Wat zijn digitale contracten?

Stap over van gedrukte papieren, handgeschreven handtekeningen en fysieke archieven naar echt digitale contracten die veilig en data-gedreven zijn – zodat jij je kunt richten op wat het belangrijkst is.

Wat zijn digitale contracten?

Digitale contracten, ook wel elektronische contracten of e-contracten genoemd, zijn overeenkomsten die je opstelt en uitvoert met behulp van digitale methoden. In plaats van stapels papierwerk worden deze contracten gemaakt, opgeslagen en beheerd met elektronische middelen zoals e-mails, online platforms of digitale handtekeningen. Het mooie van digitale contracten is dat ze het voor iedereen gemakkelijker maken. Je kunt contracten online opstellen, ondertekenen en opslaan zonder dat je documenten hoeft af te drukken, te scannen of op te sturen. Het gebeurt allemaal elektronisch, wat tijd en geld bespaart. Bovendien zijn digitale contracten voorzien van extra beveiligingsmaatregelen zoals encryptie en verificatie, waardoor ze een veiligere optie zijn. Dus of je nu een bedrijf of particulier bent, digitale contracten helpen je om je processen te stroomlijnen en gemakkelijk online transacties aan te gaan.

Wat houd digitaal contracteren in?

Digitaal contracteren is het proces van het creëren, uitvoeren en beheren van deze contracten in een digitale omgeving. De wereld van digitaal contracteren kent een breed scala aan software om verschillende onderdelen van deze contractlevenscyclus te automatiseren en te verbeteren, maar er zijn over het algemeen twee soorten software voor digitaal contracteren.

De twee soorten digitale contracten

Er zijn grofweg twee scholen in digitaal contractmanagement. De ene is gebaseerd op het toevoegen van handtekeningen aan statische PDF’s en de andere is gebouwd op HTML waardoor het contractproces browsergebaseerd, dynamisch en interactief is. Anders gezegd, in plaats van een stilstaand beeld van een document te ondertekenen, kun je met digitale contracten het contract opstellen door tekst naar een samenwerkingsdocument te slepen, het contract bewerken nadat het is verzonden, video’s en bijlagen toevoegen en responsieve productvelden invullen voor je tegenpartij.

Met contracten die op HTML zijn gebaseerd kun je ook de meta-data uit al jouw contracten halen. Bij het ondertekenen op PDF’s kan de informatie in jouw contract daarentegen niet worden geëxtraheerd, maar moet deze handmatig worden gedocumenteerd. Met andere woorden, je kunt informatie verzamelen en inzicht krijgen in de waarde van de deal, de verkochte producten en de betrokken partijen in al jouw contracten zonder dat je een CRM of aanvullende handmatige oplossing nodig hebt.

Vijf redenen waarom teams van digitale contracten houden

1. Flexible controle

Contracten vereisen vaak een hoge mate van beveiliging of gevoeligheid, daarom hebben sommige digitale contract oplossingen zoals Oneflow aanpasbare gebruikersrechten en BankID ondertekening om ervoor te zorgen dat contracten nooit in de verkeerde handen terecht komen. Oneflow maakt het ook mogelijk om tekstblokken in templates van contracten te vergrendelen, zodat als een gebruiker een contract verstuurt dat iemand anders in jouw team heeft gemaakt, hij alleen de velden kan bewerken waarover kan worden onderhandeld.

2. Naadloze integraties

Contracten kunnen vaak een onhandige afleiding zijn van andere workflows, daarom is het vinden van een digitale contractoplossing die integreert met je andere meest gebruikte software een essentiële tijdbesparende zet. Deze integraties kunnen vaak data uit jouw software automatisch in het contract invoeren, wat de consistentie van data verbetert en menselijke fouten bij het handmatig opstellen van contracten vermindert. Als je nog een stap verder wilt gaan, kun je met sommige software verbinding maken met power apps zoals Zapier of Microsoft Power Automate om workflows te automatiseren, zoals het automatisch maken van een contract wanneer een specifieke trigger in jouw andere apps optreedt.

3. Georganiseerd

Met digitale contract software zoals Oneflow kunnen bedrijven speciale workspaces creëren met templates, dashboards en archieven voor verschillende teams of afdelingen. De organisatie komt nog beter tot zijn recht post-sign, waar je gemakkelijk door al jouw contracten kunt navigeren met behulp van mappen, tags, contractkoppelingen, globaal zoeken en interne herinneringen.

4. Niet intrekken of opnieuw verzenden

Het verschil tussen het verzenden van statische PDF’s en bouwbare dynamische contracten is dat je ze kunt bewerken, zelfs nadat ze zijn verzonden. Je kunt dan in realtime onderhandelen met opmerkingen en dan een functie voor later ondertekenen toevoegen zodra jij en je tegenpartij het eens zijn – en dat alles zonder dat je ooit een contract opnieuw hoeft te uploaden als er iets is veranderd.

