Twee zijn niet sterker dan één. Tenminste als het gaat om bedrijfssystemen. Met Oneflow kun je één contractplatform gebruiken voor alle teams in je organisatie. Zodat je risico’s kunt elimineren, efficiënter kunt werken en kosten kunt verlagen.
Eén contractplatform voor alle afdelingen – van juridisch tot verkoop en alles daartussenin. Dat is Oneflow. Maar wat betekent dat precies? We spraken met vier mensen in onze teams om erachter te komen hoe Oneflow hen helpt wonderen te verrichten.
Oneflow voor de juridische afdeling
Als juridisch adviseur kent Olivia Åman de pijn van rommelige contractafhandeling. Helaas iets té goed. Volgens haar kan er veel misgaan bij het afhandelen van afspraken. Maar Oneflow is een echte redder in nood in haar dagelijkse werkzaamheden.
De pijnpunten van een traditioneel overeenkomstenproces
De grootste pijnpunten van een traditioneel overeenkomstenproces hebben één ding gemeen: gebrek aan controle. Olivia brengt vier dingen naar voren die ze frustrerend vindt:
- Verschillende versies van één template
- Niet weten wie welke versie heeft en hoe oud die is
- Het contract niet kunnen vinden
- Vergeten een herinnering aan je agenda toe te voegen, zodat je geen belangrijke gebeurtenissen hoeft te missen
Contracten zijn de meest kritieke activa binnen een bedrijf. Daarom moeten ze de juiste voorwaarden, clausules etc. bevatten. Maar zodra een medewerker een contracttemplate downloadt, verlies je de controle.
“Advocaten hebben veel moeite gestoken in het maken van goede templates. Maar als een template eenmaal is gedownload, is het buitengewoon moeilijk om te controleren of de contracten die we versturen de juiste voorwaarden bevatten”, zegt Olivia.
En dan is er het opslagprobleem. Het heen en weer e-mailen van overeenkomsten kan er vaak toe leiden dat ze verloren gaan tijdens de doorvoer, omdat de handmatige stap van het uploaden naar een contractbeheersysteem een extra laag van frictie met zich meebrengt. Om nog maar te zwijgen over de risico’s van het verzenden van overeenkomsten via e-mail.
“Als je een probleem hebt met de overeenkomst en er toegang toe moet hebben, wil je misschien geen contact opnemen met de tegenpartij om de overeenkomst op te vragen. Dat is een teken van zwakte. En dit is een groot probleem in veel bedrijven – de overeenkomst wordt ondertekend maar niet opgeslagen. Het blijft in Outlook,” zegt Olivia.
Hoe Oneflow Juridische afdelingen helpt
Olivia beschrijft het gebruik van Oneflow als een enorm gewicht dat van haar schouders viel. Of eigenlijk een stapel contracten. Allereerst hoeft ze zich nooit zorgen te maken over verouderde templates. Bij het aanbrengen van wijzigingen aan een template in Oneflow, is er gegarandeerd maar één versie. En dat geeft haar een gevoel van rust.
Ook Olivia is enorm fan van het feit dat alle overeenkomsten na ondertekening automatisch worden opgeslagen. Ze zullen nooit kwijtraken en ze heeft makkelijk toegang tot alle overeenkomsten. Ze kan gewoon zoeken naar het contract in alle workspaces met behulp van geavanceerde filters.
“Als ik een nieuwe clausule schrijf waarvan ik denk: ‘Heb ik dit niet drie jaar geleden al geschreven?’, dan kan ik dat altijd controleren omdat zoeken zo gemakkelijk is in het contractarchief van Oneflow”, zegt Olivia.
Een ander kenmerk waar Olivia lovend over spreekt, is de kalender. Hiermee kan ze aankomende vernieuwingen bijhouden, zodat ze niets mist.
“Ik hoef geen contractgebeurtenissen aan mijn agenda toe te voegen, omdat ik ze automatisch in Oneflow heb staan. En ik krijg bijvoorbeeld een melding als er een contract vernieuwd gaat worden”, zegt Olivia.
Oneflow voor verkoop
Administratief werk ligt niet in de aard van een verkoper. Vraag het maar aan een willekeurige verkoper. Nicolas Paanalahti, Country Manager Finland, heeft Oneflow gebruikt als verkoper én manager, dus hij heeft de voordelen gezien in verschillende teamfuncties. En voor zover hij kon zien, was er voor geen enkele rol enige administratie.
