraktstyring hadde Hedin Bil virkelig behov for et enkelt og fleksibelt system som kunne automatisere visse deler av prosessen. Oneflow krysset av for alle elementene på sjekklisten:

  • Brukervennlig
  • Automatiske kontraktsmaler
  • Støtte for kontraktssamlinger
  • Mulighet for å sette opp regler, for eksempel automatisk å slette en kontrakt

Eva og Elins team kom i gang umiddelbart, uten problemer, og utvidet gradvis bruken. I dag bruker de Oneflow til ansettelseskontrakter, vedlegg, protokoller og egentlig alt som krever signatur. Eva er positivt overrasket over hvor enkelt alt har gått, fra implementering til å se resultater. Enkelt er det perfekte ordet for å oppsummere Hedin Bils opplevelse med Oneflow, og det er ikke bare tilfellet for HR. Lønnskontoret får også høste fordelene fordi de mottar et varsel hver gang en ansettelseskontrakt er signert.

“Det faktum at Oneflow er 100% digital, gjør det så enkelt og fleksibelt. Hvis jeg vil legge til en ekstra underskriver kan jeg gjøre det med et trykk på en knapp. Og hvis jeg vil endre startdatoen, fikser jeg den og signerer den på nytt.”

Resultatene

Oneflow har utvilsomt spart mye tid for Elin og Eva i det daglige arbeidet. Eventuelle feil eller mangler i avtalene går så mye raskere å rette opp med bare noen få tastetrykk, slik at de i stedet kan fokusere på de riktige tingene. Elin og Eva kan også se hvilket stadium en avtale befinner seg i og være mer aktive hvis noen partier forsinker signeringen. Det har vært klart fra første dag at Oneflow er et viktig verktøy for å få kontroll og oversikt over vår kontraktsprosess, sier Elin.

“Oneflow fungerer som en database der jeg enkelt kan søke gjennom alle avtaler for en person og se hvem som har opprettet dem og hvem som har signert dem. Avtalene kan heller ikke gå tapt eller bli feilplassert. Fra et GDPR-perspektiv er Oneflow veldig bra fordi det er et lukket system.”

Elin og Eva anslår at de sparer flere timer i uken med Oneflow, og nevner at interne avtaler kan signeres og avsluttes i løpet av fem minutter. Vil de anbefale Oneflow til andre?

“Ja, ingen tvil! Oneflow blir utrolig verdsatt av både ledere og ansatte."

Om

Elin Skoglund og Eva Ekström

HR Business Partners hos Hedin Bil

Inntekter: 24,5 milliarder svenske kroner over hele konsernet

Antall ansatte: rundt 3 300

Vil du vite hva Oneflow kan gjøre for deg?

Vi viser deg gjerne en rask og personlig demo! Legg igjen kontaktinformasjonen din, så kommer vi tilbake til deg så snart som mulig.