This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognizing you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.
Was ist Vertragsmanagement: ein vollständiger Leitfaden
Was haben alle Unternehmen auf der ganzen Welt gemeinsam? Sie verwenden Verträge. Man denkt vielleicht nicht immer daran, dass sie ein zentraler Bestandteil der Arbeit sind, aber sie sind überall in einem Unternehmen zu finden. Deshalb sind eine geeignete Vertragsmanagement-Plattform und ein entsprechender Prozess so wichtig.
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement ist der Prozess der Verwaltung der Vereinbarungen, die Sie als Einzelperson oder als Unternehmen mit anderen Parteien treffen. Dieser Prozess erstreckt sich über den gesamten Lebenszyklus von Verträgen, von der Vorunterzeichnung bis zur Nachunterzeichnung, und umfasst die Erneuerung, Neuverhandlung, Ausführung, Einhaltung, Archivierung und Speicherung von Verträgen.
Was sind die drei Phasen des Vertragsmanagements?
Bei der Vertragsverwaltung gibt es drei Phasen. Es gibt eine Phase vor der Unterzeichnung, eine Phase nach der Unterzeichnung und eine Phase nach der Unterzeichnung.
1- Vorunterzeichnung
In der Phase vor der Unterzeichnung schreiben oder bearbeiten Sie einen Vertrag und bereiten ihn für die Unterzeichnung vor. Wenn es sich um einen digitalen Vertrag handelt, können Sie eine Vorlage verwenden und alle erforderlichen Informationen in den Vertrag einfügen.
In der Phase vor der Unterzeichnung geht es jedoch nicht nur um einen einzelnen Vertrag. Wenn Ihr Unternehmen eine Vertragsmanagement-Software verwendet, können Sie in der Phase vor der Unterzeichnung auch die Grundlagen schaffen, um Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen.
2- Unterschrift
Danach kommt die Phase, mit der jeder vertraut ist: die Unterzeichnung. Heutzutage erfolgt dies in der Regel über eine elektronische Unterschrift mit einer E-Signatur-Lösung. Vor allem dank der Pandemie hat die Akzeptanz und Verbreitung der elektronischen Unterschrift weltweit stark zugenommen.
Wie Sie vielleicht wissen, ist die Unterzeichnung nicht immer einfach, und es kann sein, dass Sie verhandeln müssen. Zum Glück gibt es Vertragsmanagement-Unternehmen wie Oneflow, die es Ihnen ermöglichen, den Vertrag mit Ihrer Gegenpartei zu kommentieren und ihn nach dem Versand zu bearbeiten, so dass Sie das Hin und Her reduzieren können.
Post-Sign
Die Verwaltungs- und Archivierungsphase. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, wird er im Archiv Ihrer Vertragsplattform gespeichert. Dort kann er jederzeit abgerufen werden, um den Vertrag einzusehen, ihn zu überarbeiten, zu aktualisieren oder zu verlängern oder sogar zu kündigen. Die Phase des Vertragsmanagements nach der Unterzeichnung ist eine Phase, die Überwachung und Verwaltung erfordert. Vor allem, wenn eine Organisation mit einer großen Anzahl von Verträgen arbeitet.
Einige Vertragsverwaltungsunternehmen wie Oneflow verfügen über Tools, die diesen Archivierungsprozess erleichtern, z. B. Ordner, Tags, globale Suche und automatische interne Erinnerungen, wenn Verträge gekündigt werden müssen.
Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
Vertragsmanagement ist aus einer Reihe von Gründen wichtig. Es hilft Ihnen, Kosten und Risiken zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Risikominderung
Bei Verträgen geht es oft um vertrauliche Informationen, finanzielle Verpflichtungen oder allgemein sensible Informationen. Eine ordnungsgemäße Vertragsverwaltung ermöglicht es Unternehmen, den Überblick über ihre Verträge zu behalten, über Benutzerberechtigungen zu verfügen, um sicherzustellen, dass die Verträge nicht in die falschen Hände geraten, und über interne Erinnerungen, um keine Vertragsfristen zu versäumen.
