Wat is contractmanagement? Een complete gids

Wist je dat 90% van de contractprofessionals moeite heeft om het contract te vinden dat ze op een bepaald moment nodig hebben? Bovendien zeggen meer dan vier op de tien dat ze geen vastomlijnd proces hebben voor het opslaan van documenten na uitvoering. Deze statistieken laten duidelijk zien hoezeer bedrijven hun contractmanagement moeten optimaliseren.

Want als er één ding is dat elk bedrijf wereldwijd gemeen heeft, dan is het wel dat ze contracten gebruiken. Misschien denk je er niet altijd aan als kernonderdeel van je werk, maar ze zijn overal – ze regelen je relaties met klanten, partners en werknemers. Als je bedrijf groot genoeg is, wordt effectief contractmanagement moeilijk zonder een speciaal softwareplatform, maar er zijn een aantal dingen die je kunt doen om deze uitdaging te overwinnen.

In dit artikel deel ik deze tips en laat ik een tool zien die je kunt gebruiken. Lees verder om te leren hoe je het meeste uit jouw contractmanagement kunt halen!

Zie ook: Een contract opstellen: De enige gids die je nodig hebt

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement is het proces van het beheren van de overeenkomsten die je sluit met andere partijen – individueel of als bedrijf. Dit proces omvat de levenscyclus van contracten, van pre-sign (vóór ondertekening) tot post-sign (na ondertekening), en omvat het hernieuwen, heronderhandelen, uitvoeren, naleven, archiveren en opslaan van contracten.

Wat doen contractmanagers?

Contractmanagers zijn specialisten die verantwoordelijk zijn voor het verwerken, beheren, administreren en optimaliseren van alle contractgerelateerde processen. Ze:

1. Maken templates voor contracten en stellen contracten op en beoordelen ze.
2. Zorgen ervoor dat documenten op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomen
3. Slaan contracten op en organiseren ze zodanig dat ze gemakkelijk toegankelijk zijn
4. Toezicht houden op digitale integraties en analyses van contractsoftware

Contract management vs contract lifecycle management – wat is het verschil?

Hoewel de termen “contractmanagement” en “contract lifecycle management (CLM)” vaak door elkaar worden gebruikt, hebben ze verschillende betekenissen.

Contract lifecycle management is een uitgebreidere methode, die meer zichtbaarheid en controle biedt over de contractlevenscyclus en het hele proces van contractmanagement. Het kan gaan om handmatige of een mix van handmatige, geautomatiseerde en hybride processen. Contractmanagement is beperkter in bereik en richt zich vaak op verplichtingen na de uitvoering en naleving.

Hier is een tabel om de verschillen tussen de twee samen te vatten.

Contractmanagement daarentegen is een meer proactieve methode.

Eenvoudig gezegd is contractmanagement voor bedrijven met eenvoudigere behoeften. Het maakt deel uit van contract lifecycle management, dat complexer is en een strategische, waardegedreven methode biedt om contracten van begin tot eind te beheren.

Contractmanagement software van de toekomst

Eenvoudig contractmanagement is geëvolueerd naar geautomatiseerde workflows en andere methoden die contractautomatisering mogelijk maken. CM en CLM kunnen beide te maken hebben met contractautomatisering en innovatieve technologieën, zoals kunstmatige intelligentie en voorspellende analyses.

Beheer jouw contracten eenvoudig met speciale software voor contractmanagement met mogelijkheden voor contractautomatisering – Oneflow. Dit platform biedt bedrijven een reeks krachtige features, AI tools en integratiemogelijkheden. Dit is wat het biedt:

