Middlepoint kortar ner ledtiderna rejält med Oneflow.

80–90%

mindre tid på avtalshantering per vecka

10x

snabbare från skickat till signerat kundavtal

middlepoint

Är det möjligt att skära ner på admin med 80–90% varje vecka? Det trodde inte Middlepoint – tills de började använda Oneflow. Och för ett facility service-företag som Middlepoint, som skickar omkring 200 anställningsavtal varje år, är tid pengar.

Tar avtalshanteringen tillbaka till framtiden

Att hantera alla avtal med papper och penna blev till slut ohållbart. Pontus Esbo, VD för Middlepoint, insåg att något behövde göras för bättre hantering av avtalen.

Middlepoint hjälper med rekrytering till tre affärsområden; fastigheter, näringslivet och köpcentrum. Eftersom de skickar ett stort antal anställningsavtal varje år, spenderade de oceaner av tid på admin. För varje avtal behövde Middlepoints anställda skriva ut det, boka ett möte för att få det signerat, och arkivera i pärmar. Pontus och Middlepoint började leta efter ett verktyg som kunde hjälpa dem. Oneflow kom in på ett möte, och resten är historia.

“Vi tog referenser från några av Oneflows kunder och scoutade marknaden efter andra lösningar, men kände att vi fick en helhetslösning med Oneflow. Vi upplevde att Oneflow var bättre än konkurrenterna.”

Höga krav och dealbreakers

Pontus hade tre stora krav på ett avtalsverktyg. Det behövde vara:

  1. användarvänligt
  2. användarvänligt
  3. användarvänligt

Skämt åsido, hur gränssnittet var utformat och hur enkelt det var att använda spelade faktiskt en avgörande roll för Pontus.

“Dessa typer av system har en tendens att vara väldigt komplexa. Och när du använder en lösning i alla delar av organisationen, är användarvänligheten otroligt viktig.”

oneflow for middlepoint

Integration mot Teamtailor

Middlepoint blev positivt överraskade när de fick veta att Oneflow har en integration mot Teamtailor. Och även om Middlepoint inte har hunnit använda integrationen särskilt länge än, är de hittills mycket nöjda med resultaten. Pontus säger att integrationen ger ytterligare ett lager av automatisering till det som tidigare brukade innebära manuellt arbete.

“Det sparar tid och irritation. En väldigt bra integration.”

Middlepoint kortade ner ledtider rejält

Omedelbara resultat

När du tar in en lösning och implementerar den i hela organisationen, vill du se resultat snabbt. Som tur är, enligt Pontus, såg Middlepoint resultat direkt.

“Resultatet kom direkt, särskilt på rekryteringssidan. Innan Oneflow la vi extremt mycket tid på att koordinera, administrera och boka tid för signering. Vi kortade ner våra ledtider rejält.”

Middlepoint har vuxit en hel del under det senaste året. Om Middlepoint hade fortsatt med sitt tidigare arbetssätt, hade de antagligen behövt anställa mer personal för att hantera all administration. Nu har Middlepoint ett system som funkar för dem, och tiden som brukade läggas på admin kan nu gå till mycket viktigare uppgifter.

Enligt Pontus har Oneflow fyra stora fördelar:

  • Spårbarhet
  • Bevakning
  • Enkelhet
  • Användarvänlighet

Han uppskattar Oneflows gränssnitt, att det är enkelt att logga in, och att det är enkelt att använda Oneflow både i mobilen, iPaden eller laptopen.

Smidig implementering

Middlepoint behövde en lösning som kunde implementeras utan krångel. De tog det i steg och började med att använda Oneflow för allt ifrån signering och arkivering, till bevakning av alla anställningsavtal. Något som är särskilt viktigt för Middlepoint är automatiserade pushnotiser för när till exempel provanställningar är på väg att löpa ut. Innan Oneflow kom in i bilden sköttes avtalsbevakningen manuellt.

“Det är skönt att ha ett system som gör en stor del av jobbet åt oss.”

Efter en lyckad implementering av Oneflow på rekryteringsavdelningen, gick Middlepoint vidare med att digitalisera avtalsprocessen på kundsidan. Eftersom de tidigare bara hade använt manuella avtal, importerades dessa till Oneflow så att alla avtal var samlade i samma databas. Det sista steget blev att flytta leverantörsavtalen till Oneflow.

“Idag har vi alla avtal signerade och arkiverade i Oneflow.”

Effektivare avtalshantering

Pontus lyckades effektivisera Middlepoints avtalshantering. Genom att ta in Oneflow har Middlepoint fått ett bra avtalsarkiv, och ett helt nytt sätt för bevakning och spårning av avtalen. Allt inramat av ett snyggt gränssnitt som är enkelt att jobba i. På frågan om han skulle rekommendera Oneflow, svarar Pontus:

“Absolut! Har man en stor del kund-, leverantörs- och anställningsavtal, vilket alla företag har, är det ett väldigt bra system för alla dessa tre delar.”

Missa aldrig en nyhet

Fyll i din mejladress för att få de senaste uppdateringarna rakt i din inkorg.