# Exsitec

   \[kundhistorier\_breadcrumb\]

#####   
**Exsitec växer med Oneflow som en självklar del av den kommersiella processen**

Exsitec använder Oneflow tillsammans med HubSpot för att standardisera mallar, minska manuellt arbete och hantera avtal smidigare i hela sin nordiska organisation.

Integrerad med

  

 

   

 

### 600+ anställda över de nordiska länderna

 

 

 

### 20+ kontor med standardiserade mallar

 

 

 

### 100% av svenska avtal genom Oneflow

 

 

 

 

 

###### Exsitec

**Land**

Sweden, Norway, Denmark and Finland

**Användningsområden**

Kontraktshantering för försäljnings- och konsultteam

**Företagsstorlek**

600+ anställda över de nordiska länderna

**Bransch**

IT-konsultverksamhet, digital transformation och affärssystem

 

 

## **Exsitec växer med Oneflow som en naturlig del av sin affärsprocess**  

När ett företag hjälper andra att digitalisera, effektivisera och koppla samman sina affärskritiska system, blir de interna processerna särskilt viktiga. [Exsitec](https://www.exsitec.se/) känner väl till detta.

[Exsitec](https://www.exsitec.se/) grundades år 2000 i Linköping och är en nordisk IT-konsultverksamhet med verksamhet i Sverige, Norge, Danmark och Finland. Företaget hjälper medelstora företag att få bättre digitalt stöd inom områden som ERP-system, CRM, Business Intelligence, systemintegrationer, fakturahantering, HRM och andra digitala lösningar. Exsitec hjälper mer än 5 000 kunder varje år och har över 20 kontor över de nordiska länderna.

[Exsitec](https://www.exsitec.se/) hjälper sina kunder att få system, data och processer att fungera tillsammans. Men, precis som med många snabbväxande företag, har deras sätt att växa också skapat nya interna krav.

*“Vi har mycket högre förväntningar på oss själva idag än när vi var 100 personer. Då kunde man nästan bara ropa på en kollega tvärs över rummet,”* säger Hanna, chef för kunddata på [Exsitec](https://www.exsitec.se/).

I dag har [Exsitec](https://www.exsitec.se/) mer än 600 anställda över de nordiska länderna. Med sitt huvudkontor i Linköping och det största kontoret i Stockholm har företaget en stark svensk bas, medan verksamheten sträcker sig över Sverige, Norge, Danmark och Finland.

*“Vi växer främst genom traineeprogram och förvärv,”* säger Hanna.

Denna tillväxt har gjort struktur, system och datakvalitet allt viktigare internt.

 

 

## ******Från konsult och marknadschef till chef för kunddata******  

Hanna började på Exsitec redan 2011, som konsult. Hon har arbetat med beslutsstöd, Qlik och dataanalys, och har också varit marknadschef i åtta år. För ungefär två år sedan övergick hon till rollen som chef för kunddata.

*“Eftersom min utbildning och bakgrund ligger inom system, processer och teknik, tyckte jag att det skulle vara roligt att fortsätta arbeta inom det området,”* säger Hanna.

I dag arbetar hon med ett tätt sammansvetsat team för att utveckla Exsitecs interna system och processer. Mycket av hennes dagliga arbete fokuserar på försäljningsprocessen, CRM-systemet HubSpot och integrationer mellan olika system. Detta kan involvera allt från hur Exsitec hittar nya kunder, till hur kunddata struktureras, hur avtal skapas och hur information så småningom går vidare till fakturering.

*“Mycket handlar om försäljningsprocesser kring vårt CRM-system, men också integrationer kopplade till andra system. Det omfattar allt från hur vi hittar kunder, hela vägen till fakturering och hur vi håller reda på våra kunder,”* säger Hanna.

HubSpot är navet i Exsitecs affärsprocess. De använder också Visma och Hailey, tillsammans med andra interna och befintliga system. Oneflow används främst tillsammans med HubSpot för att skapa, skicka, signera och följa upp avtal.

 

 

## ******Före Oneflow: Word-dokument, PDF-filer och manuella steg******

Innan Exsitec började använda Oneflow, såg kontraktshanteringen väldigt annorlunda ut.

*“Tidigare hade vi Word-dokument. Säljare skulle ta en kopia av sitt senaste avtal, justera det, skicka det till en ny kund och signera det digitalt,”* säger Hanna.

Det fungerade när organisationen var mindre. Säljare hämtade ett avtal-ID från en Excel-fil och laddade sedan upp avtalet till en kontraktsmapp. Men när Exsitec växte blev den manuella strukturen svårare att underhålla.

*“När vi var färre personer kunde man hålla reda på varje avtal som skickades, men nu när vi är så mycket större är det inte längre möjligt att upprätthålla den kontrollen manuellt. Nu låter vi Oneflow göra en stor del av det för oss,”* säger Hanna.

En av de största utmaningarna var att kontraktsmallar började få ett liv av sitt eget. Säljare kunde kopiera tidigare avtal, vilket innebar att det fanns en hög risk för att gammalt språk, kundspecifika justeringar eller icke-standardiserade villkor skulle överföras till nya dokument.

*“Det blev mycket enkelt för variationer av våra kontraktsmallar, och specifika favoriter bland säljarna, att dyka upp, vilket skapade en obalans övergripande,”* säger Hanna.

Detta skapade också ett större behov av riskutvärdering. När varje avtal kunde skilja sig från varandra blev det mer tidskrävande att kontrollera vad som faktiskt hade ändrats.