1. Oneflow AI – Importeer jouw bestaande contracten in Oneflow en bekijk ze (je kunt dit in bulk doen) om naleving te garanderen en problemen en menselijke fouten op te sporen. Met het platform kun je ook gemakkelijk zoeken naar informatie over jouw contracten.
2. E-handtekeningen – Onderteken contracten met een wettelijk bindende e-handtekening die verschillende methoden ondersteunt (standaard e-handtekening, sms-controle, elektronische identificatie, handgeschreven handtekening).
3. Beheer – Maak workspaces met mappen en pas ze aan zoals jij dat wilt. Je kunt ook beheerdersrollen instellen, herinneringen en levenscyclusmeldingen configureren en nog veel meer.
4. Workspaces en samenwerking – Organiseer jouw contracten met behulp van workspaces die passen bij de workflows van jouw bedrijf. Het platform vergemakkelijkt de samenwerking via controleproeven, gedeelde comments en videoschermopnames. Je kunt secties verbergen op basis van vooraf gedefinieerde triggers en regels.
5. Dynamische templates – Maak contracten en uitnodigings-/notificatieberichten sneller met een brede selectie van aanpasbare templates die je binnen of buiten jouw workspace kunt delen.
6. Traceren – Met Oneflow kun je het ondertekenproces volgen (en zelfs voordat het begint!). Je weet wanneer iemand het document opent (inclusief de exacte datum en tijd). Het platform houdt ook bij hoe vaak iemand de overeenkomst heeft bekeken, wat op zichzelf al nuttig kan zijn (als ze het bijvoorbeeld meerdere keren hebben geopend maar nog niet hebben ondertekend, is er misschien een probleem dat moet worden opgelost).
7. Analyse – Monitor de betrokkenheid (open rate, aantal bezoekers) en andere contractgerelateerde KPI’s. Bekijk ons artikel om te leren hoe je een effectief dashboard voor contracten kunt maken en het meeste uit jouw data kunt halen.
8. Integraties – Oneflow biedt verschillende soorten integraties. Je kunt bijvoorbeeld contractmanagementafhandelen in Membrain of een ander CRM naar keuze (Salesforce, HubSpot etc.).

Geïnteresseerd in Oneflow? Meld je aan voor onze gratis proefversie van 14 dagen of boek een demo om de features van het platform in actie te zien.

Wat zijn de fasen van contractmanagement?

Contractmanagement kent drie fasen: pre-sign, sign en post-sign.

1. Pre-sign

Pre-sign betekent alle stappen die plaatsvinden vóór het ondertekenen, zoals het opstellen van het contract, het samenwerken aan de inhoud met interne en juridische teams, het onderhandelen over de voorwaarden en nog veel meer. Tijdens de pre-sign fase schrijf of bewerk je een contract en maak je het klaar voor ondertekening. Als het een digitaal contract is, kun je een template gebruiken en alle benodigde informatie opnemen.

De pre-sign fase gaat echter niet alleen over een enkel contract. Als jouw bedrijf software voor contractmanagement gebruikt, is de fase voorafgaand aan het ondertekenen ook het moment waarop je de basis kunt leggen voor het succes van jouw team. Dit kan het opzetten van workspaces voor je verschillende teams inhouden met de relevante templates en tools voor elk team.

2. Aanmelden

Daarna komt de fase die iedereen kent: de ondertekening. Tegenwoordig gebeurt dat meestal via e-handtekeningen met een oplossing voor e-handtekeningen. Vanwege de pandemie is de acceptatie en het wijdverbreide gebruik van e-handtekeningen wereldwijd sterk toegenomen.

Het ondertekeningsproces is echter niet altijd even eenvoudig en soms moet er over contracten worden onderhandeld. Gelukkig kun je met sommige oplossingen voor contractmanagement, zoals Oneflow, commentaren geven aan je tegenpartij binnen het contract en het bewerken nadat het is verzonden, zodat je het heen en weer geloop kunt beperken.

3. Post-sign

Post-sign omvat alle stappen die plaatsvinden nadat het contract is ondertekend. Het contract is nu klaar om uitgevoerd te worden. Dit kan het opslaan, archiveren, organiseren, beheren van hernieuwingen, deadlines en meer inhouden. Zodra jouw contract is ondertekend, wordt het gearchiveerd in je documentopslag. De post-sign fase van het contractmanagement proces vereist overzicht en administratie, vooral als jouw organisatie een groot aantal contracten verwerkt.

Met een speciaal platform voor contractmanagement kun je elke overeenkomst op elk moment weer ophalen om deze te analyseren en op te sturen voor revisies, updates, hernieuwingen of zelfs beëindiging. Een goede tool zou het archiveren ook gemakkelijker moeten maken met opties zoals mappen, tags, globaal zoeken en automatische interne herinneringen voor wanneer contracten moeten worden opgezegd.