5. Tracking & data

Met software zoals Oneflow kun je ook de betrokkenheid en status van jouw contracten bijhouden, bijvoorbeeld of je tegenpartij een formulierveld opent, commentaar geeft of invult. Zo kun je reageren en contact opnemen met je tegenpartij wanneer dat het belangrijkst is. Je kunt ook de totale meta data van al jouw contracten exporteren, zodat je inzicht krijgt in de waarde van de deal, de verkochte producten en de betrokken partijen in al jouw contracten, zonder dat je een CRM of aanvullende oplossing nodig hebt.

Ontdek hier precies hoe digitale contracten jouw team kunnen transformeren.

Waarvoor kun je digitale contracten gebruiken?

Wat voor contract je ook kunt bedenken, je kunt het maken, erover onderhandelen en het ondertekenen met behulp van digitale contracten.

Hier zijn een paar voorbeelden van wat je kunt ondertekenen met digitale contracten:

Contracten voor sales

Die volgende grote deal sluiten? Waarom zou je jezelf niet meer tijd geven om je sales vaardigheden te gebruiken en jouw contracten in uren, of zelfs minuten, te laten ondertekenen in plaats van dagen? Het beste is dat je dankzij onze integraties met bidirectionele synchronisaties niet eens handmatig data hoeft over te dragen.

Documentatie voor nieuwe medewerkers

We weten allemaal dat er een hoop papierwerk bij komt kijken als je iemand nieuw in dienst neemt. Maar als je digitale contracten gebruikt, verdwijnt veel van het handmatige administratieve werk. Maak gebruik van meerdere ondertekeningsopties, een geweldige archieffunctie en integraties met je ATS om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie niet wordt gekopieerd. Digitale contracten hebben nog een ander nut: ze kunnen HR helpen om de interne compliance beter te beheren.

Lease

Of je nu op zoek bent naar dat geweldige nieuwe kantoor of een evenementenlocatie voor een dag nodig hebt, je kunt een huurovereenkomst opstellen en versturen als een digitaal contract. De volgende keer dat je een clausule moet controleren, hoef je niet meer te zoeken in archiefkasten of ingewikkelde mappenstructuren. Hetzelfde geldt voor leveranciersovereenkomsten.

Dit zijn slechts drie van de manieren waarop digitale contracten jouw bedrijf kunnen helpen flow te vinden.

Hoe kun je een digitaal contract tekenen?

Dat hangt af van het soort contract dat je tekent. Hier zijn de vijf meest voorkomende manieren om een digitaal contract te ondertekenen:

• Browsewraps: Browsewraps verschijnen vaak als je op een site landt. Ze zeggen dan iets als ‘Door deze site te gebruiken, gaat u akkoord met het ontvangen van cookies’.
• Clickwraps: Ever noticed how, when you’ve ordered something online, it won’t let you proceed with your order until you’ve clicked ‘I accept the terms and conditions’? That’s an example of a clickwrap agreement in action.
• Scrollwraps: Als je een iPhone hebt, moet je eerst door de voorwaarden scrollen voordat je een grote update kunt installeren. Dit is een scrollwrap in actie. Pas als je aan het einde komt, kun je akkoord gaan met de voorwaarden.
• Inlogwraps: Inlogwraps zijn net als browsewraps in die zin dat ze uitgaan van een akkoord. Maar in tegenstelling tot browsewraps wordt die aanname pas van kracht als een gebruiker zich heeft aangemeld.
• E-handtekening: Deze zijn vaak voorbehouden aan meer formele contracten. Het contract wordt pas als geldig of bindend beschouwd als beide partijen hebben ondertekend met een e-handtekening.

Hoe digitale contracten jouw team kunnen helpen zich te ontwikkelen

Juridische teams

Applaus voor je juridische team. Zij zijn tenslotte degenen die zich over regels en regels met kleine lettertjes buigen en ze ook nog schrijven. Met digitale contracten kunnen we de kleine lettertjes niet elimineren, maar we kunnen wel de tijd die je eraan besteedt enorm verminderen. Met templates hoef je elk type contract maar één keer op te stellen, waarna je salesteams, HR-teams en marketingteams ermee aan de slag kunnen, in de veilige wetenschap dat het voldoet aan de regels.

HR teams

Stel je voor: je gaat van startup naar scaleup. Plotseling recruitment je voor tientallen functies in het hele bedrijf. Als je PDF’s gebruikt of, erger nog, contracten op papier en inkt, dan weet je hoe snel je vast komt te zitten in de administratie. Met de krachtige digitale contracten van Oneflow kun je elke stap van het proces rechtstreeks vanuit je ATS volgen en optimaal gebruik maken van de archieffunctie om al jouw contracten veilig op één plek op te slaan.

Sales teams

Je bent een verkoper. Je wilt doen waar je goed in bent en je niet bezighouden met saaie administratieve taken. Dankzij digitale contracten kun je de tijd die je nodig hebt om te ondertekenen tot wel 8x verkorten. Het resultaat? Je kunt meer verkopen en die zo belangrijke ARR verhogen.

