Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide

Visste du at 90 % av alle som jobber med kontrakter har problemer med å finne kontrakten de trenger på et gitt tidspunkt? I tillegg sier over fire av ti at de mangler en definert prosess for oppbevaring av dokumenter etter at de er inngått. Denne statistikken viser tydelig hvor stort behovet er for å optimalisere kontraktshåndteringen.

Hvis det er én ting alle selskaper over hele verden har til felles, så er det at de bruker kontrakter. De er kanskje ikke alltid en sentral del av jobben din, men de er overalt – de regulerer forholdet til kunder, partnere og ansatte. Med et stort nok selskap blir effektiv kontraktshåndtering vanskelig uten en dedikert programvareplattform, men det er noen ting du kan gjøre for å overvinne denne utfordringen.

I denne artikkelen vil jeg dele disse tipsene med deg og vise deg et potensielt verktøy du kan bruke. Les videre for å lære hvordan du kan få mest mulig ut av kontraktshåndteringen din!

Les også: Contract creation: The only guide you need

Hva er kontraktshåndtering?

Contract management is the process of managing the agreements that you make with other parties – either individually or as a business. This process spans the contract lifecycle from pre-sign (before signing) to post-sign (after signing), covering the renewal, renegotiating, executing, complying, archiving and storing of contracts. 

Hva gjør kontraktsansvarlige?

Kontraktsansvarlige er spesialister med ansvar for å behandle, administrere og optimalisere alle kontraktsrelaterte prosesser. De:

1. Skaper kontraktsmaler, utarbeider og gjennomgår kontrakter
2. Sørger for at dokumentene når frem til de rette personene til rett tid
3. Lagrer kontrakter og organiserer dem på en måte som gjør dem lett tilgjengelige
4. Overvåker integrasjoner og analyserer programvarer for digitale kontrakter

Kontraktshåndtering vs. kontraktslivssyklushåndtering – hva er forskjellen?

Selv om begrepene «kontraktsadministrasjon» og «kontraktslivssyklusadministrasjon (CLM)» ofte brukes om hverandre, har de forskjellige betydninger.

Administrasjon av kontraktens livssyklus er en mer omfattende tilnærming som gir større synlighet og kontroll over kontraktens livssyklus og hele prosessen med å administrere kontrakter. Det kan innebære manuelle eller en blanding av manuelle, automatiserte og hybride prosesser. Kontraktsforvaltning er mer begrenset i omfang, og fokuserer ofte på forpliktelser og compliance etter at kontrakten er inngått.

Her er en tabell som oppsummerer forskjellene mellom de to.

På den annen side representerer kontraktslivssyklusstyring en mer proaktiv tilnærming.

For å si det enkelt: Kontraktshåndtering er for selskaper med enklere behov. Det er en del av håndteringen av kontraktens livssyklus kontraktslivssyklusadministrasjon, som er mer komplekst og gir en strategisk, verdidrevet tilnærming til å håndtere kontrakter fra start til slutt.

Neste generasjons programvare for kontrakthåndtering

Enkel kontraktshåndtering har utviklet seg til å omfatte automatiserte arbeidsflyter og andre metoder som legger til rette for automatisering av kontrakter. Både CM og CLM kan involvere kontraktsautomatisering og innovativ teknologi, som AI og prediktiv analyse.

Administrer kontraktene dine enkelt med en dedikert programvare for kontraktshåndtering som inkluderer funksjoner for kontraktsautomatisering – Oneflow. Denne plattformen gir selskaper en rekke kraftige funksjoner, AI-verktøy og integrasjonsalternativer. Her er hva den tilbyr:

