A gestão de contratos é a espinha dorsal de qualquer empresa, grande ou pequena. Como tal, a adoção de um sistema eficiente e fiável pode ter um enorme impacto no sucesso da sua empresa.
É aqui que entra o software de gestão de contratos. Esta ferramenta mágica foi concebida para ajudar as empresas a manterem-se a par dos seus contratos, tornando o processo suave do início ao fim.
Mas vamos dar um passo atrás para compreender o que é a gestão de contratos e cada fase do processo, antes de dar uma espreitadela à forma como pode lançar a sua empresa para um futuro melhor.
1. O que significa gestão de contratos?
De acordo com o Law Insider:
Gestão de contratos é o processo de gestão sistemática e eficiente da criação, execução e análise de contratos com o objetivo de maximizar o desempenho financeiro e operacional e minimizar o risco.
Por muito aborrecido que seja, o tratamento de contratos faz parte das operações quotidianas de qualquer empresa. Como afirmou o Comité do Prémio Nobel de 2016: “As economias modernas são mantidas unidas por inúmeros contratos”.
Independentemente do sector em que opera, existem contratos por detrás de todos os aspectos de uma empresa. Desde a contratação de fornecedores, à contratação de empregados, à aquisição de recursos, à venda de serviços ou bens, etc. Se parar para pensar, verá contratos em todo o lado!
Por isso, quando falamos de gestão de contratos, estamos a referir-nos à forma como uma empresa gere todos esses contratos. Além disso, abrange todo o ciclo de vida de um contrato, do início ao fim e todas as etapas intermédias. Vamos aprofundar-nos um pouco mais.
2. Gestão do ciclo de vida dos contratos passo a passo
Quando um novo contrato está no horizonte, o gestor ou a equipa de contratos têm uma enorme tarefa pela frente. Afinal de contas, são responsáveis por todas as etapas do ciclo de vida de um contrato, o que pode ser uma perspetiva assustadora.
Se não está familiarizado com o ciclo de vida de um contrato, eis um resumo do que o processo normal implica:
- Criar o contrato
- Enviar o contrato ao cliente
- Receber feedback do cliente
- Negociar com o cliente
- Editar o contrato com base no que acordou
- Assinar o contrato
- Aguardar que o cliente assine o contrato
- Guardar o contrato em segurança
- Arquivar e/ou rescindir o contrato
Só de olhar para estes passos, é fácil ver como esta tarefa pode ser complexa e longa. Utilizando o método tradicional de gestão manual de um contrato, pode demorar semanas, se não meses, a fechar o negócio.
E o que é que lhe resta? Pilhas de papéis, uma caixa de entrada cheia de e-mails de negociação e o desejo ardente de umas férias.
Além disso, um processo lento pode afetar o resultado de um negócio. No Relatório sobre o estado da gestão de contratos de 2018 da SpringCM, 66% dos participantes afirmaram acreditar que o processo de aprovação de contratos causava atrasos no fecho de negócios e outros 21% afirmaram que era um “grande problema” para o fecho de negócios.
Não é de estranhar que um número cada vez maior de empresas tenha recorrido a software para as ajudar a fazer o seu trabalho!
3. Como é que o software de gestão de contratos o pode ajudar a si e à sua empresa?
Naturalmente, ao aderir a qualquer tipo de software, deve pensar no seu retorno do investimento (ROI). Um bom software de contratos permite-lhe obter um ROI fantástico.
Eis um exemplo: está a gerir uma agência de marketing em grande escala sediada em Bruxelas. Está à procura de um designer à distância e encontrou o candidato perfeito em Varsóvia. Envia o contrato, mas repara num erro. O salário só aparece em euros, em vez de aparecer em euros e em zlotys polacos.
Com o software de contratos adequado, pode facilmente efetuar essa alteração em tempo real, em vez de ter de editar manualmente e, em seguida, enviar novamente o contrato ao signatário. Em alternativa, pode permitir que o utilizador edite partes do contrato antes de ambas as partes o assinarem.
