Allekirjoitusten kerääminen. Oman merkinnän tekeminen. Vakuuden allekirjoittaminen. Kutsuttiinpa sitä miksi tahansa, prosessi, jossa henkilö antaa hyväksyntänsä tai suostumuksensa tietyille ehdoille sinetillä – fyysisellä, digitaalisella tai käsinkirjoitetulla allekirjoituksella – juontaa juurensa muinaiseen Mesopotamiaan.
Itse asiassa yksi vanhimmista tiedossa olevista allekirjoituksista on peräisin vuodelta 3100 eaa. Sumerista, nykyisessä Irakissa. Se on peräisin Gar Ama -nimiseltä kirjurilta, joka ei todennäköisesti tiennyt, että hän teki yhden vanhimmista laillisista allekirjoituksista allekirjoitushetkellä. Kyseessä oli vain luettelo tuolloin tavallisista ammateista, jonka hän kiinnitti allekirjoituksellaan taululle.
Allekirjoitukset ovat olleet olemassa kirjaimellisesti tuhansia vuosia. Se tarkoittaa, että olemme hyvin tottuneita ja kiintyneitä niihin. Niillä on merkittävä merkitys meille yksilöinä ja yhteiskuntana. Tiedämme, että jonkin asian allekirjoittaminen merkitsee kirjaimellisesti hyväksynnän antamista. Ja tämä merkitys on vahvistunut vuosituhansien aikana.
Allekirjoitustapa on hieman muuttunut, kun sähköiset allekirjoitukset ja asiakirjojen allekirjoittaminen verkossa ovat tulleet yleisesti käyttöön. Etenkin nyt, kun miljardit ihmiset ympäri maailmaa ovat ottaneet sähköiset allekirjoitukset käyttöön. Tänä päivänä voimme jättää allekirjoituksemme pelkällä hiiren klikkauksella tai kosketusnäytön painikkeella.
Mikä on käsin kirjoitettu allekirjoitus?
Käsin kirjoitettu allekirjoitus on fyysinen allekirjoitus, joka on tehty kynällä tai muulla kirjoitusvälineellä paperille. Se on todentamismenetelmä, joka on ollut käytössä vuosisatojen ajan. Käsinkirjoitettua allekirjoitusta käytetään sopimusten ja muiden oikeudellisten asiakirjojen allekirjoittamiseen. Niitä käytetään myös tunnistamiseen ja todentamiseen.
Käsinkirjoitetun allekirjoituksen hankkiminen voi olla varsin hankalaa. Siinä asiakirja tulostetaan, allekirjoitetaan ja skannataan, lähetetään sähköpostilla tai jopa postitetaan takaisin vastaanottajalle. Prosessi voi olla aikaa vievä varsinkin, jos asiakirjan on oltava useamman henkilön allekirjoittama.
Miksi käsinkirjoitetut allekirjoitukset ovat ongelma?
Käsinkirjoitetut allekirjoitukset ovat olleet vakiintuneita vuosisatojen ajan, mutta on kiistatonta, että ne ovat hyvin aikaa vievä ja hankala tapa allekirjoittaa sopimuksia. Kun olet laatinut, tulostanut ja allekirjoittanut sopimuksen, sinun on skannattava, ladattava ja lähetettävä se sähköpostitse – tai, taivas varjelkoon, postitettava se.
Toisinaan kun olet lähettänyt sopimuksesi postitse, vastapuoli lukee sen läpi ja pyytää, että jotain muotoillaan uudelleen. Tämä tarkoittaa, että sinun on aloitettava koko prosessi alusta.
Sopimuksen lähettäminen postitse ei myöskään ole riskitöntä. Kirjeet voivat mennä hukkaan ja viivästyä, mikä voi tulla hyvin kalliiksi, jos allekirjoitus on saatava kiireellisesti. On tietysti mahdollista käyttää seurattua kuriiripalvelua, mutta se on iso kustannus, jos sitä käytetään säännöllisesti.
