Kalmarsalen signerer sine avtaler raskt og enkelt med Oneflow.

1 dag

mindre tid på administrativt i uken

1 uke

forkortet kontraktsprosess fra to måneder til en uke

Konferanse- og arrangementbransjen kan sees på som ganske konservative når det kommer til digitale arbeidsmetoder. Men Kalmarsalen våget å prøve noe nytt og ble en pionér da de begynte å digitalisere avtalene sine med Oneflow. Resultatene? Mye bedre bedre enn de hadde håpet på.

Savnet kontroll over arbeidsprosessen

Catrin Stighammar, virksomhetssjef hos Kalmarsalen, vet hvor utfordrende en u-digital arbeidsprosess kan være. Det er ikke lenge siden hun og kollegaene sendte en haug med mail frem og tilbake hver gang en avtale skulle signeres. De var fullstendig avhengig av enkeltpersoner i firmaet sine innbokser, som til tider kunne lage store problemer. De manglet et overblikk, og enkelte avtaler som var på papir, endte opp med og ikke bli signert i det hele tatt.

“Det var en stor usikkerhet i hele avtalehåndteringen.” sier Catrin.

Kalmarsalen recommends Oneflow

Et sikkert system som garanterer signering

En stor del av Kalmarsalens avtalehåndtering, som livnærer seg på eventer, handler om å få bekreftet at kundene har godkjent tilbudet. Følelsen man sitter med kvelden før et arrangement med en usignert avtale til flere millioner, er ikke særlig beroliggende. Catrin hadde behov for et system som garanterte signering og arkivering på en sikker måte. Det var slik hun først fikk høre om Oneflow.

“Vi så på forskjellige alternativer før vi bestemte oss for Oneflow. Vi valgte Oneflow fordi det var utrolig enkelt å gjøre det personlig, og det passer perfekt til vår bedrift”, sier Catrin.

Muligheten for å invitere inn flere parter til avtalene, var også en viktig faktor for at valget falt på Oneflow.

“Noen ganger vil det være tre ulike parter som må signere sin del. Å få til det i én mail, sier seg selv å være en stor utfordring” forklarer Catrin.

Muliggjør samarbeidet

Avtaleprosessen handler i stor grad om et samarbeid mellom to eller flere personer. Med Oneflow bygger Kalmarsalen avtalen sammen med kunden, som selv kan fylle ut riktig informasjon. Om det ikke hadde vært lagt opp til en slik samarbeidsfunksjon, ville Catrin og hennes kolleger vært avhengig av å sende e-post parallelt. Med Oneflow fikk de hele pakken.

”I mange tilfeller har vi ikke hatt fakturainformasjon, eller i verste fall ikke visst hvem som skal signere avtalen. Dette fordi bookingagenten vi har vært i kontakt med, ikke er den personen som skal signere. Det hadde vært en dealbreaker hvis en slik funksjon ikke hadde eksistert”, sier Catrin.

oneflow kalmarsalen

Raske resultat

Èn ettermiddag. Dette var tiden det tok før Kalmarsalen implementerte Oneflow. Og resultatene kom med en gang. Catrin anslår at de sparer en arbeidsdag i uken, ved at de slipper e-postsamtaler rundt en avtale. Dette er tid de heller kan bruke på å utvikle virksomheten.

“Det er absolutt ikke vanskelig å bruke, på samme tid som det er komplisert nok til å erstatte mail og andre tidkrevende ting. Det ble jeg imponert over”, sier Catrin.

Den tidligere kontraktsprosessen vår ble fullstendig omgjort. Vi gikk fra å bruke måneder for å få en signering i boks, til å få en avtale signert i løpet av en uke.

“Det blir så utrolig lett for kunden å signere. Og vi slipper å mase. Skulle en signering utebli, vil Oneflow enkelt minne på at avtalen enda ikke er signert”, sier Catrin.

Oneflow gjør livet enklere

Catrin anbefaler Oneflow av tre grunner:

  • Pålitelig og tilgjengelig støtte
  • Det er mulig å tilpasse avtalene til egen virksomhet
  • Smarte og nyttige funksjoner

Når du, i likhet med Kalmarsalen, er en liten gruppe som jobber veldig bredt, er tid ofte en mangelvare. Derfor betyr Oneflows støtte, som alltid er pålitelig og tilgjengelig, mye for Catrin. Det samme gjelder de forskjellige funksjonene hun beskriver som “et støttepersonell i systemet.” Det er takket være disse at avtalene blir signert i tide, sendt til riktige personer og inneholder riktig fakturainformasjon.

"Hvis du ikke har hatt Oneflow før, burde man virkelig ha det”, avslutter Catrin.

Gå aldri glipp av en oppdatering

Skriv inn e-postadressen din for å få de siste nyhetene levert rett i innboksen.