Criar uma assinatura online de forma profissional é mais fácil do que pensa. Neste artigo, apresentamos-lhe o mundo das assinaturas digitais, explicamos por que razão e quando deve utilizar uma e, em seguida, dizemos-lhe tudo o que precisa de saber para criar a sua própria assinatura online profissional.
Pode estar a perguntar-se “porque é que preciso de uma assinatura online?”. Bem, nos dias de hoje, com os riscos de segurança na Internet que podem colocar as suas informações pessoais em risco, é uma boa ideia ter uma identidade digital segura. Uma identidade digital não só protege as suas informações, como também garante que todos sabem que é você – e não um impostor ou hacker – que está a fornecer as informações.
Mas antes de chegarmos a isso…
1. O que é uma assinatura online?
Uma assinatura electrónica tem o mesmo objetivo que uma assinatura manuscrita: é simplesmente uma versão digital. As assinaturas manuscritas estão a ser gradualmente substituídas por este novo formato electrónico, em todos os aspectos da nossa vida.
É assim que a Comissão Europeia os descreve:
Tal como a sua contraparte manuscrita no mundo offline, uma assinatura electrónica pode ser utilizada, por exemplo, para indicar electronicamente que o signatário redigiu o documento, que concorda com o conteúdo do documento ou que o signatário esteve presente como testemunha.
Num mundo digital, em que a maior parte dos negócios são realizados electronicamente, não é de estranhar que a necessidade de sistemas de assinatura digital não pare de crescer.
Estamos constantemente a pensar em como facilitar os nossos processos de trabalho e agilizar os nossos fluxos de trabalho e é exatamente isso que as assinaturas online fazem.
2. As assinaturas online são seguras?
Muitas empresas ainda não adoptaram as assinaturas totalmente online. Mesmo quando todos os outros aspectos da empresa são realizados online, há uma tendência para manter as assinaturas em papel para este passo final, como mencionado no Market & Research.
Isto deve-se ao facto de, por vezes, haver falta de confiança nesta nova forma de assinatura. Existe mesmo algum ceticismo quanto à sua segurança e legalidade. É verdade que nem todos os geradores de assinaturas têm as mesmas garantias legais, mas, em geral, a assinatura electrónica é mais segura do que os métodos tradicionais, uma vez que é verificável e rastreável. Em caso de dúvida sobre a validade da sua assinatura online, pode sempre confirmar se está a utilizar um fornecedor fiável, verificando os regulamentos americanos (ESIGN) ou os regulamentos da UE (eIDAS) sobre assinaturas electrónicas.
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3. Porque é que precisa de criar uma assinatura online?
Na era digital de hoje, é provável que comunique com clientes, colegas e amigos através de correio electrónico. Se está a comunicar apenas através de palavras, é importante que dê o seu melhor. Uma assinatura online profissional pode ajudá-lo a fazer isso mesmo! Pense numa assinatura digital como o seu cartão de visita online.
Pode ser utilizada para apresentar o seu nome, número de telefone, ligações a redes sociais e muito mais. É fácil criar a sua própria assinatura online e, depois de a criar, pode adicioná-la a todas as mensagens de correio electrónico que enviar. Ter uma assinatura online ajudará a dar um tom mais profissional aos seus e-mails.
4. Como é que desenho uma assinatura online?
Se pretende começar a utilizar software de contratos, pode estar a pensar: “Tenho de criar uma assinatura online? Resumindo: não. Pode querer criar uma assinatura de correio electrónico apelativa. Mas isso não se aplica a uma assinatura online feita com software para contratos. Isto porque o software de contratos tende a fazer esse design por si. A maior parte das plataformas tem um design incorporado, quer se trate de um tipo de letra típico ou de algo mais vistoso.
Se estiver a assinar com software eID ou códigos de verificação, nem precisa de pensar no design da sua assinatura. O software faz tudo por si. A melhor parte é que este tipo de assinaturas permite-lhe assinar utilizando tecnologia encriptada, mantendo os seus documentos ainda mais seguros, antes, durante e depois da assinatura.
5. Como criar uma assinatura online
É fácil criar a sua própria assinatura profissional online! Tudo o que tem de fazer é seguir um processo de três passos:
- Escolha o seu tipo de assinatura
- Seleccione o conteúdo da sua assinatura
- Adicione a sua assinatura à sua conta de correio electrónico
Vamos percorrer cada um destes passos para compreender exatamente como criar uma assinatura online.
Leia também: Como é que converto a minha assinatura numa assinatura digital?
Passo 1: Escolha o seu tipo de assinatura
A primeira coisa que deve fazer é decidir o tipo de assinatura que vai utilizar. Existem dois tipos de assinatura que pode escolher ao criar uma assinatura online: Assinatura padrão ou Assinatura de rich text. Vamos analisar cada um destes tipos de assinatura e ver qual é o mais adequado para si.
Um tipo de assinatura padrão é uma óptima opção se quiser manter as coisas simples. Pode utilizá-lo para incluir elementos como o seu nome, título e endereço de correio electrónico.
Se quiser dar um pouco mais de estilo à sua assinatura online, pode utilizar uma assinatura de rich text. Este tipo de assinatura permite-lhe incluir uma grande variedade de conteúdos diferentes, como imagens e gráficos.
Etapa 2 de como criar uma assinatura online: Seleccione o conteúdo da sua assinatura
Depois de decidir o tipo de assinatura que pretende utilizar, é altura de selecionar o conteúdo da assinatura. Muitos fornecedores de serviços de correio electrónico permitem-lhe editar a sua assinatura directamente na secção Definições do seu navegador ou aplicação.
Vamos ver algumas coisas que pode incluir na sua assinatura. O seu nome e título profissional são um dado adquirido, mas também pode incluir links para o seu LinkedIn, site pessoal ou qualquer outra coisa que o represente profissionalmente.
Passo 3: Adicione a sua assinatura online à sua conta de correio electrónico
Depois de ter criado a sua assinatura, é altura de a adicionar à sua conta de correio electrónico. Só precisa de alguns cliques. E, uma vez concluída, aparecerá automaticamente no final de cada email que enviar. Como por magia, criou uma assinatura profissional.
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