This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognizing you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.
Elektronische handtekening: De voordelen en hoe het werkt
Wat is een elektronische handtekening?
Een elektronische handtekening is een kosteneffectieve en veilige manier om elektronische documenten snel te laten ondertekenen. E-handtekeningen zijn wettelijk bindend in de meeste landen over de hele wereld en kunnen hetzelfde gewicht en juridisch effect hebben als een geïnkte of handgeschreven handtekening.
Elektronische handtekeningen zijn over het algemeen wettelijk bindend, maar het hangt er wel vanaf waar je woont. Lees hier alles wat je moet weten.
E-handtekeningen kunnen ook verschillen van digitale handtekeningen – als je meer wilt weten over het verschil tussen elektronische handtekeningen en digitale handtekeningen, klik dan hier.
De verschillende soorten e-handtekeningen
Oneflow biedt zowel eenvoudige (SES) als geavanceerde elektronische handtekeningen (AdES). De eenvoudige e-handtekening is er in vele vormen, waaronder de volgende:
Standaard e-handtekening
Dit is de meest gebruikte vorm van elektronische handtekeningen waarbij je ondertekent met een klik op de knop via een privé, versleutelde link.
SMS of tekstbericht
Als je ervoor kiest om te ondertekenen met een sms of sms, dan ontvangt je ondertekenaar een sms met een code van 6 cijfers, die hij zal gebruiken om zijn identiteit te bevestigen bij het ondertekenen van het contract.
Handgeschreven handtekening
Een handgeschreven handtekening staat ook bekend als een handtekening met natte inkt en kan handig zijn als je wilt dat je ondertekenaar “op hetzelfde apparaat” ondertekent. Deze methode stelt je in staat om je handtekening te tekenen of te schrijven, en heeft hetzelfde juridische effect als een standaard elektronische handtekening.
Gids voor elektronische handtekeningen: Elektronische identificatie
Met deze methode kunnen jij en je tegenpartij je contracten ondertekenen met behulp van elektronische ID. Om veilige en betrouwbare eID’s en geavanceerde handtekeningen in een groot aantal landen te kunnen leveren, werkt Oneflow samen met Signicat, de toonaangevende eID-makelaar in de EU/EER en een Qualified Trust Service Provider.
Is een elektronische handtekening veilig?
Hier richten we ons op Europa. Dus in het kort: ja. Elektronische handtekeningen zijn veilig.
Een kernonderdeel van eIDAS is de erkenning van elektronische handtekeningen als een geldige vorm van handtekeningen. Dit betekent dat geen enkele rechtbank in de EU/EER een elektronische handtekening kan verwerpen enkel en alleen omdat het een elektronisch formaat is.
Niet alle handtekeningen zijn echter gelijk en de verordening definieert drie niveaus van elektronische handtekeningen: ‘eenvoudige’ elektronische handtekening, geavanceerde elektronische handtekening en gekwalificeerde elektronische handtekening. De eisen van elk niveau bouwen voort op de eisen van het niveau eronder, zodat een gekwalificeerde elektronische handtekening aan de meeste eisen voldoet en een ‘eenvoudige’ elektronische handtekening aan de minste. Lees hier alles wat je moet weten.
Als je meer wilt weten over de legaliteit van elektronische handtekeningen, lees dan ons blog hier voor meer informatie.
Wat zijn de voordelen van elektronische handtekeningen?
Snellere ondertekeningstijd
Bij het onderhandelen over contracten kan het hele proces van afdrukken, ondertekenen, posten, enz. dagen, zo niet weken duren. Zodra de ontvanger de documenten ontvangt, herhaalt hij hetzelfde proces van afdrukken, ondertekenen en versturen. Dit heen en weer proces is frustrerend en tijdrovend. Met een digitaal contract kun je binnen enkele minuten een deal sluiten met behulp van e-handtekeningen. Sommige software voor digitale contracten, zoals Oneflow, maakt het ook mogelijk om het contract te bewerken nadat het is verzonden, zodat je een contract niet elke keer opnieuw hoeft te schrijven en te uploaden als je een wijziging aanbrengt.
Overal bekijken en ondertekenen
De moderne wereld houdt van het idee van onderweg. Maak het je tegenpartij gemakkelijk om je contract overal te bekijken en te ondertekenen. Laat ze het ondertekenen vanaf elk apparaat, mobiele telefoon, laptop, waar ze ook naartoe gaan, zolang er maar internet is. E-handtekeningen maken het iedereen gemakkelijk om overal te ondertekenen.