Vaikka vastapuoli olisikin valmis matkustamaan luoksesi allekirjoittamaan sopimuksen henkilökohtaisesti, se ei ole kovin kätevää. Ihmiset joutuvat käyttämään aikaa päivästään sellaiseen, joka olisi voitu tehdä hetkessä.
Mikä on sähköinen allekirjoitus?
Sähköinen allekirjoitus (tai e-allekirjoitus) on puolestaan digitaalinen allekirjoitus, jota käytetään asiakirjojen allekirjoittamiseen sähköisesti. Se on tapa allekirjoittaa asiakirjoja ilman, että niitä tarvitsee tulostaa. Sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia, ja niitä voidaan käyttää moniin eri tarkoituksiin, kuten sopimusten ja muiden oikeudellisten asiakirjojen allekirjoittamiseen.
Ne voidaan luoda monin eri menetelmin, kuten syöttämällä nimi dokumenttiin näppäimistöllä, hiirellä piirtämällä tai kosketusnäyttöä tai digitaalista sertifikaattia käyttäen. Sähköiset allekirjoitukset voidaan myös suojata salauksen ja muiden turvatoimien avulla niiden aitouden varmistamiseksi.
Jäljelle jääkin enää seuraava kysymys:
Ovatko sähköiset allekirjoitukset yhtä päteviä kuin käsin kirjoitetut allekirjoitukset?
Lyhyt vastaus on kyllä. Sähköiset allekirjoitukset ovat yhtä päteviä kuin käsin kirjoitetut allekirjoitukset. Yhdysvaltojen, EU:n ja UK:n mukaan sähköiset allekirjoitukset ovat yhtä päteviä kuin fyysiset allekirjoitukset, ja niitä käytetään laajasti ja monipuolisesti. Suurin ero sähköisten allekirjoitusten ja fyysisten allekirjoitusten välillä on menetelmä, jolla ne tallennetaan ja kerätään, mutta molemmat ovat oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoisia ja päteviä.
Esimerkiksi Oneflown sähköisen allekirjoituksen menetelmät noudattavat eIDAS-asetuksen oikeudellisia standardeja ja määritelmiä, ja ovat täysin vaatimusten mukaisia.
Vaikka sähköiset allekirjoitukset ovat yhtä päteviä kuin fyysiset allekirjoitukset, tietyissä osissa maailmaa on edelleen jonkin verran kulttuurista epäröintiä niiden hyväksymistä ja laajaa käyttöä kohtaan.
Miksi näin on?
Käsin kirjoitettujen allekirjoitusten suosiminen
Jos fyysisen allekirjoituksen ja sähköisen allekirjoituksen välillä ei ole eroa, miksi me Oneflowssa sitten suunnittelimme ominaisuuden, jonka avulla ihmiset voivat luoda fyysisen, käsinkirjoitetun allekirjoituksen digitaalisille sopimuksille?
Lyhyesti sanottuna teimme sen, koska ihmiset ovat tavoilleen orjallisia. On vaikea kääntää selkä kirjaimellisesti tuhansia vuosia vanhoille perinteille. Sähköiset allekirjoitukset ovat olleet käytössä vasta muutaman vuosikymmenen verrattuna käsinkirjoitettuihin allekirjoituksiin. Ihmisillä on vaikeuksia luopua tavasta, jota he ovat noudattaneet muutaman kuukauden tai vuoden ajan. Ihmisen sivilisaation alusta asti jatkuneen perinteen lopettaminen ei ole ihan helppoa.
Tämän vuoksi päätimme luoda käsinkirjoitetun allekirjoituksen ominaisuuden. Se on tapa säilyttää perinteinen tunne, joka syntyy sopimuksen tai asiakirjan allekirjoittamisesta tai siitä, että allekirjoituksesi on kiinnitetty (virtuaaliseen) paperiin.
