Elektronisk signatur: Fördelarna och hur det fungerar

Visste du att termen elektronisk signatur kan referera till ett brett spektrum av signeringsmetoder? Det inkluderar allt från enkla e-signaturer till avancerade, juridiskt bindande digitala signaturer. Ja, det är en skillnad på e-signaturer och digitala signaturer! Läs mer om det längre ned.

I den här artikeln förklarar vi vad varje typ av elektronisk signatur innebär och hjälper dig att bestämma vilken du ska använda när. Vi förklarar också alla fördelar med e-signering, till att börja med ökad effektivitet och förbättrad säkerhet.

Vi visar dig också hur du skapar dina egna elektroniska signaturer så att du kan hantera dina dokument mer effektivt.

Vad är en elektronisk signatur?

En elektronisk signatur är ett kostnadseffektivt och säkert sätt att snabbt få elektroniska dokument signerade.

Om du nu frågar dig själv – är en elektronisk signatur juridiskt bindande? Jajemen, den goda nyheten är att de faktiskt är juridiskt bindande i de allra flesta länder runt om i världen och kan ha samma vikt och rättsliga verkan som en handskriven signatur.

Se även följande: Handskriven signatur vs elektroniska signaturer

Elektronisk signatur vs digital signatur – vad är skillnaden?

Du kanske har hört termerna ”elektronisk signatur” och ”digital signatur” användas som om de betyder samma sak, men de är inte helt lika.

En elektronisk signatur kan vara så enkel som en skannad bild av din signatur eller till och med den signatur du använder längst ner i dina e-postmeddelanden.

En digital signatur är en typ av elektronisk signatur som använder särskild teknik för att hålla dokument säkra och säkerställa att de inte har ändrats. Tänk på det som en säker kod som läggs till i ett dokument, ungefär som en högteknologisk version av din handskrivna signatur.

Skapa och hantera elektroniska signaturer med Oneflow

Om du letade efter elektroniska signaturer online stötte du förmodligen på olika lösningar. Nu undrar du säkert – vad är skillnaden mellan dem?

De viktigaste skillnaderna mellan olika verktyg för e-signering är när det gäller deras användarvänlighet, säkerhetsnivå, prissättning och andra funktioner de tillhandahåller.

Oneflow är en superanvändarvänlig och mångsidig lösning som gör att du kan signera avtal online och skapa olika typer av elektroniska signaturer: från standard- och handskrivna signaturer till eID:er.

Men det är mycket mer än så. Oneflow är ett omfattande verktyg för automatisering av avtal som låter dig ta kontroll över hela hanteringen av avtalslivscykeln. Det levereras med massor av mallar för alla typer av dokument, så att du kan skapa, signera, spåra och hantera dina dokument på ett och samma ställe.

Det sticker ut från andra verktyg eftersom du kan skapa flera typer av elektroniska signaturer med bara ett klick. Välj bland:

• Standard e-signatur (SES): Det här är det mest populära alternativet för situationer där du snabbt behöver skriva under något. Vi förser dig med en krypterad länk så att du kan signera med bara ett klick.
• Handskriven signatur: Om du föredrar så kallade bläcksignaturer bör du kolla in Oneflows handskrivna signaturfunktion. Med den kan du antingen rita din signatur för hand eller välja ett av de många tillgängliga teckensnitten. Vår handskrivna signatur är inte bara snygg, utan viktigast av allt, den har samma juridiska giltighet som en vanlig elektronisk signatur.
• Verifiering via SMS: Om du vill verifiera en undertecknares identitet kan vi skicka en 6-siffrig kod via SMS.
• Elektroniskt ID: Om du behöver ytterligare ett lager av säkerhet och identifiering kan du välja eID. Oneflow har eID:s för många länder, inklusive Storbritannien och de flesta EU-länder.

