Vad är avtalshantering? En komplett guide

Vad är det alla företag över hela världen har gemensamt? De använder avtal. Du kanske inte alltid tänker på dem som en central del av ditt arbete, men de finns överallt i ett företag. Det är därför det är så viktigt att ha en plattform och process för avtalshantering.

Vad är avtalshantering?

Avtalshantering är processen för att hantera de avtal som du, antingen som privatperson eller som företag, ingår med andra parter. Processen spänner över hela avtalslivscykeln, från före till efter signerandet, och omfattar förnyelse, omförhandling, verkställande, efterlevnad, arkivering och lagring av avtal.

Videon är en guide på engelska där vi går igenom grunderna och “bra att vet” ang avtalshantering. Testa Oneflows avtalhanteringssystem gratis i 14 dagar

Vilka är de tre faserna i avtalshanteringen?

Det finns tre faser när det gäller avtalshantering. Det finns en fas före (pre-sign), under (sign) och efter signering (post-sign).

1- Pre-sign

Under pre-sign-fasen skriver eller redigerar du ett avtal och förbereder det för signering. Om det är ett digitalt avtal kan du använda en mall och lägga till all nödvändig information i avtalet.

Men denna fas handlar inte bara om ett enskilt avtal – om ditt företag använder en programvara för avtalshantering är det också i pre-sign-fasen som du kan lägga grunden för att ditt team ska lyckas – det kan handla om att skapa arbetsytor för dina olika team, med de relevanta mallarna och verktygen för varje team.

2- Signering

Efter det kommer den fas som alla känner till, signeringen. Idag görs det vanligtvis via e-signering med en lösning för e-signaturer. Särskilt tack vare pandemin har acceptansen och den utbredda användningen av e-signering ökat kraftigt runt om i världen.

Men som du kanske vet är det inte alltid så enkelt att bara signera, och det krävs ofta en del förhandlingar. Som tur är finns det vissa program, som Oneflow, som låter dig och din motpart kommentera och redigera avtalet i realtid, även efter att det har skickats. Slipp skicka olika dokument och versioner fram och tillbaka.

Post-sign

Hanterings- och arkiveringsfasen. När avtalet har signerats lagras det i era avtalsplattformars arkiv. Där kan det när som helst tas fram för att titta på avtalet, skicka det för revidering, uppdatering eller förnyelse, eller till och med uppsägning. Post-sign-fasen i avtalshanteringsprocessen kräver tillsyn och administration. Särskilt om en organisation arbetar med en stor mängd avtal.

Vissa avtalshanteringsplattformar, som Oneflow, har verktyg som gör arkiveringsprocessen enklare, med verktyg som mappar, taggar, global sökning och automatiska interna påminnelser om när avtal behöver sägas upp.

Avtalshantering – ett strategiskt viktigt område

Avtalshantering är viktigt av flera skäl. Den hjälper dig att minska kostnader och risker, öka effektiviteten och fatta välgrundade beslut.

Riskminskning

Avtal innehåller ofta konfidentiell information, ekonomiska åtaganden eller allmänt känslig information. Med korrekt avtalshantering kan organisationer hålla reda på sina avtal, ha användarrättigheter för att se till att avtalen aldrig hamnar i fel händer och interna påminnelser för att aldrig missa avtalens tidsfrister.

Kostnadsbesparingar

Effektiv avtalshantering kan leda till betydande kostnadsbesparingar. Genom att aktivt övervaka avtalets prestanda och milstolpar kan organisationer identifiera möjligheter till kostnadsminskningar, till exempel genom att omförhandla priser, konsolidera avtal eller identifiera underutnyttjade tjänster. Dessutom bidrar effektiv avtalshantering till att förhindra onödiga straffavgifter, arvoden och juridiska kostnader. Genom att ha snabbare processer för att skapa och hantera avtal sparar du också administrationstid åt dina medarbetare så att de kan återgå till att göra det de gör bäst.

