Skip to content

Mitä digitaaliset sopimukset ovat?

Siirry printatuista dokumenteista, käsinkirjoitetuista allekirjoituksista ja fyysisistä arkistoista aidosti digitaalisiin sopimuksiin, jotka ovat turvallisia ja dataohjautuvia. Näin saat vapautat aikaa hallinnollisista toimista muuhun.

Sopimukset digitaalisesti - Oneflow

Mitä digitaaliset sopimukset ovat?

Digitaaliset sopimukset, joita kutsutaan myös sähköisiksi sopimuksiksi, ovat sopimuksia, jotka laaditaan ja toteutetaan digitaalisia menetelmiä käyttäen. Paperipinojen sijasta sopimukset luodaan, tallennetaan ja niitä hallinnoidaan sähköisesti, esimerkiksi sähköpostitse tai verkkoalustoilla. Digitaalisissa sopimuksissa on se hyvä puoli, että ne helpottavat kaikkien osapuolten toimintaa. Voit luoda, allekirjoittaa ja tallentaa sopimuksia verkossa ilman tulostamisesta, skannaamisesta tai asiakirjojen postittamisesta aiheutuvaa vaivaa. Kaikki tapahtuu sähköisesti, mikä säästää aikaa ja rahaa. Lisäksi digitaaliset sopimukset sisältävät lisäturvan, kuten salauksen ja todentamisen, mikä tekee niistä perinteisiä sopimuksia turvallisemman vaihtoehdon. Digitaaliset sopimukset auttavat sinua virtaviivaistamaan prosesseja ja hoitamaan sopimisen helposti, olitpa sitten yritys tai yksityishenkilö.

Mitä on digitaalinen sopimuksenteko?

Digitaalinen sopimuksenteko on prosessi, jossa sopimuksia luodaan, toteutetaan ja hallinnoidaan digitaalisessa ympäristössä. Digitaalisen sopimustoiminnan maailmassa on laaja valikoima ohjelmistoja, jotka auttavat automatisoimaan ja tehostamaan sopimuksen elinkaaren eri osia. Digitaalisen sopimustoiminnan ohjelmistoja on kuitenkin yleensä kahdenlaisia.

Kaksi digitaalisen sopimuksen tyyppiä

Digitaalisten sopimusten hallinnassa on pitkälti kaksi koulukuntaa. Toinen perustuu allekirjoitusten lisäämiseen staattisiin PDF-tiedostoihin, ja toinen perustuu HTML:ään, joka tekee sopimusprosessista selainpohjaisen, dynaamisen ja vuorovaikutteisen. Sen sijaan, että allekirjoittaisit staattisen kuvan asiakirjasta, digitaalisilla sopimuksilla voit liittää tekstiä yhteiseen asiakirjaan, muokata sopimusta sen lähettämisen jälkeen, ja sisällyttää siihen videoita, liitteitä ja interaktiivisia tuotetaulukoita vastapuolen täytettäväksi.

HTML:n pohjalta rakennettujen sopimusten avulla voit myös poimia metatiedot kaikista sopimuksistasi. PDF-tiedostoihin allekirjoitettaessa sopimuksen tietoja ei voi poimia, vaan ne on dokumentoitava manuaalisesti. Toisin sanoen digitaalisilla sopimuksilla voit kerätä tietoja ja ymmärtää sopimuksen arvon, myydyt tuotteet ja osapuolet kaikissa sopimuksissasi ilman, että tarvitsisit tähän CRM:ää tai manuaalista lisäratkaisua.

Viisi syytä, miksi tiimit rakastavat digitaalisia sopimuksia

  1. Mukautettavat käyttöoikeudet 

Sopimukset saattavat olla arkaluonteisia ja vaativat usein korkeaa turvallisuutta, minkä vuoksi joissakin digitaalisissa sopimusratkaisuissa, kuten Oneflowssa, on mukautettavat käyttäjäoikeudet ja vahva tunnistautuminen, jotta sopimukset eivät koskaan päädy vääriin käsiin. Oneflow mahdollistaa myös osioiden lukitsemisen sopimusmalleissa, joten jos käyttäjä lähettää sopimuksen, jonka joku muu tiimissäsi on luonut, hän voi muokata vain määrättyjä osioita.

  1. Saumattomat integraatiot

Sopimusprosessit saattavat joskus häiritä muita töitä, minkä vuoksi on tärkeää, että löydät digitaalisen sopimusratkaisun, joka on integroitavissa muihin käyttämiisi ohjelmistoihin. Nämä integraatiot voivat usein automaattisesti syöttää tietoja ohjelmistostasi suoraan sopimukseen, mikä parantaa tietojen johdonmukaisuutta ja vähentää manuaaliseen sopimuksen luomiseen liittyviä inhimillisiä virheitä. Jos haluat mennä vielä askeleen pidemmälle, voit muodostaa yhteyden Zapierin tai Microsoft Power Automaten kaltaisiin tehosovelluksiin ja automatisoida työnkulkuja, eli esimerkiksi luoda sopimuksen automaattisesti, kun muissa sovelluksissasi tapahtuu tietty triggeri.