Blijf veilig en compliant
Verplaats het hele proces van het ondertekenen van contracten van een handmatig proces naar een digitale workflow, waardoor de risico’s op kostbare fouten en juridische gevolgen afnemen. Met sommige digitale contractsoftware zoals Oneflow kun je gebruikersrechten, BankID ondertekening en interne herinneringen aanpassen om compliant en veilig te blijven.
Elektronische handtekeningen aanmaken en beheren
Ondertekening is slechts één onderdeel van de levenscyclus van een contract en wat Oneflow net dat beetje extra geeft ten opzichte van andere e-handtekening producten die vandaag de dag op de markt zijn, is de volledigheid van het hele proces van voor het ondertekenen tot na het ondertekenen.
- Contracten maken met behulp van templates
- Live samenwerken voor en na verzending
- Contracten opslaan in een overzichtelijk archief
- Interne herinneringen instellen voor ontslagperiodes
- Verwerkbare data exporteren over de inhoud van jouw contracten
Welke afdelingen hebben baat bij e-handtekeningen?
Sales
E-handtekeningen stroomlijnen het verkoopproces door fysiek papierwerk en handmatig ondertekenen overbodig te maken. Salesteams kunnen contracten, overeenkomsten en voorstellen elektronisch naar klanten sturen, waardoor de doorlooptijden worden verkort. E-handtekeningen verbeteren de klantervaring door vertragingen te verminderen en het ondertekeningsproces te vereenvoudigen, waardoor uiteindelijk sneller deals worden gesloten en inkomsten worden gegenereerd.
Lees hier voor meer informatie over de specifieke features waar salesteams van kunnen profiteren.
HR
HR-afdelingen hebben te maken met talloze documenten die ondertekend moeten worden, zoals arbeidscontracten, aanbiedingsbrieven, inwerkformulieren en personeelsbeleid. E-handtekeningen vereenvoudigen de HR-workflow door het digitaal ondertekenen van documenten mogelijk te maken, waardoor afdrukken, scannen en fysieke opslag niet meer nodig zijn. Dit verbetert de efficiëntie, bespaart tijd, vermindert fouten en verbetert de algemene ervaring bij het inwerken van werknemers.
Als je meer wilt weten over de specifieke features waar HR-teams het meest van profiteren, lees dan hier voor meer informatie.
IT & Operationeel
IT- en operationele teams behandelen vaak contracten, overeenkomsten met leveranciers, overeenkomsten op serviceniveau en andere operationele documenten. Met e-handtekeningen kunnen deze afdelingen processen stroomlijnen door het ondertekenen van documenten te digitaliseren. IT-teams kunnen ook profiteren van elektronische handtekeningen bij het verkrijgen van goedkeuring voor systeemwijzigingen, de implementatie van software of toegangsrechten. E-handtekeningen verminderen de administratieve overhead, verbeteren de naleving en zorgen voor snellere besluitvorming.
Lees hier voor meer informatie over de specifieke features waar IT & Ops-teams het meeste baat bij hebben.
Juridisch
Juridische afdelingen behandelen vaak contracten, geheimhoudingsovereenkomsten, juridische kennisgevingen en andere juridische documenten waarvoor handtekeningen nodig zijn. Elektronische handtekeningen bieden het juridische team verschillende voordelen, zoals snellere doorlooptijden, betere beveiliging, verbeterde controlesporen en lagere kosten voor afdrukken, verzenden en opslaan. Oplossingen voor elektronische handtekeningen bevatten vaak geavanceerde authenticatie- en coderingsmaatregelen, die de integriteit en authenticiteit van de ondertekende documenten garanderen.
Financiën
Financiële afdelingen behandelen verschillende financiële overeenkomsten, zoals facturen, inkooporders, leverancierscontracten en onkostendeclaraties. Het implementeren van e-handtekeningen vereenvoudigt de financiële processen door digitaal ondertekenen mogelijk te maken, papierwerk te verminderen en de efficiëntie te verbeteren. E-handtekeningen bieden ook snellere toegang tot financiële documenten, verbeteren de naleving en bieden een controlespoor voor het traceren van handtekeningen en goedkeuringen.
Klik hier voor meer informatie over de specifieke features waar financiële teams het meest van profiteren.
Features waar je op moet letten bij het kiezen van de beste software voor elektronische handtekeningen
Browser-gebaseerde vs. PDF-gebaseerde contracten maken
Kies software waarmee je contracten kunt maken in een dynamisch browsergebaseerd formaat, in plaats van alleen statische PDF’s te uploaden. Deze mogelijkheid zal je op de korte termijn helpen doordat live bewerken en samenwerken makkelijker wordt, en op de lange termijn doordat je de metadata van al jouw contracten kunt downloaden om datagestuurde beslissingen te nemen.
