Skip to content

Avtal

Signering av avtal online: Den guide du behöver

Att underteckna avtal på traditionellt sätt, med penna och papper (eller till och med PDF), kan vara otroligt långsamt och tråkigt. Om du fortfarande använder dessa föråldrade metoder är det hög tid att du får uppleva glädjen med signera avtal online. Det är inte bara en effektivare metod, utan ger också mer säkerhet.

1. Vad innebär det att skriva avtal online?

PDF-filer har funnits sedan 1993 och har revolutionerat avtalsvärlden. PDF-filer har definitivt blivit en källa till friktion i avtalshanteringsprocessen och kan verkligen göra saker och ting långsammare. Även om det fortfarande inte är lika mödosamt som att använda pappersavtal, är PDF-filer statiska dokument. Det innebär att all data som finns i dem är instängd och inte enkelt kan redigeras.

Vid signerande av avtal online används en digital signatur eller elektronisk signatur (e-signatur). Dessa två termer bör dock inte förväxlas. I huvudsak bör du tänka på en digital signatur som den teknik med vilken signaturen tillämpas och elektroniska signaturer som typen av signatur.

De flesta elektroniska signaturer idag görs med en digital signatur, men det betyder inte att de måste vara det. Om du till exempel skriver din signatur på en dator med en penna eller en mus räknas detta som en elektronisk signatur, men inte som en digital.

Vad är en digital signatur? Det är i princip en matematisk teknik som används för att garantera att ett meddelande eller en uppgift är författare och att den är okränkbar. I det här fallet talar vi om signaturen på ett avtal, men det kan också omfatta saker som e-post eller banktransaktioner.

Signering av avtal online: En komplett guide

2. Hur undertecknar man ett avtal online?

Det är mycket talande att sökvolymen för “signera pdf online” är miljontals (och att det har ett högt CPC – tro oss). Själva processen är dock otroligt enkel. Det finns många tjänster som gör att du kan signera ett avtal online.

Följ bara de här enkla stegen:

  1. Skapa det avtal som du tänker signera med hjälp av en dokumentredigerare (t.ex. Google Docs eller Microsoft Word). Exportera sedan som PDF.
  2. Välj en giltig leverantör av elektroniska signaturer här.
  3. Låt oss säga att du väljer Oneflow (du kan skapa ett konto här).
  4. Verifiera din e-postadress – klicka på länken i Oneflow-e-postmeddelandet och slutför registreringen genom att fylla i de obligatoriska fälten.
  5. Ta-da! Du är inne. Välj “skapa nytt avtal” och välj “PDF-mall”.
  6. Ladda upp den PDF-fil som du vill signera till mallen.
  7. Lägg till motpartens e-postadress i den högra panelen och ditt avtal är redo att skickas! Du kan också inkludera personliga meddelanden eller till och med lägga till en video till avtalet från Oneflow-plattformen.
  8. Du kommer automatiskt att meddelas när din motpart tar emot, öppnar eller undertecknar ditt PDF-avtal.
  9. Skriv under avtalet och voilà! Du har just signerat ett PDF-dokument online med en juridiskt bindande elektronisk signatur.
  10. Det signerade PDF-avtalet kan laddas ner via det e-postmeddelande som Oneflow skickar automatiskt efter att det har signeras av alla parter.

3. Onlineavtal som signeras på ett säkert sätt

Digitala signaturer är en mycket säkrare signeringsmetod, men det finns ytterligare försiktighetsåtgärder som du kan vidta för att öka säkerheten. Vi har sammanställt några tips här för att hjälpa dig att göra det:

Använd en välrenommerad leverantör av digitala signaturer: Välj en leverantör som erbjuder ett användarvänligt gränssnitt, en säker plattform och bra kundsupport.

Håll programvaran uppdaterad: Kontrollera regelbundet om det finns uppdateringar, eftersom de ofta innehåller säkerhetskorrigeringar som en föråldrad version inte kan tillhandahålla.

Dela inte med dig av din privata nyckel: Din privata nyckel är kärnan i säkerheten för din digitala signatur. Se till att förvara denna information på ett säkert ställe och undvik att dela den med någon.

Välj ett starkt lösenord: Använd inte ord eller fraser som är lätta att gissa och försök att ha en blandning av bokstäver, siffror och specialtecken.

Använd tvåfaktorsautentisering: Det har blivit mycket populärt av goda skäl, eftersom det lägger till ett extra säkerhetslager genom att kräva en andra form av verifiering, t.ex. en verifieringskod som skickas till dig via sms eller e-post.

Onlineavtal som signeras på ett säkert sätt

4. A-Ö om att signera avtal online

Att skapa en avtal online är mycket enkelt och kan göras i några få steg. Så här gör du (med Oneflow-plattformen som exempel):

1: Välj din leverantör av digitala signaturer

Först och främst måste du välja en leverantör av digitala signaturer. Det finns en hel del leverantörer där ute, men det är viktigt att välja en som uppfyller dina behov. Helst vill du ha en leverantör som erbjuder ett användarvänligt gränssnitt, en säker plattform och bra kundsupport. Till exempel Oneflow.

2: Skapa ditt konto

När du har valt en leverantör av digitala signaturer måste du skapa ett konto. Vanligtvis ombeds du ange ditt namn, din e-postadress och välja ett lösenord. Oneflow erbjuder ett gratis konto – när du har skapat det får du ett e-postmeddelande där du uppmanas att bekräfta ditt konto.

