Vad är digitala avtal?

Gå från utskrivna papper, handskrivna signaturer och fysiska arkiv till helt digitala avtal som är säkra och datadrivna – vilket ger dig friheten att fokusera på det som är viktigast.

Vad är digitala avtal?

Digitala avtal, även kallade elektroniska avtal eller e-avtal, är avtal som du ingår och verkställer med hjälp av digitala metoder. Istället för att hantera pappershögar, skapas, lagras och hanteras dessa avtal med hjälp av elektroniska medel som e-post, onlineplattformar eller digitala signaturer. Det bästa med digitala avtal är att de underlättar för alla inblandade. Du kan skapa, signera och lagra avtal online utan att behöva skriva ut, skanna eller posta dokument. Allt sker elektroniskt, vilket sparar både tid och pengar. Dessutom har digitala avtal extra säkerhetsåtgärder som kryptering och autentisering, vilket gör dem till ett säkrare alternativ. Så oavsett om du är ett företag eller en privatperson kan digitala avtal hjälpa dig att effektivisera dina processer och enkelt genomföra transaktioner online.

Vad är digital avtalshantering?

Digital avtalshantering är processen för att skapa, genomföra och hantera dessa avtal i en digital miljö. Det finns ett stort utbud av programvara som hjälper till att automatisera och förbättra olika delar av avtalscykeln, men det finns i allmänhet två typer av programvara för digitala avtal.

De två typerna av digitala avtal

Det finns i stort sett två skolor inom digital avtalshantering. Den ena bygger på att man lägger till signaturer i statiska PDF-filer, medan den andra bygger på HTML och gör avtalsprocessen webbläsarbaserad, dynamisk och interaktiv. Istället för att signera en stillbild av ett dokument kan du med andra ord bygga upp avtalet genom att dra och släppa text i ett samarbetsdokument, redigera avtalet efter att det har skickats, inkludera videor, bilagor och responsiva produktfält som din motpart kan fylla i.

Med avtal som bygger på HTML kan du också extrahera metadata från alla dina avtal. När du skriver under på PDF-filer kan informationen i ditt avtal däremot inte extraheras, utan måste istället dokumenteras manuellt. Med andra ord kan du samla in information och förstå affärsvärdet, de sålda produkterna och de inblandade parterna i alla dina avtal utan att behöva ett CRM-system eller ytterligare en manuell lösning.

Fem skäl till varför alla team älskar digitala avtal

1. Anpassningsbar kontroll

Avtal kräver ofta hög säkerhet eller känslighet, vilket är anledningen till att vissa digitala avtalslösningar som Oneflow har anpassningsbara användarbehörigheter och BankID-signering för att se till att avtalen aldrig hamnar i fel händer. Oneflow kan också låsa textblock i avtalsmallar så att en användare som skickar ett avtal som någon annan i ditt team har skapat bara kan redigera de fält som är förhandlingsbara.

2. Sömlösa integrationer

Avtal kan ofta vara en klumpig distraktion från andra arbetsflöden, och därför är det viktigt att hitta en digital avtalslösning som integreras med din andra mest använda programvara, för att spara tid. Dessa integrationer kan ofta automatiskt fylla i data från din programvara till avtalet, vilket förbättrar datakonsistensen och minskar risken för mänskliga fel. Om du vill ta det ett steg längre kan du i vissa programvaror ansluta till Power Apps som Zapier eller Microsoft Power Automate för att automatisera arbetsflöden som att automatiskt skapa ett avtal när en specifik trigger i dina andra appar inträffar.

3. Organiserat

Med programvara för digitala avtal som Oneflow kan företag skapa dedikerade arbetsytor med mallar, instrumentpaneler och arkiv som är specifika för olika team eller avdelningar. Organisation blir ännu viktigare efter sign, där du enkelt kan navigera bland alla dina avtal med hjälp av mappar, taggar, avtalslänkar, global sökning och interna påminnelser.

4. Ingen återkallelse eller återsändning

Skillnaden mellan att skicka statiska PDF-filer och byggbara dynamiska avtal är att du kan redigera dem även efter att de har skickats. Du kan sedan förhandla i realtid med kommentarer och sedan lägga till en signera senare-funktion när du och din motpart är överens – allt utan att behöva ladda upp ett avtal på nytt varje gång något ändras.

5. Spårning och data

Med programvara som Oneflow kan du också spåra engagemang och status för dina avtal, t.ex. om din motpart öppnar, kommenterar eller fyller i ett formulärfält. På så sätt kan du reagera och kontakta din motpart när det behövs. Du kan också exportera den totala metadatan för alla dina avtal, så att du kan förstå affärsvärdet, de sålda produkterna och de inblandade parterna i alla dina avtal utan att behöva ett CRM-system eller ytterligare en lösning.

Vad kan du använda digitala avtal för att signera?

Oavsett vilken typ av avtal du kan tänka dig kan du skapa det, förhandla om det och signera det med hjälp av digitala avtal.

