This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognizing you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.
Mitä on sopimusten hallinta? Lue kattava opas
Sopimusten hallinta
Mikä yhdistää kaikkia yrityksiä ympäri maailman? – Ne käyttävät sopimuksia. Ne ovat näkymättömiä paljaalla silmällä, mutta läsnä kaikkialla yrityksen sisällä. Siksi asianmukainen sopimushallintajärjestelmä ja -prosessi ovat välttämättömiä.
Mitä on sopimusten hallinta?
Sopimushallinta on sopimusten käsittelyä kumppaneiden, myyjien, asiakkaiden ja työntekijöiden kesken. Kyseessä on prosessi, jolla hallinnoit sopimuksia, joita solmit muiden osapuolten kanssa joko yksityishenkilönä tai yrityksenä. Myös näiden sopimusten hallinnointi, kuten uusiminen, uudelleenneuvottelu, toteuttaminen, noudattaminen, arkistointi ja säilyttäminen, on osa sopimushallintaa. Se sisältää kaiken vaiheista ennen sopimuksen allekirjoittamista, aina varsinaiseen allekirjoittamiseen sekä allekirjoittamisen jälkeisiin vaiheisiin.
Sopimushallinnan vaiheet
Sopimushallintaan kuuluu kolme eri vaihetta: vaihe ennen allekirjoittamista, varsinainen allekirjoittaminen ja allekirjoittamisen jälkeinen vaihe.
Ennen allekirjoittamista
Ensimmäisessä vaiheessa ennen allekirjoittamista sopimus valmistellaan allekirjoittamista varten. Mikäli kyseessä on digitaalinen sopimus, voit käyttää sähköistä asiakirjamallia ja sisällyttää sopimukseen kaikki tarvittavat tiedot. Sen jälkeen lähetät sopimuksen vastapuolelle. Todennäköisesti luvassa on edestakaisia neuvotteluja sovittavien seikkojen vahvistamiseksi.
Allekirjoittaminen
Seuraava vaihe on kaikille tuttu allekirjoittamisvaihe. Nykyisin se tehdään yleensä sähköisen allekirjoittamisen työkalulla. Erityisesti pandemian seurauksena sähköinen allekirjoittaminen on levinnyt ympäri maailman.
Allekirjoittamisen jälkeen
Viimeinen vaihe liittyy hallinnointiin ja arkistointiin. Kun sopimus on allekirjoitettu, se tallennetaan sopimusalustasi arkistoon. Siellä sopimusta voidaan milloin tahansa tarkastella tai lähettää se eteenpäin tarkistettavaksi, päivitettäväksi, uusittavaksi tai irtisanottavaksi. Joka tapauksessa sopimushallintaprosessin allekirjoittamisen jälkeinen vaihe vaatii valvontaa ja hallinnollista työtä. Etenkin siinä tapauksessa, jos organisaatio käsittelee suuria määriä sopimuksia.
Miksi sopimushallinta on tärkeää?
Kun kyse on liiketoiminnasta, sopimushallinnan osa-alue voi jäädä huomiotta hallinnollisessa työssä. Sen on todettu jäävän helposti sivuutetuksi, eikä siitä puhuta paljoa. Siitä huolimatta sillä on valtava vaikutus liiketoiminnan lähestulkoon kaikkiin osa-alueisiin. Pienyrityksellä voi olla hoidettavanaan satoja tai jopa tuhansia sopimuksia. Jokainen niistä on erillinen sopimus, joka on erityinen kokonaisuus. Sähköisesti allekirjoitettavat sopimukset ovat laillisia ja täytäntöönpanokelpoisia sopimuksia, joita tulee kunnioittaa.
Monien sopimusten tekeminen lukuisten kolmansien osapuolten kanssa vaatii jo itsessään valtavan työn niiden asianmukaisen hallinnoinnin ja käsittelyn suhteen. Jos sopimuksen uusinnassa, uudelleenneuvottelussa tai asianmukaisessa säilyttämisessä epäonnistutaan, sillä voi olla vakavia seurauksia tuloksen, työntekijöiden moraalin tai asiakkaiden luottamuksen kannalta.
Kuvittele esimerkiksi, että pyörität puutavaraliikettä ja jostakin syystä unohdat uusia sopimuksen pääasiallisen puuntoimittajasi kanssa. Tämän seurauksena et pysty myymään ydintuotettasi, mikä aiheuttaa tulonmenetystä ja saa asiakkaasi kääntymään kilpailijasi puoleen, koska sinulla ei ole puuta. Ongelma on täysin vältettävissä asianmukaisen sopimushallinnan avulla.
Huonon sopimushallinnan seuraukset voivat tuntua koko liiketoiminnassa, kun taas asianmukaisen sopimushallinnan hyödyt voivat tarjota kaikille huomattavia etuja.
Vinkkejä sopimusten hallintaan
- Säilytä kaikki sopimuksesi yhdellä alustalla. Käytä alustaa, joka integroituu natiivisti CRM- tai muihin järjestelmiisi.
- Luo dokumentoitu prosessi sopimustesi käsittelyyn kaikissa vaiheissa aina ajasta ennen allekirjoitusta allekirjoittamisen jälkeiseen aikaan.
- Määritä sopimusprosessisi omistusoikeudet ja aseta tarvittavat muistutukset ja ilmoitukset.