Redenen waarom verkopers voor Oneflow kiezen
Volgens Nicolas zijn er drie belangrijke redenen waarom verkoopteams Oneflow opnemen in hun sales tech stack:
- Om tijd te besparen
- Administratief werk te verminderen
- Om risico’s in het contract- en voorstelproces te elimineren
Hoewel we op zoveel gebieden vooruitgang hebben geboekt, slokken contracten nog steeds veel tijd van het verkoopteam op. Waardevolle uren die je aan verkopen had kunnen besteden. Nicolas legt uit dat veel bedrijven hun contracten nog handmatig beheren, van aanmaak tot ergens opslaan na ondertekening. Wat veel te tijdrovend is in het verkoopproces van vandaag en morgen.
“Het versnellen van het proces is erg belangrijk voor de bedrijven waarmee ik spreek. En uiteraard om de verkopers tijd te besparen, zodat zij meer kunnen verkopen”, zegt Nicolas.
Als verkoopleider is het goed om ervoor te zorgen dat je voorstellen de juiste voorwaarden en prijzen hebben. Je komt al te snel voor verrassingen te staan. Oneflow kan helpen risico’s te verkleinen met contracttemplates met toegangscontrole die dynamisch en veilig zijn. Je kunt eenvoudig secties vergrendelen waarvan je niet wil dat je verkoopvertegenwoordigers deze aanraken en zorgen dat ze alleen de nieuwste versie beschikbaar hebben.
“Het elimineren van risico’s is een van de belangrijkste redenen om voor Oneflow te kiezen. Als ik bijvoorbeeld een verkoopleider ben, hoe zorg ik er dan voor dat mijn verkopers de template gebruiken die ik heb gekozen? Hoe zorg ik ervoor dat ze geen wijzigingen aanbrengen in die templates?” zegt Nicolas.
Een andere reden waarom verkoopteams Oneflow verkiezen boven elk ander contractplatform is het archief. Nicolas krijgt vaak feedback van prospects die zeggen dat het buitengewoon waardevol is om te werken met een contractautomatiseringsplatform dat het aanmaken en ondertekenen van contracten hanteert en voor je contracten zorgt nadat ze zijn ondertekend. Het zorgt voor controle en structuur.
“We beginnen bij de handtekening, breiden het uit en plaatsen alles op één platform, native geïntegreerd in je CRM”, zegt Nicolas.
Hoe Oneflow helpt in het verkoopproces
Hoe helpt Oneflow een verkoper van Oneflow tijdens het verkoopproces? Dit is de strategie van Nicolas:
- “Ik stuur altijd een verkoopvoorstel. En de reden dat ik dit doe, is omdat het voor mij heel gemakkelijk is om er een op te stellen vanuit Salesforce, ons CRM-systeem. Ik kan met één klik de juiste template kiezen en alle informatie wordt automatisch naar het voorstel overgebracht. En daarna kan ik het naar mijn prospect sturen.
- “Het coole aan Oneflow is dat ik de prospect kan helpen en vooruit kan helpen tijdens alle stadia van het proces. Basisanalyses helpen me bij mijn verkoopproces, zoals kunnen zien wat ze doen in het voorstel en hoe vaak ze het hebben geopend. Ik weet zeker dat ik ze op het juiste moment bel. Oneflow haalt het giswerk uit het verkoopproces.”
- “Als het tijd is om te onderhandelen, kun je het voorstel meteen bewerken – direct na het gesprek met de prospect. Het geeft dat magische wauw-effect, waardoor ik de klanten kan verbazen voordat ik iets verkoop. Het visualiseert hoe ze Oneflow kunnen gebruiken in hun verkoopproces.”
Oneflow voor HR
Ben je de laatste tijd betrokken geweest bij werving? Dan ben je je misschien bewust van de strijd om talent aan te trekken. Amanda Carapi Sjölin, Talent & Diversity Manager, weet wat een sterk werkgeversmerk kan doen voor je kansen om de kandidaat vóór de concurrentie aan te trekken. Elk contactpunt met je merk telt, zelfs de laatste stap van het wervingsproces.
Hoe Oneflow employer branding een boost geeft
Het is pas voorbij als de kandidaat het aanbod ondertekent (oud HR-spreekwoord). Met Oneflow verander je kandidaten snel en eenvoudig in nieuwe medewerkers. Hoe? Door hen interactieve en echt digitale arbeidsovereenkomsten te sturen. De kandidaat kan zijn contactgegevens en overige informatie rechtstreeks in de overeenkomst invullen. Dit bespaart een hoop onnodig e-mailen en snailmailen.
