I takt med att tekniken fortsätter att utvecklas, utvecklas också de sätt på vilka vi bedriver affärsverksamhet. Ett område som har utvecklats avsevärt under de senaste åren är användningen av elektroniska signaturer. Elektroniska signaturer, även kallade e-signaturer, är en digital metod för att signera dokument och avtal.
Och i dagens hybrida värld, där distansarbete har blivit normen, blir elektroniska signaturer allt viktigare. I den här artikeln ska vi undersöka vad de är, hur de fungerar och vilka fördelar de har för en hybrid arbetsstyrka.
Introduktion
Elektroniska signaturer är i princip digitala versioner av handskrivna signaturer. De eliminerar behovet av fysiska signaturer eller utskrifter eftersom de används för att signera dokument elektroniskt.
De är också juridiskt bindande och erkänns i de flesta länder i världen. Till skillnad från sina handskrivna motsvarigheter ger de ett säkrare och effektivare sätt att signera dokument elektroniskt.
Hur elektroniska signaturer fungerar
Elektroniska signaturer görs med hjälp av programvara för digitala signaturer. När programvaran har fångat en persons signatur krypteras den och lagras säkert. När det är dags att signera ett dokument kan du helt enkelt klicka på en knapp och din elektroniska signatur tillämpas. Ditt dokument krypteras och lagras sedan på ett säkert sätt, vilket garanterar dess äkthet och säkerhet.
Läs även: En guide till e‑signaturer och vad som gör dem juridiskt bindande
Fördelar med elektroniska signaturer i en hybrid arbetsstyrka
I och med det ökande införandet av en hybrid arbetsmodell, där delvis eller helt distansarbete har blivit normen, blir elektroniska signaturer allt viktigare. Här är några av de viktigaste fördelarna:
1. Ökad effektivitet och produktivitet
I motsats till den tidskrävande karaktären hos traditionella signaturer kan dokument undertecknas och delas direkt med elektroniska signaturer, vilket eliminerar behovet av att skriva ut, faxa eller posta dokument.
Detta kan spara mycket tid åt de anställda och göra det möjligt för dem att fokusera på viktigare uppgifter. Dessutom kan de påskynda godkännandeprocessen, vilket gör att företagen kan avsluta affärer snabbare.
2. Förbättrat samarbete
E-signaturer kan också förbättra samarbetet mellan gruppmedlemmar och avdelningar. Detta är en viktig fördel för en hybrid grupp, där personer regelbundet kan arbeta på olika platser.
Med traditionella signaturer kan det vara otroligt svårt att samordna signerandet av ett dokument när anställda är på distans. Deras digitala kusin däremot gör det möjligt för teammedlemmar att signera dokument från var som helst i världen, vilket gör samarbetet enklare och effektivare.
Läs även: Varför programvara för elektroniska signaturer för småföretag är kraftfullt
3. Förbättrad säkerhet och efterlevnad
Den digitala signeringsmetoden är också mycket säkrare än traditionella signaturer. E-signaturer använder krypteringsteknik för att verifiera signerarens identitet och säkerställa att dokumentet inte har manipulerats.
Traditionella signaturer kan mycket lättare förfalskas eller ändras. Dessutom kan e-signaturer hjälpa företag att följa bestämmelser som GDPR, HIPAA och SOX.
De ger också en verifieringskedja, vilket kan hjälpa till att hålla reda på vem som har signerat ett dokument och när.
4. Minskade kostnader
Elektroniska signaturer eliminerar behovet av att skriva ut, faxa eller posta dokument, vilket kan spara pengar på papper, bläck och porto.
Dessutom kan elektroniska signaturer hjälpa företag att spara pengar på lagringskostnader. Elektroniska dokument tar mindre plats än pappersdokument och är lättare att organisera och söka.
5. Bättre kundupplevelse
Med elektroniska signaturer kan kunderna signera dokument var som helst och när som helst. Detta kan vara särskilt viktigt för företag som har kunder i olika tidszoner eller på olika platser.
De kan också hjälpa företag att erbjuda en mer personlig upplevelse genom att låta kunderna underteckna dokument elektroniskt utan att behöva träffas fysiskt.
6. Minskad risk för fel
När du använder atraditionella signeringsmetoder är det oundvikligt att fel uppstår och att viktig information missas. Med e-signaturer kan dokumenten granskas och signeras elektroniskt, vilket minskar risken för fel och säkerställer att all nödvändig information finns med.
Läs även: Signering av avtal online: 4 viktiga punkter
7. Snabbare handläggning
Elektroniska signaturer kan också påskynda processen för godkännande av dokument, vilket leder till kortare handläggningstider. Traditionella signaturer innebär en stor mängd administration och arbete, vilket kan sakta ner allt och innebära att du väntar länge på en signatur. Så är inte fallet med e-signaturer.
Eftersom dokumenten kan signeras och godkännas elektroniskt och den övergripande upplevelsen är bättre för motparten, kommer du att upptäcka att dokumenten godkänns på en bråkdel av tiden.
Införande av elektroniska signaturer
Det är mycket enkelt att införa elektroniska signaturer och företag kan använda en mängd olika programvaror och tjänster för att införa dem. Oneflow är en sådan plattform och erbjuder en gratis provperiod där du kan uppleva verklig avtalsmagi, inte bara elektroniska signaturer. När provperioden är slut kommer du dock fortfarande att kunna signera PDF-filer elektroniskt gratis (och det kommer du alltid att kunna göra).
Framtiden
Framtiden för elektroniska signaturer ser ljus ut. I takt med att företag fortsätter att anamma en hybrid arbetsmodell kommer elektroniska signaturer att bli allt viktigare. Tekniken fortsätter att utvecklas, vilket utan tvekan kommer att göra elektroniska signaturer ännu säkrare och bekvämare.
Sammanfattningsvis
Elektroniska signaturer erbjuder många fördelar för företag som använder en hybrid arbetsmodell. De kan hjälpa grupper att förbättra samarbetet, öka effektiviteten och produktiviteten, förbättra säkerheten och efterlevnaden, spara pengar, ge en bättre kundupplevelse (och mycket mer).
Om du är redo att börja använda elektroniska signaturer kan du registrera dig för en gratis provperiod med Oneflow här. Och om du är intresserad av att upptäcka hur Oneflow kan hjälpa dig att automatisera hela din avtalsprocess från början till slut kan du boka en demo med vårt trevliga team.
