PrimeQ fick tillbaka 90% av 300+ digitala avtal inom bara 14 dagar, tack vare Oneflow.

Upsales CRM

integrerar smidigt med Oneflow

90%

påskrivna GDPR-avtal på 14 dagar

48x

snabbare time to sign

Om man erbjuder en mängd tjänster inom IT, ekonomi, telefoni och affärssystem, dessutom skräddarsydda för varje kund, är det inte konstigt att man har höga krav på sitt avtals- och e-signeringssystem. Det är precis det som PrimeQ har, och med VDn Claes Völcker i spetsen växer de så att det knakar.

Vi träffar Claes Völcker på PrimeQs kontor vid Mariatorget på Södermalm i Stockholm, för att snacka om hur deras resa med digital avtalshantering har sett ut. Eftersom PrimeQ har olika affärsområden har det inneburit en del skillnader i digital mognadsgrad, där framförallt ekonomi och sälj har legat efter andra delar i företaget.

“Innan vi tog in Oneflow jobbade vi extremt traditionellt med papper och pärmar. Det gjorde att allt hamnade på olika ställen och man hade ingen koll på senaste versionen av avtalet. Vi hade det rätt rörigt, vilket vi ville lösa.”

PDF-flöden för unika avtal

Idag styr Oneflow hela flödet av PrimeQs dokument och avtal, både interna och mot kund, vilket har effektiviserat arbetet enormt. Claes berättar att de använder sig av PDF-flöden i Oneflow, just på grund av deras fyra affärsområden där nästan alla avtal ser olika ut.

“Det funkar väldigt bra för oss. Vi har många mallar upplagda för bilagor, allmänna villkor och GDPR som följer med avtalen, vilket underlättar enormt mycket. Och vi vet också att senaste versionen av dessa dokument alltid ligger under respektive affärsområde.”

Trycktestade Oneflow direkt

Idag är PrimeQ välbekanta med Oneflow som verktyg, men det var ingen lugn och lättsam inkörningsperiod direkt. Claes berättar att det första de gjorde var att trycka ut över 300 GDPR-avtal i Oneflow och inom bara 14 dagar hade de fått tillbaka 90% av dessa.

“Vi trycktestade verkligen systemet på alla ledder på en gång och det var jätteimponerande. Det upplevs väldigt proffsigt och vi hade heller aldrig fått runt GDPR-delen om vi hade skött det manuellt.”

Hela kundbilden i Upsales CRM

Efter ett drygt års användande av Oneflow har PrimeQ upplevt en rad positiva effekter. Ledtiderna har blivit avsevärt kortare då de slipper utdragna avtalsvändor, nu kan de enkelt rätta till missar med formuleringar och uppgifter, och de behöver inte vänta lika länge på att få tillbaka avtalet. Claes nämner också att de har fått bättre koll på alla avtal med sökbart avtalsarkiv, och tack vare Oneflows smidiga integration mot Upsales har hela arbetsflödet blivit mer strömlinjeformat.

“Oneflow har löst jättemånga praktiska delar. Nu har vi en sökbar databasstruktur som är uppdelad på de olika affärsområdena, och dessutom har vi kopplat allt till Upsales CRM. Det gör att vi får hela kundbilden i vårt CRM och lätt kan se flödet av tecknade avtal.”

Unika funktioner som samlingar i Oneflow var avgörande

Även om PrimeQ hade bråttom att få ett e-signeringssystem på plats inför GDPR, tog de sig ändå tiden att scouta av marknaden ordentligt. Valet föll tillslut på Oneflow vilket de inte ångrar en sekund. Claes räknar upp alla fördelar med Oneflow men lyfter särskilt fram användarvänligheten och kommentarsfunktionen.

“Så sent som igår skrev vi ett avtal där vi hade hållit på ett tag, och kunden upptäckte en tokig formulering och kommenterade det i avtalet. Så istället för att köra en helt ny runda som hade tagit två dagar till var vi klara på en timme.”

Han är också noga med att poängtera möjligheten att sortera avtalstyper i samlingar och begränsa eller tilldela behörighet som en klar fördel.

“Många andra e-signeringssystem har inte den funktionen och eftersom vi lägger koncernledningsdokument och HR-delar i avtalen, och har behörigheter mellan de olika affärsområdena, var detta viktigt för oss. Så Oneflow var faktiskt ett ganska enkelt val.”

Claes Völker PrimeQ

Om

Claes Völker

VD för PrimeQ

Ålder: 54 år

Bor: Nacka

Familj: sambo och två barn plus tre bonusbarn

Stoltast över: Självklart mina barn men också PrimeQ och vår starka tillväxt

Framtida mål: Fortsätta utveckla PrimeQ och ha en bra balans mellan privatliv och arbete. Jag skulle också vilja segla mer

Omsättning: 80 MSEK

Vinstmarginal: 8–9%

Antal anställda: 74