Este é apenas um exemplo de como o software de contratos correto pode ajudá-lo a avançar mais rapidamente, tal como a Eurofins descobriu quando procurou digitalizar os seus contratos. Ao utilizar um software de contratos, os gestores da Eurofins puderam manter-se mais atentos, uma vez que tinham “um maior sentido de propriedade sobre os seus próprios contratos de trabalho”.
Oneflow pode ajudá-lo a poupar tempo e dinheiro?
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4. Em resumo, quais são as vantagens de utilizar um software de gestão de contratos?
Se fôssemos falar de todos os aspectos que tornam esta ferramenta tão fantástica, estaríamos aqui durante anos. Em vez disso, vamos ser breves e directos e falar-lhe dos três principais benefícios que pode trazer para a sua empresa.
Vantagens do software de gestão de contratos
- Reduz o risco comercial
A gestão manual de contratos é um processo propenso a erros humanos, que podem ter implicações financeiras e jurídicas, bem como prejudicar a confiança do contra-assinante.
Está provado que os sistemas automatizados reduzem significativamente o risco de erros. Além disso, todos os contratos são armazenados em segurança num único local e a pessoa responsável pode restringir e controlar quem tem acesso aos mesmos.
- Poupe tempo de forma excepcional
Cada passo do processo é mais rápido, desde a criação do contrato até à sua assinatura. De acordo com a Forrester e a Aberdeen, a utilização de um sistema de gestão de contratos reduz o tempo necessário para a aprovação de um projeto em 82%, em média.
O software de gestão de contratos baseado na nuvem permite mesmo a negociação em tempo real, o que reduz ainda mais os tempos de processamento e permite que o negócio seja assinado ainda mais rapidamente.
- Inegavelmente rentável
O relatório da Aberdeen sobre este tema revelou que as empresas com melhor desempenho acreditam que a celebração de um contrato correto à primeira pode ter um impacto positivo nas vendas. Não só isso, mas os atrasos no fecho de um negócio podem resultar na perda de negócios. Em suma, um processo mais rápido conduz a maiores hipóteses de sucesso, bem como a mais tempo para investir na obtenção de mais negócios.
Está provado que o software de gestão de contratos reduz significativamente o risco de erros. Os erros humanos nos contratos podem levar a despesas legais dispendiosas, pelo que documentos sem erros podem poupar muito dinheiro a uma empresa.
Embora o ciclo de vida seja o mesmo, quer trate o processo manualmente ou utilize um software de gestão de contratos, o fluxo de trabalho é muito diferente. Um processo eficiente poupa muito tempo e, como todos sabemos, tempo é sinónimo de dinheiro.
5. Software de gestão de contratos: Soluções baseadas na nuvem vs. soluções offline
Assim, utilizar um software de gestão de contratos é claramente melhor do que perder horas a fazê-lo manualmente. Mas será que todos os serviços de gestão de contratos são iguais?
Embora todas elas sejam concebidas para gerir eficazmente o ciclo de vida dos contratos a partir de um único local, acelerando o processo e facilitando o trabalho, devemos distinguir entre soluções baseadas na nuvem e soluções offline.
As soluções baseadas na nuvem podem ser acedidas a partir do browser, enquanto o software offline tem de ser instalado num dispositivo. Existem várias vantagens em utilizar um sistema baseado na nuvem em vez de uma solução offline. Vamos ver quais são:
- Edição em direto
O controlo de versões pode ser um problema quando se trabalha offline e pode dar origem a mal-entendidos. Com a edição em direto, todos podem ter a certeza de que estão a trabalhar na versão mais recente do contrato, em qualquer altura. Os contratos são editados diretamente na plataforma, em tempo real. Assim, ambas as partes podem ver as alterações e actualizações imediatamente.
- Negociar em tempo real
Utilize os comentários diretamente no contrato para colocar questões e negociar termos, em tempo real. A outra parte poderá ver o comentário imediatamente e responder. Isto torna a comunicação mais direta e transparente.
- Armazenamento ilimitado
Quando o software é instalado no seu dispositivo, ocupa espaço e, com o tempo, vai ocupando cada vez mais espaço até ficar sem armazenamento. O software baseado na nuvem tem armazenamento ilimitado à sua disposição, pelo que é menos uma coisa com que se preocupar.