 

 

 

 

  

###### “Om det är något av våra projekt som verkligen har tagits emot bra i organisationen och bara fungerat, då är det Oneflow”

**Hanna Löfving**

Head of Customer data

Exsitec

 

 

 

## ****Oneflow och HubSpot som en del av försäljningsflödet****

Ett av de viktigaste områdena där Oneflow började användas av Exsitec 2023. I dag går alla avtal genom Oneflow, med hjälp av mallar och HubSpot-integration.

*“Nu går alla våra avtal i Sverige genom Oneflow, med mallar som grund och HubSpot-integrationen som förenklar processen,”* säger Hanna.

Oneflow används främst för försäljningsavtal, både för nya affärer och merförsäljning. Detta innebär att användarna inte är begränsade till försäljningsorganisationen. Konsulter som arbetar nära kunder behöver också kunna skapa, läsa eller signera avtal.

*“Våra säljare arbetar med nykundsförsäljning, medan våra konsulter som arbetar nära kunder också arbetar med merförsäljning. Det är därför de också behöver tillgång för att skapa avtal,”* säger Hanna.

För vissa konsulter kan detta involvera enklare avtal, som att lägga till ett supportavtal. Andra behöver kunna läsa vad som lovats till kunden för att strukturera projekt på rätt sätt.

Som ett resultat har Oneflow blivit en viktig del av Exsitecs dagliga affärsprocess.

*“Om det finns ett av våra projekt som har blivit riktigt väl mottaget av organisationen och som helt enkelt har fungerat, så är det Oneflow,”* säger Hanna.

 

 

## ******Tydligare mallar och snabbare riskutvärdering******

En av de största förbättringarna är kontrollen över mallar och avvikelser.

Genom att arbeta med kontraktsmallar i Oneflow vet Exsitec vilken grund varje avtal baseras på. Det blir tydligare att se om något har justerats, i vilken mall det har skett och vad som behöver utvärderas.

*“Riskutvärderingsprocessen har gått från att ta ganska lång tid till att bli mycket mer effektiv. Nu vet vi vilka mallar vi börjar från, och det gör det ganska enkelt att se om och vad en säljare har justerat från mallen,”* säger Hanna.

För en organisation med många säljare, konsulter och kundnära roller, gör detta en betydande skillnad. Säljare kan fortsätta arbeta i sitt flöde, medan Exsitec får bättre struktur, bättre spårbarhet och mer kontroll.

*“Mallarna har gjort arbetet mycket mer effektivt,”* säger Hanna.

 

 

## ******Detta system behöver helt enkelt fungera******

Exsitec befinner sig i en fas där företaget centraliserar fler system och processer. Internt kallas arbetet ”One Exsitec” och handlar om att skapa en mer gemensam systemlandskap över länder och verksamheter.

Tillväxt genom förvärv innebär ofta att olika delar av organisationen har olika system, processer och arbetsmetoder. För Exsitec handlar nästa steg därför stort om att strukturera data på samma sätt och skapa bättre förutsättningar för gemensam styrning.

*“En stor del handlar om att få data strukturerad på samma sätt. Då kan vi förstå hur verksamheten går och se vad som behöver utvecklas,”* säger Hanna.

I sådana situationer blir stabila system särskilt viktiga. När teamet arbetar med större projekt som att förändra ERP-system, centralisera system och integrationer, behöver viktiga vardagsflöden fungera utan att kräva konstant uppmärksamhet.

Det är där Oneflow har blivit en pålitlig del av processen.

*“Det har varit trevligt med Oneflow. Det sitter där och fungerar,”* säger Hanna.

Hon beskriver Oneflow som en central del av Exsitecs affärsarbete, men också som ett system som inte ska kräva onödig energi i det dagliga livet.

*“Det är en stor del av vår affärsprocess, så det behöver helt enkelt fungera smidigt och enkelt. Det gör att mitt team kan fokusera på andra saker,”* säger Hanna.

 

 

## ******Nästa steg: fler gemensamma processer över de nordiska länderna******

Exsitec fortsätter nu sitt arbete för att centralisera fler system och processer över de nordiska länderna. Ambitionen är att stora delar av organisationen ska arbeta på ett mer enhetligt sätt över områden som CRM, kontraktshantering och fakturering.

Samtidigt fortsätter Hanna och teamet att utveckla hur Oneflow används internt. Detta inkluderar mallstruktur, behörigheter, flexibilitet och hur rätt information ska vara tillgänglig för rätt personer.

*“Varje gång du tar ett steg ser du en ny horisont och nya saker du vill göra och uppnå,”* säger Hanna.

Men grunden är på plats. För Exsitec har Oneflow blivit ett verktyg som hjälper organisationen att skala sin kontraktshantering på ett sätt som passar en växande, systemsorienterad nordisk konsultverksamhet.

Och kanske är det just där värdet ligger. Oneflow behöver inte vara det system som får mest uppmärksamhet. Det behöver vara det system som fungerar när affären måste gå framåt.

*“Det fungerar och gör jobbet. Det känns mycket bra och tryggt,”* säger Hanna.

### **Insikter för företag med liknande behov**

För växande organisationer med flera team, marknader eller system, blir kontraktshantering snabbt mer än en administrativ uppgift. Standardiserade mallar, tydliga behörigheter och smidiga CRM-integrationer kan hjälpa team att behålla kontrollen när de skalar, samtidigt som det blir enklare för försäljning och kundnära roller att driva affärer framåt. Vill du se hur Oneflow kan stödja din kontraktsprocess?

**[Boka en demo idag.](https://oneflow.com/book-a-demo/)**