# Werksta Sweden #### **Fra lokale verksteder til en nordisk aktør – hva vekst krever internt** ### Tidsbesparelser i stor skala Opptil 65 arbeidsdager spart årlig gjennom digitale avtaler ### Bedre kontroll Alle avtaler lagret, sporet og administrert på ett sted ### Enklere arbeidsflyter Ingen behov for fysiske møter – raskere og smidigere kontraktsprosesser ###### Werksta Group **Land** Global **Bruksområder** HR og rekruttering **HR og rekruttering** +2 000 ansatte **Bransje** Bilverksted og -tjenester ## Hanna Nordling, Head of HR for Werksta i Sverige, begynte i selskapet med et tydelig mål: å etablere riktig struktur for å støtte bærekraftig vekst. Siden oppstarten i 2015 har Werksta Group hatt en klar strategi om å vokse gjennom oppkjøp. I dag opererer selskapet i flere land og fortsetter å ekspandere raskt. Denne typen vekst innebærer kontinuerlige endringer, noe som gjør struktur og tydelig definerte prosesser avgjørende. Som Hanna forklarer, handler rollen hennes ikke bare om å holde tritt med veksten – men om å muliggjøre den. ## **Werksta før Oneflow: når manuelle prosesser ikke lenger skalerer** Før Oneflow ble mye av HR-arbeidet i Werksta håndtert manuelt. Avtaler ble administrert i ulike systemer, ofte via e-post eller regneark, noe som gjorde det vanskelig å opprettholde god oversikt. I en organisasjon i rask vekst ble dette raskt en flaskehals. Det handlet ikke bare om ineffektivitet, men også om risiko. Når informasjon er spredt på tvers av systemer eller personer, øker sjansen for at noe blir borte eller oversett. Samtidig gjorde den raske veksten det vanskeligere å ha full oversikt over organisasjonen i sanntid. ## **Hvorfor Werksta valgte Oneflow for å skape struktur i veksten** Etter hvert som organisasjonen vokste, ble behovet for endring tydelig. For Hanna handlet det om å bygge et mer skalerbart og bærekraftig fundament for HR. Digitalisering av kontrakter ble et sentralt tiltak – både for å effektivisere arbeidsflyter og for å sikre etterlevelse av krav, inkludert GDPR. Da Werksta tok i bruk Oneflow, var det særlig brukervennligheten som skilte seg ut. I en organisasjon med mange ulike roller og varierende digital modenhet er enkelhet avgjørende. ## **Slik bruker Werksta Oneflow i det daglige HR-arbeidet** I dag brukes Oneflow på tvers av flere deler av Werkstas virksomhet i Sverige. Her er fokuset på hvordan HR-teamet bruker løsningen til å håndtere arbeidskontrakter og tilhørende dokumenter. Den største endringen har vært hvor smidig prosessen har blitt. Det som tidligere krevde fysiske møter, kan nå håndteres helt digitalt. Dette har ikke bare forbedret intern effektivitet, men også gitt en bedre opplevelse for både kandidater og ansatte. Samtidig har Werksta fått bedre struktur og kontroll, med alle avtaler samlet på ett sted. ###### «Nå vet vi at alt er samlet på ett sted … nå har vi kontroll.» **Hanna Nordling** Head of HR Werksta Sweden ## **Werksta x Oneflow: 350 avtaler i året – sparer over en måned arbeidstid** Effekten blir spesielt tydelig i større skala. I Sverige håndterer Werksta rundt 350 avtaler per år, inkludert både nyansettelser og oppdaterte arbeidskontrakter. Med dette volumet gir overgangen fra fysiske signeringsmøter til digitale prosesser en besparelse på 45-60 arbeidsdager i året. Like viktig er den forbedrede kontrollen. I stedet for å lete gjennom e-posttråder og ulike systemer, er alt nå samlet ett sted. Dette gjør det enklere å jobbe strukturert i takt med videre vekst. ## **Med Oneflow på plass bygger Werksta et sterkere fundament for videre vekst** Werksta er fortsatt midt i sin vekstreise, med nye oppkjøp og en stadig voksende organisasjon. Samtidig pågår digitaliseringen av HR-prosessene i Sverige. Ikke alt er fullt på plass ennå, men retningen er tydelig: mindre manuelt arbeid og mer strukturerte, skalerbare prosesser over tid. Oneflow har vært et konkret steg i denne retningen. Ved å digitalisere kontraktshåndteringen har Werksta allerede forenklet arbeidsflyter, spart tid og fått bedre kontroll. Dette skaper verdi her og nå – samtidig som det legger grunnlaget for videre vekst.