Vad är avtalshantering? En komplett guide

Visste du att 90% av alla som arbetar med avtal har svårt att hitta det avtal de behöver vid en viss tidpunkt? Dessutom säger mer än fyra av tio att de saknar en definierad process för att lagra dokument efter genomförandet. Denna statistik visar tydligt hur mycket företag behöver optimera sin avtalshantering.

Om det är något som alla företag i hela världen har gemensamt så är det att de använder sig av avtal. De är kanske inte alltid en central del av ditt arbete, men de finns överallt – de reglerar dina relationer med kunder, leverantörer, partners och anställda. Med ett tillräckligt stort företag blir effektiv avtalshantering svårt utan en dedikerad mjukvaruplattform, men det finns några saker du kan göra för att övervinna denna utmaning.

I den här artikeln kommer jag att dela med mig av dessa tips och visa ett potentiellt verktyg som du kan använda. Läs vidare för att lära dig hur du får ut mesta möjliga av din avtalshantering!

Se även följande: Att skapa avtal: Den enda guide du behöver

Vad är avtalshantering?

Avtalshantering är processen för att hantera de överenskommelser som du gör med andra parter – antingen individuellt eller som företag. Processen omfattar avtalets livscykel från pre-sign (innan du signerar) till post-sign (efter att du signerat) och omfattar förnyelse, omförhandling, genomförande, efterlevnad, arkivering och lagring av avtal.

Vad gör avtalshanterare?

Avtalshanterare är specialister som ansvarar för att bearbeta, hantera, administrera och optimera alla avtalsrelaterade processer. Som att:

1. Skapa avtalsmallar samt upprätta och granska avtal
2. Säkerställa att dokumenten når rätt personer vid rätt tidpunkt
3. Lagra avtal och organisera dem på ett sätt som gör dem lättillgängliga
4. Övervaka programvaruintegrationer och analyser för digitala avtal

Avtalshantering vs avtalslivscykelhantering – vad är skillnaden?

Även om begreppen ”avtalshantering” och “avtalslivscykelhantering” (Contract Lifecycle Management) ofta används synonymt har de olika betydelser.

Avtalslivscykelhantering (CLM) av avtal är ett mer omfattande tillvägagångssätt som ger större insyn i och kontroll över avtalets livscykel och hela processen för avtalshantering. Det kan handla om manuella processer eller en blandning av manuella, automatiserade och hybridprocesser. Avtalshantering är mer begränsad i omfattning och fokuserar ofta på skyldigheter och efterlevnad efter att avtalet har genomförts.

Här är en tabell för att sammanfatta skillnaderna mellan de två.

Å andra sidan representerar hantering av avtalslivscykeln ett mer proaktivt tillvägagångssätt.

För att uttrycka det enkelt är avtalshantering för företag med enklare behov. Det är en del av avtalslivscykelhanteringen, som är mer komplex och ger ett strategiskt, värdedrivet tillvägagångssätt för att hantera avtal från början till slut.

Nästa generations programvara för avtalshantering

Enkel avtalshantering har utvecklats till att omfatta automatiserade arbetsflöden och andra metoder som underlättar automatisering av avtal. Avtalshantering och avtalslivscykelhantering kan båda involvera avtalsautomatisering och innovativ teknik, till exempel artificiell intelligens och prediktiv analys.

Hantera dina avtal enkelt med en programvara för avtalshantering som inkluderar funktioner för automatisering av avtal – Oneflow. Denna plattform ger företag en rad kraftfulla funktioner, AI-verktyg och integrationsalternativ. Här är vad den erbjuder:

1. Oneflow AI – Importera dina befintliga avtal till Oneflow och granska dem (du kan göra detta i bulk) för att säkerställa efterlevnad och identifiera problem och mänskliga fel. Plattformen gör det också möjligt att enkelt söka efter information om dina avtal.
2. E-signaturer – Signera avtal med en juridiskt bindande e-signering som stöder olika metoder (standard e-signering, SMS-verifiering, elektronisk identifiering, handskriven signatur).
3. Hantering – Skapa arbetsytor med mappar och anpassa dem som du vill. Du kan också ange administratörsroller, konfigurera påminnelser och livscykelmeddelanden med mera.
4. Arbetsytor och samarbete – Organisera dina avtal med hjälp av varumärkesanpassade arbetsytor som passar ditt företags arbetsflöden. Plattformen underlättar samarbete via revisionsprövningar, delade kommentarer och videoinspelningar. Du kan dölja avsnitt baserat på fördefinierade triggers och regler.
5. Dynamiska mallar – Skapa avtal och inbjudnings-/notifieringsmeddelanden snabbare med ett brett urval av anpassningsbara mallar som du kan dela inom eller utanför din arbetsyta.
6. Spårning – Med Oneflow kan du spåra hela signeringsprocessen (och till och med innan den börjar!). Du får veta när någon öppnar dokumentet (inklusive exakt datum och tid). Plattformen kommer också att spåra hur många gånger någon tittat på överenskommelsen, vilket kan vara till hjälp på sitt eget sätt (om de till exempel öppnade den flera gånger men inte signerade ännu, kan det finnas ett problem att lösa).
7. Analys – Övervaka engagemang (öppningsfrekvens, antal besökare) och andra KPI:er relaterade till avtalet. I vår artikel kan du läsa om hur du skapar en effektiv instrumentpanel för avtal och får ut mesta möjliga av dina data.
8. Integrationer – Oneflow erbjuder olika typer av integrationer. Exempelvis kan du hantera avtalshantering i Membrain eller annat CRM du väljer (Salesforce, HubSpot etc.).

Intresserad av Oneflow? Signera för vår 14-dagars gratis provperiod eller boka en demo för att se plattformens funktioner i aktion.

Vilka är de olika faserna i avtalshanteringen?

Avtalshantering har tre faser: pre-sign, signering och post-sign.

1. Pre-sign (före)

Pre-sign innebär alla steg som inträffar innan du signerar, till exempel att skriva ett utkast till avtalet, samarbeta om innehållet med interna och juridiska team, förhandla om villkor med mera. Under den fasen skriver eller redigerar du ett avtal och förbereder det för att signeras. Om det är ett digitalt avtal kan du använda en mall och inkludera all information som krävs.

Pre-sign handlar dock inte bara om ett enda avtal. Om ditt företag använder programvara för avtalshantering är det också i fasen före signeringen som du kan lägga grunden för att ditt team ska lyckas. Det kan handla om att skapa arbetsytor för de olika teamen med relevanta mallar och verktyg för varje team.

2. Signering

Därefter kommer den fas som alla känner till: att signera. Nuförtiden sker det vanligtvis via e-signering med en lösning för e-signering. På grund av pandemin har acceptansen och den utbredda användningen av e-signering ökat över hela världen.

Det är dock inte säkert att signeringen är okomplicerad, och ibland kan det krävas förhandlingar om avtalet. Lyckligtvis låter vissa lösningar för avtalshantering, som Oneflow, dig kommentera med din motpart i avtalet och redigera det efter att det har skickats så att du kan skära ner på fram och tillbaka.

3. Post-sign (efter)

Post-sign omfattar alla steg som inträffar efter att avtalet har signerats. Avtalet är nu redo att verkställas. Det kan handla om att lagra, arkivera, organisera, hantera förnyelser, deadlines med mera. När avtalet är signerat arkiveras det i din dokumentlagring. Post-sign-fasen i processen för avtalshantering kräver övervakning och administration, särskilt om din organisation hanterar en stor mängd avtal.

Med en dedikerad plattform för avtalshantering kan du när som helst ta fram alla överenskommelser för att analysera dem och skicka dem för revidering, uppdatering, förnyelse eller till och med uppsägning. Ett bra verktyg bör också göra arkiveringen enklare med alternativ som mappar, taggar, global sökning och automatiska interna påminnelser om när avtal behöver sägas upp.

