In de zakenwereld vormen contracten de basis van vertrouwen en samenwerking. Toch raken veel organisaties verstrikt in toxische contractbeheer praktijken die de efficiëntie en groei in de weg staan. Het herkennen van deze schadelijke patronen is de eerste stap naar gezondere contractuele relaties.

1. De last van handmatige processen

Als je vooral vertrouwt op handmatig werk – zoals het opstellen van contracten in word en versiebeheer via e-mail – loop je het risico op vertragingen en fouten. Uit onderzoek van Oneflow blijkt dat 66% van de bedrijven nog steeds word gebruikt voor het opstellen van contracten, en 65,67% e-mail inzet voor contract reviews. Deze aanpak vertraagt niet alleen het proces, maar vergroot ook de kans op miscommunicatie en missers.

Oplossing: Door over te stappen op geautomatiseerd contractbeheer stroomlijn je je workflows, verminder je fouten en versnel je het hele proces.

2. Gefragmenteerde systemen en datasilo’s

Contracten beheren via meerdere platforms zorgt vaak voor versnippering en datasilo’s. Oneflow’s onderzoek toont aan dat 70,67% van de bedrijven twee tot drie verschillende tools gebruikt voor contractbeheer, wat leidt tot inefficiëntie en verwarring. Dit maakt het lastig om overzicht te houden en verantwoordelijkheden te volgen.

Oplossing: Kies voor een geïntegreerd contractplatform. Dat centraliseert processen, bevordert samenwerking en biedt realtime inzicht in de contractlevenscyclus.

Lees ook: Wat is contractbeheer? Een complete gids

3. Compliance- en beveiligingsrisico’s

Contracten opslaan op lokale schijven en delen via onbeveiligde kanalen brengt grote risico’s met zich mee. Volgens dezelfde studie slaat 17% van de bedrijven hun ondertekende contracten lokaal op, en een flink deel gebruikt nog steeds e-mail voor de reviewfase – een recept voor problemen met GDPR en data privacy.

Oplossing: Gebruik een veilige, cloudgebaseerde contractoplossing om beter te voldoen aan wet- en regelgeving en gevoelige informatie te beschermen.

Oneflow-tip: Zo beperk je deze risico’s in de praktijk.

4. Gebrek aan inzicht en verantwoordelijkheid

Zonder een centraal systeem wordt het bijhouden van wijzigingen, goedkeuringen en verantwoordelijkheden al snel een rommeltje. Dit gebrek aan transparantie leidt tot gemiste deadlines, dubbel werk en frustraties bij betrokkenen.

Oplossing: Implementeer een systeem dat realtime tracking en audit trails biedt. Zo blijft iedereen op één lijn gedurende het hele contractproces.

5. Weerstand tegen verandering en innovatie

Vasthouden aan ouderwetse manieren van contractbeheer remt innovatie en flexibiliteit. Bedrijven die moderne oplossingen uit de weg gaan, lopen het risico achterop te raken en minder snel in te kunnen spelen op klantvragen of marktdynamiek.

Oplossing: Omarm digitale transformatie in contractbeheer. Het maakt je wendbaarder, verhoogt de klanttevredenheid en versterkt je concurrentiepositie.

Zo ga je om met toxische contracten

Het signaleren en aanpakken van toxische contractbeheerpraktijken is essentieel voor succes. Door op tijd in te grijpen bij signalen als handmatig werk, gefragmenteerde systemen, compliance-issues, gebrekkig inzicht en weerstand tegen verandering, zet je als organisatie stappen richting efficiënter, transparanter en veiliger contractbeheer. Geïntegreerde en geautomatiseerde oplossingen helpen je niet alleen deze valkuilen te vermijden, maar creëren ook ruimte voor groei, samenwerking en toekomstbestendigheid.

Meer weten? Check Oneflow’s uitgebreide rapport: The State of Contract Management Pains.