1. Oneflow AI – Importer eksisterende kontrakter til Oneflow og gå gjennom dem (du kan gjøre dette i bulk) for å sikre compliance og identifisere problemer og menneskelige feil. Plattformen lar deg også enkelt søke etter informasjon om kontraktene dine.
2. E-signaturer – Signer kontrakter med en juridisk bindende e-signatur som støtter ulike metoder (standard e-signatur, SMS-bekreftelse, elektronisk identifikasjon, håndskrevet signatur).
3. Administrasjon – Opprett arbeidsområder med mapper og tilpass dem slik du vil. Du kan også angi administratorroller, konfigurere påminnelser og livssyklusvarsler med mer.
4. Workspaces og samarbeid – Organiser kontraktene dine ved hjelp av varemerkede arbeidsområder som er tilpasset bedriftens arbeidsflyt. Plattformen legger til rette for samarbeid via revisjonsprøver, delte kommentarer og videoopptak. Du kan skjule seksjoner basert på forhåndsdefinerte utløsere og regler.
5. Dynamiske maler – Skap kontrakter og invitasjons- og varslingsmeldinger raskere med et bredt utvalg av tilpassbare maler som du kan dele i eller utenfor arbeidsområdet ditt.
6. Sporing – Med Oneflow kan du spore signeringsprosessen (og til og med før den begynner!). Du får vite når noen åpner dokumentet (inkludert nøyaktig dato og klokkeslett). Plattformen sporer også hvor mange ganger noen har sett på avtalen, noe som kan være nyttig på sin egen måte (hvis de for eksempel har åpnet den flere ganger, men ikke signert ennå, kan det være et problem som må løses).
7. Analyse – Overvåk engasjement (åpningsfrekvens, antall besøkende) og andre kontraktsrelaterte KPI-er. Les artikkelen vår for å finne ut hvordan du skaper et effektivt kontraktsdashboard og får mest mulig ut av dataene dine.
8. Integrasjoner – Oneflow tilbyr ulike typer integrasjoner. For eksempel kan du håndtere kontraktshåndtering i Membrain eller et annet CRM du velger (Salesforce, HubSpot etc.).

Interessert i Oneflow? Registrer deg for vår 14-dagers gratis prøveperiode eller book en demo for å se plattformens funksjoner i aksjon.

Hva er stegene i kontraktshåndteringsfasene?

Kontraktshåndteringen består av tre faser: før signering, signering og etter signering.

1. Før signering

Med forhåndssignering menes alle trinn som skjer før signering, for eksempel utarbeidelse av kontraktsutkast, samarbeid om innholdet med interne og juridiske team, forhandlinger om vilkår og mer. I fasen før signering skriver eller redigerer du en kontrakt og forbereder den for signering. Hvis det er en digital kontrakt, kan du bruke en mal og inkludere all nødvendig informasjon.

Fasen før signering handler imidlertid ikke bare om en enkelt kontrakt. Hvis bedriften din bruker programvare for kontraktshåndtering, er det også i fasen før signering at du kan legge grunnlaget for at teamet ditt skal lykkes. Det kan for eksempel innebære å sette opp arbeidsområder for de ulike teamene med relevante maler og verktøy for hvert team.

2. Signering

Deretter kommer fasen alle er kjent med: signeringen. I dag gjøres det vanligvis via e-signering med en e-signaturløsning. På grunn av pandemien har aksept og utbredt bruk av e-signering økt kraftig over hele verden.

Det er imidlertid ikke sikkert at signeringsprosessen er enkel, og noen ganger kan det være nødvendig å forhandle om kontrakten. Heldigvis lar noen løsninger for kontraktshåndtering, som Oneflow, deg kommentere med motparten i kontrakten og redigere den etter at den er sendt, slik at du kan kutte ned på frem og tilbake.

3. Etter signering

Post-sign omfatter alle trinn som skjer etter at kontrakten er signert. Kontrakten er nå klar til å bli utført. Dette kan omfatte lagring, arkivering, organisering, håndtering av fornyelser, tidsfrister og mer. Når kontrakten er signert, arkiveres den i dokumentlagringen din. Fasen etter signering av kontraktshåndteringen krever tilsyn og administrasjon, spesielt hvis organisasjonen din behandler et stort antall kontrakter.

Post-sign omfatter alle trinn som skjer etter at kontrakten er signert. Kontrakten er nå klar til å bli utført. Dette kan omfatte lagring, arkivering, organisering, håndtering av fornyelser, tidsfrister og mer. Når kontrakten er signert, arkiveres den i dokumentlagringen din. Fasen etter signering av kontraktshåndteringen krever tilsyn og administrasjon, spesielt hvis organisasjonen din behandler et stort antall kontrakter.