Kosteneinsparungen
Ein effizientes Vertragsmanagement kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Durch die aktive Überwachung der Vertragsleistung und der Meilensteine können Unternehmen Möglichkeiten zur Kostensenkung erkennen, z. B. durch Neuverhandlung der Preise, Konsolidierung von Verträgen oder Identifizierung von nicht ausgelasteten Dienstleistungen. Darüber hinaus trägt ein effektives Vertragsmanagement dazu bei, unnötige Vertragsstrafen, Gebühren und Rechtskosten zu vermeiden. Durch schnellere Prozesse für die Erstellung und Verwaltung von Verträgen sparen Sie Ihren Mitarbeitern auch Verwaltungszeit, so dass sie sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.
Beziehungsmanagement
Bei Verträgen geht es oft um Beziehungen zu externen Parteien, wie z. B. Verkäufern, Lieferanten oder Kunden. Ein effektives Vertragsmanagement trägt zur Pflege dieser Beziehungen bei, indem es eine klare Kommunikation, Vertrauen und Transparenz fördert. Es fördert ein kooperatives Umfeld, reduziert Konflikte und schafft eine Grundlage für langfristige Partnerschaften.
Gesteigerte Effizienz und Produktivität
Manuelle Vertragsverwaltungsprozesse, wie die Suche nach Verträgen, die Verfolgung von Fristen oder die Verwaltung von Verlängerungen, können zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Die Implementierung von Vertragsmanagementsystemen und Workflows rationalisiert diese Prozesse, automatisiert Aufgaben und zentralisiert vertragsbezogene Informationen. Dies verbessert die Effizienz, verringert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht es den Teams, sich auf höherwertige Aktivitäten zu konzentrieren.
Dateneinblicke und Entscheidungsfindung
Vertragsmanagementsysteme können durch Analyse- und Berichtsfunktionen wertvolle Erkenntnisse liefern. Durch die Analyse von Vertragsdaten können Unternehmen Trends, Risiken und Chancen erkennen. Diese Informationen ermöglichen eine fundierte Entscheidungsfindung, z. B. bei der Identifizierung von Problemen mit der Vertragsleistung, der Optimierung von Lieferantenbeziehungen oder der Ermittlung von Bereichen für Prozessverbesserungen.
Folgen eines schlechten Vertragsmanagements
Ein mangelhaftes Vertragsmanagement kann erhebliche Folgen für Unternehmen haben, einschließlich rechtlicher und Compliance-Risiken wie:
- Finanzielle Verluste durch überhöhte Zahlungen oder verpasste Einnahmemöglichkeiten
- Ineffiziente Betriebsabläufe, die zu verpassten Terminen und geringerer Produktivität führen
- Beschädigte Beziehungen zu Interessengruppen aufgrund von Kommunikationsfehlern oder nicht erfüllten Erwartungen
- Verpasste Chancen für Kosteneinsparungen und Unternehmenswachstum
- Streitigkeiten und Nichteinhaltung
- Ungewissheit in operativen und rechtlichen Fragen
Tipps und bewährte Verfahren für das Vertragsmanagement
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie eine für Ihr Unternehmen geeignete Vertragsmanagementlösung finden:
A solution that works for everyone
Find a solution that fits not only you and your team, but your entire organization so that all of your contracts are in one place. This is especially important for auditing purposes.
Wählen Sie eine Plattform, die über Organisationstools verfügt
Die Organisation von Verträgen ist ein notwendiger Schritt zur Risikominderung und zur Verringerung unnötiger Verwaltungszeit. Einige Software, wie Oneflow, ermöglicht verschiedene Arbeitsbereiche, um die Vorlagen, Dashboards und Archive des Teams getrennt zu halten.
Wählen Sie eine Plattform, die Ihnen hilft, den Überblick über wichtige Ereignisse im Vertragslebenszyklus zu behalten
Um sicherzustellen, dass Sie keine Vertragsfristen verpassen, sollten Sie eine Plattform wählen, auf der Sie interne Erinnerungen einrichten können, und auf der die Nutzer die anstehenden Verträge in einer Kalenderansicht einsehen können.