“Het aanbod is de eerste indruk die de kandidaat na het wervingsproces krijgt van het bedrijf. Oneflow helpt om employer branding een boost te geven”, zegt Amanda.
Hoe je kandidaten je zien betekent alles. Dus laat niets aan het toeval over. Amanda omschrijft het contractproces met Oneflow als soepel, en het is makkelijk om met je kandidaten te communiceren. Aangezien er ongetwijfeld vragen over het aanbod zullen komen, kunnen ze deze rechtstreeks stellen in het opmerkingengedeelte. En de overeenkomst ondertekenen, waar ze ook zijn. Misschien heb je het geluk om net zulke positieve feedback te krijgen als Amanda?
“Onlangs sprak ik met een kandidaat die Oneflow prees, zowel het milieuvriendelijke aspect van het hele product als hoe het individuen helpt bij de dagelijkse werkzaamheden”, zegt Amanda.
Oneflow en veiligheid
Olu Asaolu, Senior Information Security Analyst bij Oneflow, heeft vele jaren ervaring met beveiliging, zowel intern en als consultant. Vraag je je af waarom 1234 een slechte wachtwoordkeuze is? Of hoe je de naleving van de AVG afdwingt in een wereldwijde organisatie? Hij heeft de antwoorden.
Stel deze vragen voordat je een platform voor contractautomatisering koopt
Als je op zoek bent naar een platform voor contractautomatisering, zorg er dan voor dat je de leverancier uitdaagt op het gebied van beveiliging. Zij verwerken immers je meest waardevolle bedrijfsmiddelen. Dat is niet iets wat je te licht moet opvatten. Volgens Olu zijn er vier belangrijke vragen die je de verkoper moet stellen:
- Wat is hun benadering van de AVG?
- Hoe ziet het gebruik van derden eruit?
- Hoe beheren ze de toegangscontrole?
- Hoe gaan ze om met bedrijfscontinuïteit en incidentmanagement?
Wat zijn de belangrijkste redenen waarom onze klanten voor Oneflow kiezen?
Olu noemt drie belangrijke redenen waarom bedrijven voor Oneflow kiezen als hun contractautomatiseringsplatform:
- Gebruik van derden
- AVG naleving
- Wettelijkheid
“Oneflow heeft uitstekend werk geleverd door het aantal derde partijen dat we momenteel gebruiken te beperken. Volgens mij gebruiken we slechts vijf derde partijen, wat een stuk minder is dan de meeste organisaties. Vooral wat betreft organisaties die een vergelijkbare service bieden als wij”, zegt Olu.
Dan is er het AVG-aspect. Een aanzienlijk deel van onze activiteiten omvat het up-to-date blijven met informatiebeveiliging en de huidige wetgeving. Dit is iets waar Olu samen met Oliva, onze Legal Counsel, aan werkt.
“Het mooie van Oneflow is dat wij de verwerker zijn en niet de verwerkingsverantwoordelijke. We helpen onze klanten wanneer ze het gegevensverzoek van hun klanten krijgen, geven dat door en werken met hen samen om te voldoen aan hun verplichtingen vanuit het oogpunt van de verwerkingsverantwoordelijke”, zegt Olu.
Hoe zit het met de legaliteit van het contract zelf? Olu wijst erop dat veel e-sign-leveranciers geen bewijs leveren van de juridische status van de contracten. Omdat hun e-handtekening niet wordt geleverd met een goedgekeurd zegel, veroorzaakt dit enorme problemen als het bedrijf failliet gaat, in het geval van een rechtszaak of een betwisting van de juridische status van het contract.
“Er zijn veel leveranciers die een of andere vorm van e-ondertekenen aanbieden. Maar ze hebben niet per se een methode die hen ondersteunt, wat het juridische standpunt vormt. Dit is iets waar mensen zich bewust van moeten zijn”, zegt Olu.
Contracten die met Oneflow zijn ondertekend, worden daarentegen automatisch verzegeld met een gekwalificeerd elektronisch zegel. Dit betekent dat jij en jouw tegenpartijen er volledig op kunnen vertrouwen dat wat je vandaag ondertekend hebt, nu en in de toekomst aantoonbaar ongewijzigd blijft. Bovendien heb je er ook toegang tot en kun je elk detail zien dat binnen een contract plaatsvond – van begin tot eind.
“Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat je controle kunt hebben over wie er in een contract zit en wie er toegang toe heeft. En dat kan desnoods standhouden in de rechtbank”, zegt Olu.
