Waarom elektronische handtekeningen net zo geldig zijn als handgeschreven handtekeningen

Handgeschreven handtekeningen verzamelen. Je handtekening zetten. Een beëdigde verklaring paraferen. Hoe je het ook wilt noemen, het proces waarbij een persoon zijn goedkeuring of instemming geeft aan een reeks voorwaarden of bepalingen via een zegel, fysieke, digitale of handgeschreven handtekening gaat terug tot het oude Mesopotamië. 

Een van de oudste handtekeningen die we hebben dateert zelfs uit 3100 voor Christus uit Sumerië, in het huidige Irak. Het is van een schrijver met de naam Gar Ama, die waarschijnlijk niet wist dat hij een van de oudste juridische handtekeningen had op het moment van ondertekening. Het was gewoon een lijst met beroepen die in die tijd veel voorkwamen en hij zette zijn handtekening op de achterkant van het tablet. Het is echter wel cool dat deze persoon een van de oudste handtekeningen in de geschiedenis heeft. 

Handtekeningen bestaan letterlijk al duizenden jaren. Dat betekent dat we er erg aan gewend zijn en dat we er als mensen aan gehecht zijn. Ze hebben een belangrijke betekenis voor ons als individu en als samenleving. We weten dat iets ondertekenen betekent dat we er letterlijk onze goedkeuring aan geven. En die betekenis is door de millennia heen versterkt.

Dit is enigszins veranderd met de introductie van elektronische handtekeningen en het online ondertekenen van documenten. Vooral omdat elektronische handtekeningen door miljarden mensen over de hele wereld zijn overgenomen. Nu kunnen we onze handtekening zetten met een simpele muisklik of door met een vinger op een scherm te tikken.

Wat is een natte handtekening?

Een natte handtekening is een fysieke handtekening, gezet met een pen of een ander schrijfinstrument op een stuk papier. Het is een authenticatiemethode die al eeuwenlang wordt gebruikt. Natte handtekeningen worden gebruikt om contracten, overeenkomsten en andere juridische documenten te ondertekenen. Ze worden ook gebruikt voor identificatie en verificatie.

Het proces om een natte handtekening te verkrijgen kan behoorlijk omslachtig zijn. Je moet het document afdrukken, ondertekenen en vervolgens scannen, faxen of zelfs terugsturen naar de ontvanger. Dit proces kan tijdrovend zijn, vooral als het document door meerdere mensen moet worden ondertekend.

Waarom zijn handgeschreven handtekeningen een probleem?

Handgeschreven handtekeningen zijn al eeuwenlang gemeengoed, maar het valt niet te ontkennen dat ze een zeer tijdrovende en omslachtige methode zijn om contracten te ondertekenen. Zodra je je contract hebt opgesteld, afgedrukt en ondertekend, moet je het scannen, uploaden en e-mailen – of, de hemel verhoede het, posten.

Het is zelfs mogelijk dat de tegenpartij na het posten van je contract het doorleest en vraagt om iets anders op te stellen. Dit zou betekenen dat je het hele proces weer van voren af aan moet beginnen.

Een contract per post versturen is ook niet zonder risico. Brieven kunnen zoekraken en grote vertragingen oplopen; wat erg kostbaar kan zijn als een handtekening tijdgevoelig is. Natuurlijk is er de optie om een koeriersdienst te gebruiken, maar dit is een flinke uitgave om regelmatig te gebruiken.

Zelfs als je medeondertekenaar bereid is om de reis te maken om het contract persoonlijk te ondertekenen, is dit niet echt handig. Mensen moeten tijd van hun dag inruimen voor iets dat ook in een handomdraai had kunnen gebeuren.

Wat is een e-handtekening?

Een e-handtekening (of elektronische handtekening) is een digitale handtekening die wordt gebruikt om documenten elektronisch te ondertekenen. Het is een manier om documenten te ondertekenen zonder ze te hoeven afdrukken. E-handtekeningen zijn wettelijk bindend en kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt, zoals het ondertekenen van contracten, overeenkomsten en andere juridische documenten.