Här är vad mer som är möjligt med Oneflow:

• Skapande av avtal med hjälp av mallar
• Samarbete i realtid, före och efter sändning
• Förvaring av avtal i ett organiserat arkiv
• Inställning av interna påminnelser för uppsägningsperioder
• Export av bearbetningsbara data om villkoren i dina avtal

En steg-för-steg-guide för att skapa elektroniska signaturer

Nu när du vet vad vårt verktyg erbjuder är det dags att se det i aktion. Så här gör du för att skapa en elektronisk signatur med Oneflow.

1. Skapa ett kostnadsfritt konto och fyll i dina uppgifter.
2. Klicka på Marketplace i menyn på vänster sida.

3. Du kommer att se en mängd olika tillägg. Klicka på tillägget Handskriven signatur för att aktivera det (oroa dig inte, du behöver inte betala något extra).

4. När du ska signera ett dokument har du två alternativ att välja mellan. Först kan du rita din egen signatur med hjälp av musen eller pekplattan.

5. Om du vill att det ska se mer polerat ut skriver du bara ditt namn och väljer ett typsnitt som du gillar bland Oneflows olika stilar.

6. Du kan förhandsgranska flera versioner tills du hittar den som du gillar bäst. Klicka sedan på knappen Skriv under så är du klar.

Vi har också detaljerade guider om hur du konverterar din befintliga signatur till en e-signatur:

• Så här konverterar du en signatur till en e-signatur
• Hur konverterar man bild till signatur
• Så konverterar du JPEG/PNG-bilder till en e-signatur

De olika typerna av e-signaturer

Oneflow erbjuder både enkla (SES) och avancerade elektroniska signaturer (AdES). Det första alternativet finns i många former, bland annat följande.

Standard e-signatur

Det här är den vanligaste formen av elektronisk signatur, där du signerar dokument med ett klick på en knapp via en privat, krypterad länk. Klicka här för att se hur du signerar en PDF online gratis.

SMS

Om du väljer att signera dokument med ett SMS får undertecknaren ett meddelande med en sexsiffrig kod som de använder för att bekräfta sin identitet när de signerar avtalet.

Handskriven signatur

En handskriven signatur är också känd som bläcksignatur och kan vara bekväm när du vill att din undertecknare ska signera ”på samma enhet”. Med denna metod kan man rita eller skriva sin signatur och den har samma rättsliga verkan som en vanlig elektronisk signatur.

Klicka här för att läsa mer om hur du skapar en handskriven signatur online eller hur du skapar en kursiv e-signatur.

Elektronisk identifiering

Med den här metoden kan du och din motpart underteckna era avtal med hjälp av elektroniskt ID. För att tillhandahålla säkra och tillförlitliga eID:er och avancerade signaturer i ett stort antal länder samarbetar vi med Signicat, den ledande eID-mäklaren i EU/EES och en kvalificerad leverantör av förtroendetjänster.

Är elektroniska signaturer säkra?

I Europa är e-signaturer också trygga och säkra, tack vare den omfattande lagstiftningen som reglerar deras användning. Här spelar förordningen eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) en central roll. Den trädde i kraft 2016 och har harmoniserat reglerna för elektroniska signaturer inom EU:s medlemsstater, vilket skapar en enhetlig rättslig grund för digitala transaktioner över gränserna.

eIDAS säkerställer att elektroniska signaturer inte kan avfärdas i domstol enbart för att de är digitala, och delar in dem i tre nivåer: enkla, avancerade och kvalificerade elektroniska signaturer. Kvalificerade signaturer, som uppfyller strikta tekniska och juridiska krav, har samma rättsliga status som en handskriven signatur och anses vara den säkraste typen.

För att en e-signatur ska vara giltig enligt eIDAS måste den:

1. Vara kopplad till undertecknaren på ett unikt sätt.
2. Möjliggöra identifiering av undertecknaren.
3. Vara skapad med hjälp av data som undertecknaren har kontroll över, såsom en säker digital nyckel.

Denna förordning går längre än amerikanska lagar som UETA och E-Sign Act genom att standardisera och reglera även de tekniska aspekterna av signaturer och tillhörande infrastruktur, såsom kvalificerade certifikat och tillitsleverantörer.

