Hantering av avtalslivscykeln (CLM): En komplett guide

Att förhandla, utforma, granska och hantera avtal tar lång tid – särskilt om du gör allt på det förlegade, manuella sättet. Ju större ni blir, desto mer synliga blir problemen. I värsta fall kan ooptimerade avtal inte bara bli en enorm pengaslukare utan också skapa verkliga problem för ett företag – du kan gå miste om möjligheter, försämra dina relationer med befintliga partners osv.

Svaret på dessa problem är bra hantering av avtalslivscykeln, men hur implementerar man det effektivt? Vilka aspekter bör du vara uppmärksam på och vilka verktyg bör du överväga? Läs om att detta i vår guide till hantering av avtalslivscykeln.

Se även: Skapande av avtal: Den enda guide du behöver

Vad är hantering av avtalslivscykeln?

Här är Gartners definition av hantering av avtalslivscykeln (CLM):

”Gartner definierar CLM (Contract Life Cycle Management) som en lösning som proaktivt hanterar avtalsförhandlingar från initiering till förhandling, genomförande, efterlevnad och förnyelse. I det här sammanhanget är ett avtal någon typ av överenskommelse eller bindande dokument som innehåller rättigheter och skyldigheter som påverkar en organisation nu eller i framtiden (t.ex. ett sekretessavtal). CLM-lösningar gör det möjligt för organisationer att skapa, förhandla och lagra avtal i ett centraliserat arkiv. Användningen av dessa lösningar bidrar till att minska organisationens risker genom att möjliggöra efterlevnad av regelverk och policyer, ge styrning över vad som undertecknas och med vem, samt rollbaserad åtkomst till villkor och skyldigheter gentemot tredje part. CLM-lösningar skapar synlighet, konsekvens och effektivitet i avtalsprocessen i hela företaget. Användningsområdena är främst inriktade på delar av processen, t.ex. före och efter signering. Olika avdelningar prioriterar ofta ett visst användningsfall baserat på hur involverade de är i avtalsprocessen.”

På Oneflow håller vi med Gartner om deras syn. Sammanfattningsvis handlar hantering av avtalslivscykeln om att använda specialiserad programvara för att hjälpa organisationer att effektivisera sina avtalsprocesser och se till att de kan hantera sina avtalsrelationer med kunder, leverantörer, partners och andra intressenter mer effektivt, vilket leder till minskade kostnader, färre risker och bättre övergripande effektivitet. Det handlar om att optimera hela processen för avtal.

Hantering av avtalslivscykeln vs avtalshantering

Termerna ”hantering av avtalslivscykeln (CLM)” och ”avtalshantering” tolkas ibland felaktigt som synonymer, men de är i själva verket olika.

Hantering av avtalslivscykeln är en modern och heltäckande metod som ger full insyn i och kontroll över hela avtalshanteringen, från aktiviteter före till efter signeringen. Tanken är att automatisera och optimera varje fas så mycket som möjligt med hjälp av olika avancerade verktyg och tekniker, t.ex. programvara för hantering av avtalslivscykeln.

Avtalshantering är mer begränsad i omfattning. Den fokuserar på skyldigheter och efterlevnad efter genomförandet. Denna metod lämpar sig bättre för företag med begränsade budgetar eller behov. Det kan göras, och görs ofta, manuellt (med hjälp av Excel-ark och Microsoft Word-dokument).

Sammanfattningsvis är hantering av avtalslivscykeln en bredare, mer avancerad och strategisk metod som hjälper företag att hantera avtal och automatisera skapandet, redigeringen och analysen av dem. Det gör det också möjligt för företag att optimera arbetsflödena i avtalsteamet (godkännanden, förfrågningar, avtalsförhandlingar etc.) för att förbättra effektiviteten.

Vilka är fördelarna med hantering av avtalslivscykeln?

Har du någonsin haft en dålig erfarenhet av ett företags avtalshantering? Kanske hade du svårt att signera digitala avtal, eller så fick du ett gammalt avtal skickat till dig. System för hantering av avtalslivscykeln säkerställer att inga misstag sker genom att effektivisera processer under kritiska skeden av avtalscykeln.

