Sopimusten hallinta
Mikä on yhteinen asia jokaisella yrityksellä kaikkialla maailmassa? He käyttävät sopimuksia. Ne ovat näkymättömiä paljaalla silmällä, mutta ne ovat kaikkialla yrityksen sisällä. Siksi asianmukainen sopimustenhallintajärjestelmä ja -prosessi on välttämätöntä.
Mitä on sopimusten hallinta?
Se on sopimusten käsittelyä kumppaneiden, myyjien, asiakkaiden ja työntekijöiden kesken. Kyseessä on prosessi, jolla hallinnoit sopimuksia, joita solmit muiden osapuolten kanssa joko yksin tai yrityksenä. Myös näiden sopimusten hallinnointi, kuten uusiminen, uudelleenneuvottelu, toteuttaminen, noudattaminen, arkistointi ja säilyttäminen, on osa sopimushallintaa. Se sisältää kaiken vaiheesta ennen sopimuksen allekirjoittamista aina varsinaiseen allekirjoittamiseen sekä allekirjoittamisen jälkeisen vaiheeseen.
Sopimushallinnan vaiheet
Sopimushallintaan kuuluu kolme eri vaihetta. Vaihe ennen allekirjoittamista, varsinainen allekirjoittaminen ja allekirjoittamisen jälkeinen vaihe.
Pre-sign: Ennen allekirjoittamista
Vaiheessa ennen allekirjoittamista sopimus valmistellaan allekirjoittamista varten. Mikäli kyseessä on digitaalinen sopimus, voit käyttää mallia ja sisällyttää sopimukseen kaikki tarvittavat tiedot. Sen jälkeen lähetät sopimuksen vastapuolelle. Todennäköisesti luvassa on edestakaisia neuvotteluja sovittavien seikkojen vahvistamiseksi.
Sign: Allekirjoittaminen
Seuraava vaihe on kaikille tuttu eli allekirjoittamisvaihe. Nykyisin se tehdään yleensä allekirjoittamalla sähköisesti sähköisen allekirjoittamisen ratkaisulla. Erityisesti pandemian seurauksena sähköisen allekirjoittamisen hyväksyntä ja laajalle levinnyt käyttö on lisääntynyt ympäri maailmaa.
Post-sign: Allekirjoittamisen jälkeen
Hallinnan ja arkistoinnin vaihe. Kun sopimus on allekirjoitettu, se tallennetaan sopimusalustasi arkistoon. Siellä sopimusta voidaan milloin tahansa tarkastella tai lähettää tarkistettavaksi, päivitettäväksi, uusittavaksi tai jopa irtisanottavaksi. Joka tapauksessa sopimushallintaprosessin allekirjoittamisen jälkeinen vaihe vaatii valvontaa ja hallinnollista työtä. Etenkin siinä tapauksessa, jos organisaatio käsittelee suuria määriä sopimuksia.
Miksi sopimushallinta on tärkeää?
Kun kyse on liiketoiminnasta, sopimushallinnan osa-alue voi jäädä huomiotta hallinnollisessa työssä. Sen on todettu jäävän helposti sivuutetuksi, eikä siitä puhuta paljon. Siitä huolimatta sillä on valtava vaikutus liiketoiminnan lähestulkoon kaikkiin osa-alueisiin. Pienyrityksellä voi olla hoidettavanaan satoja tai jopa tuhansia sopimuksia. Jokainen niistä on erillinen sopimus, joka on erityinen kokonaisuus. Ja sähköisesti allekirjoitettavat sopimukset ovat laillisia ja täytäntöönpanokelpoisia sopimuksia, joita tulee kunnioittaa.
Monien sopimusten tekeminen lukuisten kolmansien osapuolten kanssa vaatii jo itsessään valtavan työn niiden asianmukaisen hallinnoinnin ja käsittelyn suhteen. Jos sopimuksen uusinnassa, uudelleenneuvottelussa tai asianmukaisessa säilyttämisessä epäonnistutaan, sillä voi olla vakavia seurauksia tuloksen, työntekijöiden moraalin tai asiakkaiden luottamuksen kannalta.
Kuvittele esimerkiksi, että pyörität puutavaraliikettä ja jostakin syystä unohdat uusia sopimuksen pääasiallisen puuntoimittajasi kanssa. Tämän seurauksena et pysty myymään ydintuotettasi, mikä aiheuttaa tulonmenetystä ja saa asiakkaasi kääntymään kilpailijasi puoleen, koska sinulla ei ole puuta. Ongelma on täysin vältettävissä asianmukaisen sopimushallinnan avulla.
Huonon sopimushallinnan seuraukset voivat tuntua koko liiketoiminnassa, kun taas asianmukaisen sopimushallinnan hyödyt voivat tarjota kaikille huomattavia etuja.
Vinkkejä sopimusten hallintaan
- Pidä sopimuksesi kaikki yhdellä alustalla. Käytä alustaa, joka integroituu natiivisti CRM- tai muihin järjestelmiisi.
- Luo dokumentoitu prosessi tai protokolla sopimustesi käsittelemiseksi osoitteessa kaikissa vaiheissa ennen allekirjoitusta allekirjoittamisen jälkeen.
- Määritä sopimusprosessisi omistusoikeus ja aseta muistutukset/ilmoitukset.
