Contract
management
Wat is één ding dat alle bedrijven wereldwijd met elkaar gemeen hebben? Ze gebruiken contracten. Voor het blote oog niet te zien, maar je vindt ze overal in elk bedrijf. Daarom is het hebben van een goed werkend contractmanagement platform én proces essentieel.
Wat is contractmanagement?
Het is de afhandeling van contracten met partners, leveranciers, klanten en werknemers. Het is het proces van het beheren van de afspraken die jij individueel of als bedrijf maakt met andere partijen. Ook het administreren van deze contracten zoals verlengen, heronderhandelen, uitvoeren, naleven, archiveren en opslaan valt onder het managen van contracten. Het vormt alles van de pre-sign-, sign- en post-sign-fase van het contract.
De fases van contractmanagement
Er zijn drie fases als het gaat om contractmanagement. Er is een pre-sign-, sign- en post-sign-fase.
Pre-sign (vóór het ondertekenen)
Tijdens de pre-sign-fase stel je het contract op en bereid je het voor op ondertekening. Als het een digitaal contract is, kun je een template gebruiken en alle vereiste informatie in het contract plaatsen. Dan verstuur je het naar de tegenpartij. Waarschijnlijk zal er wat heen en weer worden onderhandeld om vast te stellen wat er zal worden overeengekomen.
Sign (Ondertekenen)
Daarna komt de fase die iedereen kent, de ondertekenfase. Tegenwoordig gebeurt dit meestal via e-ondertekening met een e-ondertekenoplossing. Vooral dankzij de pandemie is de acceptatie en het wijdverbreide gebruik van e-ondertekening over de hele wereld enorm toegenomen.
Post-sign (na het ondertekenen)
De beheer- en archiveringsfase. Zodra het contract is ondertekend, wordt het opgeslagen in het archief van je contractplatforms. Daar kan er op elk moment naar worden verwezen om de overeenkomst te bekijken, deze te verzenden voor herzieningen, updates of verlengingen, of zelfs beëindiging. In ieder geval is de fase na ondertekening van het contractbeheerproces er een die toezicht en administratie vereist. Zeker als een organisatie met een groot volume aan contracten werkt.
Waarom is contractmanagement belangrijk?
Als het om een bedrijf gaat, kan contractbeheer een over het hoofd gezien aspect van management zijn. Zoals opgemerkt, is het niets om mee te pronken en wordt er niet veel over gesproken. Toch heeft het een enorme impact op vrijwel elk aspect van je bedrijf. Een klein bedrijf kan honderden, zo niet duizenden contracten hebben om te verwerken. Elk contract is een afzonderlijke overeenkomst met een afzonderlijke entiteit. En als het op e-ondertekening aankomt, zijn dit wettelijke, afdwingbare contracten, waar je je aan moet houden.
Het hebben van zoveel overeenkomsten met een groot aantal derde partijen wordt een enorme taak op zich om goed te administreren en af te handelen. Als je een contract niet op de juiste manier vernieuwt, niet over een nieuw contract onderhandelt of een contract niet correct opslaat, kan dit ernstige gevolgen hebben voor je bedrijfsresultaten, het moreel van je werknemers of het vertrouwen van de klant in jouw dienst.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je een houtzagerij runt en op de een of andere manier vergeet het contract met je belangrijkste houtleverancier te verlengen. Daardoor kun je je kernproduct niet verkopen, waardoor je inkomsten misloopt en je klanten zich tot je concurrentie zullen wenden omdat je geen hout hebt. Dit is een volledig vermijdbaar probleem met goed beheer van je contracten.
Tips voor het managen van contracten
- Houd al je contracten in één platform
- Gebruik een platform dat integreert met jouw CRM en andere systemen
- Gebruik een gedocumenteerd proces of protocol voor het beheren van je contracten in elke fase, van pre-sign tot post-sign
- Stel vast wie het contractproces beheert en stel herinneringen en notificaties in.
Ga sneller akkoord met digitale handtekeningen of elektronische handtekeningen
Wil je contracten ondertekenen met digitale of elektronische handtekeningen? Start een gratis proefperiode van 14 dagen.
Contractbeheer FAQ:
Wat is contractmanagement?
Contractmanagement is het proces van het beheer van overeenkomsten met klanten, werknemers, verkopers, etc. Het omvat het opstellen, onderhandelen, beheren, vernieuwen, naleven, archiveren en opslaan van contracten.
Wat is een contractmanagement platform?
Een contractmanagementplatform is een plaats waar u al uw contracten op één plaats kunt controleren en beheren. Het is een hub voor al uw contractgerelateerde activiteiten, zoals het aanmaken, verzenden, bewerken, opslaan en beheren ervan. Het is een one-stop shop voor al uw contracten die toegankelijk is voor iedereen die binnen uw organisatie met contracten werkt.