Lue myös: Oneflown opas sähköisistä allekirjoituksista
Miksi teimme tämän ominaisuuden?
Oneflown tuotepäällikkö Andra Nastanescu työskenteli fyysisen allekirjoituksen ominaisuuden parissa Oneflown digitaalistlla sopimusalustalla ja hänen mukaansa käsinkirjoitettu allekirjoitus on enemmänkin ominaisuus, jota voidaan pitää lumelääkkeenä. Tai jotakin, joka lohduttaa niitä, jotka ovat vasta aloittaneet sähköisen allekirjoituksen tai digitaalisten sopimuksien käytön sellaisessa maassa, jossa perinteiset allekirjoitusmuodot ovat miellyttävämpiä. Se on käsinkirjoitetun allekirjoituksen muoto, joka on heille hyvin tuttu.
Andra kertoo, että “ihmiset tunnistavat käsinkirjoitettujen allekirjoitusten arvon perinteisenä eleenä. Se on jotain, mitä ihmiset tekivät sopimusten yhteydessä aiemmin. Ja vaikka sopimukset tehdään laitteella, he haluavat silti tehdä tuon perinteisen eleen. Sillä on tavallaan symbolista voimaa.”
Tämä voima on siinä, että näet nimesi, jonka olet liittänyt asiakirjoihin siitä asti kun opit kirjoittamaan, liitettynä digitaalisiin sopimuksiin. Tietenkin se on virtuaalinen, mutta se on mukava väylä sähköiseen allekirjoittamiseen niille, jotka ovat vasta-alkajia tai jotka ovat kiintyneitä perinteisiin allekirjoitusmuotoihin.
“Loimme tämän ominaisuuden myös siksi, että asiakkaamme muissa maissa halusivat todella tätä ominaisuutta. Heille on tärkeää, että he voivat tehdä käsinkirjoitetun allekirjoituksen, ja se antaa heille tunteen siitä, että he voivat hallita allekirjoitusprosessejaan. Näin ollen yrityksenä, joka haluaa laajentua, meidän on vastattava heidän tarpeisiinsa ja sopimusten allekirjoittamista koskeviin normeihin kyseisissä maissa ja samalla yritettävä kertoa heille digitaalisten sopimusten eduista”, Andra kertoo.
Kuinka tätä ominaisuutta voi käyttää?
Koska käsinkirjoitettujen allekirjoitusten laillisuus ei eroa sähköisten allekirjoitusten laillisuudesta, käyttötapaukset ovat pitkälti samat. Niitä voidaan käyttää vuokrasopimuksen allekirjoittamiseen, kuntosalijäsenyyden hankkimiseen tai kotiin toimitetun paketin kuittaamiseen. Aivan kuten kuka tahansa henkilö antaisi fyysisen allekirjoituksensa näissä samoissa tilanteissa.
Kuvittele tämä: tilaat paketin verkkokaupasta. Lähetti toimittaa sen kotiovellesi ja ojentaa iPadin, johon raapustat allekirjoituksesi sormellasi. Tämä on käsinkirjoitettu allekirjoitus digitaalisessa muodossa. Juuri näin tämä ominaisuus toimii Oneflown digitaalisissa sopimuksissa.
Tämän ominaisuuden avulla voit kirjoittaa nimesi, joka muuttuu sitten simuloiduksi käsinkirjoitetuksi allekirjoitukseksi, johon on sovellettu käsinkirjoitetuksen fonttia. Voit myös halutessasi piirtää allekirjoituksesi. Tämän jälkeen allekirjoitus näkyy sekä sopimuksen työpöytä- että mobiiliversiossa sekä asiakirjan pdf-versiossa.
Tämä toiminto yksinkertaisesti helpottaa allekirjoitusten keräämistä niille, jotka pitävät perinteisestä allekirjoitustavasta enemmän.
Haluatko tutustua Oneflown muihin tuotepäivityksiin? Löydät lisätietoa täältä: https://updates.oneflow.com/.