Zie ook: Hoe maak je een interactieve PDF? 

Waarom is contractmanagement belangrijk?

Het beheren van jouw contracten is om verschillende redenen cruciaal voor elk bedrijf. Het helpt je om kosten en risico’s te beperken, de efficiëntie te vergroten en weloverwogen beslissingen te nemen.

Risicobeperking

Overeenkomsten hebben vaak betrekking op vertrouwelijke details, financiële verplichtingen of gevoelige informatie in het algemeen – daarom is contractmanagement zo belangrijk. Met goed contractmanagement kunnen organisaties hun contracten bijhouden, gebruikersrechten definiëren om ervoor te zorgen dat documenten nooit in verkeerde handen terechtkomen en interne herinneringen instellen om contractdeadlines nooit te missen.

Kosten besparen

Succesvol contractmanagement kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Door actief de prestaties en mijlpalen van contracten te bewaken, kunnen organisaties mogelijkheden voor kostenbesparing identificeren, zoals het heronderhandelen over prijzen, het consolideren van contracten of het identificeren van onderbenutte diensten. Bovendien helpt effectief contractmanagement onnodige boetes, kosten en juridische kosten te voorkomen. Snellere processen voor het opstellen en beheren van contracten besparen je medewerkers tijd, zodat ze deze tijd kunnen gebruiken om te doen waar ze het beste in zijn.

Relatiebeheer

Contracten hebben vaak te maken met relaties met externe partijen, zoals verkopers, leveranciers of klanten. Effectief contractmanagement helpt deze relaties te onderhouden door duidelijke communicatie, vertrouwen en transparantie te bevorderen. Het bevordert een interactieve omgeving, vermindert conflicten en legt een basis voor partnerships op lange termijn.

Verbeterde efficiëntie en productiviteit

Contract management taken – het zoeken naar contracten, het bijhouden van deadlines of het beheren van contracthernieuwingen – kunnen tijdrovend zijn als ze handmatig worden uitgevoerd. Je loopt ook het risico op fouten. Het implementeren van contractmanagement systemen en workflows stroomlijnt deze processen, automatiseert taken en centraliseert contractgerelateerde informatie. Het verbetert de efficiëntie, vermindert administratieve lasten en zorgt ervoor dat teams zich kunnen richten op activiteiten met een hogere waarde.

Inzicht in data en besluitvorming

Contract management systemen kunnen waardevolle inzichten bieden door middel van analyses en rapportagefunctionaliteiten. Organisaties kunnen contract data analyseren om trends, risico’s en kansen te identificeren. Deze informatie maakt geïnformeerde besluitvorming mogelijk, zoals het identificeren van problemen met contractprestaties, het optimaliseren van relaties met leveranciers of het identificeren van gebieden voor procesverbetering.

Gevolgen van slecht contractmanagement

Slecht contractmanagement kan aanzienlijke gevolgen hebben voor organisaties, waaronder juridische, merkimago, financiële en compliance risico’s zoals:

• Financiële verliezen door te veel betalen of gemiste omzetkansen
• Operationele inefficiëntie met als gevolg gemiste deadlines en verminderde productiviteit
• Beschadigde relaties met stakeholders als gevolg van miscommunicatie of niet ingeloste verwachtingen
• Gemiste kansen voor kostenbesparingen en bedrijfsgroei
• Geschillen en niet-naleving
• Onzekerheid in zowel operationele als juridische zaken

Hoe ziet effectief contractmanagement eruit?

Je hebt een handig systeem. Jouw contracten staan allemaal op één plek en zijn beter gecoördineerd dan ooit tevoren. Maar hoe ziet effectief contractmanagement eruit?

In het kort betekent het dat iedereen in je bedrijf jouw contracten gemakkelijk kan vinden en inzien – of het nu is om er een te hernieuwen of om wat details te controleren. Ze hoeven niet langer iemand lastig te vallen of uren te zoeken in een database met contracten. Dankzij krachtige zoekfuncties en één bron van informatie kunnen ze met een paar klikken vinden wat ze nodig hebben. Bovendien minimaliseert een contractmanagement systeem ook het risico op datalekken of het per ongeluk niet naleven van wettelijke regels door controles uit te voeren op uitgaande en inkomende contracten.