Anna digitaalisten sopimustemme tehdä työ puolestasi
Haluatko tutustua sopimushallinnan tulevaisuuteen? Aloita 14 päivän ilmainen kokeilujakso.
Sopimusten hallinnan FAQ:
Mitä on sopimusten hallinta?
Sopimusten hallinta on prosessi, jolla hallitaan sopimuksia asiakkaiden, työntekijöiden, toimittajien jne. kanssa. Se sisältää sopimusten luomisen, neuvottelun, hallinnan, uusimisen, noudattamisen, arkistoinnin ja tallentamisen.
Mikä on sopimushallinnan alusta?
Sopimushallinnan alusta on paikka, jossa voit valvoa ja hallita kaikkia sopimuksiasi yhdessä ja samassa paikassa. Se on kaikkien sopimuksiin liittyvien toimintojen keskus, mukaan lukien niiden luominen, lähettäminen, muokkaaminen, säilyttäminen ja hallinta. Se on kaikkien sopimusten keskitetty yhteyspiste, jota voivat käyttää organisaatiossa sopimusten parissa työskentelevät.
Aivan kuten CRM (asiakkuudenhallintajärjestelmä), mutta se on tarkoitettu sopimuksille. Itse asiassa luotettava sopimusalusta voidaan integroida saumattomasti CRM-järjestelmään. Näin toimien voit käsitellä sopimuksiasi CRM-järjestelmässäsi, mikä tekee sopimushallinnasta entistä helpompaa ja virtaviivaisempaa.
Yksi esimerkki sopimushallinnan alustoista on Oneflow. Se on ratkaisu, jonka avulla voit luoda, muokata, lähettää, neuvotella, allekirjoittaa ja säilyttää kaikki sopimuksesi yhdessä paikassa.
Ketkä käyttävät sopimushallinnan alustoja?
Mikä tahansa osasto missä tahansa yrityksessä, niin iso kuin pieni, voi käyttää sopimusten hallintaa. Mutta erityisesti tiimit ja osastot, jotka käsittelevät suuria määriä sopimuksia, kuten myynti, henkilöstöhallinto, talous, laki ja hankinta, hyötyvät siitä.
Myynti
Myyntitiimit käyttävät sopimushallintaalustoja nopeuttaakseen myyntiprosessejaan. Automatisoimalla sopimustyönkulkunsa ja myyntiehdotuksensa myyntitiimit voivat käyttää aikansa myyntiin sopimuksen ylläpitäjän sijaan.
HR
Sopimushallintaalustan avulla HR-tiimit voivat muuttaa ehdokkaat työntekijöiksi nopeammin. He voivat lähettää automaattisia työsopimuksia ja hallita kaikkia työntekijöihin liittyviä sopimuksia.
Hankinta
Hankintatiimit saavat hallintaansa ja nopeuttavat pitkiä sopimusprosessejaan käyttämällä sopimushallintaalustaa. Sen avulla he voivat lyhentää sopimusten allekirjoittamiseen kuluvaa aikaa ja pysyä ajan tasalla sopimuksen elinkaaresta.
Lakitiimi
Sopimustenhallintaalustat helpottavat lakitiimien elämää. Se varmistaa heille, että vain uusin versio mallista on saatavilla ja että sopimukset ovat helposti saatavilla.
Mitä sinun tulee etsiä sopimustenhallinta-alustalta?
On useita asioita, jotka on otettava huomioon, kun etsit sopimustenhallinta-alustaa:
- Tukeeko se aidosti digitaalisia HTML-sopimuksia vai vain tavallisia PDF-tiedostoja?
- Integroituuko se yrityksesi järjestelmiin?
- Onko se helppokäyttöinen?
- Millaista perehdyttämistä ja tukea se tarjoaa?
- Ovatko palvelimet EU-pohjaisia vai eivät?
- Mitä turvaominaisuuksia se tarjoaa?
Mitä kysymyksiä sinun tulee kysyä ennen sopimuksenhallinta-alustan ostamista?
Ennen kuin ostat sopimushallinta-alustan, sinun tulee haastaa myyjä siitä, kuinka he käsittelevät tietoturvaa. Kysy heiltä nämä kysymykset:
- Mikä on heidän lähestymistapansa GDPR:ään?
- Mitä hyötyä kolmansista osapuolista on?
- Miten he hallitsevat kulunvalvontaa?
- Miten he työskentelevät liiketoiminnan jatkuvuuden ja tapausten hallinnan kanssa?
“Me käytämme Oneflowta sähköisiin työsopimuksiin ja pidämme erityisesti sen kevyestä ja helposta käyttöliittymästä. Kesän aikana allekirjoitamme jopa 200 työsopimusta kuukaudessa, joten olemme säästäneet merkittävästi aikaa sekä helpottanut arkistointia sähköisillä työsopimuksilla. Suosittelemme!”
Lue lisää
“Oneflow on uskomattoman helppokäyttöinen – yksinkertaiset työkalut sopimusten muokkaamiseen, muille yhteistyökumppaneille ilmoittamiseen, missä sopimukset ovat missäkin vaiheessa. Se on myös integroitu hyvin Hubspotin kanssa, mikä yksinkertaistaa yhteys- ja yritystietojen lisäämistä sopimuksiin.”
Lue lisää