Capaciteit voor meerdere teams
Als verschillende teams verschillende leveranciers van elektronische handtekeningen gebruiken, kan dat resulteren in een juridische nachtmerrie. Zorg ervoor dat je software aan al jouw behoeften kan voldoen en alle templates van je verschillende teams kan hosten met gebruikersrechten, zodat werknemers alleen de voor hen relevante contracten zien.
Live samenwerken en bewerken
Met werken op afstand is het belangrijker dan ooit om direct in de contractsoftware te kunnen samenwerken met je collega’s en tegenpartijen. Met een dienst als Oneflow kun je live bewerken met je collega’s en intern of extern commentaar achterlaten.
Gids voor elektronische handtekeningen: Contracten archiveren
Het opslaan van jouw contracten in andere software dan de software waarmee je ze verstuurt, brengt een extra risico met zich mee. Medewerkers kunnen vergeten om de contracten op te slaan, ze op de verkeerde plaats bewaren of ze vergeten wanneer ze moeten worden hernieuwd. Kies software zoals Oneflow die automatische en doorzoekbare opslag heeft, en interne herinneringen voor alle gebeurtenissen in de levenscyclus van contracten.
FAQ's over elektronische handtekeningen
Wat zijn de niveaus van e-handtekeningen volgens eIDAS?
Niet alle handtekeningen zijn gelijk en de verordening definieert drie niveaus van elektronische handtekeningen: ‘eenvoudige’ elektronische handtekening, geavanceerde elektronische handtekening en gekwalificeerde elektronische handtekening. De eisen van elk niveau bouwen voort op de eisen van het niveau eronder, zodat een gekwalificeerde elektronische handtekening aan de meeste eisen voldoet en een ‘eenvoudige’ elektronische handtekening aan de minste. Meer informatie vind je hier.
Zijn elektronische handtekeningen wettelijk bindend in mijn land?
Een van de meest gestelde vragen door onze gebruikers is of elektronische handtekeningen wettelijk bindend zijn in de landen waar ze actief zijn.
Allereerst is het belangrijk om te begrijpen dat, hoewel de eIDAS-verordening een kader schept om bedrijven te helpen veiligere transacties uit te voeren in alle landen van de “Europese interne markt” en grensoverschrijdend binnen de EU/EER, de lokale wetgeving in elk land verschilt. In veel gevallen heeft de lokale wetgeving voorrang op de eIDAS-verordening en bovendien wordt de wetgeving voortdurend bijgewerkt.
Dit betekent dat, tenzij je een advocaat raadpleegt die gespecialiseerd is in dit rechtsgebied in het land waar je actief bent, alles wat je op internet leest een “dit is geen juridisch advies” disclaimer bevat om geschillen te voorkomen.
Oneflow ontwikkelt, verkoopt en implementeert digitale contractmanagement- en automatiseringssystemen. Als aanbieder van een SaaS contract automatiseringsplatform, net als veel aanbieders van elektronische handtekeningen in de industrie, zijn wij niet in een geloofwaardige positie om iemand of een bedrijf te adviseren in juridische zaken.
Het enige wat we kunnen doen is je informeren over hoe Oneflow werkt, hoe de verschillende handtekeningniveaus worden geïmplementeerd en op welke veronderstellingen het systeem werkt. Het is altijd aan jou als gebruiker om ervoor te zorgen dat je de juiste soort handtekening gebruikt voor jouw soort document en omstandigheden.
Hoe voldoen elektronische handtekeningen in Oneflow aan de handtekeningniveaus in de eIDAS-verordening?
Oneflow biedt elektronische handtekeningen op eenvoudig (Simple Electronic Signature, SES) en geavanceerd niveau (Advanced Electronic Signature, AdES).
Het eenvoudige niveau heeft geen andere eisen dan “data in elektronische vorm die is gekoppeld aan of logisch geassocieerd is met andere data in elektronische vorm en die door de ondertekenaar wordt gebruikt om te ondertekenen” (eIDAS Artikel 3). Al onze eenvoudige handtekeningen doen dit en nog veel meer. We verzamelen ook meerdere punten van data voor elke handtekening, waardoor zelfs het eenvoudige niveau in veel gevallen veiliger is dan een traditionele handgeschreven handtekening.
Het geavanceerde niveau stelt strenge eisen aan de identificatie van de ondertekenaar en zijn controle over de manier van ondertekenen. In Oneflow wordt dit geregeld door de verschillende eID’s die gebruikt kunnen worden voor het ondertekenen. We nemen ook de feitelijke handtekening, zoals die aan ons is gegeven door de eID-leverancier, op in het ondertekende contract, zodat deze later kan worden gecontroleerd en gevalideerd.