Als contractmanagement echt effectief is, kan iedereen in elke organisatie een contractlegende worden.

Zie ook: Hoe je contractmanagement onder de knie krijgt met een contract playbook

Best practices en tips voor contractmanagement

Hier zijn een paar tips voor het vinden van een contractmanagement oplossing die werkt voor jouw bedrijf.

Een oplossing die voor iedereen werkt

Zoek een oplossing die niet alleen bij jou en je team past, maar bij je hele organisatie, zodat al jouw contracten op één plek staan. Dit is vooral belangrijk voor auditdoeleinden.

Kies een software voor contractmanagement met organisatorische tools

Het organiseren van contracten is noodzakelijk als je risico’s wilt beperken en onnodige administratietijd wilt verminderen. Met sommige software, zoals Oneflow, kun je verschillende workspaces maken om de templates, dashboards en archieven van je team gescheiden te houden.

Kies software die je helpt om op de hoogte te blijven van belangrijke gebeurtenissen in de levenscyclus van contracten

Om er zeker van te zijn dat je nooit een deadline voor een contract mist, kies je een platform waarmee je interne herinneringen kunt instellen en waarmee gebruikers aankomende contracten kunnen bekijken in een kalenderweergave.

Gebruikersrechten zodat jouw contracten niet in verkeerde handen vallen

Aangezien alle contracten gevoelige informatie bevatten, moet je software kiezen met aanpasbare gebruikersrechten waarmee je kunt bepalen wie toegang heeft tot wat (en wat ze kunnen doen met de informatie die ze hebben). In Oneflow zijn de instellingen van de rechten specifiek genoeg zodat een gebruiker de documenten van bepaalde teams kan bekijken en de templates van een ander team kan bewerken, terwijl hij geen toegang heeft tot een andere set templates.

Definieer je use cases

Verschillende industrieën en afdelingen hebben verschillende behoeften. De vereisten voor effectief contractmanagement in de gezondheidszorg verschillen bijvoorbeeld enigszins van wat je wilt in contractmanagement software voor sales of contractmanagement platforms voor inkoop. Het is over het algemeen een goed idee om je use case te definiëren en dan een platform te kiezen dat daar het beste bij past – tenzij je een universeel platform voor contractmanagement hebt zoals Oneflow dat aan elke behoefte kan worden aangepast.

Kies een contractmanagement platform dat kan integreren met je andere software

Door te integreren met je andere software kun je extra administratietijd besparen en de data-integriteit van je bestaande tools versterken. Oneflow integreert met tientallen CRM, ATS, recruitment en Power Apps, zodat data automatisch kan worden ingevuld van en naar je bestaande software.

Waarom zou je jouw contractmanagement processen niet vandaag nog automatiseren?

Contracten bepalen de regels waarop we onze bedrijven bouwen – hoe we omgaan met onze partners, klanten, werknemers enz. – waardoor ze ongelooflijk belangrijk zijn. Ze effectief beheren is daarom essentieel en – zoals met veel andere aspecten van zakendoen in de 21e eeuw – kan goede software helpen dit proces te optimaliseren.

Een contract en verplichtingen management tool zoals Oneflow stroomlijnt en optimaliseert het proces van het creëren, onderhandelen en ondertekenen van contracten. Het is eenvoudig te integreren met andere systemen (zoals Salesforce, HubSpot of Power Apps) en biedt krachtige features – waaronder AI-mogelijkheden waarmee je herhalende taken kunt automatiseren en inzichten kunt genereren. Je kunt ook herinneringen instellen en toegang krijgen tot diepgaande analyses.

Ben je benieuwd wat Oneflow voor jouw bedrijf kan betekenen? Boek vandaag nog een demo om meer te weten te komen over onze oplossing en antwoord te krijgen op al je vragen! Of meld je gewoon aan en probeer het product met onze 14-daagse gratis proefversie.