Hedin Bil sparar tid och pengar med Oneflow.

10 timmar

mindre administration per vecka

<1 månad

innan positiv ROI

hedin bil oneflow

Med drygt hundra anläggningar runt om i Sverige är nog Hedin Bil en välbekant bilhandlare för de allra flesta. De sätter praktiskt taget Sverige i rullning genom att agera återförsäljare och agenter för de stora bilmärkena, och i hela koncernen jobbar omkring 3 300 anställda. Tack vare Oneflow har HR-avdelningen kunnat effektivisera hanteringen av alla dessa avtal, och de sparar både flera timmar per vecka, får total kontroll över sina avtal plus ett GDPR-säkert system!

Problemet

För Elin Skoglund och Eva Ekström, HR Business Partners på Hedin Bil, ligger en stor del av utmaningen med deras arbete i att vara proaktiva och hela tiden titta framåt. Och eftersom bolaget har vuxit mycket under kort tid, har det varit utmanande att få alla rutiner och processer på plats. Förut skrevs alla avtal för hand ute i verksamheten, vilket till slut blev ohållbart. Missförstånd var vanligt förekommande, avtalen skilde sig väldigt mycket från varandra, det hände att avtal skrevs på inkorrekta sätt och det linjerade framförallt inte med GDPR. Eva nämner också den tunga administrationen som drygt 3000 anställda med fler än ett avtal innebär, som en riktig tidsdödare.

“Att upprätta, utfärda och hantera avtal för den enorma mängd människor som finns hos oss, åt upp en fruktansvärt stor del av min tid. Mycket av kontrollen gick också förlorad så fort jag släppte ett avtal genom att posta eller mejla. Kommer det nå rätt person?”

Lösningen

För att inte drunkna i avtalshanteringen var Hedin Bil verkligen i behov av ett enkelt och smidigt system som kunde automatisera vissa delar av processen. Oneflow prickade av alla punkter på checklistan:

  • Användarvänligt
  • Automatiserade avtalsmallar
  • Stöd för avtalssamlingar
  • Möjlighet att sätta upp regler, som till exempel när avtal ska raderas automatiskt

Eva och Elins team körde, utan några problem, igång direkt och har gradvis utvidgat användningen. Idag använder de Oneflow för anställningsavtal, bilagor, protokoll och egentligen allt som kräver en signatur. Eva är positivt överraskad över hur smidigt allt har gått, från implementering till att se resultat. Och just smidigt är ett ord som sammanfattar Hedin Bils upplevelse av Oneflow, och då gäller det inte bara för HR. Lönekontoret får också smaka på fördelarna eftersom de får en notis varje gång ett anställningsavtal signeras.

“Att Oneflow är 100% digitalt gör det så enkelt och flexibelt. Om jag vill lägga till en extra signeringsperson gör jag bara det med ett knapptryck. Och om jag vill ändra startdatum fixar jag det och signar om.”

Resultatet

Att Oneflow har sparat en hel massa tid för Elin och Eva i deras dagliga arbete är det ingen tvekan om. Eventuella fel och missar i avtalen går så mycket fortare att rätta till med bara några knapptryck, och de kan istället fokusera på rätt saker. Elin och Eva kan också se i vilket stadie ett avtal befinner sig och ligga på mer aktivt om det är någon part som dröjer med signering. Så att Oneflow är ett viktigt verktyg för att få kontroll och översikt, är något som har framgått klart och tydligt från dag ett, berättar Elin.

“Oneflow funkar som en databas där jag enkelt kan söka bland en persons alla historiska avtal och se vem som har upprättat dem och vilka som har signerat. Och avtalen kan inte heller komma bort. Utifrån GDPR är Oneflow väldigt bra eftersom det är ett slutet system.”

Elin och Eva uppskattar att de sparar flera timmar i veckan med Oneflow, och nämner att interna avtal kan vara signerade och klara inom fem minuter. Så, skulle de rekommendera Oneflow till andra?

“Ja, utan tvekan! Oneflow är otroligt uppskattat både bland chefer och anställda.”

Om

Elin Skoglund och Eva Ekström

HR Business Partners på Hedin Bil

Omsättning: 24,5 miljarder SEK för hela koncernen

Antal anställda: ungefär 3 300

Missa aldrig en nyhet

Fyll i din mejladress för att få de senaste uppdateringarna rakt i din inkorg.