  1. Järjestys ja arkistointi

Oneflown kaltaisilla digitaalisilla sopimusohjelmistoilla yritykset voivat luoda omia työtiloja, joissa on eri tiimeille tai osastoille tarkoitettuja asiakirjamalleja, dashboardeja ja arkistoja. Allekirjoituksen jälkeen voit helposti arkistoida sopimuksesi ja etsiä niitä esimerkiksi kansioiden, tunnisteiden, sopimuslinkkien tai vaikka muistutusten avulla.

  1. Ei palautuksia tai uudelleenlähetyksiä

Ero staattisten PDF-tiedostojen lähettämisen ja dynaamisten digitaalisten sopimusten välillä on se, että jälkimmäisiä voi muokata myös lähettämisen jälkeen. Voit neuvotella reaaliaikaisesti kommenttien avulla ja lisätä myöhemmin allekirjoitusominaisuuden, kun olet sopinut asiasta vastapuolesi kanssa – ilman, että sinun tarvitsee ladata ja lähettää sopimus aina uudelleen, kun jokin seikka muuttuu.

  1. Seuranta ja tiedot

Oneflown alustan avulla voit myös seurata, mitä sopimuksella tapahtuu: näet esimerkiksi, jos vastapuoli avaa sopimuksen, kommentoi sitä tai täyttää lomakekentän. Näin voit reagoida ja ottaa yhteyttä vastapuoleesi silloin, kun sillä on eniten merkitystä. Saat myös kaikkien sopimustesi metatiedot, jotta voit ymmärtää sopimuksen arvon, myydyt tuotteet ja osapuolet kaikissa sopimuksissasi ilman CRM:ää tai muuta lisäratkaisua.

Digitaaliset sopimukset - Oneflow

Mihin voit käyttää digitaalisia sopimuksia?

Voit luoda, neuvotella ja allekirjoittaa minkä tahansa sopimuksen digitaalisesti.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, mitä voit allekirjoittaa digitaalisten sopimusten avulla:

Myyntisopimukset

Oletko klousaamassa isoa sopimusta? Säästä aikasi myynnille ja hanki allekirjoitetut sopimukset Oneflown avulla päivien sijaan tunneissa tai jopa minuuteissa. Parasta on, että kaksisuuntaisen synkronoinnin omaavien integraatioidemme ansiosta sinun ei tarvitse siirtää tietoja manuaalisesti järjestelmästä toiseen.

Digitaalista sopimustenhallintaa - Oneflow

Työsopimukset

Uuden työntekijän palkkaukseen liittyy yleensä paljon paperityötä. Kun käytät digitaalisia sopimuksia, suuri osa manuaalisesta hallinnollisesta työstä jää pois. Hyödynnä useita allekirjoitusvaihtoehtoja, loistavaa arkistointitoimintoa ja integraatioita ATS-järjestelmään, jotta kaikki tärkeät tiedot säilyvät. Digitaalisilla sopimuksilla on toinenkin hyöty: ne voivat auttaa henkilöstöhallintoa.

Digitaaliset sopimukset - Oneflow

Vuokrasopimukset

Olitpa sitten etsimässä upeaa uutta toimistotilaa tai tapahtumapaikkaa päiväksi, voit luoda ja lähettää vuokrasopimuksen digitaalisena sopimuksena. Ei enää arkistokaappien kaivelua tai monimutkaisia kansiorakenteita, kun seuraavan kerran haluat tarkistaa jonkin lausekkeen. Sama pätee myös vuokraajan sopimukseen. 

Tässä oli kolme tapaa, joilla digitaaliset sopimukset voivat auttaa yritystäsi sujuvoittamaan sopimusprosessejaan.

Miten digitaaliset sopimukset voivat auttaa tiimiäsi menestymään?

Lakitiimit

Annetaan aluksi pienet aplodit lakitiimillenne! Loppujen lopuksi he ovat niitä, jotka läpikäyvät riveittäin pienellä painettua tekstiä ja myös kirjoittavat sitä. Digitaalisten sopimusten avulla emme voi poistaa pientä painettua tekstiä, mutta voimme vähentää huomattavasti sen parissa kuluvaa aikaa. Asiakirjamallien avulla sinun tarvitsee luoda kukin sopimustyyppi vain kerran, minkä jälkeen myynti-, henkilöstö- ja markkinointitiimisi voivat käyttää sitä varmoina siitä, että se on sääntöjen mukainen.

