A gestão do ciclo de vida dos contratos: Um guia completo

A gestão do ciclo de vida dos contratos – também conhecida como CLM – é uma parte crucial de qualquer empresa. Mas descobrir como começar a utilizá-la pode ser uma tarefa assustadora. É por isso que elaborámos este guia.

Aqui, encontrará tudo o que precisa de saber sobre a gestão do ciclo de vida dos contratos; desde o que é, aos benefícios que proporciona e como pode começar a utilizá-la hoje mesmo.

Neste guia, abordaremos:

1. O que é a gestão do ciclo de vida dos contratos?
2. Porque é que é importante?
3. Quais são as fases da gestão do ciclo de vida dos contratos?
4. Quais são as vantagens do software de gestão do ciclo de vida dos contratos?
5. Quais são os sectores que beneficiam com isso?
6. Quais são as melhores práticas para a gestão do ciclo de vida dos contratos?
7. Como é que a gestão do ciclo de vida dos contratos melhora a confiança dos clientes

Então, vamos lá começar!

1. O que é a gestão do ciclo de vida dos contratos?

A gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) refere-se ao processo de gestão de todos os aspectos de um contrato, desde a sua criação inicial e negociação até à sua eventual expiração ou renovação. Este processo envolve muitos aspectos, incluindo a redação, revisão, aprovação, execução, monitorização e análise dos contratos.

Na sua essência, a gestão do ciclo de vida dos contratos foi concebida para ajudar as organizações a simplificar os seus processos de gestão de contratos e garantir que são capazes de gerir eficazmente as suas relações contratuais com clientes, fornecedores, parceiros e outras partes interessadas. Ao implementar um sistema CLM, as organizações podem melhorar a eficiência da sua gestão de contratos, reduzir os riscos e melhorar o seu desempenho empresarial global.

O processo CLM começa normalmente com a criação do contrato, que envolve a redação e a revisão dos termos e condições do contrato. Esta fase envolve também a negociação dos termos do contrato com a outra parte ou partes envolvidas. Uma vez acordados os termos do contrato, o contrato é executado e as partes envolvidas começam a cumprir as suas obrigações contratuais.

Durante a fase de monitorização do contrato, as organizações acompanham e gerem o desempenho do contrato para garantir que ambas as partes cumprem as suas obrigações. Isto envolve o controlo do contrato relativamente a questões de conformidade, o acompanhamento dos indicadores-chave de desempenho (KPI) e a identificação de quaisquer riscos ou problemas potenciais que possam surgir.

A fase final do processo de gestão do ciclo de vida do contrato envolve a análise do contrato, em que as organizações analisam o desempenho do contrato e avaliam a sua eficácia global. Isto envolve a análise dos dados recolhidos durante a fase de monitorização do contrato e a utilização desta informação para identificar áreas de melhoria e optimização.

Leia também: O que é a gestão de contratos?: Um guia completo

2. Porque é que é importante?

Todos podemos concordar que a gestão do ciclo de vida dos contratos é uma parte crucial de qualquer negócio. Há uma miríade de razões para isso, algumas das quais dependem do sector em que a sua organização opera e se é B2B ou B2C.

Mas eis apenas mais 5 razões universais para a importância da gestão do ciclo de vida dos contratos:

1. Gestão do risco: A gestão do risco ajuda a reduzir os riscos financeiros e jurídicos, garantindo que todos os contratos cumprem os requisitos regulamentares e as normas organizacionais. Também ajuda a identificar potenciais riscos e oportunidades no ciclo de vida do contrato.
2. Poupança de custos: Uma boa gestão pode conduzir a poupanças de custos significativas através da optimização das condições contratuais e da redução dos tempos de ciclo dos contratos. Ajuda a identificar as áreas em que os termos podem ser renegociados e melhorados, conduzindo potencialmente a poupanças de custos.
3. Eficiência melhorada: O processo de contratação é simplificado, reduzindo os tempos de ciclo e eliminando os estrangulamentos. Isto permite que as organizações se concentrem em tarefas mais estratégicas e melhora a eficiência global.
4. Melhor colaboração: Facilita uma melhor colaboração entre as partes interessadas, como as equipas jurídica, de aquisições e financeira. Ajuda a criar um repositório centralizado de contratos, permitindo às partes interessadas aceder e gerir contratos a partir de uma única localização.
5. Visibilidade melhorada: O CLM proporciona uma maior visibilidade de todo o ciclo de vida do contrato, permitindo às organizações acompanhar o estado do contrato, monitorizar o desempenho e identificar áreas de melhoria.