Behöver du fler bevis på varför hantering av avtalslivscykeln är så viktig? Här är bara några av fördelarna:

1. Snabbare handläggning av dokument: Enligt vår senaste kundundersökning säger våra kunder att de sparar 90% av sin tid på att slutföra, fullfölja och signera avtal. Det innebär att de har lyckats minska tiden från 20-30 dagar till bara 2-3 dagar. CLM-lösningar kan minska den tiden avsevärt eftersom de är hybrida arbetsverktyg. Oavsett var kunden eller leverantören befinner sig kan de ändå signera dokumentet online.
2. Förbättrad effektivitet: CLM-mjukvara effektiviserar också avtalsprocessen genom att minska cykeltiderna och eliminera flaskhalsar (siloprocesser, långsamma granskningar och godkännanden, problem med synlighet etc.) Detta gör att organisationer kan förbättra den övergripande effektiviteten och fokusera på mer strategiska uppgifter, t.ex. att förhandla fram bättre avtal eller hitta nya affärspartners.
3. Mer tillförlitliga avtal: Ett CLM-system förbättrar avtalens tillförlitlighet och ser till att de är uppdaterade. Ingen vill skapa och skicka avtal som inte blir signerade. Att erbjuda en kund ett inaktuellt avtal kan leda till att er relation blir ansträngd. I bästa fall måste du uppdatera det och gå igenom den tråkiga livscykeln för avtalet igen. Annars arbetar du utifrån ett felaktigt avtal, vilket kan orsaka allvarliga problem längre fram.
4. Bättre tillväxt genom rekommendationer: ”Word-of-mouth”-rekommendationer är fortfarande ett av de bästa sätten att få ett varumärke att växa. En CLM-lösning kan bidra till att göra detta ännu bättre. Effektiva processer för hantering av avtalslivscykeln förbättrar kundresan och ger människor fler anledningar att prata med sina nära och bekanta om hur smidigt det är att arbeta med din lösning.
5. Färre mänskliga fel: Automatisering eliminerar de flesta mänskliga fel som annars skulle kunna påverka företaget negativt (t.ex. tryckfel, dålig förklaring av termer).
6. Minska risker och efterlevnadsproblem: Dålig avtalshantering leder ibland till juridiska problem som kan skada ett företags rykte på många sätt. Projekt och överenskommelser bör vara tydliga som dagen. Hantering av avtalslivscykeln effektiviserar avtalsrevisioner och förbättrar efterlevnaden, vilket ger dig bättre förutsättningar ur juridisk och PR-mässig synvinkel.
7. Kostnadsbesparingar: Bra avtalshantering kan leda till betydande kostnadsbesparingar genom att optimera avtalsvillkoren och minska längden på avtalenscykeln. Det hjälper till att identifiera områden där villkoren kan omförhandlas och förbättras, vilket potentiellt kan leda till kostnadsbesparingar.
8. Bättre samarbete: Ett CLM-verktyg underlättar bättre samarbete mellan intressenter, t.ex. jurister, inköpare och finansteam. Det skapar ett centralt arkiv för avtal, vilket gör att alla kan komma åt dem från samma ställe och förenklar avtalshanteringen.
9. Förbättrad överblick: CLM-programvara ger ökad insyn i hela avtalets livscykel, vilket gör det möjligt för organisationer att spåra avtalets status (inklusive avtalets ikraftträdandedatum), övervaka prestanda och identifiera förbättringsområden.

Läs även följande: Vad är digitala avtal? En komplett guide

Hur fungerar programvara för hantering av avtalslivscykeln?

Enligt G2 Crowd,

”CLM-programvara (Contract Lifecycle Management) används för att effektivisera hela processen för avtalslivscykeln, från innan till efter undertecknandet. Till skillnad från programvara för avtalshantering hjälper CLM-programvara användare att hantera åtgärder efter undertecknandet (eller efter genomförandet), inklusive spårning av åtaganden, prestation och efterlevnad samt tvistlösning. Den här typen av programvara hjälper företag att säkerställa att alla interna och externa parter förstår och uppfyller sina avtalsförpliktelser genom att centralt lagra alla förpliktelsevillkor och all kommunikation. Dessutom ger CLM-mjukvara insyn i hur avtalen uppfylls samt riskreducering för bristande efterlevnad”.

För att få bästa resultat (inklusive de fördelar som anges ovan) måste du investera i automatiseringsverktyg för optimering av avtalens livscykel. En bra lösning bör erbjuda automatiseringsfunktioner, hjälpa dig att förbättra efterlevnaden, generera insikter och erbjuda funktioner för optimering av arbetsflödet.