HR-tiimit

Kuvittele siirtyminen startup-yrityksestä scaleup-yritykseen. Yhtäkkiä joudut rekrytoimaan kymmeniin tehtäviin eri puolilla yritystä. Jos käytät PDF-tiedostoja tai paperisia sopimuksia, tiedät, kuinka nopeasti voit juuttua hallinnollisiin tehtäviin. Oneflown tehokkailla digitaalisilla sopimuksilla voit seurata prosessin jokaista vaihetta suoraan ATS:stä ja hyödyntää arkistointitoimintoa kaikkien sopimustesi tallentamiseen turvallisesti yhteen paikkaan.

Myyntitiimit

Olet myyjä. Haluat tehdä sitä, mitä osaat parhaiten, etkä viettää aikaa tylsien hallinnollisten tehtävien parissa. Digitaalisten sopimusten ansiosta voit nyt lyhentää allekirjoittamiseen kuluvaa aikaa jopa 8-kertaisesti. Tämän seurauksena voit myydä enemmän ja kasvattaa elintärkeää ARR:ää.

Digitaalinen sopimushallinta Oneflown avulla

Säästä aikaa, käytä pilvitallennusta

Sähköisellä allekirjoituksella ja digitaalisilla sopimuksilla säästät paljon aikaa ja poistat hallinnollista työtä – olipa osastosi mikä tahansa. Voit tehostaa tätä vielä lisää pilvitallennuksen ansiosta. Aivan kuten puhelimesi tallentaa valokuvasi ja videosi pilvipalveluun, Oneflow säilyttää sopimuksesi digitaalisessa arkistossa, jonka voit palauttaa milloin tahansa napin painalluksella. Se on todella all-in-one-ratkaisu alustallesi.

Vertaa tätä paperisiin sopimuksiin. Sen lisäksi, että joudut pulittamaan mahdollisesti suuria summia postikuluihin, sinun on myös säilytettävä sopimuksia jossakin. Jokaisessa paperisia sopimuksia käyttävässä yrityksessä on huone, joka on täynnä arkistokaappeja, joita vain muutama ihminen osaa käyttää. Sähköisen allekirjoituksen ja digitaalisten sopimusten avulla nämä huoneet voidaan jättää menneisyyteen.

Älykkäämmät sopimukset: allekirjoitettuna, sinetöitynä ja toimitettuna

Olemme varmasti kaikki yhtä mieltä siitä, että digitaaliset sopimukset ovat älykkäämpi ja nopeampi tapa työskennellä. Mutta entä kaiken tämän lainmukaisuus?

Digitaaliset sopimukset ovat laillisia kaikkialla EU:ssa, ETA:ssa ja Isossa-Britanniassa. Isossa-Britanniassa digitaaliset sopimukset voivat olla oikeudellisesti sitovia, kunhan ne täyttävät tietyt vaatimukset. Näihin vaatimuksiin kuuluvat mm. seuraavat seikat:

  • Osapuolten on pitänyt pyrkiä luomaan oikeussuhteita.
  • Sopimuksesta voidaan viestiä selkeästi ja kaikkien osapuolten on ymmärrettävä se.
  • Sopimuksen on sisällettävä kaikki tarvittavat ehdot.
  • Osapuolten on täytynyt sopia sopimusehdoista.

Lisäksi on olemassa tietyntyyppisiä sopimuksia, kuten maanmyyntisopimuksia tai testamentin tekemistä koskevia sopimuksia, joita ei voida tehdä digitaalisesti Isossa-Britanniassa.

Digitaalinen sopimus - Oneflow

Miten digitaaliset sopimukset auttavat sinua solmimaan diilejä nopeammin?

Digitaalisista sopimukset voivat auttaa sinua kasvattamaan myyntiäsi. Ne nopeuttavat kaupantekoa ja vievät diilit nopeammin päätökseen.

Mobiiliystävälliset sopimukset

Mobiili on päivän sana ja läsnä kaikkialla; se on elämäntapamme nykymaailmassa. Sähköinen allekirjoitus helpottaa kaupankäyntiä siellä, missä kuluttajat ovat; mobiilissa. Sen ansiosta myyjät voivat myös reagoida nopeasti sopimuksen edetessä – missä tahansa, milloin tahansa.

Ota päätöksentekijä mukaan

B2B-maailmassa et myy vain yhdelle potentiaaliselle asiakkaalle, vaan useille ihmisille. Samalla kuka tahansa potentiaalinen asiakas voi helposti lähettää PDF-tiedoston kilpailijoillesi edullisemman hinnan perässä. Digitaalisten sopimusten avulla jokainen päätöksentekijä voidaan lisätä mukaan prosessiin ja muutoksia voidaan tehdä digitaaliseen sopimukseen joustavasti.

