Hantering av avtalslivscykeln: En komplett guide

Contract Lifecycle Management (CLM) – hantering av avtalslivscykeln – är en viktig del av alla verksamheter. Men att ta reda på hur man kommer igång med det kan kännas överväldigande. Vi har därför sammanställt den här guiden.

Här hittar du allt du behöver veta om Contract Lifecycle Management – vad det är, vilka fördelar det ger och hur man kommer igång med det smidigt.

1. Vad innebär hantering av avtalslivscykeln?
2. Varför är det viktigt?
3. Vilka är faserna i hantering av avtalslivscykeln?
4. Vilka branscher drar nytta av det?
5. Vilka är de bästa metoderna för hantering av avtalslivscykeln?
6. Hur hantering av avtalslivscykeln förbättrar kundförtroendet

Låt oss sätta igång!

1. Vad är livscykelhantering av avtal?

Med hantering av avtalslivscykeln (CLM) avses processen för att hantera alla aspekter av ett avtal, från den inledande utformningen och förhandlingen till dess att det löper ut eller förnyas. Det är mycket som ingår i denna process, bland annat skapande, granskning, godkännande, genomförande, övervakning och analys.

I grund och botten är Contract Lifecycle Management utformat för att hjälpa organisationer att effektivisera sina avtalshanteringsprocesser och säkerställa att de effektivt kan hantera sina avtalsrelationer med kunder, leverantörer, partners och andra intressenter. Genom att implementera ett CLM-system kan organisationer förbättra effektiviteten i sin avtalsshantering, minska riskerna och förbättra sitt övergripande affärsresultat.

CLM-processen inleds vanligtvis med att ett avtal upprättas, vilket innebär att avtalsvillkoren utarbetas och granskas. I detta skede ingår också att förhandla om avtalsvillkoren med den andra parten eller de andra parterna. När man har kommit överens om avtalsvillkoren verkställs avtalet och de inblandade parterna börjar fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter.

Under avtalsövervakningsfasen följer organisationer upp och hanterar avtalets fullgörande för att säkerställa att båda parter uppfyller sina skyldigheter. Detta innebär att övervaka avtalet för efterlevnadsfrågor, spåra viktiga resultatindikatorer (KPI) och identifiera eventuella potentiella risker eller problem som kan uppstå.

Det sista steget i processen för hantering av avtalslivscykeln omfattar avtalsanalys, där organisationer granskar avtalets resultat och bedömer dess övergripande effektivitet. Detta innebär att man analyserar de data som samlats in under avtalsövervakningsfasen och använder denna information för att identifiera områden som kan förbättras och optimeras.

Läs mer här: Vad är avtalshantering: En komplett guide

2. Varför är det viktigt?

Vi kan alla vara överens om att hantering av avtalslivscykeln är en viktig del av alla verksamheter. Det finns en mängd anledningar till detta, varav en del beror på vilken bransch din organisation verkar inom och om det är B2B eller B2C.

Men här är bara 5 mer universella skäl till varför hantering av avtalslivscykeln är viktig:

1. Riskhantering: CLM bidrar till att minska finansiella och juridiska risker genom att säkerställa att alla avtal uppfyller lagstadgade krav och organisationsstandarder. Det hjälper också till att identifiera potentiella risker och möjligheter i avtalets livscykel.
2. Kostnadsbesparingar: Bra hantering av avtal kan leda till betydande kostnadsbesparingar genom optimerade avtalsvillkor och kortare avtalscykeltider. Det hjälper till att identifiera områden där villkoren kan omförhandlas och förbättras, vilket kan leda till kostnadsbesparingar.
3. Förbättrad effektivitet: Avtalsprocessen strömlinjeformas, vilket minskar cykeltiderna och eliminerar flaskhalsar. Detta gör att organisationer kan fokusera på mer strategiska uppgifter och förbättrar den övergripande effektiviteten.
4. Bättre samarbete: Bättre samarbete mellan intressenter som juridik, upphandling och ekonomi underlättas. Det hjälper till att skapa ett centralt arkiv för avtal, så att intressenter kan komma åt och hantera avtal från en enda plats.
5. Förbättrad synlighet: CLM ger ökad insyn i hela avtalslivscykeln, så att organisationer kan spåra avtalsstatus, övervaka prestanda och identifiera förbättringsområden.

