Skip to content

Vad är en elektronisk signatur?

Vad är en elektronisk signatur?

En elektronisk signatur är ett kostnadseffektivt och säkert sätt att snabbt få elektroniska dokument signerade. E-signaturer är juridiskt bindande i de allra flesta länder runt om i världen och kan ha samma tyngd och rättsliga verkan som en bläckad eller handskriven signatur.

Elektroniska signaturer är i allmänhet juridiskt bindande, men det beror på var du bor. Ta reda på allt du behöver veta här.

E-signaturer kan också skilja sig från digitala signaturer – Om du vill veta mer om skillnaden mellan elektroniska signaturer och digitala signaturer klicka här.

De olika typerna av e-signaturer

Oneflow erbjuder både enkla (SES) och avancerade elektroniska signaturer (AdES). Den enkla e-signaturen finns i många olika former, bland annat följande

Standard e-signatur

Detta är den vanligaste formen av elektroniska signaturer där du signerar med ett klick på en knapp via en privat, krypterad länk.

Vad är elektroniska signaturer? - Oneflow
Standard e-signatur

SMS eller textmeddelande

Om du väljer att underteckna med ett SMS eller textmeddelande kommer undertecknaren att få ett SMS med en sexsiffrig kod, som undertecknaren använder för att bekräfta sin identitet när han eller hon signerar avtalet.

De olika typerna av e-signaturer - Oneflow
SMS eller textmeddelande

Handskriven signatur

Handskriven signatur är också känd som våt bläck signatur. och kan vara bekvämt när du vill att din undertecknare ska signera “på samma enhet”. Denna metod gör att du kan rita eller skriva din signatur och har samma juridiska effekt som vanliga elektroniska signaturer.


Handskriven signatur - Oneflow
Handskriven signatur

Elektronisk identifiering

Med denna metod kan du och din motpart signera era avtal med hjälp av elektronisk ID. För att tillhandahålla säkra och tillförlitliga e-legitimationer och avancerade signaturer i ett stort antal länder samarbetar Oneflow med Signicat, den ledande e-legitimationsmäklaren i EU/EES och en Qualified Trust Service Provider.

Är elektroniska signaturer säkra?

Here, we’ll focus on Europe. So, in short: yes.

En central del av eIDAS är erkännandet av elektroniska signaturer som en giltig form av signaturer. Detta innebär att ingen EU/EES-domstol kan avvisa en elektronisk signatur enbart på grund av att den är i ett elektroniskt format.

Alla signaturer är dock inte likvärdiga och förordningen definierar tre nivåer av elektroniska signaturer: “Enkel” elektronisk signatur, avancerad elektronisk signatur och kvalificerad elektronisk signatur. Kraven för varje nivå bygger på kraven för nivån under den, så att en kvalificerad elektronisk signatur uppfyller de flesta kraven och en “enkel” elektronisk signatur de lägsta. Ta reda på allt du behöver veta här.

Om du vill veta mer om lagligheten av e-signaturer kan du läsa vårt blogginlägg här för mer information.

Vilka är fördelarna med att använda en e-signatur?

Förkorta tiden till signering

Vid avtalsförhandlingar kan hela processen med att skriva ut, underteckna, posta osv. ta flera dagar, om inte veckor. När mottagaren väl har fått dokumenten upprepar denne samma process med att skriva ut dokumentet, signera det och posta det till dig. Denna process fram och tillbaka är frustrerande och tidskrävande. Med ett digitalt avtal kan du avsluta en affär inom några minuter med hjälp av elektroniska signaturer. Vissa program för digitala avtal, som Oneflow, gör det också möjligt att redigera avtalet efter att det har skickats, så att du inte behöver skriva om och ladda upp ett avtal på nytt varje gång du gör en ändring.

Granska och signera var som helst

Den moderna världen älskar tanken på att vara på språng. Gör det enkelt för din motpart att granska och underteckna ditt avtal var som helst. Låt dem signera det från vilken enhet som helst, från mobiltelefonen, den bärbara datorn vart de än går så länge det finns internet. E-signaturer gör det enkelt för vem som helst att skriva under var som helst.

Var säker och minska risker

Flytta hela processen för avtalssignering från en manuell process till ett digitalt arbetsflöde och minska risken för kostsamma fel och juridiska konsekvenser. Med en programvara för digitala avtal som Oneflow kan du ha anpassningsbara användarbehörigheter, BankID-signering och interna påminnelser för att efterfölja GDPR och vara säker.