Zoals hierboven beschreven in het gedeelte “Hoe is de eIDAS-verordening van toepassing op de EU/EER en daarbuiten?”, biedt Oneflow geen juridisch advies en kan het je niet vertellen welk type handtekening je nodig hebt in jouw specifieke geval (soort document en omstandigheid).
Wat zijn de verschillen tussen elektronische zegels en elektronische handtekeningen?
Het wettelijke kader en de technische implementatie voor zegels zijn in de meeste opzichten identiek aan handtekeningen. Het belangrijkste verschil tussen de twee is dat handtekeningen de juridische intentie van de ondertekenaar impliceren, wat niet het geval is voor zegels.
De drie niveaus van handtekeningen, SES, AdES en QES, bestaan ook voor zegels en worden enigszins verwarrend hetzelfde genoemd, namelijk Simple Electronic Seal (SES), Advanced Electronic Seal (AdES) en Qualified Electronic Seal (QES).
Wat zijn de drie soorten elektronische handtekeningen?
Er zijn verschillende soorten of niveaus van elektronische handtekeningen volgens de eIDAS-verordening: SES (Simple Electronic Signature), AdEs (Advanced Electronic Signature) en QES (Qualified Electronic Signature).
SES (Eenvoudige Elektronische Handtekening)
De definitie van een elektronische handtekening volgens de Zweedse en EU-wetgeving houdt in dat “gegevens in elektronische vorm die zijn verbonden met of logisch geassocieerd zijn met andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen” (eIDAS-verordening artikel 3).
Aangezien de wet geen specifieke beveiligingseisen stelt, is het niet mogelijk om de juridische waarde van een dergelijke handtekening te bepalen zonder de methode en beveiliging te evalueren die in het specifieke geval worden toegepast.
AdEs (Geavanceerde Elektronische Handtekening)
Zoals de naam al aangeeft, is dit een geavanceerde vorm van ondertekening die meer veiligheid biedt dan een eenvoudige elektronische handtekening. Het kan ook de persoon identificeren die het document heeft ondertekend.
Met dit type e-handtekening kun je detecteren of iemand met de handtekening heeft geknoeid nadat de ondertekenaar hem op het document heeft gezet. Deze handtekeningen worden beveiligd met behulp van cryptografische sleutels.
Volgens de eIDAS-verordening betekent een geavanceerde elektronische handtekening “een elektronische handtekening die aan de volgende eisen voldoet:
zij is op unieke wijze gekoppeld aan de ondertekenaar;
alle partijen zijn in staat de ondertekenaar te identificeren;
ze moet worden aangemaakt met data voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar met een hoge mate van vertrouwen onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken. En
hij is zodanig gekoppeld aan de data die ermee zijn ondertekend dat elke wijziging achteraf in de data detecteerbaar is.
QES (gekwalificeerde elektronische handtekening)
De eIDAS-verordening definieert een gekwalificeerde elektronische handtekening als een geavanceerde elektronische handtekening die is aangemaakt door een gekwalificeerd apparaat voor het aanmaken van elektronische handtekeningen. dat is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen”.
Deze handtekeningen zijn geavanceerde e-handtekeningen, maar moeten voldoen aan bepaalde EU-normen. (o.a. gebaseerd op een zogenaamd gekwalificeerd certificaat), wat betekent dat ze extra beschermingscontroles bieden ten opzichte van de geavanceerde tegenhangers.
Je maakt deze handtekening met behulp van een apparaat dat speciaal is ontworpen om e-handtekeningen te maken. Een rechtbank moet deze certificaten normaal gesproken dezelfde juridische waarde toekennen als een handgeschreven handtekening.
Wat is het verschil tussen een e-handtekening en BankID?
Zowel e-handtekeningen als Bank ID bieden een veilige manier van digitaal ondertekenen en verifiëren. Ze dienen als wettelijk bindende handtekeningen en bieden integriteit en authenticiteit aan elektronische documenten. Met beide manieren van ondertekenen kun je ook altijd en overal ondertekenen.
Ga naar hoofdstuk
Wat is een elektronische handtekening?
De verschillende soorten e-handtekeningen
Is een elektronische handtekening veilig?
Wat zijn de voordelen van elektronische handtekeningen?
Elektronische handtekeningen aanmaken en beheren
Welke afdelingen hebben baat bij e-handtekeningen?
Features waar je op moet letten bij het kiezen van de beste software voor elektronische handtekeningen
FAQ's over elektronische handtekeningen