Tack vare eIDAS är elektroniska signaturer nu integrerade i många sektorer i Europa, från bank- och försäkringsindustrin till offentlig förvaltning. Dessutom underlättar den gränsöverskridande digitala transaktioner inom EU, vilket stärker den digitala inre marknaden och förenklar för både företag och medborgare.

Om du är intresserad av att utforska detta ytterligare har vi fler artiklar som djupdyker i ämnet:

Vilka är fördelarna med att använda elektroniska signaturer?

Här är de tre främsta skälen till att införa elektroniska signaturer.

Påskynda signeringstiden

När du förhandlar om avtal kan processen med att skriva ut, underteckna och posta ta dagar, om inte veckor. När mottagaren väl har fått dokumenten måste de upprepa samma åtgärder innan du kan ta emot dokumentet.

Detta fram och tillbaka är frustrerande och tidskrävande. Med ett digitalt avtal kan du avsluta en affär inom några minuter med hjälp av signaturer i elektronisk form. Programvara för digitala avtal som Oneflow gör det också möjligt att redigera dokumentet efter att det har skickats, så att du inte behöver skriva om och ladda upp ett avtal varje gång du gör ändringar.

Granska och underteckna var som helst

Den moderna världen älskar tanken på att vara på språng. Gör det enkelt för din motpart att granska och underteckna ditt avtal var som helst. Låt dem underteckna det från vilken enhet som helst – en mobiltelefon eller bärbar dator – var de än befinner sig så länge det finns internet. E-signaturer gör det enkelt för vem som helst att underteckna dokument var som helst.

Klicka här för att lära dig hur du gör en signatur på en dator eller på en Mac.

Var säker och garantera efterlevnad

Ändra hela processen för avtalssignering från en tråkig manuell uppgift till en strömlinjeformad elektronisk process, vilket minskar risken för kostsamma fel och juridiska konsekvenser. Med en programvara för automatisering av digitala avtal som Oneflow kan du ha anpassningsbara användarbehörigheter, BankID-signering och interna påminnelser för att hålla dig kompatibel och säker.

Läs mer om dessa 16 skäl till att börja använda elektroniska signaturer och e-avtal.

Vilka avdelningar drar nytta av e-signaturer?

Elektroniska signaturer kan användas i alla branscher. Här är några exempel på hur de kan användas för att förenkla processen för dina kunder och öka medarbetarnas produktivitet inom olika sektorer av ditt företag.

Sälj

E-signaturer effektiviserar försäljningsprocessen genom att eliminera behovet av fysiskt pappersarbete och manuell signering. Säljteam kan skicka överenskommelser, avtal och förslag till kunder elektroniskt, vilket ger snabbare handläggningstider. E-signaturer förbättrar kundupplevelsen genom att minska förseningar och förenkla signeringsprocessen, vilket i slutändan leder till snabbare affärsavslut och ökade intäkter.

HR

HR-avdelningar hanterar många dokument som kräver underskrifter, t.ex. anställningsavtal, erbjudandebrev, introduktionsformulär och personalpolicys. E-signaturer förenklar HR-arbetsflödet genom att möjliggöra digital signering av dokument och eliminera utskrift, skanning och fysisk lagring. Detta förbättrar effektiviteten, sparar tid, minskar antalet fel och förbättrar upplevelsen för den anställde.

Om du vill lära dig mer om de specifika funktioner som HR-team har störst nytta av kan du läsa mer om våra lösningar för HR.

IT och ops

IT- och driftteam hanterar ofta kontrakt, leverantörsavtal, servicenivåavtal och andra operativa dokument. Med hjälp av e-signaturer kan dessa avdelningar effektivisera processerna genom att digitalisera signeringen av dokument. IT-team kan också dra nytta av e-signaturer när de ska få godkännande för systemändringar, programvarudistribution eller åtkomstbehörigheter. E-signaturer minskar de administrativa kostnaderna, förbättrar efterlevnaden och gör det möjligt att fatta snabbare beslut.

För mer information om de specifika funktioner som IT&Ops-team har störst nytta av, kolla in våra lösningar för IT och ops.

