Kundcase: Systembolaget

Systembolaget är kanske ett av Sveriges kändaste varumärken med en kundbas på nästan hela befolkningen. Och för avdelningen Indirekta inköp, som har en årlig inköpsvolym om 1,2 miljarder kronor fördelat på drygt 3000 leverantörer, skickas det alltså en massa avtal kors och tvärs. Det fanns ingen tvekan om att ett smidigare e-signeringssystem behövdes, och det är där Oneflow kommer in. Tor Myhrman, inköpschef Tjänster & indirekt material, berättar om Systembolagets resa mot enklare avtalshantering.

Det var när inköpsavdelningen på Systembolaget själva fick signera ett avtal digitalt någon gång under 2016, som de fick upp ögonen för e-signering och digital avtalshantering. Men för att få igenom en implementation av ett e-signeringssystem behövde de få med sig fler på tåget, berättar Tor. Det självklara var då att vända sig till HR. För vilka om inte dem, som drunknar i hanteringen av 10 000 anställningsavtal/år, skulle inte välkomna enklare hantering med öppna armar?

Efter en upphandling med sju aktörer, både små och stora affärssystem, föll valet på Oneflow. Tor sammanfattar varför i tre punkter:

• Enkelt att använda
• Möjlighet att skapa mallar
• Snabbt och lätt att komma igång.

Så, från att ha behövt bära runt på massa pärmar, jaga rätt på VD och andra viktiga personer för en signatur och hålla koll på var avtalet befinner sig internt såväl som externt, hade de plötsligt stenkoll. Från en dag till en annan. Nyttan med Oneflow var alltså inga problem att se, säger Tor.

Idag är Inköp på Systembolaget rutinerade användare av Oneflow med 488 skickade inköpsavtal 2018. Och det har dessutom dykt upp oförutsedda behov i andra delar av organisationen, berättar Tor och räknar upp:

• delegering av brandskydd till 440 butiker
• styrelseprotokoll
• registerutdragsfrågor om GDPR
• godkännande av passerkort
• dotterbolaget IQ.

Så trots att det började som ett verktyg för Inköp har Oneflow blivit ett verktyg som hela organisationen kan använda sig av. Och att driva en bredare användning av Oneflow i organisationen, är något Tor och hans gäng kommer fortsätta med.