Kalmarsalen signerar sina avtal snabbt och säkert med Oneflow.

1 dag

mindre tid på admin i veckan

1 vecka

förkortade ledtider från 2 månader till 1 vecka

Konferens- och evenemangsbranschen kan ses som rätt konservativ när det gäller digitala arbetssätt. Men Kalmarsalen vågade testa nytt och blev banbrytare när de började digitalisera sina avtal med Oneflow. Och resultaten blev bättre än vad de hade hoppats på!

Saknade kontroll över avtalsprocessen

Catrin Stighammar, verksamhetschef på Kalmarsalen, vet precis hur långdragen en odigital avtalsprocess kan bli. Det var inte så längesen som hon och kollegorna skötte all kommunikation kring deras avtal genom att mejla fram och tillbaka. Det var väldigt beroende av enskilda personers inkorgar, vilket verkligen kunde sätta käppar i hjulet. De saknade överblick och i vissa fall där de hade avtalen på papper, hände det att ett avtal helt enkelt inte signerades.

“Det var en stor osäkerhet i hela avtalshanteringen”, säger Catrin.

Kalmarsalen recommends Oneflow

Säkert system som garanterar signering

En stor del av Kalmarsalens avtalshantering handlar om att få en bekräftelse på att kunderna har godkänt en offert. Och känslan när man sitter på ett osignerat avtal för miljontals kronor dagen innan ett evenemang, är minst sagt nervig. Catrin kände ett behov av ett system som garanterar signering och arkivering på ett säkert sätt, och gav sig ut på jakt efter en helt digital lösning.

“Vi tittade på olika alternativ men fastnade för Oneflow, mycket på grund av att det är enkelt att göra det personligt och att det passar vår verksamhet”, säger Catrin.

Möjligheten att bjuda in flera parter till avtalen var också en viktigt anledning till att valet föll på Oneflow.

“Ibland kan det vara tre olika parter som behöver signa var sin del. Och att få till det i en mejlkonversation, det säger sig självt, är jättesvårt”, förklarar Catrin.

Möjliggör samarbete

Avtalsprocessen handlar i mångt och mycket om ett samarbete mellan två eller flera personer. Med Oneflow bygger Kalmarsalen ihop avtalet tillsammans med kunden, som själv får fylla i rätt uppgifter. Om inte en smart samarbetsfunktion hade funnits, hade Catrin och hennes kollegor varit tvungna att använda mejl parallellt. Men med Oneflow fick de hela paketet.

“I många fall har vi inte haft fakturauppgifter eller ens vetat vem som ska signera avtalet, eftersom bokningsagenten som vi har varit i kontakt med inte är den person som ska signa. Det hade varit en dealbreaker om inte en sån funktion hade funnits”, säger Catrin.

oneflow kalmarsalen

Snabba resultat

En eftermiddag. Så lång tid tog det för Kalmarsalen att implementera Oneflow. Och resultaten kom på en gång. Catrin uppskattar att de sparar en arbetsdag i veckan genom slopade mejlkonversationer kring avtalen. Den tiden kan de istället lägga på att utveckla verksamheten.

“Det är inte svårt alls samtidigt som det är så pass komplicerat att det ersätter mejlen och allting. Det var jag imponerad av”, säger Catrin.

Det som brukade vara en normal längd för en avtalsprocess kastades omkull helt. Istället för att behöva jaga signaturer i flera månader, fick Kalmarsalen tillbaka det signerade avtalet inom en vecka.

“Det blir så pockande och enkelt för dem att signa, så de har ingen anledning att inte göra det. Och vi behöver inte tjata eftersom Oneflow påminner lite snyggt om att de inte har signerat”, säger Catrin.

Oneflow gör livet enklare

Catrin rekommenderar Oneflow av tre anledningar:

  • Pålitlig och tillgänglig support
  • Det går att anpassa avtalen efter sin egen verksamhet
  • Smarta och hjälpsamma funktioner

När man som Kalmarsalen är ett litet gäng som jobbar väldigt brett, är tid ofta en bristvara. Därför betyder Oneflows support, som alltid är pålitlig och tillgänglig, mycket för Catrin. Det samma gäller för de olika funktionerna som hon beskriver som en stödstab i systemet. Det är tack vare dessa som avtalen signeras i tid, skickas till rätt person och innehåller rätt fakturauppgifter.

“Om man inte har haft Oneflow innan så behöver man ha det!” avslutar Catrin.

Missa aldrig en nyhet

Fyll i din mejladress för att få de senaste uppdateringarna rakt i din inkorg.