Anna digitaalisten sopimustemme tehdä työ puolestasi
Haluatko tutustua sopimushallinnan tulevaisuuteen? Aloita 14 päivän ilmainen kokeilujakso.
Sopimusten hallinnan FAQ:
Mitä on sopimusten hallinta?
Sopimusten hallinta on prosessi, jolla hallitaan sopimuksia asiakkaiden, työntekijöiden, toimittajien jne. kanssa. Se sisältää sopimusten luomisen, neuvottelun, hallinnan, uusimisen, noudattamisen, arkistoinnin ja tallentamisen.
Mikä on sopimushallinta-alusta?
Sopimushallinta-alusta on paikka, jossa voit valvoa ja hallita kaikkia sopimuksiasi yhdessä ja samassa paikassa. Se on kaikkien sopimuksiin liittyvien toimintojen keskus, mukaan lukien niiden luominen, lähettäminen, muokkaaminen, säilyttäminen ja hallinnointi. Se on kaikkien sopimusten keskitetty yhteyspiste, jota voivat käyttää organisaatiossa sopimusten parissa työskentelevät.
Aivan kuten CRM (asiakkuudenhallintajärjestelmä), mutta se on tarkoitettu sopimuksille. Itse asiassa luotettava sopimusalusta voidaan integroida saumattomasti eri CRM-järjestelmiin. Näin toimien voit käsitellä sopimuksiasi CRM-järjestelmässäsi, mikä tekee sopimushallinnasta entistä helpompaa ja virtaviivaisempaa.
Yksi esimerkki sopimushallinnan alustoista on Oneflow. Se on ratkaisu, jonka avulla voit luoda, muokata, lähettää, neuvotella, allekirjoittaa ja säilyttää kaikki sopimuksesi yhdessä paikassa.
Ketkä käyttävät sopimushallinta-alustoja?
Mikä tahansa osasto missä tahansa yrityksessä, niin iso kuin pieni, voi käyttää sopimusten hallintaa. Mutta erityisesti tiimit ja osastot, jotka käsittelevät suuria määriä sopimuksia, kuten myynti, henkilöstöhallinto, talous, laki ja hankinta, hyötyvät siitä.
Myynti
Myyntitiimit käyttävät sopimushallinta-alustoja nopeuttaakseen myyntiprosessejaan. Automatisoimalla sopimustyönkulkunsa ja myyntiehdotuksensa, myyntitiimit voivat käyttää aikansa myyntiin ja unohtaa sopimushallinnasta murehtimisen.
HR
Sopimushallinta-alustan avulla HR-tiimit voivat muuttaa ehdokkaat työntekijöiksi nopeammin. He voivat lähettää automaattisia työsopimuksia ja hallita kaikkia työntekijöihin liittyviä sopimuksia.
Hankinta
Hankintatiimit nopeuttavat pitkiä sopimusprosessejaan käyttämällä sopimushallinta-alustaa. Sen avulla he voivat lyhentää sopimusten allekirjoittamiseen kuluvaa aikaa ja pysyä ajan tasalla sopimusten elinkaarista.
Lakitiimi
Sopimushallinta-alusta helpottaa lakitiimien työtä. Se varmistaa heille, että vain uusimmat versiot asiakirjamalleista ovat saatavilla ja että sopimuksiin pääsee helpost käsiksi.
Mitä ottaa huomioon sopimushallinta-alustaa valittaessa?
On useita asioita, jotka on otettava huomioon, kun etsit sopimushallinta-alustaa:
- Tukeeko se aidosti digitaalisia HTML-sopimuksia vai vain tavallisia PDF-tiedostoja?
- Integroituuko se yrityksesi järjestelmiin?
- Onko se helppokäyttöinen?
- Millaista perehdyttämistä ja tukea käyttöön on saatavilla?
- Ovatko palvelimet EU-pohjaisia vai eivät?
- Mitä turvaominaisuuksia alusta tarjoaa?
Mitä kysymyksiä sinun tulee kysyä ennen sopimushallinta-alustan ostamista?
Ennen kuin ostat sopimushallinta-alustan, sinun tulee selvittää, miten palveluntarjoaja käsittelee tietoturvaa. Kysy heiltä seuraavat kysymykset:
- Mikä on heidän lähestymistapansa GDPR:ään?
- Mitä hyötyä kolmansista osapuolista on?
- Miten he hallitsevat kulunvalvontaa?
- Mitä sopimuksille käy, jos palveluntarjoajan liiketoiminta lakkaa?
“Me käytämme Oneflowta sähköisiin työsopimuksiin ja pidämme erityisesti sen kevyestä ja helposta käyttöliittymästä. Kesän aikana allekirjoitamme jopa 200 työsopimusta kuukaudessa, joten olemme säästäneet merkittävästi aikaa sekä helpottaneet arkistointia sähköisillä työsopimuksilla. Suosittelemme!”
Lue lisää
“Oneflown ulkoasu miellyttää silmää. Kun haluat työskennellä nopeasti ja tehokkaasti, haluat todella välttää kaikenlaista aistien ylikuormitusta sekä häiritsevää ja sotkuista hallintapaneelia, josta on vaikea löytää tärkeitä ominaisuuksia. Oneflowssa kaikkien ominaisuuksien sijoittelu käy järkeen.”
Lue lisää
"*" indicates required fields