- Acesso remoto
Um sistema baseado na nuvem não está ligado a um local ou dispositivo. Pode ser acedido a partir de qualquer lugar, através de qualquer browser. A pandemia enfatizou esta necessidade em alto e bom som e, à medida que entramos na era do trabalho remoto, os sistemas baseados na nuvem são verdadeiramente a única solução lógica.
- Mais seguro do que nunca
A ideia de poder aceder à plataforma a partir de qualquer lugar pode fazer soar algumas campainhas de alarme. Bem, deve saber que apenas as partes interessadas com permissão para aceder a um documento o poderão fazer. Além disso, todas as alterações são registadas e marcadas com data e hora, pelo que pode sempre ver quem abriu o documento e quando, bem como quaisquer alterações que tenham feito.
Como pode ver, o software de gestão de contratos baseado na nuvem está um passo à frente em termos de rapidez e eficiência. Também oferece mais flexibilidade e transparência em todo o processo.
6. O que deve procurar ao escolher um software de gestão de contratos
Quando está a decidir qual a ferramenta de gestão de contratos que deve utilizar, provavelmente está a perguntar-se o que deve procurar? E pergunta-se a si próprio, ou à Internet, a que características deve estar atento? Essencialmente, o que faz uma boa ferramenta de gestão de contratos? Eis alguns aspectos a ter em conta ao avaliar a multiplicidade de opções existentes:
- Facilidade de utilização: A ferramenta deve ser fácil de utilizar e compreender. Também não deve demorar muito tempo a começar a utilizá-la. A integração deve ser fácil e ajudar, não prejudicar o seu processo.
- Segurança: A ferramenta deve oferecer uma segurança robusta para proteger os dados sensíveis e estar em conformidade com o RGPD.
- Funcionalidades: A ferramenta deve ter características que sejam relevantes para os seus fluxos de trabalho e que lhe permitam trabalhar de forma a aumentar a eficiência. Deve ter inúmeras funcionalidades de qualidade que tenham impacto no seu trabalho.
- Custo: A ferramenta deve ser uma solução económica com base nas suas necessidades e na dimensão da sua empresa.
- Integração: A ferramenta deve ser capaz de se integrar com outros sistemas e aplicações que utiliza atualmente ou pretende utilizar.
Estes são apenas alguns dos critérios que deve considerar ao selecionar uma ferramenta de gestão de contratos.
7. Esteja atento a características específicas
Ao selecionar uma ferramenta de gestão de contratos, deve procurar algumas características essenciais.
Estes incluem:
- Fluxos de trabalho automatizados: Os fluxos de trabalho automatizados ajudam a simplificar o processo contratual, reduzindo os erros manuais e poupando tempo e dinheiro.
- Análises: A análise fornece informações valiosas sobre o desempenho dos contratos e ajuda as organizações a tomar decisões informadas.
- Relatórios: Os relatórios proporcionam visibilidade do desempenho dos contratos e ajudam as organizações a manterem-se a par dos seus contratos.
- Segurança: A ferramenta deve oferecer uma segurança robusta para proteger os dados sensíveis.
- Integração: A ferramenta deve ser capaz de se integrar com outros sistemas e aplicações.
Estas são as principais características a procurar numa ferramenta de gestão de contratos, mas existem muitas mais. Algumas são mais relevantes para si e para os seus fluxos de trabalho do que outras. Dito isto, está na altura de lhe darmos as nossas recomendações sobre as ferramentas a utilizar.
Leia também: Benefícios da gestão de contratos para a sua empresa
8. Avance para o futuro e alcance novos patamares
Muitas vezes, as empresas gastam recursos e dinheiro sem fim para fazer o marketing certo, enquanto a forma como os contratos são tratados é frequentemente negligenciada e deixada a lutar com sistemas desactualizados.
Se isto lhe soa familiar, então está na altura de mudar. Desfrute de pura eficiência, aumente os seus lucros e veja a sua empresa crescer. Com o software de gestão de contratos correto, o céu é o limite!