    Skapa och hantera elektroniska signaturer

    Undertecknandet är bara en del av avtalets livscykel och det som ger Oneflow det där lilla extra jämfört med andra e-signaturprodukter på marknaden idag är dess heltäckande process från pre-sign till post-sign.

    • Skapa avtal med hjälp av mallar
    • Live-samarbete före och efter sändning
    • Lagra avtal i ett organiserat arkiv
    • Ställ in interna påminnelser för uppsägningsperioder
    • Exportera bearbetningsbara data om innehållet i dina avtal

    Vilka avdelningar drar nytta av e-signaturer?

    Sälj

    E-signaturer effektiviserar försäljningsprocessen genom att eliminera behovet av fysiskt pappersarbete och manuell signering. Säljteamen kan skicka avtal, överenskommelser och förslag till kunderna elektroniskt, vilket ger snabbare handläggningstider. E-signaturer förbättrar kundupplevelsen genom att minska förseningar och förenkla signeringsprocessen, vilket i slutändan påskyndar affärsavslut och intäktsgenerering.

    För mer information om de specifika funktioner som säljteam kan dra nytta av, läs här.

    HR

    HR-avdelningar hanterar många dokument som kräver signaturer, t.ex. anställningsavtal, erbjudandebrev, introduktionsformulär och medarbetarpolicyer. E-signaturer förenklar HR-arbetsflödet genom att möjliggöra digital signering av dokument, vilket eliminerar utskrift, skanning och fysisk lagring. Detta förbättrar effektiviteten, sparar tid, minskar antalet fel och förbättrar den övergripande upplevelsen av onboarding.

    Om du vill veta mer om de specifika funktioner som HR-teamen har mest nytta av kan du läsa här för mer information

    IT & Ops

    IT- och driftavdelningar hanterar ofta kontrakt, leverantörsavtal, servicenivåavtal och andra operativa dokument. Med e-signaturer kan dessa avdelningar effektivisera processerna genom att digitalisera undertecknandet av dokument. IT-team kan också dra nytta av e-signaturer när de behöver godkännande för systemändringar, programvarudistribution eller åtkomstbehörigheter. E-signaturer minskar den administrativa kostnaden, förbättrar efterlevnaden och underlättar snabbare beslutsfattande.

    För mer information om de specifika funktioner som IT&Ops-team har mest nytta av, läs här för mer information.

    Legal

    Juridiska avdelningar hanterar ofta kontrakt, sekretessavtal, juridiska meddelanden och andra juridiska dokument som kräver underskrifter. E-signaturer ger flera fördelar för den juridiska avdelningen, bland annat snabbare handläggningstider, ökad säkerhet, förbättrade revisionsspår och minskade kostnader för utskrift, frakt och lagring. E-signaturlösningar innehåller ofta avancerade autentiserings- och krypteringsåtgärder som säkerställer de undertecknade dokumentens integritet och äkthet.

    Finans

    Ekonomiavdelningar hanterar olika finansiella avtal, t.ex. fakturor, inköpsorder, leverantörsavtal och utläggsrapporter. Implementering av e-signaturer förenklar de finansiella processerna genom att möjliggöra digital signering, minska pappersarbetet och förbättra effektiviteten. E-signaturer ger också snabbare tillgång till finansiella dokument, förbättrar efterlevnaden och erbjuder en verifieringskedja för att spåra signaturer och godkännanden.

    Klicka här för att läsa mer om de specifika funktioner som ekonomiteamen har störst nytta av.

    Funktioner att titta på när du väljer den bästa programvaran för e-signering

    Webbläsarbaserat kontra PDF-baserat skapande av avtal

    Välj en programvara som låter dig skapa avtal i ett dynamiskt webbläsarbaserat format, istället för att bara ladda upp statiska PDF-filer. Denna funktion kommer att gynna dig på kort sikt genom att göra live-redigering och samarbete enklare, och det kommer också att hjälpa dig på lång sikt genom att du kan ladda ner metadata från alla dina kontrakt för att fatta datadrivna beslut.

    Kapacitet för flera team

    Om olika team använder olika programvaror för e-signaturer kan det leda till en mardröm för revision och juridik. Se till att programvaran har kapacitet att uppfylla alla teamens behov och att den kan hantera alla teamens mallar med användarrättigheter så att medarbetarna bara ser de avtal som är relevanta för dem.