Här är några exempel på vad du kan skriva under med digitala avtal:

Försäljningsavtal

Ska du avsluta nästa stora affär? Varför inte ge dig själv mer tid att använda dina säljkunskaper och få dina avtal signerade på timmar, eller till och med minuter, istället för dagar. Det bästa är att tack vare våra integrationer med tvåvägssynkroniseringar behöver du inte ens föra över data manuellt.

Dokumentation för nyanställda

Vi vet alla att det blir en hel del pappersarbete varje gång du ska anställa någon ny. Men när du använder digitala avtal försvinner en hel del av det manuella administrativa arbetet. Använd flera olika signeringsalternativ, en bra arkivfunktion och integrationer med ditt ATS-system för att se till att ingen viktig information kopieras över. Digitala avtal har också en annan nytta: de kan hjälpa HR att bättre hantera intern GDPR-efterlevnad.

Leasingavtal

Oavsett om du är på jakt efter ett nytt kontor eller behöver en eventlokal för dagen kan du skapa och skicka ett hyresavtal i digitalt format. Du behöver inte längre gräva i arkivskåp eller i komplicerade mappstrukturer nästa gång du behöver kontrollera en klausul. Samma sak gäller för leverantörsavtal.

Detta är bara tre av de sätt på vilka digitala avtal kan hjälpa dig att få ditt företag att flyta på.

Hur digitala avtal kan hjälpa ditt team att utvecklas

Juridiska avdelningar

En stor applåd för alla juridiska team. Det är ju trots allt de som läser rader av finstilt text och även skriver den. Med digitala avtal kan vi inte eliminera det finstilta, men vi kan kraftigt minska den tid du lägger på det. Med mallar behöver du bara skapa varje typ av avtal en gång, sedan kan dina sälj-, HR- och marknadsföringsteam arbeta vidare med det i trygg förvissning om att det är i enlighet med gällande regler.

HR-team

Tänk dig följande: du går från startup till scaleup. Plötsligt ska du rekrytera till dussintals roller över hela företaget. Om du använder PDF-filer eller, ännu värre, avtal med papper och bläck, vet du hur snabbt du kan fastna i administration. Med Oneflows kraftfulla digitala avtal kan du följa varje steg i processen direkt från din ATS och utnyttja arkivfunktionen till fullo för att lagra alla dina avtal på ett säkert sätt på ett och samma ställe.

Försäljningsteam

Du är säljare. Du vill vara ute och göra det du gör bäst, utan att behöva bry dig om tråkiga administrativa uppgifter. Tack vare digitala avtal kan du nu minska tiden det tar att skriva avtal med upp till 8 gånger. Resultatet? Du kan sälja mer och öka dina intäkter.

Digitala avtal i olika branscher

Den digitala transformationen påverkar alla branscher, och implementeringen av digitala avtal är inget undantag. Låt oss titta på några exempel på hur digitala avtal kan användas inom olika branscher.

Hälso- och sjukvård

Inom hälso- och sjukvård kan digitala avtal användas för att spara tid och förbättra patientupplevelsen. Genom att använda digitala avtal för patientregistrering och samtycke kan sjukvårdsinrättningar snabbt och enkelt samla in nödvändig information och minimera pappersarbetet. Detta underlättar även överföring av patientinformation mellan olika vårdgivare och minskar risken för felaktig dokumentation.

Detaljhandeln

Inom detaljhandeln kan digitala avtal användas för att effektivisera inköps- och försäljningsprocessen. Genom att använda digitala avtal kan butiker snabbt och enkelt skapa och hantera avtal med sina leverantörer och kunder. Detta gör det möjligt att snabbare genomföra inköp, förhandlingar och avslut av affärstransaktioner.

Utbildningssektorn

Inom utbildningssektorn kan digitala avtal användas för att förenkla administrationen och förbättra kommunikationen mellan studenter, lärare och administrativ personal. Genom att använda digitala avtal för anmälan, kursregistrering och godkännande av utbildningsplaner kan utbildningsinstitutioner automatisera processer och minska den manuella hanteringen av pappersdokument.

Varför är digitala avtal viktiga för småföretag?

Digitala avtal erbjuder en rad fördelar för småföretagare. Här är några av de viktigaste fördelarna:

För det första kan digitala avtal spara tid och pengar för småföretag. Genom att undvika den långa processen med att skriva ut, skicka och fysiskt signera pappersavtal kan företagare snabbt och enkelt skapa och distribuera avtal online. Detta innebär att de kan slutföra affärer snabbare och effektivare.

För det andra kan digitala avtal öka säkerheten för småföretag. Genom att använda digitala signaturer och krypteringsteknik kan företagare säkerställa att deras avtal är skyddade mot obehörig åtkomst och manipulation. Detta minskar risken för bedrägeri och tvister.