Hantering av relationer

Avtal innebär ofta relationer med externa parter, t.ex. säljare, leverantörer eller kunder. Effektiv avtalshantering bidrar till att vårda dessa relationer genom att främja tydlig kommunikation, förtroende och transparens. Det främjar en samarbetsinriktad miljö, minskar konflikter och skapar en grund för långsiktiga partnerskap.

Ökad effektivitet och produktivitet

Manuella processer för avtalshantering, som att söka efter avtal, spåra tidsfrister eller hantera förnyelser, kan vara tidskrävande och felkänsliga. Genom att implementera system och arbetsflöden för avtalshantering effektiviseras dessa processer, uppgifter automatiseras och avtalsrelaterad information centraliseras. Det förbättrar effektiviteten, minskar den administrativa bördan och gör det möjligt för teamen att fokusera på aktiviteter med högre värde.

Datainsikter och beslutsfattande

Avtalshanteringssystem kan ge värdefulla insikter genom analys- och rapporteringsfunktioner. Genom att analysera avtalsdata kan organisationer identifiera trender, risker och möjligheter. Denna information gör det möjligt att fatta välgrundade beslut, till exempel att identifiera problem med avtalsuppfyllelse, optimera leverantörsrelationer eller identifiera områden för processförbättring.

Konsekvenser av dålig avtalshantering

Dålig avtalshantering kan få betydande konsekvenser för organisationer, inklusive juridiska risker och efterlevnadsrisker som t.ex:

• Finansiella förluster genom överbetalningar eller missade intäktsmöjligheter
• Operativ ineffektivitet som leder till missade deadlines och minskad produktivitet
• Skadade relationer med intressenter på grund av bristande kommunikation eller förväntningar som inte uppfylls
• Missade möjligheter till kostnadsbesparingar och tillväxt
• Tvister och bristande efterlevnad
• Osäkerhet i både operativa och juridiska frågor

Tips och bästa praxis för avtalshantering

Här är några tips på hur du hittar en lösning för avtalshantering som fungerar för ditt företag:

En lösning som fungerar för alla

Hitta en lösning som passar inte bara dig och ditt team, utan hela din organisation så att alla dina avtal finns på ett och samma ställe. Detta är särskilt viktigt för revisionsändamål.

Välj en plattform för avtalshantering som har organisatoriska verktyg

Avtalsorganisation är ett nödvändigt steg för att minska risker och onödig administrationstid. Vissa program, som Oneflow, möjliggör olika arbetsytor för att hålla teamets mallar, instrumentpaneler och arkiv åtskilda.

Välj en plattform som hjälper dig att hålla koll på viktiga händelser under avtalets livscykel

För att se till att ni aldrig missar en avtalsdeadline ska ni välja en plattform där ni kan ställa in interna påminnelser och där användarna kan se kommande avtal i en kalendervy.

Användarrättigheter så att kontrakt inte hamnar i fel händer

Med känslig information i avtal bör du välja en programvara som har anpassningsbara användarbehörigheter som inte bara låter dig styra vem som har tillgång till vilket avtal, utan också vad de kan göra med olika avtal. I Oneflow kan behörighetsinställningarna vara så specifika att en användare kan se ett visst teams dokument och redigera ett annat teams mallar, samtidigt som han eller hon inte har tillgång till ett annat teams mallar.

Välj en plattform som kan integreras med din övriga programvara

Genom att integrera med dina andra programvaror kan du minska administrationen och stärka dataintegriteten i dina befintliga verktyg. Oneflow integreras med dussintals CRM-, ATS-, rekryterings- och Power Apps, så att data kan fyllas i automatiskt till och från din befintliga programvara.

Så varför inte automatisera era avtalshanteringsprocesser redan idag?

Om du är nyfiken på att se vad en programvara för avtalshantering kan göra för dig och hur den kan gynna ditt företag, varför inte boka en demo idag? Du kan ta reda på mer om Oneflow, hur det hela fungerar och ställa alla frågor du kan tänkas ha.