# DFDS Professionals AB

   #### **DFDS Professionals skalar sin bemanningsaffär effektivt med Oneflow**

Integrerad med

  

 

   

 

### Skalbar på ett effektivt sätt

 Hanterar cirka 100 kontrakt per månad med minimalt administrativt arbete. 

 

 

### Snabbare avtalshantering

 Kortare handläggningstid från upprättande till undertecknade avtal. 

 

 

### Mindre manuellt arbete

 Mindre administrativ arbetsbörda och färre fel i hela processen. 

 

 

 

 

###### DFDS Professionals AB

**Country**

Sweden

**Usercase**

HR, staffing operations, sales, and business process development

**Company size**

Part of the DFDS Group

**Industry**

Staffing and recruitment within logistics, warehouse, industry, and port operations

 

 

## **“Många av våra kunder har ganska snabba svängningar i sina behov, så flexibilitet är jätteviktigt.”**

DFDS Professionals AB är ett rekryterings- och bemanningsbolag inom DFDS-koncernen, nischat mot lager, logistik, industri och hamnverksamhet. Här handlar det inte bara om att hitta personal, utan att hitta rätt kompetens i en miljö där behoven ofta förändras snabbt.

“*Många av våra kunder har ganska snabba svängningar i sina behov, så flexibilitet är jätteviktigt.”*

Bolaget arbetar främst med kunder i södra och mellersta Sverige och hanterar omkring 100 avtal varje månad. Det gör avtalshanteringen till en central del av verksamheten.

 

 

## **Ett strategiskt beslut från start**

Redan från starten 2021 valde DFDS Professionals att arbeta med ett digitalt avtalsverktyg. Valet föll på Oneflow.

*“Vi ville bygga en modern och skalbar verksamhet direkt, och då var digital avtalshantering en självklar del i det.”*

Istället för att bygga upp manuella arbetssätt och behöva förändra dem senare, satte man rätt struktur från början.

*“Det var viktigt att vi från början hade ett smart och enkelt system på plats.”*

## **Undvek klassiska problem**

Eftersom Oneflow fanns med från start behövde DFDS Professionals aldrig hantera de vanliga utmaningarna kring avtal.

*“Vi visste hur det brukar se ut annars, med mycket mejlande fram och tillbaka, olika versioner av avtal och ganska mycket administration.”*

En särskilt viktig del var signeringsprocessen.

*“Just signeringsdelen är ofta där det annars kan fastna. Att kunna skicka ut avtal och få dem smidigt, säkert och digitalt var avgörande för oss.”*

## **Effektiva arbetsflöden med mallar och integration**

Idag använder konsultchefer och säljare Oneflow i sitt dagliga arbete, främst för kundavtal och avtal kopplade till bemanning och uppdrag.

Arbetssättet är strukturerat och effektivt:

- Avtal skapas från färdiga mallar beroende på kund, geografiskt område eller typ av avtal
- Data hämtas från affärssystemet Intelliplan
- Avtalet skickas direkt till konsult eller kund för digital signering

*“De flesta mallar finns färdiga i vårt system, vilket gör att vi slipper börja från scratch varje gång.”*

Integrationen med Intelliplan gör att data kan återanvändas, vilket minskar både dubbelarbete och risken för fel.“*Vi slipper dubbelregistrering och minskar risken för fel.”*

 

 

  

###### “Att ta rätt beslut från början kring systemstöd gör stor skillnad. Det sparar mycket tid och huvudvärk längre fram.”

**Pierre Mortenius**

Business Process Manager

DFDS Professionals AB

 

 

 

## **Mindre administration, mer fokus på affären**

En tydlig effekt av Oneflow är att administrationen har kunnat hållas nere, trots en relativt hög avtalsvolym.

Det innebär:

- Mindre manuellt arbete i varje steg
- Snabbare processer från avtal till signering
- Minskad risk för mänskliga fel
- Mer tid till kunddialog och kandidatarbete

*“Vi sparar tid i varje steg av processen. Det är en tydlig skillnad jämfört med manuella arbetssätt.”*

Den tid som frigörs används där den gör mest nytta.

*“Vi kan lägga mer tid på affären, alltså kunder och kandidater.”*

## **En smidigare upplevelse även externt**

Effektiviteten märks inte bara internt, utan även hos kandidater och kunder.

“*Många kandidater uppskattar att det är enkelt och smidigt att signera digitalt.”*

Den snabba och enkla signeringsprocessen gör att avtal inte blir en flaskhals i affären.

## **Bygger för fortsatt tillväxt**

Framåt ligger fokus på att fortsätta växa, men på ett kontrollerat och skalbart sätt.

*“För oss handlar det mycket om att kunna hantera större volymer utan att behöva öka administrationen i samma takt.”*

Här ser DFDS Professionals att Oneflow fortsatt kommer spela en viktig roll.

*“Genom att fortsätta förenkla våra processer kan vi hantera större volymer utan att behöva växa administrationen i samma takt.”*

## **“Ett enkelt sätt att få struktur och effektivitet”**

När Pierre får frågan vad han skulle säga om Oneflow till andra bolag är svaret tydligt:

*“Det är ett väldigt enkelt sätt att få struktur och effektivitet i sin avtalshantering, särskilt om man har höga volymer.”*

Och kanske viktigast av allt:

*“Att ta rätt beslut från början kring systemstöd gör stor skillnad. Det sparar mycket tid och huvudvärk längre fram.”*