3: Slutför registreringen

Klicka på länken i e-postmeddelandet som du fick och du kommer att uppmanas att slutföra registreringen av ditt konto.

4: Välj ditt dokument

Du kan nu välja att “skapa ett nytt avtal”. Välj detta och välj sedan “ladda upp PDF”. (Om du inte arbetar från premiumversionen av Oneflow och skapar ett verkligt digitalt avtal!) Du kan nu ladda upp den PDF-fil som du vill signera.

5: Lägg till din(a) motpart(er)

Du kan nu lägga till din motparts e-postadress i den högra kolumnen. När de tar emot, öppnar eller signerar ditt avtal kommer du att meddelas automatiskt.

6: Lägg till personlig anpassning

Innan du skickar kan du lägga till ett personligt meddelande eller en video till mottagaren, med instruktioner eller bara en vänlig hälsning, direkt i Oneflow.

7: Skicka och signera

Du är redo att skicka avtalet till din motpart och skriva under själv – du har nu signerat ditt PDF-avtal med en juridiskt bindande elektronisk signatur!

Det finns ett bättre sätt att signera dina avtal online

Det andra alternativet när det gäller avtal (förutom gammaldags papper och signering av PDF-filer) är digitala avtal. Till skillnad från PDF-filer är dessa HTML-baserade och fullt redigerbara. Istället för att leva med friktionen att skicka avtal fram och tillbaka i all oändlighet med revideringar, kan du arbeta med endast en version, redigera i realtid och undvika förvirring och misstag!

Det är inte heller någon hemlighet att allt fler människor hanterar allt från sina mobiler (70 % av B2B-avtalen undertecknas i telefonen). Om du någonsin har försökt läsa en PDF-fil på din telefon vet du att det inte är roligt.

Med Oneflows HTML-avtal anpassas textstorlek och radbrytningar så att de blir lättlästa. Med dessa verkligt digitala avtal kan du också uppmuntra till förhandling och samarbete genom att lägga till interaktiva fält som mottagaren kan fylla i. Alla ändringar och uppdateringar görs i realtid, som genom magi!

6. Hur man signerar ett avtal i Oneflow

Öppna e-postmeddelandet från avtalsägaren.

När ett avtal har skapats och är redo att undertecknas skickar den person som har skapat det avtalet för signering. Detta utlöser ett e-postmeddelande som landar i din inkorg nästan omedelbart.

Läs igenom och fyll i de obligatoriska fälten

Det första du bör göra är att läsa avtalet. Det första du bör göra är att läsa avtalet, men det skadar aldrig att göra en sista kontroll. Om du hittar ett misstag behöver du inte oroa dig. En stor del av hur man skriver under ett avtal i Oneflow kommer från det faktum att Oneflow-avtal är HTML.

Den goda nyheten är att om du missar ett obligatoriskt fält kommer Oneflow att upptäcka det. Det bästa med att skriva under ett avtal i Oneflow är att plattformen hindrar dig från att av misstag skriva under ett avtal med fel, till skillnad från PDF- eller pappersavtal.

Om något kvantifierbart är inblandat, se till att välja rätt belopp i avtalet om det inte redan har förinställts.

Föreslå ändringar och lämna kommentarer

Du kan lämna kommentarer och föreslå ändringar så många gånger som du behöver. Med Oneflow finns det ingen gräns. Det bästa är att avsändaren kan göra ändringarna direkt, allt i ett och samma avtal. Detta är grundbulten i hur man skriver ett avtal i Oneflow: flexibilitet och smidighet.

Signera när du är nöjd

Oavsett om du vill signera genom att klicka på en knapp med texten “Signera nu”, signera med en ID-app, som BankID, eller använda en handskriven signatur, har Oneflow allt du behöver.

Men det är inte allt. Du kan även ställa in en kronologisk signeringsordning. Det innebär att om du har flera personer som behöver skriva under kan du välja i vilken ordning de ska göra det. Så till exempel kan den sista personen på listan inte underteckna avtalet innan alla andra har gjort det.

Vänta på bekräftelsemeddelandet

Så snart du har undertecknat avtalet får både du och den person som skickade ut det ett e-postmeddelande. Ni kommer också båda att kunna ladda ner avtalet för att behålla det. Men vi rekommenderar att du använder en arkivlösning online.

Du kan lagra alla dina avtal på ett säkert sätt, komma åt dem när som helst med bara några klick och till och med analysera dem för att få insikter i realtid. Oneflow har också automatiska påminnelser. Så när dina avtal ska förnyas får du en påminnelse.

Prev:

Sverige ändrar grundlagen för att tillåta e-signering av regeringsbeslut

Next:

7 saker som du kan göra med Oneflow utöver e-signaturer

Liknande artiklar

Nyheter & event

Håll koll på alla dina avtalshändelser med Oneflows kalendervy

Avtal

Vilka är de bästa alternativen till Dropbox Sign (HelloSign) 2024?

Avtal

Elektroniska och traditionella avtal: En praktisk jämförelse

Elektroniska signaturer

Top 10 program för e-signering som finns 2024

Avtal

Bästa strategierna för framgångsrika avtalsförhandlingar

Avtal

Fördelarna med standardiserade avtal

Nyheter & event

Sex tips för att överleva och utvecklas år 2024

Avtal

För att ett avtal ska vara giltigt måste det…