Benutzerrechte, damit die Verträge nicht in die falschen Hände geraten
Bei sensiblen Informationen in Verträgen sollten Sie eine Software wählen, die über anpassbare Benutzerberechtigungen verfügt, mit denen Sie nicht nur steuern können, wer auf welchen Vertrag zugreifen kann, sondern auch, was er mit den verschiedenen Verträgen tun kann. In Oneflow können die Berechtigungseinstellungen so spezifisch sein, dass ein Benutzer die Dokumente eines bestimmten Teams einsehen und die Vorlagen eines anderen Teams bearbeiten kann, während er auf die Vorlagen eines anderen Teams keinen Zugriff hat.
Wählen Sie eine Plattform, die sich mit Ihrer anderen Software integrieren lässt.
Durch die Integration mit Ihrer anderen Software können Sie zusätzlichen Verwaltungsaufwand einsparen und die Datenintegrität Ihrer vorhandenen Tools stärken. Oneflow lässt sich mit Dutzenden von CRM-, ATS-, Rekrutierungs- und Power-Apps integrieren, sodass Daten automatisch in und aus Ihrer bestehenden Software ausgefüllt werden können.
Wie wählen Sie die richtige Vertragsverwaltungssoftware für Sie aus?
Die richtige Vertragsverwaltungssoftware hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab und kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Aber hier sind einige wichtige Dinge, die Sie bei der Suche nach der richtigen Vertragsverwaltungssoftware für Sie beachten sollten:
- Ist sie einfach und benutzerfreundlich?
- Wie viele der Funktionen werden Sie realistischerweise in Ihrem Unternehmen benötigen?
- Gibt es Integrationen, die zu Ihren anderen Arbeitsabläufen passen?
- Entsprechen die Sicherheitsfunktionen der Plattform Ihren eigenen Datenanforderungen?
- Verfügt die Vertragsmanagement-Plattform über KI-Funktionen?
Selbst wenn Sie mit KI nicht allzu vertraut sind, kann eine intuitiv aufgebaute Funktion dazu beitragen, dass Ihre Vertragsmanagement-Workflows wesentlich schneller und reibungsloser ablaufen.
Warum sollten Sie also Ihre Vertragsmanagementprozesse nicht schon heute automatisieren?
Wenn Sie neugierig sind, was die Vertragsmanagement-Software für Sie tun kann und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, dann buchen Sie doch noch heute eine Demo. Sie können mehr über Oneflow erfahren, wie es funktioniert, und alle Fragen stellen, die Sie vielleicht haben.
FAQs
Was ist eine Vertragsmanagement-Plattform?
Eine Vertragsmanagement-Plattform ist ein Ort, an dem Sie alle Ihre Verträge an einem Ort kontrollieren und verwalten können. Sie ist eine Drehscheibe für alle vertragsbezogenen Aktivitäten, wie das Erstellen, Versenden, Bearbeiten, Speichern und Verwalten von Verträgen. Sie ist eine zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Verträge, auf die alle zugreifen können, die in Ihrem Unternehmen mit Verträgen arbeiten.
Stellen Sie sich eine CRM-Plattform (Customer Relationship Management) vor, aber für Ihre Verträge. Tatsächlich kann eine solide Vertragsplattform nahtlos in Ihr CRM integriert werden. So können Sie Ihre Verträge innerhalb Ihres CRM verwalten und so die Verwaltung Ihrer Verträge noch einfacher und effizienter gestalten.
Ein Beispiel für eine Vertragsmanagement-Plattform ist Oneflow. Mit dieser Lösung können Sie Ihre Verträge an einem einzigen Ort erstellen, bearbeiten, versenden, verhandeln, unterzeichnen und speichern.
Was sind die Vorteile des Vertragslebenszyklusmanagements?
- Verbesserte Effizienz:
- Contract Lifecycle Management (CLM) automatisiert Aufgaben, standardisiert Arbeitsabläufe und zentralisiert Vertragsinformationen, was zu kürzeren Bearbeitungszeiten und höherer Produktivität führt.