Oneflow är ett utmärkt exempel på programvara för avtalshantering. Det är intuitivt, mycket enkelt att ansluta till andra system och applikationer och erbjuder många användbara funktioner:

• Spårning – Övervaka processen för att signera avtal, från förberedelse till signering och det som händer efter. Spåra när och hur många gånger de inblandade öppnar dokument etc. Du kan även övervaka alla viktiga avtalshändelser under livscykeln i Oneflows kalender.
• Hantering – Konfigurera påminnelser, livscykeluppdateringar och administratörsroller för att effektivisera hanteringen av avtalslivscykeln i ditt företag.
• E-signaturer – Använd juridiskt bindande e-signaturer som stöder olika signeringsmetoder (standard e-signatur, handskriven signatur, SMS-verifiering, elektronisk identifiering).
• Oneflow AI – Importera befintliga avtal (ett i taget eller många på en gång), granska dem med avseende på efterlevnadsproblem och mänskliga fel och få tillgång till kraftfulla sökalternativ för att snabbt hitta den information du behöver.
• Dynamiska mallar – Använd anpassningsbara mallar (som du kan dela med andra) för att snabbt och enkelt skapa avtal eller skicka meddelanden och inbjudningar.
• Samarbete – Dina team kan arbeta tillsammans på samma dokumentversion utan att behöva spåra godkännanden eller dölja flera utkast. Detta eliminerar behovet av långa e-postutväxlingar och säkerställer att ingen ändring förbises.
• Workspaces – Skapa arbetsytor som är tydligt organiserade (och märkta) för ditt företags olika arbetsflöden och team. Gör revisionstester och använd delade videoinspelningar och kommentarer för att förbättra samarbetet. Konfigurera triggers och regler för att göra vissa avsnitt otillgängliga för obehöriga användare.
• Analys – Få tillgång till avtalets spårningsverktyg för att övervaka viktiga nyckeltal och engagemangsdata (antal besökare, öppningsfrekvens etc.).
• Integrationer – Använd olika typer av integrationer (inklusive populära appar som Teamtailor, Hubspot eller Salesforce) för att anpassa vårt system till ditt specifika scenario.

Testa Oneflow kostnadsfritt i 14 dagar, eller boka en skräddarsydd live-demo med vårt team.

Vilka är faserna i hanteringen av avtalslivscykeln?

Beroende på vem du frågar och inom vilken bransch de arbetar kan du få lite olika svar om faserna i hanteringen av avtalslivscykeln. Generellt sett finns det dock sex huvudsteg:

1. Initiering av avtal: Den första fasen i avtalets livscykel, där behovet av ett nytt avtal identifieras och begäran om avtal initieras. Detta steg kan innebära att identifiera viktiga intressenter, samla in krav och skapa ett affärsmässigt underlag för att motivera avtalet.
2. Upprättande av avtal: I denna fas skapas avtalet. Det innebär att man förhandlar om villkor, granskar lagar och förordningar och inhämtar intressenternas godkännande.
3. Granskning och godkännande av avtalet: När avtalet har utarbetats granskas det för att säkerställa att det är juridiskt korrekt och uppfyller alla inblandade parters krav. Överenskommelsen kan vid behov revideras eller ändras före det slutliga godkännandet.
4. Genomförande av avtalet: Denna fas omfattar det faktiska undertecknandet och genomförandet av avtalet, samt steg som att utbyta signaturer, registrera överenskommelsen i ett system för avtalshantering och distribuera kopior till alla relevanta parter.
5. Avtalets prestanda och uppföljning: När avtalet väl har ingåtts är det viktigt att övervaka och driva dess prestation. Det handlar om att följa upp nyckeltal, se till att avtalsförpliktelserna uppfylls och ta itu med eventuella problem.
6. Uppsägning eller förnyelse av avtal: Det finns avtal som inte har något slutdatum, men de flesta upphör att gälla vid någon tidpunkt. När avtalet löper ut kan parterna besluta sig för att säga upp eller förnya avtalet. Den här fasen handlar om förhandlingar, att skriva ett nytt avtal eller att säga upp det befintliga.

Se även följande: B2B-försäljningsstrategier för att få ditt företag att växa och Vad händer med avtal när de löper ut?