Läs även: Hur skapar jag en interaktiv PDF? och Hur spårar man ändringar i ett PDF-dokument?

Varför är avtalshantering viktigt?

Avtalshantering är av flera skäl avgörande för alla företag. Det hjälper dig att minska kostnader och risker, öka effektiviteten och fatta välgrundade beslut.

Riskreducering

Överenskommelser omfattar ofta konfidentiella uppgifter, ekonomiska åtaganden eller allmänt känslig information – och det är därför riskhantering i avtal är så viktigt. Med bra avtalshantering kan organisationer hålla reda på sina avtal, definiera användarbehörigheter för att säkerställa att dokument aldrig hamnar i fel händer och ställa in interna påminnelser om att aldrig missa avtalets deadlines.

Kostnadsbesparingar

Framgångsrik avtalshantering kan leda till betydande kostnadsbesparingar. Genom att aktivt övervaka avtalets prestanda och milstolpar kan organisationer identifiera möjligheter till kostnadsminskningar, till exempel genom att omförhandla priser, konsolidera avtal eller identifiera underutnyttjade tjänster. Dessutom bidrar effektiv avtalshantering till att förhindra onödiga påföljder, avgifter och juridiska kostnader. Snabbare processer för att skapa och hantera avtal sparar tid för dina anställda så att de kan använda den tiden till det de är bäst på.

Hantering av relationer

Avtal innebär ofta relationer med externa parter, till exempel säljare, leverantörer eller kunder. Effektiv avtalshantering bidrar till att vårda dessa relationer genom att främja tydlig kommunikation, förtroende och öppenhet. Det skapar en miljö som främjar samarbete, minskar konflikter och lägger grunden för långsiktiga partnerskap.

Ökad effektivitet och produktivitet

Avtalshantering – att söka efter avtal, hålla reda på tidsfrister eller hantera förnyelser – kan vara tidskrävande om det görs manuellt. Du riskerar också att göra fel. Implementering av system och arbetsflöden för avtalshantering effektiviserar dessa processer, automatiserar uppgifter och centraliserar avtalsrelaterad information. Det förbättrar effektiviteten, minskar den administrativa bördan och gör det möjligt för teamen att fokusera på aktiviteter med högre värde.

Datainsikter och beslutsfattande

System för avtalshantering kan ge värdefulla insikter genom analys- och rapporteringsfunktioner. Organisationer kan analysera data om avtal för att identifiera trender, risker och möjligheter. Denna information möjliggör ett välgrundat beslutsfattande, till exempel att identifiera problem med avtalets prestanda, optimera leverantörsrelationer eller identifiera områden för processförbättringar.

Konsekvenser av dålig avtalshantering

Dålig avtalshantering kan få betydande konsekvenser för organisationer, inklusive juridiska risker, risker för varumärkesimagen, finansiella risker och efterlevnadsrisker som t.ex:

• Finansiella förluster genom överbetalning eller missade intäktsmöjligheter
• Ineffektivitet i verksamheten som leder till missade deadlines och minskad produktivitet
• Skadade relationer med intressenter på grund av bristande kommunikation eller ouppfyllda förväntningar
• Missade möjligheter till kostnadsbesparingar och tillväxt i verksamheten
• Tvister och bristande efterlevnad
• Osäkerhet i både verksamhet och juridiska frågor

Hur ser effektiv avtalshantering ut?

Du har skaffat dig ett praktiskt system. Dina avtal finns på ett och samma ställe och är mer samordnade än någonsin tidigare. Men hur ser effektiv avtalshantering ut?

