Kundecase: Systembolaget

488

anskaffelseskontrakter i 2018

800

aktive kontrakter, med 300 leverandører

100%

kontroll

success stories systembolaget oneflow

Systembolaget er trolig et av Sveriges mest kjente merkevarer med en kundebase på nesten hele befolkningen. Med et årlig innkjøpsvolum på 1,2 milliarder svenske kroner i ”Indirekte innkjøp” -avdelingen og omtrent 3000 leverandører, blir det kontinuerlig sendt kontrakter frem og tilbake. Det var utvilsomt behov for et bedre system, og det var her Oneflow kom inn. Vi har snakket med Tor Myhrman, Head of indirect sourcing, som beskriver Systembolaget sin reise mot enklere kontraktstyring.

Det var da anskaffelsesavdelingen på Systembolaget måtte signere en kontrakt digitalt  i 2016, at de fikk øynene opp for e-signering og digital kontraktsstyring. For å lykkes med å implementere et e-signeringssystem, trengte de å få flere mennesker om bord, sier Tor. Det åpenbare var å henvende seg til HR avdelingen. Han visste at HR, som drukner i håndteringen av 10.000 arbeidskontrakter per år, ville ønske en enklere løsning velkommen med åpne armer.

Enkelt å bruke e-signeringssystem

Etter å ha sett på syv forskjellige leverandører, både små og store, landet valget på Oneflow. Tor oppsummerer hvorfor i tre punkter:

  • Lett å bruke
  • Muligheten til å lage maler
  • Raskt og enkelt å komme i gang

Tidligere måtte Systembolaget bære rundt på masse permer, jage administrerende direktør og andre viktige personer for underskrifter, samtidig som de måtte holde oversikt over hvor en gitt avtale var internt såvel som eksternt. Med Oneflow fikk de i steden plutselig fullstendig kontroll over natten. Så fordelene med Oneflow var lette å se, sier Tor.

"Fordelene med Oneflow var lette å se."

Uforutsett behov for Oneflow

I dag er Oneflow en naturlig del av rutinen på kontrakter hos Systembolaget med 488 sendte anskaffelseskontrakter i 2018. Oneflow har til og med hjulpet med uforutsette behov i andre deler av organisasjonen, sier Tor og lister:

  • Delegering av brannsikring til 440 butikker
  • Styreprotokoll
  • GDPR
  • Godkjenning av nøkkelkort
  • Datterselskapet IQ

Så selv om det begynte som et verktøy for anskaffelser, har Oneflow blitt et verktøy som hele organisasjonen kan bruke. Å drive en bredere bruk av Oneflow i organisasjonen er noe Tor og gjengen hans vil fortsette med.

Om

Tor Myhrman

Leder for indirekte sourcing hos Systembolaget

Alder: 38 år

Bor: Enskede, Stockholm

Familie: Kone Cattis og barna Berna og Tage

Mest stolt av: Jeg er mest stolt av støtten Systembolaget har fra det svenske folk og hvordan vi år etter år fortsetter å nå nye høyder innen kundetilfredshet.

 Fremtidige mål: Å fortsette å drive effektivisering og digitalisering, at både Systembolaget og innkjøpsavdelingen min fortsetter å måle seg med eksterne aktører. Og kanskje lære seg å stupe fra 3-meteren.

Omsetningen: Mer enn 30 milliarder.

Fortjenestemargin: Vel, Systembolaget måles ikke først og fremst ved inntekt (selv om det er et parameter), men heller på offentlig støtte for eksklusivitet, kundetilfredshet og alderskontroll. For øyeblikket støtter 76,5% av konsumentene Systembolaget og dets monopol. Men ok, fortjenestemargin er vanligvis rundt 1%.

Antall ansatte: Over 5800

Gå aldri glipp av en oppdatering

Skriv inn e-postadressen din for å få de siste nyhetene levert rett i innboksen.