# Randstad #### **Oneflow × Randstad: Når kontrakter er overalt, mister du kontrollen** Integrert med ### Én kilde til sannhet Alle kontrakter samlet på ett sted – ikke lenger spredt lagring ### GDPR-etterlevelse Full oversikt og umiddelbar tilgang til alle kontrakter ### "2000 % forbedring" Kontraktshåndteringen ble kraftig forbedret med automatiserte arbeidsflyter ###### Randstad **Land** Danmark **Bruksområder** HR, bemanningsoperasjoner, salg og IT **Bedriftsstørrelse** 100 nsatte (i Danmark) **Bransje** Bemanning og rekruttering ## **Når du håndterer et stort antall bemanningsoppdrag hvert år, er kontrakter langt mer enn en formalitet – de er selve grunnmuren i virksomheten. Hos Randstad Danmark var denne grunnmuren i ferd med å slå sprekker.** Randstad Danmark er en del av det globale Randstad-konsernet, et av verdens største selskaper innen bemanning og rekruttering. Selskapet ble grunnlagt i Nederland i 1960, hvor hovedkontoret fortsatt ligger. I dag opererer Randstad i 39 land, har rundt 40 000 ansatte og formidler nær 600 000 vikarer til kundene sine hver uke. I Danmark har Randstad rundt 100 ansatte og håndterer et stort volum av vikarer på tvers av flere bransjer. Virksomheten er preget av høyt tempo: mennesker kobles til arbeid ofte på kort varsel, i store volumer og gjennom mange ulike kontraktstyper. Denne casen fokuserer på Randstads danske organisasjon, hvor kontraktsvolumet og kompleksiteten skapte en økende operasjonell utfordring. ## **Utfordringen: en kontraktshåndtering som ikke skalerte** Martin er Director of IT & Information Security i Randstad Danmark. Hans ansvar er å sikre at systemene, applikasjonene og dataene som driver en global bemanningsvirksomhet, er sikre, integrerte og under kontroll. Kontraktene står sentralt i dette arbeidet. Og hos Randstad er kontrakter en konstant. Hver eneste bemanningsoppdrag genererer dokumentasjon – enten det gjelder en fire timers vakt eller et tre måneders oppdrag. Når dette multipliseres med tusenvis av oppdrag hver måned på tvers av markeder, blir omfanget tydelig. *"Vi håndterer svært mange dokumenter hver dag. En fire timers vakt genererer i praksis den samme kontraktspakken som et tre måneders fulltidsoppdrag."* I mange år ble dette volumet håndtert uten et sentralisert system. Kontrakter ble lagret på lokale PC-er, i Google Drive og som skannede papirdokumenter. Hver enkelt lagret dokumentene slik det passet dem. Når noen sluttet, kunne kontraktene forsvinne med dem. *"Dokumentene havnet i strukturer som folk laget selv. Det var kaotisk."* Ved revisjoner ble problemene tydelige. Å finne riktig dokumentasjon innebar å lete gjennom en rekke ulike steder – uten garanti for å finne det man trengte. *"Vi brukte mye tid på å grave frem dokumenter fordi de ikke var samlet på ett sted."* Systemet var sårbart. Og i Randstads skala er det ikke holdbart. ## **Løsningen: sentraliserte og integrerte kontrakter fra start** Randstad hadde brukt Intelliplan, sitt sentrale bemanningssystem, i 18 år. Da Intelliplan anbefalte Oneflow, hadde Martin klare krav – ikke preferanser for merkevare. En ny løsning måtte integreres sømløst i eksisterende systemer, fungere pålitelig i stor skala og støtte en global organisasjon med ulike behov. Samtidig måtte den være enkel i bruk, uten unødvendig kompleksitet. Oneflow leverte på alle punkter. *"Full integrasjon var en avgjørende faktor. Når det tekniske er enklere, betyr det mye."* I dag flyter data fra Intelliplan til Oneflow og fyller kontraktsmalene automatisk. Vikar-, salgs- og kundekontrakter håndteres gjennom den samme integrerte prosessen. Alle kontrakter som sendes til kunder, opprettes i Oneflow basert på data direkte fra Intelliplan – uten manuelle steg og uten rom for feil. ## **Resultatet: en forbedring som er vanskelig å måle** Martin synes det er vanskelig å sette et tall på forbedringen – ikke fordi den er liten, men fordi utgangspunktet var så annerledes. *"Det vi har nå, kan knapt sammenlignes med det vi hadde før. Datakvaliteten var veldig dårlig, og arkiveringen enda verre. Kontraktshåndteringen er forbedret med… 2000 prosent? Det er vanskelig å si."* Revisjonsberedskap, som tidligere krevde betydelig innsats på tvers av flere systemer, er nå enkel. Kontraktene er sentralisert, sporbare og enkle å finne. Etterlevelse er innebygd i prosessen. ###### "Det vi har nå, kan knapt sammenlignes med det vi hadde før. Datakvaliteten var veldig dårlig, og arkiveringen enda verre. Kontraktshåndteringen er forbedret med… 2000 prosent." **Martin Jensen** Director of IT & Information Security Randstad ## **Et partnerskap – ikke bare et system** Martin trekker også frem hvordan samarbeidet med Oneflow har utviklet seg. Det som startet som en anbefaling fra Intelliplan, har blitt et direkte partnerskap. *"Dialogen om Oneflow går nå mer direkte mellom oss og Oneflow, ikke via Intelliplan. Vi har etablert et godt samarbeid, og det setter vi stor pris på."* For en global organisasjon med virksomhet i mange markeder er dette viktig. *"Det er enkelt å få svar på spørsmålene våre. Alt fungerer sømløst – det er det beste ordet for å beskrive det."* ## **Viktige takeaways** • **Før:** Kontrakter spredt på tvers av lokale PC-er, Google Drive og skannede dokumenter – uten en pålitelig, sentral arkivløsning. • **Etter:** Én integrert kontraktsprosess fra Intelliplan til Oneflow, som dekker alle kontraktstyper. • **Effekt:** Betydelig forbedret datakvalitet, revisjonsberedskap, etterlevelse og kontroll over kontrakter – i stor skala.