Systembolaget
Van de ene op de andere dag de volledige controle krijgen
17000+
3000+
440+
Systembolaget is een van de meeste geliefde merken van Zweden, met een klantenbestand van bijna de gehele bevolking. Met een jaarlijks inkoopvolume van 1,2 miljard SEK en meer dan 3.000 leveranciers in het Indirect Sourcing-inkoopteam, vormen contracten een groot deel van de dagelijkse werkzaamheden van het team.
“We hadden een beter systeem nodig om contracten te beheren. Na een uitgebreide evaluatie van zeven leveranciers hebben we voor Oneflow gekozen,” zegt Tor Myhrman, Head of Indirect Sourcing, over de weg naar eenvoudiger contractmanagement die Systembolaget aflegde.
Digitaal is de enige manier om met de stroom mee te gaan
Het inkoopteam van Systembolaget stuitte op digitale contracten toen ze ergens in 2016 een contract digitaal moesten ondertekenen. Het proces was een eyeopener. Ze verdiepten zich in e-ondertekening en digitaal contractbeheer.
“We wisten we dat we meer mensen aan boord moesten krijgen om een nieuw digitaal systeem met succes te implementeren,” zegt Tor.
De meest voor de hand liggende volgende stap was om het hr-team in te schakelen. Hij wist dat het hr-team, dat destijds meer dan 10.000 arbeidsovereenkomsten per jaar beheerde, de meeste problemen ervoer met contracten. Ze zouden eenvoudiger contractbeheer met open armen verwelkomen.
Oneflow maakt het leven makkelijker
Met hr aan boord begonnen Tor en zijn team aan het selectieproces. Na een uitgebreide evaluatie van zeven verschillende potentiële aanbieders, zowel groot als klein, kozen ze voor Oneflow.
Tor vatte de redenen om voor Oneflow te kiezen samen in drie simpele punten:
- Easy to use
- Makkelijk templates aanmaken
- Eenvoudig aan de slag
Van chaos naar volledige controle
Systembolaget ging van de ene op de andere dag van het rondslepen van papier en klappers, het achterna jagen van de CEO en andere belangrijke mensen voor handtekeningen en het bijhouden van waar overeenkomsten waren, tot plotseling de volledige controle hebben.
“Het is niet alleen eenvoudig in gebruik, het is ook gemakkelijk om de voordelen van Oneflow te zien,” zegt Tor.
Digitale contracten voor internationale teams
Oneflow helpt grote en kleine teams om succesvol te zijn in hun werk, waardoor bedrijven kunnen groeien.
Niet alleen voor inkoop
Tegenwoordig is het inkoopteam van Systembolaget een routinegebruiker van Oneflow. Sinds 2018 zijn er al duizenden contracten verstuurd en ondertekend.
De magie van Oneflow blijft niet binnen het inkoopteam. De voordelen worden door het hele bedrijf ervaren, want andere teams begonnen Tor te benaderen voor hulp met hun contracten.
“Oneflow neemt niet alleen de problemen weg die we hadden binnen ons inkoopteam. Het heeft veel onvoorziene behoeften opgelost die we ook in andere delen van de organisatie hadden,” zegt Tor.
Enkele van de documenten die in Oneflow worden beheerd zijn:
- Delegatie van autoriteit voor brandpreventie aan 440 winkels in het hele land
- Protocollen van bestuursvergaderingen
- AVG-overeenkomsten
- Goedkeuring van keycards
Waardoor het hele bedrijf met de stroom meegaat
Dus hoewel Oneflow begon als een tool voor het inkoopteam, is het nu een tool die het hele bedrijf kan gebruiken. Het stimuleren van een breder gebruik van Oneflow binnen de organisatie is iets waar Tor en zijn team gepassioneerd over zijn.
“Mijn doel is ervoor te zorgen dat Systembolaget en mijn team blijven voldoen aan externe benchmarks op het gebied van digitalisering,” concludeerde Tor.
