Manuelle prosesser stjeler tid fra bedriften og de ansatte – og hindrer organisasjonen i å fokusere på det som er viktig. Når du har spredte prosesser, fra å kreve manuell inngripen fra toppledelsen til å danne informasjonssiloer, påvirker det hele teamet. Heldigvis trenger ikke arbeidsflythåndtering å være en byrde.
Ved å optimalisere arbeidsflyten kan du legge til rette for suksess for organisasjonen, de ansatte og kundene dine.
Hvis du er klar til å oppgradere arbeidet med optimalisering av arbeidsflyten, bør du fortsette å lese.
La oss komme i gang.
Hva er optimalisering av arbeidsflyten?
Optimalisering av arbeidsflyten betyr å automatisere arbeidssystemene for å øke produktiviteten.
Målet med arbeidsflytoptimalisering er å jobbe smartere og redusere menneskelig inngripen ved å ha forhåndsdefinerte forretningsprosesser på plass.
Med programvare for arbeidsflyt kan du erstatte mange administrative oppgaver, automatisere påminnelser og skape et enhetlig system for alt du gjør.
Hvorfor er det viktig å optimalisere arbeidsflyten?
Vellykket optimalisering av arbeidsflyten betyr at du kan spare verdifull tid og i stedet få virksomheten til å vokse. Faktisk bruker 48 % av alle bedrifter automatiserte arbeidsflyter for å forbedre produktiviteten.
Effektiviserte arbeidsflyter reduserer også menneskelige feil – og erstatter unødvendige steg teammedlemmene måtte ta for å fullføre en oppgave.
Med effektive arbeidsflyter på plass kan du:
- Forbedre bedriften din fra innsiden og ut
- Eliminer unødvendige utgifter
- Skap tillit og åpenhet
- Effektivisere oppgaveløsningen
- Finn flaskehalser i prosessen
- Fordel ressursene bedre
- Forbedre kommunikasjonen
- Reduser informasjonssiloer
- Fremskynde godkjenninger
- Og så mye mer
Nå som du har fått klarhet i «hva» og «hvorfor», – la oss snakke om «hvordan».
Les også: Top 20 workflow automation tools in 202
Hvordan optimaliserer du arbeidsflyten?
Gjør deg klar til å lagre denne artikkelen og ta notater.
Slik optimaliserer du organisasjonens arbeidsflyt:
1. Få klarhet i organisasjonens mål
Hva er visjonen din for selskapet ditt?
Hva er ditt endelige mål og overordnede oppdrag?
Å ha klart for seg hvor man vil, er avgjørende for å forstå hvor man skal fokusere arbeidsflyten.
Hvis du for eksempel ønsker å lage et nettbasert nyhetsmagasin som kan konkurrere med Huffington Post, trenger du ultra-raffinerte prosesser for innholdshåndtering.
Hvis du ønsker å utvide salgsavdelingen og øke SaaS-salget med 25 %, trenger du perfekt leadscoring og konverteringsfokuserte arbeidsflyter.
Når du definerer målene dine, kan du sette dem som SMART-goals. Disse målene er tydelige, sporbare og oppnåelige.
Hold målene dine i bakhodet når vi går gjennom resten av trinnene.
2. Skissere og dokumentere driften
Hvilke operasjoner driver bedriften din i dag? Hvilke avdelinger har dere? Hvordan får dere arbeidet gjort?
Lag en driftsoversikt og dokumenter den.
Hvis du driver en stor organisasjon, bør du sørge for å kategorisere så mye som mulig.
Her er en enkel modell for driftsoversikt som du kan bruke:
(Firmanavn) Oversikt over driften
(avdelingstype, f.eks. «Salg»)
Typisk drift:
- A («Bruk LinkedIn til å identifisere potensielle kunder»)
- B («Legg til potensielle kunder manuelt i CRM-systemet vårt»)
- C («Scorer nye prospekter manuelt»)
Denne modellen kan brukes på alle andre avdelinger i organisasjonen.
3. Gjennomgå dine nåværende arbeidsflyter
Hvis du har arbeidsflyter som er satt opp med arbeidsflytprogramvare, er det nå på tide å sjekke at de fortsatt er nyttige. Gå gjennom hver enkelt av dem, og se etter muligheter for å effektivisere.
Hvis du gjør det meste manuelt, er det på tide å revidere disse også.
Hvilke operasjoner tar for mye av de ansattes tid? Hvilke tapper selskapets budsjett? Hvilke hindrer kundesuksess eller gjør at prosjekter tar for lang tid?
Legg også merke til hva som fungerer bra – og se om du kan gjenskape det med andre prosesser.
Ikke glem å revidere eventuelle spesifikke verktøy eller lagre du bruker til å administrere prosesser.
Et av hovedmålene med arbeidsflytoptimalisering er å oppnå arbeidsflytens mål – samtidig som man bruker så få ressurser som mulig og sørger for datasikkerhet.
Når du skal optimalisere produktivitetsøkosystemene dine, må du vurdere alle faktorer ved teknologien de bruker. Dette inkluderer back-end-systemer, som datasentre. Du kan for eksempel velge en bærekraftig leverandør av datasentre for å sikre at teknologien din har pålitelig oppetid og samtidig maksimerer energieffektiviteten.
Tenk også på andre backend-lag, for eksempel passordadministrasjon og autentisering.
En av hovedutfordringene med moderne arbeidsflytoptimalisering er for eksempel å gi brukere og avdelinger passende tilgangsnivåer til teknologi.
Hvis du ikke har en sikker måte å gi brukere tilgang på uten å be om legitimasjon, kan du utsette organisasjonen din for risiko for cyberkriminalitet. I dette scenariet kan du velge OAuth 2.0 for å gi teammedlemmer tilgang til den tekniske stakken din.
