# Unga Aktiesparare [Home](/) > [Customer Stories](/customer-stories/) > ##### **Unga Aktiesparare digitaliserar avtalshanteringen för 40 lokalavdelningar** Med Oneflow har Unga Aktiesparare samlat sina mallar, avtal och signerade dokument på ett ställe. Det har gjort arbetet enklare, minskat administrationen och lett till 30% fler signerade protokoll i organisationen. ### 40 lokalavdelningar ### 30% fler signerade protokoll ### 3 dagar sparade årligen per person ###### Unga Aktiesparare **Land** Sverige **Användningsområden** Kontraktsförvaltning för ideella organisationer **Företagsstorlek** 5 heltidsanställda och 250 ideella arbetare **Bransch** Finans, utbildning, ideell organisation ## ******Unga Aktiesparare digitaliserar hela sin avtalshantering – från årsmötesprotokoll till anställning- och partneravtal****** Unga Aktiesparare är en ideell organisation som utbildar unga mellan 15 och 30 år i privatekonomi och investeringar, och driver lokal verksamhet genom runt 40 avdelningar från Malmö till Luleå. Som alla ideella organisationer så behöver förbundet löpande kunna visa att seriös verksamhet bedrivs, genom signerade mötesanteckningar, årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelser, revisorsintyg och andra handlingar från lokalavdelningarna, samtidigt som de hanterar avtal med anställda, partners, sponsorer och andra externa parter på ett strukturerat sätt. Tidigare spreds allt detta över Word‑dokument, utskrifter, mejltrådar och olika typer av digitala signeringar, vilket skapade både mycket manuellt arbete och risk för fel. Med Oneflow har **William Jörding**, vd för Unga Aktiesparare, fått ett gemensamt, enkelt system där förbundet kan skapa låsta protokollmallar, signera anställnings- och partneravtal och hålla koll på exakt vilka dokument som är signerade och när – utan att behöva ett separat CRM eller externa konsulter för onboarding. ## ********Strukturerad dokumenthantering som grund för bidrag******** Som ideellt förbund med många ideellt aktiva är det avgörande för Unga Aktiesparare att ha struktur i protokoll och dokument från de lokala avdelningarna. För att visa att lokal verksamhet bedrivs och kunna få bidrag krävs bland annat: - löpande protokoll och mötesanteckningar från aktiviteter - verksamhetsberättelser som visar vad avdelningen har gjort - revisorsintyg som bekräftar att verksamheten är granskad - Flera centrala signerade handlingar per lokalavdelning varje år: protokoll, verksamhetsberättelse och intyg från lekmannarevisor Alla dessa dokument är underlag till granskande myndigheter, vilket gör att utrymmet för fel är väldigt litet. *"För oss är det superviktigt att allting är ifyllt och att det är signat ordentligt för att vi skickar in det här till en granskande myndighet. Då har vi inte marginal för massa omskrivningar eller tabbar eller missade saker."* – **William Jörding, VD, Unga Aktiesparare** ## ********Oneflow som nav för protokoll, avtal och dokument******** Unga Aktiesparare använder inget annat CRM‑system, så Oneflow fyller både rollen som e‑signeringsplattform och som strukturerad dokumenthub. Idag används Oneflow bla som: - plattform för standardiserade protokollmallar och årsmöteshandlingar - lösning för e‑signering av anställningsavtal - plattform för partner- och sponsoravtal - struktur för dokument sorterade per organisation, typ av protokoll, region och lokalavdelning William har flera roller i organisationen och stiftelser kopplade till den och lyfter hur enkelt det är att växla vilken organisation han företräder när han skapar och signerar dokument i Oneflow. ###### "För oss fungerar Oneflow som vårt centrala avtalsnav. Vi har alla dokument och mallar samlade, vi kan arkivera på ett strukturerat sätt och framför allt se exakt vilka dokument som är signerade och när. Det gör att vi har en helt annan kontroll över våra avtal än tidigare." **William Jörding** CEO Unga Aktiesparare ## ******Låsta, standardiserade mallar minskar fel****** En av de viktigaste funktionerna för Unga Aktiesparare är möjligheten att ta fram centrala, standardiserade mallar som sedan låses. Tidigare kunde lokala avdelningar ändra i Word‑mallar, lägga till egna formuleringar eller ta bort punkter. Det riskerade att protokoll inte längre stämde med stadgar eller myndighetskrav. Nu: - tar kansliet fram protokollmallar enligt förbundets regler - låser frågorna och fälten - skickar ut mallarna till lokalavdelningarna, som enbart fyller i svaren utan att kunna ändra strukturen "Vi gjorde standardiserade mallar som var enligt konsensusala regler och sen låste vi dem och sen är det de som skickas ut till de lokala." – **William Jörding, VD, Unga Aktiesparare** Det ger både högre kvalitet och mindre efterarbete när dokumenten ska granskas och skickas