Branscher som drar nytta av en optimerad process för hantering av avtalslivscykeln

Nästan alla branscher kan dra nytta av programvara för hantering av avtalslivscykeln, oavsett om de är verksamma inom B2B eller B2C. Här är bara några exempel:

1. Teknikbranschen: Huvudsyftet med CLM inom teknik är att modernisera företagens sätt att arbeta med avtal och återspegla deras moderna bransch. Korrekta processer för hantering av avtalslivscykeln är viktiga i den här sektorn, eftersom de hjälper till med förnyelser, avtalsförhandlingar och försäljning med mera. Dessutom kan de bästa systemen för hantering av avtalslivscykeln integreras med alla befintliga och föränderliga ekosystem.
2. Konsulttjänster: CLM för konsulttjänster tar bort behovet av manuell administration av kundförslag, överenskommelser med partners och konsultanställningar. Istället kan du leverera anpassade, interaktiva förslag med funktioner för live-redigering och spårning av engagemang.
3. Rekrytering: Oneflows standardiserade, logikbaserade avtal säkerställer att kandidatavtal alltid är kompatibla, synkroniserade och juridiskt godkända. CLM-programvaran ger bättre insyn i anställningsprocessen med spårning av förhandlingar.
4. Försäkringsbranschen: Försäkringsbolag använder avtal för allt, från överenskommelser om försäkringar till leverantörsavtal. Beroende på försäkringsprocessen kan du också använda avtalsmallar för att se till att du har ett brett utbud av avtal att använda.
5. Produktion: Tillverkningsindustrin är beroende av avtal med leverantörer, distributörer och andra partners. Hantering av avtalslivscykeln hjälper tillverkningsorganisationer att hantera dessa överenskommelser mer effektivt genom att ge större insyn i avtalsvillkor och åtaganden, förbättra avtalsefterlevnaden och effektivisera avtalsadministrationen. Tillverkningsorganisationer kan också minska risken för störningar i leveranskedjan och förbättra den operativa effektiviteten.
6. Finansiella tjänster: Den här branschen är hårt reglerad och efterlevnad är av högsta prioritet. Hantering av avtalslivscykeln kan hjälpa finansinstitut att hantera sina avtal och se till att de följer relevanta bestämmelser samtidigt som riskerna minskas. Dessutom kan verktyg för avtalshantering hjälpa finansiella organisationer att minska kostnaderna för avtalshantering genom att automatisera uppgifter som att skapa, förhandla och förnya avtal.
7. Ideella organisationer: Icke-statliga organisationer (NGO:s) måste ofta signera många avtal internationellt och, beroende på deras arbetsområde, med kort varsel. Hantering av avtalslivscykeln täcker allt detta, från överenskommelser om insamlingar till leverantörsavtal.

Se även: En grundläggande guide om elektroniska signaturer och vad som gör dem lagliga

Bästa praxis för hantering av avtalslivscykeln

Det kan vara svårt att veta var man ska börja när man sätter upp hantering av avtalslivscykeln. Här är några av våra bästa tips för att hjälpa dig att komma igång:

1. Etablera en tydlig process för avtalshantering – En väldefinierad process för skapande, granskning, godkännande, genomförande och löpande förvaltning säkerställer att alla avtal hanteras konsekvent och effektivt.
2. Definiera roller och ansvarsområden – Detta säkerställer att alla hålls ansvariga och hjälper till att undvika förvirring eller missförstånd i teamen.
3. Använd programvara för avtalshantering – Programvara för avtalshantering automatiserar och effektiviserar alla aspekter av processen för avtalshantering, inklusive skapande, granskning, godkännande och övervakning av avtal, samtidigt som risker med den mänskliga faktorn minskar.
4. Upprätta en avtalsdatabas – En central plats där avtalen lagras och är lättillgängliga gör det lättare att spåra avtalsstatus, tidsfrister och annan viktig information.
5. Implementera spårning och rapportering av avtal – Detta inkluderar spårning av avtalets status, deadlines och andra viktiga milstolpar.
6. Säkerställa att överenskommelser uppfylls – Kontrollera att ingångna avtal efterlevs och vidta åtgärder vid behov för att undvika juridiska och finansiella risker.
7. Upprätta tydliga kommunikationskanaler – Se till att alla parter som är involverade i avtalshanteringen är informerade och uppdaterade om avtalets status, förändringar etc.

De viktigaste slutsatserna

Genom att implementera ett CLM-system automatiserar organisationerna sin riskhantering i avtal, minskar riskerna och kostnaderna för mänskliga fel och förbättrar efterlevnaden, samarbetet och effektiviteten. Dessa verktyg samlar också in värdefull data, vilket möjliggör analys av avtal och genererar insikter som förbättrar framtida beslut.

Att implementera en lösning för hantering av avtalslivscykeln i ditt företag kan vara skrämmande, och det är därför vi har gjort Oneflow intuitivt att använda från dag ett. Om du vill ha CLM-funktioner, användbara integrationsalternativ och en rad AI-förbättringar kan du prova Oneflow och alla dess funktioner med vår kostnadsfria 14-dagars provperiod.