För det tredje kan digitala avtal förbättra arbetsflödet och samarbetsmöjligheterna för småföretag. Genom att använda digitala verktyg för att skapa och hantera avtal kan företagare enkelt samarbeta med sina partners och kunder, oavsett var de befinner sig. Detta ökar produktiviteten och effektiviteten i affärsprocesserna.

Spara tid och låt molnet ta hand om det

Oavsett om du använder e-signering eller digitala avtal sparar du mycket tid och administrativt arbete, oavsett vilken avdelning du arbetar på. Men det kan du göra tack vare molnlagring. Precis som din telefon lagrar dina foton och videor i ett moln, lagrar Oneflow dina avtal i ett digitalt arkiv, som kan återkallas när som helst med ett klick på en knapp. Det är verkligen en allt-i-ett-lösning för din plattform.

Jämför det med pappersavtal. Inte nog med att du måste lägga ut potentiellt stora summor för porto, du måste också ha någonstans att förvara dem. Cue: det rum som alla pappersbaserade kontor har och som är fyllt med arkivskåp som bara en eller två personer vet hur de ska hantera. Med e-signering och digitala avtal kan dessa rum bli ett minne blott.

Smartare avtal: signed, sealed, delivered

Vi kan alla hålla med om att digitala avtal är ett smartare och snabbare sätt att arbeta. Men hur är det egentligen med lagligheten i det hela?

Digitala avtal är lagliga i hela EU, EES och Storbritannien. I Storbritannien kan digitala avtal vara juridiskt bindande så länge de uppfyller vissa krav. Dessa krav inkluderar:

• De berörda parterna måste ha haft för avsikt att skapa ett rättsförhållande.
• Avtalet måste kunna kommuniceras tydligt och förstås av alla parter.
• Avtalet måste innehålla alla nödvändiga villkor.
• Parterna måste ha samtyckt till villkoren i avtalet.

Dessutom finns det vissa typer av avtal som inte kan ingås digitalt i Storbritannien, t.ex. avtal om försäljning av mark eller om upprättande av ett testamente.

Hur kan digitala avtal hjälpa dig att stänga affärer snabbare?

Hur många gånger har du inte hört talas om digitala avtal och hur de kan hjälpa dig att öka konverteringen? Så, vad kan påskynda din affär och få dig till avslutet snabbare? Svaret är digitala avtal.

Mobilanpassade avtal

Vi lever och andas mobilen. Det är så det ser ut i dagens moderna samhälle. Elektroniska signaturer gör det enkelt att göra affärer där dina kunder befinner sig – på mobilen. Det gör också att säljarna kan svara snabbt under affärens gång – även när de är på språng.

Involvera beslutsfattaren

Inom B2B säljer du inte bara till en enskild kund, du säljer till en grupp människor. Och vem som helst av dina kunder kan enkelt vidarebefordra PDF-filer till konkurrenter för att få ett annat pris. Med digitala avtal kan varje beslutsfattare snabbt läggas till i processen, och ändringar kan göras live direkt i avtalet.

Endast en version för alla parter

Låt oss vara ärliga, vi har alla tryckt på ‘skicka’ lite för tidigt någon gång. När du inser att du har gjort fel skickar du förmodligen iväg e-postmeddelandet igen med den bilaga du glömde och kommer med någon fånig ursäkt. Eftersom digitala avtal ligger i molnet – och inte är ett offline-dokument som bifogas i e-postmeddelanden – finns det bara en version av avtalet som enkelt kan uppdateras – så, inga fler felskick!

Fördubbla din försäljningsproduktivitet

Säljare kan sluta slösa tid på att leta efter avtal som saknas, manuellt mata in eller uppdatera data i sina offerter och byta plattform fram och tillbaka då de behöver olika verktyg för att skapa och hantera förslag. Med ett enda klick kan digitala avtal skapa de mest framgångsrika förslagen, komma åt alla dokument i ett elektroniskt arkiv samt ge en översikt över affärens framsteg och status.

Fatta datadrivna beslut

Försäljningschefer kan göra bättre bedömningar genom att förstå försäljningsprestanda baserat på digitala avtalsdata. Vilket är det totala värdet av de avtal som signerats under det senaste kvartalet? Vilka mallar har det bästa genomslaget? Hur lång tid tar det att få ett avtal signerat från det att det skapades? Det här är data som hjälper säljorganisationer att växa.

Minimera juridiska risker

Jurisdiktionen kräver två saker för att bevisa att ett avtal är juridiskt verkställbart: För det första att den person som signerar är den han eller hon utger sig för att vara, och för det andra att det signerade dokumentet inte har manipulerats efter undertecknandet. Dessa uppgifter är inbäddade i en elektronisk signatur. Det signerade dokumentet är också “förseglat” elektroniskt, så alla försök att manipulera dokumentet kommer att registreras och synas.

För andra vanliga frågor om Oneflow, vänligen besök denna sida: https://oneflow.com/se/vanliga-fragor/