Bespaar tijd; laat de cloud het regelen

Of je nu e-signing doet met digitale contracten, je bespaart veel tijd en administratief werk, ongeacht op welke afdeling je werkt. Maar je kunt dat nog uitbreiden dankzij Cloud opslag. Net zoals je telefoon je foto’s en video’s opslaat in een Cloud, bewaart Oneflow jouw contracten in een digitaal archief, dat op elk moment met één druk op de knop kan worden opgeroepen. Het is echt een alles-in-één oplossing voor je platform.

Vergelijk dat eens met papieren contracten. Niet alleen moet je potentieel veel geld uitgeven aan portokosten, je moet ze ook ergens kunnen bewaren. Cue: de kamer die elk papieren kantoor heeft vol archiefkasten waar eigenlijk maar één of twee mensen in kunnen navigeren. Met e-handtekeningen en digitale contracten kunnen deze kamers tot het verleden behoren.

Slimmere contracten: getekend, verzegeld, afgeleverd

We zijn het er allemaal over eens dat digitale contracten een slimmere, snellere manier van werken zijn. Maar hoe zit het met de legaliteit van dit alles?

Digitale contracten zijn legaal in de EU, de EER en het VK. In het Verenigd Koninkrijk kunnen digitale contracten juridisch bindend zijn zolang ze aan bepaalde eisen voldoen. Deze vereisten zijn onder andere:

• De betrokken partijen moeten de intentie hebben gehad om rechtsbetrekkingen aan te gaan.
• Het contract moet duidelijk gecommuniceerd en begrepen kunnen worden door alle partijen.
• Het contract moet alle noodzakelijke voorwaarden bevatten.
• De partijen moeten hebben ingestemd met de voorwaarden van het contract.

Daarnaast zijn er bepaalde soorten contracten die niet digitaal kunnen worden uitgevoerd in het Verenigd Koninkrijk, zoals contracten voor de verkoop van grond of voor het verlijden van een testament.

Hoe digitale contracten je helpen om sneller deals te sluiten?

Hoe vaak heb je niet gehoord van digitale contracten en hoe ze je kunnen helpen om je slagingskansen te vergroten? Dus, wat kan je deal versnellen en je sneller laten sluiten? Het antwoord is digitale contracten.

Mobiel-vriendelijke contracten

We leven en ademen mobiel. Het is onze manier van leven in de moderne wereld. Elektronische handtekeningen maken het gemakkelijk om zaken te doen waar je consumenten ook zijn – mobiel. Het stelt vertegenwoordigers ook in staat om snel te reageren naarmate de deal vordert – zelfs als ze onderweg zijn.

Betrek de beslisser erbij

In B2B verkoop je niet alleen aan één prospect, maar aan een groep mensen. En elk van je prospects kan gemakkelijk PDF’s doorsturen naar concurrenten om een andere prijs te krijgen. Met digitale contracten kan elke beslisser aan het proces worden toegevoegd en kunnen wijzigingen worden aangebracht in een live digitaal contract.

Slechts één versie voor alle partijen

Laten we eerlijk zijn, we hebben allemaal wel eens iets te vroeg op verzenden gedrukt. Als je je dan realiseert dat je een fout hebt gemaakt, stuur je waarschijnlijk de e-mail opnieuw met de bijlage die je vergeten was en verzin je een stom excuus. Omdat digitale contracten in de cloud staan – en geen offline document zijn dat ik in e-mails bijvoeg – is er maar één versie van het contract – dus geen verzendfouten meer!

Verdubbel je sales productiviteit

Verkopers hoeven geen tijd meer te verspillen aan het zoeken naar ontbrekende contracten, het handmatig invoeren of bijwerken van data in hun voorstellen en het wisselen van context omdat ze verschillende tools nodig hebben om voorstellen te maken en te beheren. Met één klik kunnen digitale contracten goed presterende offertes repliceren, toegang krijgen tot elk voorstel met een elektronisch archief en een overzicht geven van de voortgang en status van deals.

Op data baseerde beslissingen nemen

Salesmanagers kunnen betere beslissingen nemen door inzicht te krijgen in de verkoopprestaties op basis van digitale data over contracten. Wat is de totale waarde van de contracten die het afgelopen kwartaal zijn getekend? Welke templates hebben de beste hitrate? Hoe lang duurt het om een contract getekend te krijgen vanaf het moment dat het is gemaakt? Dit zijn de data die sales organisaties helpen groeien.

Juridische risico’s minimaliseren

De rechtspraak vereist twee dingen om de juridische afdwingbaarheid van een contract aan te tonen: ten eerste dat de persoon die ondertekent, is wie hij zegt dat hij is, en ten tweede dat er na ondertekening niet met het ondertekende document is geknoeid. Deze gegevens zijn opgenomen in een elektronische handtekening. Het ondertekende document wordt ook elektronisch “verzegeld”, dus elke poging om met het document te knoeien wordt geregistreerd en zichtbaar.

Ga voor andere veelgestelde vragen over Oneflow naar deze pagina.