    Samarbete och redigering i realtid

    Med distansarbete är det viktigare än någonsin att kunna samarbeta med sina kollegor och motparter direkt i avtalsprogrammet. Med en tjänst som Oneflow kan du redigera live med dina kollegor och lämna interna eller externa kommentarer.

    Avtalsarkiv

    Om du lagrar dina avtal i en programvara som skiljer sig från din sändningsprogramvara tillkommer ytterligare en riskpunkt. Anställda kan glömma att lagra avtalen, lagra dem på fel ställe eller glömma bort dem när de behöver förnyas. Välj en programvara som Oneflow som har automatisk och sökbar lagring och interna påminnelser för alla händelser under avtalets livscykel.

    En kort genomgång av Oneflows plattform för avtalshantering
    En kort genomgång av Oneflows plattform för avtalshantering

    Vanliga frågor om electroniska signaturer

    Vilka är nivåerna för e-signaturer enligt eIDAS?

    Alla signaturer är inte lika bra och förordningen definierar tre nivåer av elektroniska signaturer: “Enkel” elektronisk signatur, avancerad elektronisk signatur och kvalificerad elektronisk signatur. Kraven för varje nivå bygger på kraven för nivån under den, så att en kvalificerad elektronisk signatur uppfyller de flesta kraven och en “enkel” elektronisk signatur de lägsta. Mer information finns här.

    Är elektroniska signaturer juridiskt bindande i mitt land?

    En av de vanligaste frågorna från våra användare är om elektroniska signaturer är juridiskt bindande i de länder där de är verksamma.

    Först och främst är det viktigt att förstå att även om eIDAS-förordningen skapar ett ramverk för att hjälpa företag att utföra säkrare transaktioner till alla länder på den “europeiska inre marknaden” och gränsöverskridande inom EU/EES, varierar de lokala lagstiftningarna i varje land. I många fall har de lokala lagstiftningarna företräde framför eIDAS-förordningarna och dessutom uppdateras lagstiftningarna kontinuerligt.

    Detta innebär att om du inte rådfrågar en advokat som är specialiserad på detta rättsområde i det land där du är verksam, kommer allt du läser på Internet att ha en friskrivningsklausul av typen “detta är inte en juridisk rådgivning” för att undvika tvister.

    Oneflow utvecklar, säljer och implementerar digitala system för avtalshantering och automatisering. Vi, som tillhandahåller en SaaS-plattform för avtalsautomatisering, liksom många leverantörer av elektroniska signaturer i branschen, är inte i någon trovärdig position för att ge råd till någon eller något företag i juridiska frågor.

    Det enda vi kan göra är att informera dig om hur Oneflow fungerar, hur de olika signaturnivåerna implementeras och på vilka grunder systemet fungerar. Det kommer alltid att vara upp till dig som användare att se till att du använder rätt typ av signatur för din typ av dokument och omständighet.

    Hur överensstämmer elektroniska signaturer i Oneflow med signaturnivåerna i eIDAS-förordningen?

    Oneflow erbjuder elektroniska signaturer på enkel (Simple Electronic Signature, SES) och avancerad nivå (Advanced Electronic Signature, AdES).

    Den enkla nivån har inga krav utöver “uppgifter i elektronisk form som är bifogade eller logiskt associerade med andra uppgifter i elektronisk form och som används av undertecknaren för att underteckna” (eIDAS artikel 3). Alla våra enkla signaturer gör detta och mycket mer. Vi samlar också in flera datapunkter för varje signatur, vilket gör att även den enkla nivån i många fall är säkrare än en traditionell handskriven signatur.

    Den avancerade nivån ställer strikta krav på identifiering av undertecknaren och dennes kontroll över underskriftsmedlen. I Oneflow hanteras detta genom de olika e-legitimationer som kan användas för signering. Vi inkluderar också den faktiska signaturen, som vi får av eID-leverantören, i det undertecknade avtalet så att den senare kan kontrolleras och valideras.

    Som beskrivs ovan, i avsnittet “Hur gäller eIDAS-förordningen för EU/EES och utanför?”, erbjuder Oneflow inte juridisk rådgivning och kan inte berätta vilken typ av underskrift du behöver i ditt specifika fall (typ av dokument och omständighet).