Kort sagt innebär det att alla på ditt företag enkelt kan hitta och komma åt dina avtal – oavsett om det är för att förnya ett eller för att kontrollera några detaljer. De behöver inte längre besvära någon eller ägna timmar åt att söka igenom en avtalsdatabas. Tack vare kraftfulla sökfunktioner och en enda sanningskälla kan de hitta det de behöver med bara några klick. Utöver detta minimerar ett system för avtalshantering också risken för dataintrång eller oavsiktlig bristande efterlevnad av lagar och regler genom att implementera kontroller av utgående och inkommande avtal.

När avtalshanteringen verkligen är effektiv kan vem som helst i vilken organisation som helst bli en avtalslegend.

Se även: Så här hanterar du avtalshantering med en avtalshandbok

Bästa praxis och tips för avtalshantering

Här är några tips för att hitta en lösning för avtalshantering som fungerar för ditt företag.

En lösning som fungerar för alla

Hitta en lösning som inte bara passar dig och ditt team utan hela din organisation så att alla dina avtal finns på ett och samma ställe. Detta är särskilt viktigt för revisionsändamål.

Välj en programvara för avtalshantering som har organisationverktyg

Att organisera avtal är nödvändigt om du vill minska riskerna och minska onödig administrationstid. Vissa programvaror, som Oneflow, låter dig skapa olika arbetsytor för att hålla teamets mallar, instrumentpaneler och arkiv åtskilda.

Välj programvara som hjälper dig att hålla koll på viktiga avtalshändelser under avtalets livscykel

För att se till att du aldrig missar en deadline för ett avtal bör du välja en plattform som låter dig skapa interna påminnelser och låter användarna se kommande avtal i en kalendervy.

Användarbehörigheter så att avtal inte hamnar i fel händer

Eftersom alla avtal innehåller känslig information bör du välja programvara med anpassningsbara användarbehörigheter som gör att du kan kontrollera vem som har åtkomst till vad (och vad de kan göra med den information de har). I Oneflow är behörighetsinställningarna tillräckligt specifika för att en användare ska kunna se vissa teams dokument och redigera ett annat teams mallar, samtidigt som han eller hon är begränsad från att komma åt en annan uppsättning mallar.

Definiera dina användningsområden

Olika branscher och avdelningar har olika behov. Till exempel skiljer sig kraven på effektiv avtalshantering inom sjukvården något från vad du vill ha i programvara för avtalshantering för försäljning eller plattformar för avtalshantering för inköp. Det är i allmänhet en bra idé att definiera ditt användningsområde och sedan välja en plattform som passar det bäst – såvida du inte har en universell plattform för avtalshantering som Oneflow som kan formas för att passa alla behov.

Välj en plattform för avtalshantering som kan integreras med din övriga programvara

Genom att integrera med din andra programvara kan du minska ytterligare administrationstid och stärka dataintegriteten i dina befintliga verktyg. Oneflow integreras med dussintals CRM-, ATS-, rekryterings- och Power Apps så att data kan fyllas i automatiskt till och från din befintliga programvara.

Så varför inte automatisera dina processer för avtalshantering redan idag?

Avtal definierar de regler som vi bygger våra företag på – hur vi hanterar våra partners, kunder, anställda osv. – vilket gör dem oerhört viktiga. Det är därför viktigt att hantera dem på ett effektivt sätt och – som med många andra aspekter av affärsverksamhet på 2000-talet – kan bra programvara hjälpa till att optimera denna process.

Ett verktyg för avtalshantering och åtagandehantering som Oneflow effektiviserar och optimerar processen med att skapa, förhandla och signera avtal. Det är lätt att integrera med andra system (som Salesforce, HubSpot eller Power Apps) och har kraftfulla funktioner – inklusive AI-funktioner som gör att du kan automatisera repetitiva uppgifter och generera insikter. Du kan också konfigurera påminnelser och få tillgång till djupgående analyser.

Är du nyfiken på att se vad Oneflow kan göra för ditt företag? Boka en demo på en gång för att lära dig mer om vår lösning och få svar på alla frågor du kan tänkas ha! Eller registrera dig och prova själv, helt kostnadsfritt under 14 dagar.