Ze kunnen op verschillende manieren worden aangemaakt, bijvoorbeeld door je naam in te typen, je handtekening te tekenen met een muis of een touchscreen, of door een digitaal certificaat te gebruiken. E-handtekeningen kunnen ook worden beveiligd met encryptie en andere veiligheidsmaatregelen om hun authenticiteit te garanderen.

Dan blijft de vraag over:

Zijn elektronische handtekeningen net zo geldig als handgeschreven handtekeningen?

Het korte antwoord is ja. Elektronische handtekeningen zijn net zo geldig als handgeschreven handtekeningen. Volgens de VS, de EU en het Verenigd Koninkrijk zijn elektronische handtekeningen net zo geldig als fysieke handtekeningen. En worden ze net zo wijdverspreid en veelzijdig gebruikt. Het grootste verschil tussen elektronische handtekeningen en fysieke handtekeningen is de methode waarmee ze worden vastgelegd en verzameld, maar ze zijn beide wettelijk afdwingbaar en worden allebei als geldig geaccepteerd. 

De methoden voor elektronische handtekeningen van Oneflow voldoen bijvoorbeeld aan de wettelijke normen en definities van de eIDAS-verordening en zijn volledig compliant.  

Ondanks het feit dat elektronische handtekeningen net zo geldig zijn als hun fysieke tegenhangers, is er in bepaalde delen van de wereld nog steeds enige culturele aarzeling om ze te accepteren en op grote schaal te gebruiken. 

Waarom is dat zo?

De voorkeur voor handgeschreven handtekeningen

Dus als er geen verschil is tussen een fysieke handtekening en een elektronische, waarom hebben we bij Oneflow dan een functie ontworpen waarmee mensen een fysieke, handgeschreven handtekening kunnen zetten in onze digitale contracten?

Kort gezegd hebben we dat gedaan omdat mensen gewoontedieren zijn. Het is moeilijk om letterlijk duizenden jaren traditie de rug toe te keren. Elektronische handtekeningen bestaan nog maar een paar decennia in vergelijking met hun handgeschreven tegenhangers. Mensen hebben moeite om af te kicken van een gewoonte die ze al een paar maanden of jaren hebben. Afkicken van een traditie die teruggaat tot het begin van de menselijke beschaving is niet bepaald het makkelijkste om op grote schaal te bereiken. 

Daarom hebben we besloten om een handgeschreven handtekening te maken. Omdat het een manier is om dat traditionele gevoel te behouden van het tekenen van een contract, het ondertekenen van een document of gewoon het zien van je handtekening op een stuk (virtueel) papier.

Lees ook:

Waarom is de handgeschreven handtekeningstijl van Oneflow belangrijk?

Volgens Andra Nastanescu, Product Manager bij Oneflow, die heeft gewerkt aan de fysieke handtekening in de digitale contracten van Oneflow, is het meer een functie die kan worden gezien als een placebo. Of iets om mensen gerust te stellen die nieuw zijn met elektronische handtekeningen of digitale contracten in delen van de wereld die meer vertrouwd zijn met traditionele vormen van ondertekening. Omdat het de vorm heeft van een handgeschreven handtekening, waar ze goed bekend mee zijn. 

Ze zei: “Mensen erkennen de waarde van handgeschreven handtekeningen als een traditioneel gebaar. Het is iets wat mensen vroeger deden voor contracten. En ook al staan deze contracten op een apparaat, ze willen nog steeds dat traditionele gebaar maken. Het heeft op een bepaalde manier symbolische kracht.”

Die kracht is dat je je naam, die je al aan documenten verbindt sinds je voor het eerst leerde schrijven, aan digitale contracten ziet hangen. Natuurlijk is het virtueel, maar het is een mooie opstap naar elektronisch ondertekenen voor degenen die er nieuw mee zijn of gehecht zijn aan de traditionele vormen van ondertekenen. 

