Nós percebemos. Gerir uma pequena empresa é difícil. Mas uma coisa que pode aliviar a carga é encontrar o software de assinatura electrónica certo para pequenas empresas. Estamos aqui para o ajudar. Neste artigo, veremos por que razão o software de assinatura electrónica para pequenas empresas é a escolha certa.
Iremos abordar estes casos de utilização:
- Contratos de trabalho
- Contratos de venda
- NDAs
- Contratos de aquisição
- Acordos de propriedade intelectual
- Contratos imobiliários
- Formulários de auto-seleção para clientes
Mas antes de chegarmos a isso…
O que é uma assinatura electrónica?
Antes de nos debruçarmos sobre a legalidade de anexar assinaturas electrónicas a documentos, vamos primeiro definir o que é uma assinatura electrónica. Uma assinatura electrónica é uma representação digital de uma assinatura manuscrita. É criada através de meios electrónicos, como um rato, um estilete ou o dedo num ecrã tátil. As assinaturas electrónicas são juridicamente vinculativas e são reconhecidas como uma forma válida de assinatura por muitos países em todo o mundo.
Agora, sem mais demoras, vamos a esses casos de utilização.
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1. Contratos de trabalho
À medida que a sua empresa arranca, terá de começar a contratar pessoas. Quer sejam empregados remunerados ou estagiários, precisará de contratos. É aí que entra o software de assinatura electrónica certo para pequenas empresas, como a Oneflow.
Com o software certo, pode ter um modelo padrão pronto a usar num instante. Tudo o que precisa de fazer é carregar o modelo, preencher os dados do seu novo contratante, verificar se os campos de assinatura estão correctos e pronto!
A melhor parte é que cada um de vós receberá uma cópia do contrato para guardar. Mas também pode utilizar a função de arquivo online do seu software de contratos – todos os excelentes softwares de assinatura electrónica para pequenas empresas vêm com uma função de arquivo como padrão.
A melhor parte é que, graças à capacidade de criar muitos modelos, pode garantir a conformidade legal pedindo à sua equipa jurídica que reveja um modelo antes de o colocar em funcionamento.
2. Contratos de venda
Quer esteja a entrar num espaço B2B ou B2C, vai precisar de contratos de vendas – e é por isso que é importante encontrar o software de assinatura electrónica certo para pequenas empresas. Os contratos de venda são a força vital de qualquer empresa, independentemente da sua dimensão. E se optar por contratos digitais em vez de contratos em HTML, pode reduzir o tempo de assinatura de semanas, ou mesmo meses, para uma questão de dias, ou mesmo apenas algumas horas.
A melhor parte é que o software de assinatura electrónica, como a Oneflow, permite-lhe personalizar os seus contratos com mais do que apenas um logótipo ou um papel timbrado. Pode adicionar vídeos, imagens e GIFs para que os seus contratos se destaquem verdadeiramente. Da mesma forma, com menus pendentes para escolher serviços, bens, etc., pode adicionar um elemento fundamental de autosserviço aos seus contratos.
Com os contratos digitais, pode iniciar a experiência do cliente antes mesmo da assinatura.
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3. NDAs
Quer um empregado mude de emprego, seja despedido ou despedido, ou um consultor trabalhe consigo durante um curto período de tempo, os NDAs podem ser uma necessidade. Felizmente, o software de assinatura electrónica certo para pequenas empresas também o apoia nesta matéria.
Os NDAs são geralmente bastante idênticos, pelo que, com um modelo, pode gerar NDAs num instante – mesmo a meio de uma reunião. A melhor parte é que, graças às pastas, pode guardar de forma segura todos estes documentos sensíveis num único local. Gerir uma pequena empresa pode ser difícil, mas perder documentos não tem de o tornar ainda mais difícil.
4. Contratos de aquisição
Quer os bens de que necessita sejam físicos ou digitais, vai precisar de contratos de aquisição. Os contratos de aquisição garantem que os bens e/ou serviços de que necessita lhe chegam a tempo e a um preço acordado.
O software de assinatura electrónica adequado para pequenas empresas não o pode ajudar a negociar o melhor preço possível, mas pode ajudar a tornar o processo o mais simples possível.
Por exemplo, se conseguiu uma excelente oferta e precisa de a assinar o mais rapidamente possível, os contratos digitais podem ajudá-lo a fazer isso mesmo. Em vez de ter de editar, gerar e enviar um contrato em PDF, pode simplesmente editar um contrato HTML em direto na página e assiná-lo em poucos instantes. Não é mau de todo!
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5. Acordos de propriedade intelectual
As assinaturas electrónicas são juridicamente vinculativas. Por isso, quer esteja a colaborar num projeto externo com uma empresa ou indivíduo, quer precise de esclarecer a quem pertence o quê por qualquer outro motivo, pode ter a certeza de que o software de assinatura electrónica certo para pequenas empresas é vinculativo e que o estado do seu trabalho está seguro.
6. Contratos imobiliários
Quer se trate do seu primeiro escritório ou de algo maior, vai precisar de um contrato de arrendamento. Um contrato de propriedade significa que concordou em alugar ou comprar uma propriedade a um senhorio ou vendedor. Como a maioria das empresas aluga as suas instalações, provavelmente será a primeira opção.
Com o software de assinatura electrónica certo para pequenas empresas, como a Oneflow, pode assinar em segundos. Isto não só é óptimo para si, como também é óptimo para o senhorio, uma vez que pode arrendar as suas propriedades mais rapidamente do que nunca.
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7. Formulários de auto-seleção para clientes
Com 81% dos clientes a tentarem efetuar uma compra ou resolver um problema sozinhos, o autosserviço é mais importante do que nunca. Com os contratos em PDF, tem de ter uma página de destino interactiva pronta e, em seguida, contratos em PDF que podem ser gerados automaticamente com todas as combinações possíveis. É muito tempo e esforço – e, quando se trata de uma pequena empresa, tempo é dinheiro.
É aí que entra a auto-seleção. Com contratos HTML dinâmicos e tudo-em-um, como os contratos Oneflow, pode dar aos clientes caixas de auto-seleção, tudo sem sair do contrato. Não só eliminou uma grande quantidade de trabalho interno no seu lado, como também tornou a compra aos seus clientes um processo muito mais fácil, tudo graças aos contratos HTML.
A melhor parte é que as caixas pendentes são editáveis. Bem, são-no na Oneflow. Assim, se um cliente clicar na opção errada, ou mudar de ideias antes de assinar, pode simplesmente voltar atrás e escolher a opção certa para si.
Tudo isto não é mau para uma plataforma de gestão de contratos.