vidare till myndighet. ## ******Onboarding utan extern hjälp****** Som ideellt förbund vill Unga Aktiesparare att så mycket som möjligt av budgeten ska gå till medlemmar och verksamhet. Det innebar att de valde bort dyra implementationsprojekt och konsult timmar och istället genomförde onboarding själva med Oneflow själv onboarding material. - kansliet testade sig fram och lärde sig Oneflow - därefter höll de egna genomgångar för regionchefer och lokalavdelningar - hela förbundet kunde rulla igång utan externa konsulter William beskriver att produkten upplevs som så enkel att det här var realistiskt, även för en organisation med många ideellt aktiva och begränsad teknisk vana. Samtidigt behöver verktyget kännas modernt och självklart för en ung målgrupp som är van vid digitala lösningar och snabbt tappar intresset om processen känns krånglig eller daterad. *“Vi vänder oss till folk i åldrarna 15-30, så verktyget måste vara digitalt och väldigt enkelt att använda. Oneflow gör att de kan signera och hantera protokoll utan krångel, medan vi centralt får den struktur och kontroll vi behöver.”* – **William Jörding, VD, Unga Aktiesparare** ## ******Före och efter Oneflow****** **Före:** - protokoll, verksamhetsberättelser och revisorsintyg togs fram i Word - dokument skrevs ut, skickades med post eller signerades på olika sätt digitalt - kansliet lade mycket tid på att jaga dokument och säkerställa att allt var komplett och korrekt **Efter:** - protokollmallar är låsta och standardiserade i Oneflow - alla centrala handlingar per lokalavdelning (protokoll, verksamhetsberättelse, revisorsintyg) signeras digitalt i samma system - löpande mötesanteckningar och andra protokoll kan hanteras på samma ställe - kansliet ser direkt vilka dokument som är signerade och kan sortera allt per organisation, region och lokalavdelning *"För oss fungerar Oneflow som vårt centrala avtalsnav. Vi har alla dokument och mallar samlade, vi kan arkivera på ett strukturerat sätt och framför allt se exakt vilka dokument som är signerade och när. Det gör att vi har en helt annan kontroll över våra avtal än tidigare."* – **William Jörding, VD, Unga Aktiesparare** ## ******Mätbara resultat: fler protokoll och mindre admin****** Sedan Oneflow infördes har Unga Aktiesparare sett tydliga effekter både på kvalitet och effektivitet: - cirka 30 procent fler signerade protokoll per år, vilket direkt påverkar möjligheten att få bidrag till lokal verksamhet - minst tre dagars mindre administrativt arbete per år för vd:n personligen *"Sen vi införde systemet så säger jag att vi har fått in kanske 30% mer signerade protokoll, vilket i våra termer innebär väldigt mycket pengar också."* – **William Jörding, VD, Unga Aktiesparare** ## ******Erfarenhet av andra signeringssystem****** William Jörding har tidigare arbetat med digital signering i bank- och försäkringsbranschen, där kraven på säkerhet, struktur och dokumentation är höga. Den erfarenheten gör att han tydligt ser värdet i en lösning som både är enkel att använda och tillräckligt robust för professionell avtalshantering. *“Jag har arbetat med andra signeringssystem tidigare, bland annat inom bank och försäkring. För oss sticker Oneflow ut genom att vara både smidigt och komplett. Vi får den struktur, trygghet och överblick vi behöver, samtidigt som det är enkelt för organisationen att använda i vardagen.”* – **William Jörding, VD, Unga Aktiesparare** För Unga Aktiesparare har Oneflow därför blivit ett starkt val: en modern avtalsplattform som kombinerar användarvänlighet med den professionalitet och kontroll som krävs när viktiga dokument ska hanteras på ett tryggt sätt. ## **Ett tryggt val för organisationer med höga krav** För Unga Aktiesparare har valet av Oneflow handlat om att skapa en mer effektiv, trygg och professionell avtalshantering. Som ideell organisation är det viktigt att varje investering bidrar med tydligt värde och förbundet ser Oneflow som ett verktyg som förenklar arbetet i vardagen och stärker kontrollen över avtalsprocessen. *"Vi tycker att systemet är hur bra som helst. Vi är supernöjda och skulle lätt kunna rekommendera det här till ett annat förbund, företag eller organisation."* – **William Jörding, VD, Unga Aktiesparare** ### **Insikter för organisationer med liknande behov** Unga Aktiesparare visar att även en ideell organisation med många lokalavdelningar kan: - få bättre kontroll över protokoll, verksamhetsberättelser, revisorsintyg och andra möteshandlingar - minska risken för felaktiga eller ogiltiga underlag mot myndigheter och bidragsgivare - hantera anställningsavtal, partner- och sponsoravtal i samma system - använda Oneflow som både e‑signeringsplattform och dokumentnav, utan att ha ett separat CRM eller omfattande implementation