Avtalshantering
Vad har alla företag i världen gemensamt? De använder avtal. De är osynliga för blotta ögat men finns överallt i ett företag. Därför är det viktigt att ha en ordentlig plattform och process för avtalshantering.
Vad är avtalshantering?
Det är hanteringen av avtal med partners, leverantörer, kunder och medarbetare. Det är en process för att hantera de avtal som du, antingen individuellt eller som företag, ingår med andra parter.
Administrationen av dessa kontrakt, t.ex. förnyelse, omförhandling, genomförande, efterlevnad, arkivering och lagring, är också en del av avtalshanteringen.
Det omfattar allt före signeringen, själva signeringen och fasen efter att avtalet har signerats.
Avtalshanteringens faser
Avtalshanteringen går igenom tre faser. Det finns en fas före signeringen, en för själva signeringen och en efter signeringen. Vi kallar det pre-sign, sign och post-sign.
Pre-sign
I den här fasen sätter du ihop avtalet och förbereder det för signering. Om det är ett digitalt avtal kan du använda en mall och lägga in all information som ska vara med i avtalet. Sen skickar du det till motparten. Det kommer med största sannolikhet bli en del förhandlingar fram och tillbaka innan ni är helt överens.
Sign
Efter det kommer fasen som alla känner till, signeringen. Numera används oftast e-signaturer med hjälp av en e-signeringslösning. Acceptansen och den utbredda användningen av e-signering har ökat över hela världen, mycket på grund av pandemin.
Post-sign
Fasen för hantering och arkivering. När avtalet har signerats så lagras det i avtalsplattformens arkiv. Därifrån kan du när som helst titta på kontraktet, skicka det för revidering, uppdatering, förnyelse eller till och med uppsägning.
Den här fasen av avtalshanteringsprocessen kräver uppsikt och administration. Särskilt om organisationen arbetar med en stor mängd avtal.
Varför är avtalshantering viktigt?
Avtalshantering är en process som många företag ofta förbiser. Det är varken särskilt flashigt och heller inte något man pratar speciellt mycket om. Ändå har det en enorm inverkan på praktiskt taget alla aspekter av ditt företag.
Ett litet företag kan ha hundratals, till och med tusentals, avtal att ta hand om. Och varje enskilt kontrakt är ett separat kontrakt med en separat entitet.
När det kommer till e-signering handlar det om juridiska, bindande avtal som du måste hantera på rätt sätt.
Att ha så många avtal med ett stort antal tredjeparter blir en enorm uppgift i sig i och med att du måste administrera och hantera dem på rätt sätt. Om du missar att förnya ett avtal på rätt sätt, förhandla fram ett nytt avtal eller lagra ett avtal på rätt sätt kan det få allvarliga konsekvenser för ditt resultat, dina medarbetares moral eller kundernas förtroende.
Tänk dig till exempel att du driver en brädgård och glömmer att förnya avtalet med din främsta virkesleverantör. Då kan du inte sälja din kärnprodukt, vilket leder till förlorade intäkter och att dina kunder kommer att vända sig till dina konkurrenter eftersom du inte kan erbjuda något virke. Det hade du helt kunnat undvika om du hade hanterat dina avtal på rätt sätt.
Följderna av en dålig avtalshantering kan påverka hela verksamheten negativt, medan rätt hantering istället kan bidra med fördelar för både din och andras verksamhet.
Låt våra digitala avtal göra det tunga arbetet åt dig
Vill du prova framtidens avtalshantering? Testa gratis i 14 dagar.
Frågor och svar om avtalshantering:
Vad är en plattform för avtalshantering?
En plattform för avtalshantering är en plattform där du kan kontrollera och hantera alla dina avtal på ett och samma ställe. Det fungerar helt enkelt som en hubb för alla dina avtalsrelaterade aktiviteter, såsom att skapa, skicka, redigera, lagra och hantera avtal. Det är en enda kontaktpunkt för alla dina kontrakt, där de som arbetar med kontrakt i din organisation har åtkomst till dem.
Det är som ett CRM-system (Customer Relationship Management) fast för dina avtal. En solid avtalsplattform kan faktiskt integreras sömlöst med ditt CRM-system. På så sätt kan du hantera dina avtal direkt i ditt CRM-system och därmed göra hanteringen av dina avtal både enklare och effektivare.
Oneflow är ett exempel på en plattform för avtalshantering. Det är en lösning som låter dig skapa, redigera, skicka, förhandla, signera och lagra alla dina avtal på ett och samma ställe.
Varför är avtalshantering viktigt?
Avtalshantering kan vara en förbisedd del av ett företags verksamhet. Som tidigare nämnt är det varken särskilt flashigt och heller inte något man pratar speciellt mycket om. Ändå har det en enorm inverkan på praktiskt taget alla aspekter av ditt företag.
Ett litet företag kan ha hundratals, till och med tusentals, avtal att ta hand om. Varje enskilt kontrakt är ett separat kontrakt med en separat entitet.
När det kommer till e-signering handlar det om juridiska, bindande avtal som du måste hantera på rätt sätt.
Att ha så många avtal med ett stort antal tredjeparter blir en enorm uppgift i sig, i och med att du måste administrera och hantera dem på rätt sätt. Om du missar att förnya ett avtal på rätt sätt, förhandla fram ett nytt avtal eller lagra ett avtal på rätt sätt kan det få allvarliga konsekvenser för ditt resultat, dina medarbetares moral eller kundernas förtroende.
Tänk dig till exempel att du driver en brädgård och på något sätt glömmer att förnya avtalet med din främsta virkesleverantör. Det gör att du inte kan sälja din kärnprodukt, vilket leder till förlorade intäkter och att dina kunder kommer att vända sig till dina konkurrenter eftersom du inte kan erbjuda något virke. Det hade du helt kunnat undvika om du hade hanterat dina avtal på rätt sätt.
Konsekvenserna av dålig avtalshantering kan kännas i hela företaget. Följderna av en dålig avtalshantering kan påverka hela verksamheten negativt, medan rätt hantering istället kan bidra med fördelar för både din och andras verksamhet. En ordentlig avtalshantering kan föra med sig oväntade vinster för alla.