Juridik

Juridiska avdelningar hanterar ofta avtal, sekretessavtal, juridiska meddelanden och andra juridiska dokument som alla kräver underskrifter. E-signaturer bidrar till snabbare handläggningstider, ökad säkerhet, förbättrade verifieringskedjor och minskade kostnader i samband med utskrift, frakt och lagring. Lösningarna innehåller ofta avancerade autentiserings- och krypteringsåtgärder som säkerställer det signerade dokumentets integritet och äkthet.

Finans

Ekonomiavdelningar hanterar olika finansiella avtal, till exempel fakturor, inköpsorder, leverantörsavtal och utläggsrapporter. Implementering av e-signaturer förenklar processerna genom att möjliggöra digital signering, minska pappersarbetet och förbättra effektiviteten. E-signaturer ger också snabbare tillgång till finansiella dokument, förbättrar efterlevnaden och erbjuder en verifieringskedja för att spåra signaturer och godkännanden.

Om du vill läsa mer om de specifika funktioner som ekonomiteam har störst nytta av, klicka här för att upptäcka varför Oneflow är en avtalsplattform för alla avdelningar.

Det här var bara några av de avdelningar som kan dra nytta av att använda e-signaturer, men listan är mycket längre.

Se även:

• E-signaturer inom fastighetsbranschen
• Elektroniska signaturer för inköp
• Hur e-signaturer gynnar redovisning

Vilka funktioner ska man leta efter i lösningar för elektroniska signaturer?

Du bör välja ett verktyg för e-signering som passar dina behov och som överensstämmer med lagarna om elektroniska signaturer i din bransch och i ditt land. Här är några universella funktioner som du kan leta efter:

• Webbläsarbaserat vs PDF-baserat skapande av avtal: Välj en programvara som gör att du kan skapa avtal i ett dynamiskt webbläsarbaserat format, istället för att bara ladda upp statiska PDF-filer. Den här möjligheten kommer att gynna dig på kort sikt genom att göra det enklare att redigera och samarbeta i realtid. Men det kommer också att hjälpa dig på lång sikt genom att du kan ladda ner metadata från alla dina avtal för att spåra ändringar och optimera nya dokument baserat på historiska data.
• Kapacitet för flera team: Att ha olika team som använder olika leverantörer av elektroniska signaturer kan leda till en revisionsmässig och juridisk mardröm. Se till att din programvara kan uppfylla alla dina teams behov och vara värd för alla dina olika teams mallar med användarrättigheter. På så sätt ser de anställda bara de avtal som är relevanta för dem för att undvika förvirring och integritetsfrågor.
• Samarbete och redigering i realtid: När distansarbete blir allt vanligare är det viktigare än någonsin att kunna samarbeta med dina kollegor och motparter direkt i avtalsprogrammet. Med en tjänst som Oneflow kan du redigera dokument i realtid tillsammans med dina kollegor och lämna interna eller externa kommentarer.
• Avtalsarkiv: Att lagra dina avtal i en annan programvara än den du använder för att skicka innebär ytterligare en risk. Anställda kan glömma att spara den senaste versionen av ett avtal, lagra det på fel plats eller glömma bort det när det behöver förnyas. Välj ett verktyg med automatisk, sökbar lagring och interna påminnelser för alla avtalshändelser i livscykeln.

Slutsats

Hantering av signaturer kan ofta kännas överväldigande, särskilt med tanke på den mängd avtal som företag hanterar. Det är här e-signeringar kommer in i bilden och effektiviserar signeringsprocessen och förbättrar säkerheten.

Men Oneflow är mycket mer än bara ett verktyg för e-signering. Tänk på det som flera verktyg i ett. Med Oneflow kan du skapa, redigera och signera dokument utan att behöva byta verktyg.

Oneflow framstår som en modern, säker och användarvänlig lösning för avtalshantering som levereras med många mallar och olika format för e-signaturer, inklusive elektroniska och handskrivna signaturer.

Prova Oneflow gratis och förändra dina avtalsprocesser till det bättre!