Dette hjelper brukerne med å logge inn raskt uten at det går på bekostning av deres (eller bedriftens) data.
4. Skape en mer raffinert prosess og et system for alt
Fremhev de ineffektive prosessene du dokumenterte under revisjonen, og legg en strategi for hvordan de kan forbedres.
Vurder å sette sammen en operativ «arbeidsgruppe» for å løse dette i fellesskap.
Dette kan innebære en driftsdirektør, en driftssjef og eventuelle andre spesialister på prosesstøtte.
5. Bruk de riktige verktøyene for arbeidsflyten din
Gå til G2 eller Capterra for å lese mer om programvare for arbeidsflytstyring, for eksempel prosjektstyringsverktøy, produktivitetsprogramvare og apper for teamsamarbeid.
Hvilke verktøy som passer for akkurat din bedrift, vil variere. Ta hensyn til bransjen, resultatene av arbeidsflytrevisjonen og det endelige målet for å finne de rette appene for deg. Hvis du har en arbeidsgruppe, bør du sørge for at de hjelper deg med dette trinnet.
Registrer deg for gratis prøveversjoner og test funksjoner, og sett opp prøvearbeidsflyter for å se om et verktøy passer for deg.
Mens du er her, bør du også se nærmere på andre teknologiske alternativer som teamet ditt kan bruke for å jobbe smartere.
For instance, if you run an EdTech brand that specializes in explainer videos, consider testing AI text-to-speech software options to save time recording and editing audio. You can also generate audio in your brand’s specific style and tone and adjust the language if you serve an international audience.
Eller hvis du eier et grafisk designbyrå som spesialiserer seg på B2C-merkevarebygging, kan du vurdere å teste alternativer for AI-logoprodusenter for å spare tid på å designe logoer. Du kan også generere andre merkevareelementer, for eksempel design for varer, nettstedsmaler, maler for sosiale medier, eller til og med firmanavnet ditt hvis du nettopp har startet opp.
Andre verktøy du bør se nærmere på, er blant annet:
- Verktøy for videokonferanser
- Relevante integrasjoner
- Virtuelle whiteboards
- Verktøy for notater
- Chat-verktøy
AI-verktøy er den nye normen, og 77 % av virksomhetene bruker eller planlegger å bruke AI-verktøy. Selv om det er lurt å ikke stole for mye på kunstig intelligens, kan det å utnytte disse verktøyene til å effektivisere arbeidsflyten hjelpe deg med å ligge foran konkurrentene dine.
6. Sett opp optimale arbeidsflyter og automatiser det du kan
Etter at du har testet potensielle verktøyalternativer, kan du møte teamet ditt for å finne de som fungerer best.
Bruk notatene fra revisjonen, og referer til strategiene for optimalisering av arbeidsflyten som teamet diskuterte i trinn fire.
Sett opp arbeidsflytene dine slik at disse strategiene blir satt på prøve.
Sørg for å bruke programvaren din til å effektivisere så mange repetitive oppgaver som mulig – spesielt de du ikke trenger et menneske til å utføre.
Du kan også delta på opplæring i arbeidsflytautomatisering for å lære om ulike automatiseringsoppskrifter og hvordan de kan hjelpe deg med å spare tid.
Hvis du trenger ekstra støtte, kan du kontakte kundeserviceavdelingen for hvert enkelt verktøy for å høre hva slags onboarding-alternativer de har. Noen SaaS-selskaper tilbyr arbeidsflytstøtte og tilpasset koding eller kan henvise deg til en spesialist.
Det beste alternativet?
Finn en driftsdirektør (helst din egen) med erfaring fra din bransje. De må også ha solid ekspertise innen arbeidsflytautomatisering – og en måte å bevise det på.
7. Sikre riktig implementering
Finpuss de nye arbeidsflytene til du har et endelig system som gjør at organisasjonen er på rett vei mot målet.
Gi teamet opplæring i de nye arbeidsflytene, og vurder å sette opp en prøvedag for alle avdelingene for å teste dem ut.
Når alle vet hvordan de skal brukes, kan du gjøre det offisielt. Begynn å bruke de nye arbeidsflytene, og forbedre dem over tid.
Og apropos gjentakelse…
Les også: Hva er et dokumenthåndteringssystem (DMS)?
8. Utfør en arbeidsflytanalyse hver måned
Gjennomgå og finpuss teknikkene for optimalisering av arbeidsflyten minst én gang i måneden.
Vurder å sette av minst én driftsleder til å styre denne prosessen. De kan bidra til å holde organisasjonen ansvarlig for kontinuerlig forbedring.
Du kan også vurdere å ansette en cybersikkerhetsspesialist for å sørge for at arbeidsflyten er helt sikker. Få dem til å gjennomgå datasystemene, brukerautentiseringsverktøyene og prosessteknologien for å sikre at ingenting er i faresonen.
Spør om de har andre protokoller du kan implementere, og om de tilbyr opplæring i cybersikkerhet.
Sett opp opplæring i cybersikkerhet på tvers av alle avdelinger, og send ut regelmessige oppdateringer for å minne teammedlemmene på hvordan de skal holde dataene trygge.
Sammendrag
Tiden din er dyrebar – og de store drømmene dine har ikke tid til å vente.
Selv om det er viktig å vie seg til bedriften, er det å overarbeide eller basere seg på manuelle prosesser en belastning for hele organisasjonen.
Derfor er det avgjørende å ha integrerte økosystemer for produktivitet.
Og du kan få dem ved å skape optimaliserte arbeidsflyter i tråd med målene dine.
Hvis du er klar til å skape et velsmurt driftsmaskineri, bør du sette av tid til å gjennomføre de trinnene vi har gjennomgått i dag.