Med en dedikert plattform for kontraktshåndtering kan du når som helst hente frem en hvilken som helst avtale for å analysere den og sende den til revisjon, oppdatering, fornyelse eller til og med oppsigelse. Et godt verktøy bør også gjøre arkiveringen enklere med alternativer som mapper, tagger, globalt søk og automatiske interne påminnelser om når kontrakter må sies opp.

Les ogsp: Hvordan lage en interaktiv PDF? og How to track changes in a PDF document?

Hvorfor er kontraktshåndtering viktig?

Kontraktshåndtering er avgjørende for alle selskaper av flere grunner. Det hjelper deg med å redusere kostnader og risiko, øke effektiviteten og ta velbegrunnede beslutninger.

Reduksjon av risiko

Avtaler inneholder ofte konfidensielle detaljer, økonomiske forpliktelser eller generelt sensitiv informasjon – og det er derfor håndtering av kontraktsrisiko er så viktig. Med god kontraktshåndtering kan organisasjoner holde oversikt over kontraktene sine, definere brukerrettigheter for å sikre at dokumenter aldri havner i feil hender og sette opp interne påminnelser om å aldri gå glipp av kontraktsfrister.

Kostnadsbesparelser

Vellykket kontraktshåndtering kan føre til betydelige kostnadsbesparelser. Ved å aktivt overvåke kontraktsoppnåelse og milepæler kan organisasjoner identifisere muligheter for kostnadsreduksjoner, for eksempel ved å reforhandle priser, konsolidere kontrakter eller identifisere underutnyttede tjenester. I tillegg bidrar effektiv kontraktshåndtering til å forhindre unødvendige bøter, gebyrer og juridiske utgifter. Raskere prosesser for å opprette og administrere kontrakter sparer de ansatte for tid, slik at de kan bruke tiden på det de er best til.

Håndtering av relasjoner

Kontrakter innebærer ofte relasjoner med eksterne parter, for eksempel leverandører, leverandører eller kunder. Effektiv kontraktshåndtering bidrar til å pleie disse relasjonene ved å fremme tydelig kommunikasjon, tillit og åpenhet. Det fremmer et miljø preget av samarbeid, reduserer konflikter og legger grunnlaget for langsiktige partnerskap.

Økt effektivitet og produktivitet

Kontraktshåndtering – å søke etter kontrakter, spore tidsfrister eller administrere fornyelser – kan være tidkrevende når det gjøres manuelt. Du risikerer også å gjøre feil. Implementering av systemer og arbeidsflyter for kontraktshåndtering effektiviserer disse prosessene, automatiserer oppgaver og sentraliserer kontraktsrelatert informasjon. Det forbedrer effektiviteten, reduserer den administrative byrden og gir teamene mulighet til å fokusere på aktiviteter med høyere verdi.

Datainnsikt og beslutningstaking

Systemer for kontraktshåndtering kan gi verdifull innsikt gjennom analyse- og rapporteringsfunksjoner. Organisasjoner kan analysere kontraktsdata for å identifisere trender, risikoer og muligheter. Denne informasjonen gjør det mulig å ta informerte beslutninger, for eksempel å identifisere problemer med kontraktsoppfyllelse, optimalisere leverandørrelasjoner eller identifisere områder for prosessforbedringer.

Konsekvenser av dårlig kontraktshåndtering

Dårlig kontraktshåndtering kan få betydelige konsekvenser for organisasjoner, blant annet i form av risikoer knyttet til juss, merkevareimage, økonomi og compliance, som f.eks:

• Økonomiske tap på grunn av overbetaling eller tapte inntektsmuligheter
• Ineffektivitet i driften fører til at tidsfrister ikke overholdes og produktiviteten går ned
• Skadede relasjoner med interessenter på grunn av feilkommunikasjon eller uoppfylte forventninger
• Gikk glipp av muligheter for kostnadsbesparelser og vekst i selskapene
• Tvister og manglende compliance
• Usikkerhet i både drift og juridiske forhold

Hvordan ser effektiv kontraktshåndtering ut?

Du har fått et praktisk system. Kontraktene dine er samlet på ett sted og mer samordnet enn noen gang før. Men hvordan ser effektiv kontraktshåndtering ut?