Denk aan een CRM-platform (Customer Relationship Management), maar dan voor uw contracten. In feite kan een solide contractplatform naadloos integreren in uw CRM. Zodat u uw contracten binnen uw CRM kunt afhandelen, waardoor het beheer van uw contracten nog eenvoudiger en gestroomlijnder wordt.
Een voorbeeld van een platform voor contractmanagement is Oneflow. Het is een oplossing waarmee u uw contracten kunt aanmaken, bewerken, verzenden, onderhandelen, ondertekenen en opslaan, allemaal op één plek.
Wie gebruikt platformen voor contractmanagement?
Elke afdeling in elk bedrijf, groot of klein, kan contractmanagement gebruiken. Maar vooral teams en afdelingen die veel contracten verwerken, zoals Sales, HR, Finance, Legal en Procurement, hebben er baat bij.
Verkoop
Verkoopteams gebruiken platforms voor contractbeheer om hun verkoopprocessen te versnellen. Door hun contractworkflows en verkoopvoorstellen te automatiseren, kunnen verkoopteams hun tijd besteden aan verkopen in plaats van aan contractbeheer.
HR
Met een platform voor contractbeheer kunnen HR-teams sneller kandidaten aannemen. Ze kunnen geautomatiseerde arbeidscontracten versturen en hebben volledige controle over alle personeelsgerelateerde contracten.
Inkoop
Inkoopteams krijgen controle over en versnellen hun lange contractprocessen door een contractbeheerplatform te gebruiken. Hiermee kunnen ze de ondertekeningstijd verkorten en de levenscyclus van contracten in de gaten houden.
Juridisch
Contractbeheerplatforms maken het leven gemakkelijker voor juridische teams. Het garandeert hen dat alleen de laatste versie van een sjabloon beschikbaar is en dat de contracten gemakkelijk toegankelijk zijn.
Wat moet u zoeken in een platform voor contractmanagement?
Bij het zoeken naar een platform voor contractmanagement moet u rekening houden met een aantal zaken:
Ondersteunt het echt digitale HTML-contracten of alleen standaard PDF’s?
Integreert het met uw bedrijfssystemen?
Is het gebruiksvriendelijk?
Wat voor soort onboarding en ondersteuning biedt het?
Zijn de servers in de EU gebaseerd of niet?
Welke beveiligingsfuncties biedt het?
Welke vragen moet u stellen voordat u een platform voor contractmanagement koopt?
Voordat u een platform voor contractbeheer koopt, moet u de verkoper vragen hoe hij met de beveiliging omgaat. Stel ze deze vragen:
Wat is hun aanpak van GDPR?
Wat is het gebruik van derden?
Hoe beheren ze de toegangscontrole?
Hoe werken ze met bedrijfscontinuïteit en incidentenbeheer?
“Oneflow heeft veel praktische problemen opgelost. Nu hebben we een doorzoekbare databasestructuur die is onderverdeeld in de verschillende bedrijfsgebieden. Daarnaast hebben we alles gekoppeld aan Upsales CRM. Dit betekent dat we de hele klantweergave in ons CRM krijgen en gemakkelijk de stroom van ondertekende overeenkomsten voor elke klant kunnen bekijken.”
Lees het hele verhaal
“Het feit dat Oneflow 100% digitaal is, maakt het zo eenvoudig en flexibel. Als ik een extra ondertekenaar wil toevoegen, kan dat met één druk op de knop. En als ik de ingangsdatum wil wijzigen, pas ik die aan en onderteken ik de overeenkomst opnieuw. En dat allemaal vanaf één plek in mijn browser.”
“Als de klant zegt: ‘nu ben ik klaar om met Bygglet te beginnen’, dan zeggen wij: wacht! We gaan je een digitaal contract sturen. De klant hoeft alleen maar op “ondertekenen” te klikken. Dan tekenen we en kunnen ze twee uur later al aan de slag.”
“Voorheen duurde het zeker anderhalve maand van het eerste contact tot een ondertekende overeenkomst. Nu kan dat in drie dagen. Ook al hebben we minder middelen, we verwerken nu een veel groter volume aan overeenkomsten dan voorheen.”
“Weet je, ons bedrijf verandert snel en wij veranderen met de markt mee, wat betekent dat de systemen die we gebruiken zowel met ons én met de markt mee moeten kunnen veranderen. Achterblijven is geen optie. Dus ik let er goed op of een oplossing flexibel is. En ook of het systeem overzichtelijk is.”