3. Vilka är faserna i hantering av avtalslivscykeln?

Undrar du vilka faser som ingår i hantering av avtalslivscykeln? Beroende på vem du frågar, och i vilken bransch de arbetar, kan du få lite olika svar på den här frågan. Men generellt sett finns det 6 faser i avtalslivscykelhanteringen:

1. Initiering av avtal: Detta är den första fasen i avtalslivscykeln, där behovet av ett nytt avtal identifieras och avtalsförfrågan initieras. Denna fas kan omfatta identifiering av viktiga intressenter, insamling av krav och skapande av ett business case för att motivera avtalet.
2. Utarbetande av avtal: I denna fas skapas eller utarbetas avtalet. Detta kan innebära förhandlingar om villkor och bestämmelser, granskning av lagar och andra författningar samt godkännande av berörda parter.
3. Granskning och godkännande av avtalet: När avtalet har utarbetats granskas det av jurister och andra berörda parter för att säkerställa att det är juridiskt korrekt och uppfyller kraven från alla inblandade parter. Avtalet kan revideras eller ändras efter behov, och det slutliga godkännandet erhålls.
4. Genomförande av avtalet: Denna fas omfattar det faktiska undertecknandet och genomförandet av avtalet. Detta kan innebära utbyte av underskrifter, registrering av avtalet i ett avtalshanteringssystem och distribution av kopior till alla berörda parter.
5. Övervakning av avtalets resultat och uppföljning: När avtalet väl har undertecknats är det viktigt att övervaka och hantera dess resultat. Detta innebär att spåra nyckeltal, se till att avtalsförpliktelserna uppfylls och ta itu med eventuella problem som uppstår.
6. Förnyelse eller uppsägning av avtal: När avtalet närmar sig sitt utgångsdatum kan parterna besluta att förnya eller säga upp avtalet. Denna fas kan omfatta förhandlingar, utarbetande av ett nytt avtal eller uppsägning av det befintliga avtalet.

Läs även: B2B-försäljningsstrategier för att växa ditt företag 2023

4. Vilka branscher drar nytta av det?

Nästan alla branscher kan dra nytta av programvara för hantering av avtalslivscykeln, oavsett om de är verksamma inom B2B eller B2C. Här är bara några av de branscher som kan dra nytta av programvara för hantering av avtalslivscykeln:

1. Finansiella tjänster: Finansbranschen är hårt reglerad och regelefterlevnad har högsta prioritet. Contract Lifecycle Management kan hjälpa finansinstitut att hantera sina avtal och se till att de följer relevanta bestämmelser samtidigt som riskerna minskas. Dessutom kan CLM hjälpa organisationer inom finansiella tjänster att minska kostnaderna för avtalshantering genom att automatisera uppgifter som att skapa, förhandla och förnya avtal.
2. Tung industri: Tillverkningsindustrin är i hög grad beroende av avtal med leverantörer, distributörer och andra partners. Contract Lifecycle Management kan hjälpa tillverkningsföretag att hantera dessa avtal mer effektivt genom att ge större insyn i avtalsvillkor och skyldigheter, förbättra avtalsefterlevnaden och effektivisera avtalsadministrationen. Med CLM kan tillverkningsföretag minska risken för störningar i leveranskedjan och förbättra sin övergripande operativa effektivitet.
3. SaaS-teknik: När det gäller SaaS kan avtalsförnyelser vara livsavgörande. Ju längre en kund stannar, desto större vinst gör verksamheten. Att ha ordentliga processer för hantering av avtalslivscykeln på plats kan hjälpa till med förnyelser, förhandlingar och, framför allt, att sälja mer. SaaS är en av de branscher som verkligen kan dra nytta av hantering av avtalslivscykeln.
4. Försäkringar: Försäkringsbolag använder avtal för allt från försäkringsavtal till leverantörsavtal. Hantering av avtalslivscykeln kan bidra till att alla avtal hanteras effektivt, vilket minskar driftskostnaderna och förbättrar efterlevnaden. Du kan även använda mallar för att se till att du har ett brett utbud av avtal att tillgå, beroende på försäkringsprocessen.
5. Icke-statliga organisationer: Icke-statliga organisationer måste ofta underteckna många avtal internationellt och, beroende på deras arbetsområde, även med kort varsel. Hantering av avtalslivscykeln kan täcka allt detta, från insamlingsavtal till leverantörsavtal. Det kan bidra till att säkerställa att alla avtal hanteras effektivt, minska driftskostnaderna och förbättra efterlevnaden i olika jurisdiktioner.

Detta är bara 5 exempel. Alla branscher som använder avtal mycket kan dra nytta av en väl genomförd hantering av avtalslivscykeln.

Läs också: En grundläggande guide om elektroniska signaturer och vad som gör dem lagliga

5. Vilka är de bästa metoderna för hantering av avtalslivscykeln?

Det kan vara svårt att veta var man ska börja när man ska sätta upp en livscykelhantering för avtal. Här är några av våra bästa tips som hjälper dig att komma igång:

1. Upprätta en tydlig process för avtalshantering – En väldefinierad process för att skapa, granska, godkänna, verkställa och löpande hantera avtal är avgörande för att säkerställa att alla avtal hanteras konsekvent och effektivt.
2. Definiera roller och ansvarsområden – Genom att tydligt definiera roller och ansvarsområden för alla som är involverade i avtalshanteringsprocessen säkerställer man att alla vet vad som förväntas av dem och hjälper till att undvika förvirring eller missförstånd.
3. Använd programvara för avtalshantering – Programvara för avtalshantering kan automatisera och effektivisera många aspekter av avtalshanteringsprocessen, inklusive skapande, granskning, godkännande och övervakning av avtal.
4. Skapa ett avtalsarkiv – En central plats där avtalen lagras och är lättillgängliga gör det lättare att spåra avtalsstatus, tidsfrister och annan viktig information.
5. Implementera spårning och rapportering av avtal – Spårning och rapportering säkerställer att avtal hanteras effektivt och att alla inblandade fullgör sina skyldigheter. Detta inkluderar spårning av avtalsstatus, tidsfrister och andra viktiga milstolpar.
6. Säkerställa avtalsefterlevnad – Undvik juridiska och finansiella risker genom att övervaka att avtalsenliga skyldigheter efterlevs och vidta åtgärder vid behov.
7. Upprätta tydliga kommunikationskanaler – Se till att alla parter som är involverade i avtalshanteringsprocessen är informerade och uppdaterade om avtalsstatus, ändringar och annan viktig information.

6. Hur hantering av avtalslivscykeln förbättrar kundförtroendet

Har du någonsin haft en dålig erfarenhet av ett företags avtalshantering? Kanske hade du svårt att skriva under elektroniska avtal, eller så fick du ett gammalt avtal skickat till dig. I fall som dessa kan ett företags dåliga avtalspraxis bli dess fall. Så här kan CLM-programvara ändra på det.

1. Snabbare hantering av dokument: Verktyg för avtalshantering hjälper till att påskynda hela livscykeln för dokument. Det tar vanligtvis 20-30 dagar för ett företag att färdigställa, slutföra och signera ett avtal. CLM-verktyg är bra då de kan förkorta den tiden avsevärt. Eftersom det också är ett utmärkt verktyg för hybridarbete spelar det ingen roll var kunden eller annan part befinner sig. Ni kan få dokument färdigställda och signerade online, vilket ökar hastigheten och effektiviteten. Ju snabbare du får avtal och dokument klara, desto nöjdare blir dina kunder och desto tidigare kan du inleda relationen.
2. Mer tillförlitliga avtal: Genom att implementera ett system för hantering av avtalslivscykeln får man också mer tillförlitliga och uppdaterade avtal. Att ge en kund ett inaktuellt avtal innebär många utmaningar för relationen. I bästa fall måste du uppdatera det och gå igenom hela avtalslivscykeln igen. I värsta fall kör du på ett felaktigt avtal, vilket kan innebära problem för både dig och din kund. Detta kommer med stor sannolikhet att påverka relationen och kundens förtroende för dig som tjänsteleverantör.
3. Word-of-mouth: “Word-of-mouth”, rekommendationer och spridning från en person till en annan, är fortfarande ett av de bästa sätten att bygga ett varumärke. Det finns flera sätt som din CLM-programvara kan hjälpa dig att förbättra word-of-mouth. Genom att ha bra processer för hantering av avtalslivscykeln förbättrar du kundresan enormt och ger människor större anledning att berätta för sina vänner om hur smidigt det är att arbeta med dig.
4. Färre mänskliga fel i avtalen: Processen för hantering av avtalslivscykeln tar bort alla mänskliga fel som kan påverka företaget negativt. Oavsett om det rör sig om skrivfel eller bristfälliga förklaringar av villkor kan du minimera eller undvika dem genom att automatisera delar av processen för avtalsgenomförande.
5. Undvik potentiella juridiska problem: När företag har dåliga rutiner för avtalshantering kan det leda till juridiska problem. Oavsett om det är litet eller stort kan en rättslig fråga innebära många problem för ett företags rykte. Projekt och avtal ska vara svartvita och lika tydliga som dag ett. Genom att ha en bättre process för hantering av avtalslivscykeln för att effektivisera avtalsrevisioner och efterlevnad, kommer du att vara på en bättre plats både ur juridisk och PR-synpunkt.

Läs även: E-signering av en PDF online jämfört med att signera en PDF för hand

Sammanfattningsvis

Contract Lifecycle Management (CLM) är en viktig process för företag som säkerställer att avtal hanteras effektivt och ändamålsenligt under hela livscykeln. Genom att implementera ett CLM-system kan organisationer effektivisera sina avtalshanteringsprocesser, förbättra sina affärsresultat, minska riskerna och spara kostnader.

Faserna i avtalets livscykel omfattar initiering, utarbetande, granskning och godkännande, genomförande, prestanda och övervakning samt förnyelse eller uppsägning. Det finns också många fördelar med hantering av avtalslivscykeln. Till dessa hör förbättrad efterlevnad, ökad effektivitet, förbättrat samarbete, bättre synlighet och förbättrad analys.

Att implementera ett system för hantering av avtalslivscykeln kan kännas skrämmande, men genom att följa bästa praxis och välja rätt programvara kan företag optimera sin avtalshantering och dra nytta av fördelarna. Fördelarna med CLM är universella i de flesta branscher, vilket gör det till en avgörande process för alla typer av företag, oavsett storlek eller bransch.

Så om du vill komma igång med CLM, klicka här för att ta reda på mer.