    Vilka är skillnaderna mellan elektroniska sigill och elektroniska signaturer?

    Den rättsliga ramen och det tekniska genomförandet för sigill är i de flesta avseenden identiska med signaturer. Den största skillnaden mellan de två är att signaturer innebär en juridisk avsikt från undertecknarens sida, vilket inte är fallet för sigill.

    De tre signaturnivåerna, SES, AdES och QES, finns även för sigill och har något förvirrande samma namn, nämligen Simple Electronic Seal (SES), Advanced Electronic Seal (AdES) och Qualified Electronic Seal (QES).

    Vilka är de tre typerna av elektroniska signaturer?

    Det finns olika typer eller nivåer av elektroniska signaturer enligt eIDAS-förordningen: SES (Simple Electronic Signature), AdEs (Advanced Electronic Signature) och QES (Qualified Electronic Signature).

    SES (Simpel elektronisk signatur)

    Definitionen av en elektronisk signatur enligt svensk och EU-lagstiftning innebär att “avser uppgifter i elektronisk form som är fogade till eller logiskt associerade med andra uppgifter i elektronisk form och som används av undertecknaren för att underteckna” (eIDAS-förordningen artikel 3).

    Eftersom det inte finns några specifika säkerhetskrav fastställda i lag är det inte möjligt att fastställa det rättsliga värdet av en sådan signatur utan att utvärdera den metod och säkerhet som tillämpas i det specifika fallet.

    AdEs (Avancerad elektronisk signatur)

    Som namnet antyder är det en avancerad form av signatur som erbjuder mer säkerhet än en enkel elektronisk signatur. Den kan också identifiera den person som har undertecknat dokumentet.

    Med denna typ av e-signatur kan du upptäcka om någon har manipulerat signaturen efter att undertecknaren har satt den på dokumentet. Dessa signaturer görs säkra med hjälp av kryptografiska nycklar.

    Enligt eIDAS-förordningen innebär en avancerad elektronisk signatur “en elektronisk signatur som uppfyller följande krav:

    1. Den är unikt kopplad till undertecknaren;
    2. Alla parter kan identifiera undertecknaren;
    3. den bör skapas med hjälp av skapande av elektroniska signaturdata som undertecknaren med hög grad av förtroende kan använda under sin egen kontroll. Och
    4. den är kopplad till de uppgifter som undertecknats med den på ett sätt som gör att alla efterföljande ändringar av uppgifterna kan upptäckas.

    QES (Kvalificerad elektronisk signatur)

    I eIDAS-förordningen definieras kvalificerad elektronisk signatur som en avancerad elektronisk signatur som skapas av en kvalificerad enhet för skapande av elektroniska signaturer. som är baserad på ett kvalificerat certifikat för elektroniska signaturer”.

    Dessa signaturer är avancerade e-signaturer men måste uppfylla vissa EU-standarder. (bl.a. baserade på ett s.k. kvalificerat certifikat), vilket innebär att de erbjuder ytterligare skyddskontroller jämfört med de avancerade motsvarigheterna.

    Du skapar denna signatur med hjälp av en enhet som är särskilt utformad för att skapa e-signaturer. En domstol måste normalt tillerkänna dessa certifikat samma rättsliga värde som en handskriven namnteckning.

    Boka en demo av Oneflow

    Upptäck hur digitala avtal sparar tid och pengar samtidigt som de minskar administrativt arbete.

    Boka en demo av Oneflow

    Upptäck hur digitala avtal sparar tid och pengar samtidigt som de minskar administrativt arbete.
    Få en demo
    Fyll i dina uppgifter i formuläret så kontaktar vi dig inom kort.

    *” anger obligatoriska fält

    Opt Out

    Liknande artiklar

    Nyheter & event

    Håll koll på alla dina avtalshändelser med Oneflows kalendervy

    Avtal

    Vilka är de bästa alternativen till Dropbox Sign (HelloSign) 2024?

    Avtal

    Elektroniska och traditionella avtal: En praktisk jämförelse

    Elektroniska signaturer

    Top 10 program för e-signering som finns 2024

    Avtal

    Bästa strategierna för framgångsrika avtalsförhandlingar

    Avtal

    Fördelarna med standardiserade avtal

    Nyheter & event

    Sex tips för att överleva och utvecklas år 2024

    Avtal

    För att ett avtal ska vara giltigt måste det…