Andra beschreef verder waarom deze functie is ontworpen: “We hebben deze functie ook gemaakt omdat onze klanten in andere landen deze functie echt wilden. Het is belangrijk voor hen om dit te kunnen doen en het geeft ze een gevoel van controle over hun ondertekenprocessen. Dus, als bedrijf dat wil uitbreiden, moeten we tegemoet komen aan hun behoeften en normen van het ondertekenen van contracten in de respectievelijke landen, terwijl we hen proberen te informeren over de voordelen van digitale contracten.”

Digitale handtekening vs elektronische handtekening vs handgeschreven handtekening – een vergelijkingstabel

Hoe kan Oneflow je nog meer helpen?

Oneflow is veel meer dan alleen een online handtekening generator. Met deze software voor contractmanagement kun je de hele levenscyclus van contracten automatiseren. Het is één tool voor het maken, ondertekenen, tracken en beheren van je documenten, van pre-sign tot post-sign. Enkele van de meest opvallende Oneflow features zijn:

• Oneflow AI – Deze tool helpt je bij het schrijven, beoordelen en analyseren van contracten, terwijl het risico op menselijke fouten geminimaliseerd wordt. Het geeft zelfs aanbevelingen om naleving te garanderen en helpt je bij het importeren van contracten uit andere programma’s.
• Interactieve samenwerking in realtime – Werk samen aan contracten in realtime, zelfs nadat ze zijn verstuurd. Alle betrokkenen kunnen tegelijkertijd bewerkingen maken, comments achterlaten en wijzigingen tracken.
• Geautomatiseerde herinneringen – Ontvang herinneringen voor belangrijke gebeurtenissen in contracten, zoals verlengingen en verlopen. Stel specifieke looptijden in voor deze herinneringen, zodat je op de hoogte blijft van belangrijke deadlines.
• Contracten maken op basis van templates – Stel contracten snel op met behulp van aanpasbare templates of laat jouw juridische team je eigen templates maken voor toekomstig gebruik.
• Integraties – Verbind Onefow met je bestaande zakelijke tools, waaronder Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Hubspot, Zapier en Slack.
• Geavanceerde analyses – Gebruik analyses om jouw contractmanagement te optimaliseren. Krijg inzicht in trends in jouw contracten, verbeter de zingpercentages en identificeer potentiële risico’s in een vroeg stadium.

Oneflow vermindert handmatige taken, verbetert de interactie en biedt waardevolle inzichten, waardoor het contractmanagement efficiënter wordt. In plaats van je bezig te houden met administratieve processen rondom het afhandelen van contracten, kun je je richten op meer strategische activiteiten.

Maak je leven gemakkelijker met handgeschreven handtekeningen

Omdat er geen verschil is tussen de legaliteit van handgeschreven handtekeningen en elektronische handtekeningen, zijn de gebruikssituaties vrijwel hetzelfde. Je kunt ze bijvoorbeeld gebruiken om een huurovereenkomst te ondertekenen, een lidmaatschap bij een sportschool af te sluiten of een pakket te ondertekenen dat bij je thuis wordt afgeleverd.

Onze functie voor handtekeningen met natte inkt is voor diegenen die meer vertrouwd zijn met traditionele handgeschreven handtekeningen. Je kunt de handtekening met je vinger tekenen of je naam intypen, waarna het een gesimuleerde handgeschreven handtekening wordt. De handtekening die je maakt is zichtbaar op de desktop- en mobiele versies van jouw contract en op de PDF-versie van het document.

Oneflow is een uitstekende tool voor het ondertekenen van online contracten en het geautomatiseerd beheren van jouw contract lifecycle. Je kunt het gebruiken om contracten op te stellen met aanpasbare templates, handgeschreven handtekeningen te maken en in realtime samen te werken aan documenten. Probeer Oneflow en zie hoe het je werk sneller en gemakkelijker kan maken.

Nieuwsgierig naar meer Oneflow product updates? Bekijk dan zeker deze pagina: Oneflow updates