- Verbessertes Compliance- und Risikomanagement:
- CLM stellt sicher, dass Verträge mit internen Richtlinien und externen Vorschriften übereinstimmen und ermöglicht so ein proaktives Risikomanagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Kosteneinsparungen:
- CLM reduziert die manuelle Arbeit, minimiert Fehler, optimiert die Preisgestaltung und verbessert das Verhandlungs- und Lieferantenmanagement, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
- Verbesserte Sichtbarkeit und Kontrolle:
- CLM bietet einen vollständigen Überblick über den Vertragsstatus, wichtige Termine und Verpflichtungen und ermöglicht so eine bessere Entscheidungsfindung und engere Beziehungen zu den Beteiligten.
- Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation:
- CLM fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams, erleichtert die nahtlose Kommunikation, beschleunigt die Problemlösung und verbessert die funktionsübergreifende Abstimmung.
Welche Branchen nutzen Vertragsmanagement-Plattformen?
Jede Abteilung in jedem Unternehmen, ob groß oder klein, kann das Vertragsmanagement nutzen. Aber vor allem Teams und Abteilungen, die ein großes Volumen an Verträgen bearbeiten, wie Vertrieb, Personal, Finanzen, Recht und Beschaffung, profitieren davon.
Vertrieb
- Vertriebsteams nutzen Vertragsmanagement-Plattformen, um ihre Vertriebsprozesse zu beschleunigen. Durch die Automatisierung ihrer Vertragsabläufe und Verkaufsangebote können die Vertriebsteams ihre Zeit mit dem Verkauf statt mit der Vertragsverwaltung verbringen.
HR
- Mit einer Vertragsmanagementplattform können HR-Teams Bewerber schneller einstellen. Sie können automatisierte Arbeitsverträge verschicken und haben die volle Kontrolle über alle mitarbeiterbezogenen Verträge.
Beschaffung
- Beschaffungsteams erhalten durch den Einsatz einer Vertragsmanagementplattform die Kontrolle über ihre langwierigen Vertragsprozesse und beschleunigen diese. So können sie die Zeit bis zur Unterzeichnung verkürzen und den Überblick über die Lebenszyklen der Verträge behalten.
Rechtliches
- Vertragsverwaltungsplattformen machen das Leben für Rechtsteams einfacher. Sie stellen sicher, dass nur die neueste Version einer Vorlage verfügbar ist und dass die Verträge leicht zugänglich sind.
Wie wählen Sie die richtige Plattform für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus?
Bei der Suche nach einer Vertragsmanagement-Plattform sind mehrere Dinge zu beachten:
- Unterstützt es wirklich digitale HTML-Verträge oder nur Standard-PDFs?
- Lässt es sich in Ihre Geschäftssysteme integrieren?
- Ist es einfach zu bedienen?
- Welche Art von Einarbeitung und Unterstützung bietet das Unternehmen?
- Sind die Server in der EU angesiedelt oder nicht?
- Welche Sicherheitsmerkmale bietet es?
Welche Fragen sollten Sie sich vor dem Kauf einer Vertragsmanagement-Plattform stellen?
Bevor Sie eine Vertragsmanagement-Plattform kaufen, sollten Sie den Anbieter fragen, wie er mit der Sicherheit umgeht. Stellen Sie ihm diese Fragen:
- Wie gehen sie mit der Datenschutzgrundverordnung um?
- Was ist der Einsatz von Drittparteien?
- Wie wird die Zugangskontrolle gehandhabt?
- Wie arbeiten sie mit Business Continuity und Incident Management zusammen?
Buchen Sie eine Demo von Oneflow
Entdecken Sie, wie Sie mit digitalen Verträgen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig lästige Verwaltungsarbeit reduzieren können.
Buchen Sie eine Demo von Oneflow
Entdecken Sie, wie Sie mit digitalen Verträgen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig lästige Verwaltungsarbeit reduzieren können.
Holen Sie sich Ihre Demo
Geben Sie Ihre Daten in das Formular ein und wir werden uns in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.
„*“ zeigt erforderliche Felder an