Kort sagt betyr det at alle i bedriften din enkelt kan finne og få tilgang til kontraktene dine – enten det er for å fornye en kontrakt eller for å sjekke noen detaljer. De trenger ikke lenger å forstyrre noen eller bruke timevis på å lete gjennom en kontraktsdatabase. Takket være kraftige søkefunksjoner og en enkelt kilde til sannhet kan de finne det de trenger med bare noen få klikk. I tillegg minimerer et system for kontraktshåndtering også risikoen for datainnbrudd eller utilsiktet manglende compliance ved å implementere kontroller med utgående og innkommende kontrakter.

Når kontraktshåndteringen virkelig er effektiv, kan hvem som helst i en hvilken som helst organisasjon bli en kontraktslegende.

Les også: How to master contract management with a contract playbook

Beste praksis og tips om kontraktshåndtering

Her er noen tips for å finne en løsning for kontraktshåndtering som fungerer for selskapet ditt.

En løsning som fungerer for alle

Finn en løsning som ikke bare passer for deg og teamet ditt, men for hele organisasjonen, slik at alle kontraktene dine er samlet på ett sted. Dette er spesielt viktig for revisjonsformål.

Velg en programvare for kontraktshåndtering som har organisatoriske verktøy

Kontraktsorganisering er nødvendig hvis du vil redusere risikoen og redusere unødvendig administrasjonstid. Noen programvarer, som Oneflow, lar deg opprette ulike arbeidsområder for å holde teamets maler, dashbord og arkiver atskilt.

Velg programvare som hjelper deg med å holde oversikt over viktige hendelser i kontraktens livssyklus

For å sikre at du aldri går glipp av en kontraktsfrist, bør du velge en plattform som lar deg sette opp interne påminnelser og lar brukerne se kommende kontrakter i en kalendervisning.

Brukerrettigheter slik at kontrakter ikke havner i feil hender

Siden alle kontrakter inneholder sensitiv informasjon, bør du velge en programvare med tilpassbare brukerrettigheter som lar deg kontrollere hvem som har tilgang til hva (og hva de kan gjøre med informasjonen de har). I Oneflow er rettighetsinnstillingene spesifikke nok til at én bruker kan se dokumentene til bestemte team og redigere malene til et annet team, samtidig som han eller hun er forhindret fra å få tilgang til et annet sett med maler.

Definer bruksområdene dine

Ulike bransjer og avdelinger har ulike behov. For eksempel er kravene til effektiv kontraktshåndtering i helsevesenet litt annerledes enn hva du ønsker i programvare for kontraktshåndtering for salg eller plattformer for kontraktshåndtering for innkjøp. Det er generelt en god idé å definere bruksområdet ditt og deretter velge en plattform som passer best – med mindre du har en universell plattform for kontraktshåndtering som Oneflow, som kan tilpasses alle behov.

Velg en plattform for kontraktshåndtering som kan integreres med annen programvare

Ved å integrere med annen programvare kan du redusere ekstra administrasjonstid og styrke dataintegriteten i de eksisterende verktøyene dine. Oneflow kan integreres med dusinvis av CRM-, ATS-, rekrutterings- og Power Apps, slik at data kan fylles ut automatisk til og fra den eksisterende programvaren din.

Så hvorfor ikke automatisere kontraktshåndteringen allerede i dag?

Kontrakter definerer reglene vi bygger selskapene våre på – hvordan vi forholder oss til partnere, kunder, ansatte osv. – noe som gjør dem utrolig viktige. Det er derfor viktig å administrere dem effektivt, og – som med mange andre aspekter ved selskaper i det 21. århundre – kan god programvare bidra til å optimalisere denne prosessen.

Et verktøy for kontraktshåndtering som Oneflow effektiviserer og optimaliserer prosessen med å opprette, forhandle og signere kontrakter. Det er enkelt å integrere med andre systemer (som Salesforce, HubSpot eller Power Apps) og tilbyr kraftige funksjoner – inkludert AI-funksjoner som lar deg automatisere repetitive oppgaver og generere innsikt. Du kan også konfigurere påminnelser og få tilgang til grundige analyser.

Er du nysgjerrig på hva Oneflow kan gjøre for selskapene ditt? Bestill Book en demo i dag for å lære mer.