Vain yksi versio kaikille osapuolille

Myönnetään, että olemme kaikki painaneet lähetä-painiketta joskus hieman liian aikaisin. Kun huomaat virheesi, lähetät todennäköisesti sähköpostin uudelleen unohtamallasi liitteellä ja keksit jonkin tekosyyn toiminnallesi. Koska digitaaliset sopimukset elävät pilvipalvelussa – eivätkä staattisessa asiakirjassa, joka liitetään sähköpostiin – sopimuksesta on vain yksi versio, joten vältät lähetysvirheet.

Kaksinkertaista myynnin tuottavuus

Myyntiedustajat voivat lakata tuhlaamasta aikaa puuttuvien sopimusten etsimiseen, tietojen manuaaliseen syöttämiseen tai päivittämiseen sekä eri työkalujen välillä hyppimiseen. Digitaalisten sopimusten avulla voit yhdellä klikkauksella kopioida parhaiten toimivat tarjouksesi, löytää minkä tahansa aiemman tarjouksesi sähköisestä arkistosta tai katsoa sopimuksen edistymistä ja tilaa.

Tee dataan perustuvia päätöksiä

Myyntipäälliköt voivat tehdä parempia päätöksiä, kun he ymmärtävät myynnin suorituskykyä digitaalisten sopimustietojen avulla. Mikä on viimeisen vuosineljänneksen aikana allekirjoitettujen sopimusten kokonaisarvo? Millä asiakirjamalleilla on paras läpimenoprosentti? Kuinka kauan kestää sykli sopimuksen luomisesta sen allekirjoittamiseen? Kaikki nämä tiedot auttavat myyntiorganisaatioita kasvamaan.

Minimoi oikeudelliset riskit

Laki vaatii sopimuksen oikeudellisen täytäntöönpanokelpoisuuden todistamiseksi kahta asiaa: ensinnäkin sitä, että allekirjoittaja on se, joka hän sanoo olevansa, ja toiseksi sitä, että allekirjoitettua asiakirjaa ei ole peukaloitu allekirjoittamisen jälkeen. Nämä seikat ovat aina osa sähköistä allekirjoitusta. Allekirjoitettu asiakirja on myös sähköisesti “sinetöity”, joten kaikki yritykset peukaloida asiakirjaa tallentuvat ja näkyvät.

Usein kysytyt kysymykset digitaalisista sopimuksista

Ovatko digitaaliset sopimukset turvallisia?

Kyllä, ja paljon turvallisempaa kuin paperisopimukset! Turvallisuus on kaiken toimintamme keskiössä. Oneflowlla olemme sitoutuneet pitämään arkaluonteisimmat ja tärkeimmät asiakirjasi turvassa. Lue lisää tietoturvaominaisuuksista, vaatimustenmukaisuudesta ja luotettavuudesta Turvallisuuskeskuksesta.

Mihin voin käyttää digitaalisia sopimuksia?

Digitaaliset sopimukset helpottavat päivittäistä työtäsi, ja niitä voidaan käyttää kaikenlaisiin sopimuksiin aina myynnin tarjouksista työsopimuksiin ja NDA-sopimuksiin.

Miksi valita digitaaliset sopimukset PDF-tiedostojen sijaan?

  • PDF-tiedostot ovat kulkeneet pitkän matkan sen jälkeen, kun ne vuonna 1993 (kolme vuosikymmentä sitten!) keksittiin, mutta ne eivät edelleenkään sovellu datavetoiseen maailmaan staattisen luonteensa vuoksi. Monet sähköisen allekirjoituksen tarjoajat joko lisäävät PDF-tiedoston päälle tietokenttiä tai käyttävät kuvantunnistusohjelmia tehdäkseen siitä käyttökelpoisemman.
  • Riippumatta siitä, kuinka monta tietokenttää lisäät, PDF-tiedosto ei koskaan ole täysin vuorovaikutteinen ja responsiivinen. Digitaaliset sopimukset ovat dynaamisia ja hakukelpoisia, ja niitä voidaan integroida muihin liiketoimintajärjestelmiin.

Muihin usein kysyttyihin kysymyksiin löydät vastaukset täältä.

Lisää artikkeleita

Hankinta

Mitä sähköinen hankinta on ja mitä hyötyä siitä on yrityksellesi?

Sopimukset

Kuinka vähentää kustannuksia allekirjoitusta edeltävässä vaiheessa Oneflown avulla?

Turvallisuus

5 vaarallista kyberturvallisuusvirhettä, joita yritykset tekevät

Sopimukset

Mikä on implisiittinen suostumus?

Sähköinen allekirjoitus

Miten tehdä digitaalinen allekirjoitus turvallisesti?

Sopimukset

Miten löytää oikea työkalu sopimusten tarkistamiseen?

Myynti

Miten myydä tapahtumissa?

Tuote

Sähköinen lomake suoraviivaistaa tiedonkeruun