3. Quais são as fases da gestão do ciclo de vida dos contratos?

Está a pensar em quais são as fases da gestão do ciclo de vida dos contratos? Dependendo da pessoa a quem pergunta e do sector em que trabalha, pode obter respostas ligeiramente diferentes a esta pergunta. Mas, de um modo geral, existem 6 fases da gestão do ciclo de vida dos contratos:

1. Início do contrato: Esta é a primeira fase do ciclo de vida do contrato, em que é identificada a necessidade de um novo contrato e é iniciado o pedido de contrato. Esta fase pode envolver a identificação das principais partes interessadas, a recolha de requisitos e a criação de um caso comercial para justificar o contrato.
2. Redação do contrato: Nesta fase, o contrato é criado ou redigido. Isto pode envolver a negociação de termos e condições, a revisão dos requisitos legais e regulamentares e a aprovação das partes interessadas.
3. Revisão e aprovação do contrato: Uma vez redigido o contrato, este é revisto pelo departamento jurídico e por outras partes interessadas para garantir que é juridicamente correto e que cumpre os requisitos de todas as partes envolvidas. O contrato pode ser revisto ou modificado, se necessário, e é obtida a aprovação final.
4. Execução do contrato: Esta fase envolve a assinatura e a execução efectivas do contrato. Pode envolver a troca de assinaturas, o registo do contrato num sistema de gestão de contratos e a distribuição de cópias a todas as partes relevantes.
5. Execução e acompanhamento do contrato: Depois de o contrato ser executado, é importante monitorizar e gerir o seu desempenho. Isto implica acompanhar os principais indicadores, garantir o cumprimento das obrigações contratuais e resolver quaisquer problemas que surjam.
6. Renovação ou rescisão do contrato: À medida que o contrato se aproxima da sua data de expiração, as partes podem decidir renovar ou rescindir o acordo. Esta fase pode envolver negociações, a redação de um novo contrato ou a rescisão do contrato existente.

Leia também: Estratégias de vendas B2B para fazer crescer o seu negócio em 2023

4. Quais são os sectores que beneficiam com isso?

Quase todos os sectores podem beneficiar de software de gestão do ciclo de vida dos contratos, independentemente de operarem no espaço B2B ou B2C. Eis apenas alguns dos sectores que podem beneficiar de software de gestão do ciclo de vida dos contratos:

1. Serviços financeiros: O sector dos serviços financeiros está fortemente regulamentado e a conformidade é uma prioridade máxima. A gestão do ciclo de vida dos contratos pode ajudar as instituições financeiras a gerir os seus contratos e a garantir que cumprem os regulamentos relevantes, reduzindo simultaneamente os riscos. Além disso, a CLM pode ajudar as organizações de serviços financeiros a reduzir os custos associados à gestão de contratos, automatizando tarefas como a criação, negociação e renovação de contratos.
2. Indústria pesada: A indústria transformadora depende fortemente de contratos com fornecedores, distribuidores e outros parceiros. A gestão do ciclo de vida dos contratos pode ajudar as empresas de produção a gerir estes contratos de forma mais eficaz, proporcionando uma maior visibilidade dos termos e obrigações dos contratos, melhorando o cumprimento dos contratos e simplificando a sua administração. Com a CLM, as organizações industriais podem reduzir o risco de interrupções na cadeia de fornecimento e melhorar a sua eficiência operacional global.
3. Tecnologia SaaS: Quando se trata de SaaS, pode viver ou morrer com as renovações de contratos. Afinal de contas, quanto mais tempo um cliente ficar consigo, mais lucro terá. A existência de processos adequados de gestão do ciclo de vida dos contratos pode ajudar nas renovações, nas negociações e, sobretudo, a vender mais. O SaaS é um dos sectores que pode beneficiar verdadeiramente da gestão do ciclo de vida dos contratos.
4. Seguros: As companhias de seguros utilizam contratos para tudo, desde acordos de apólices a contratos com fornecedores. A gestão do ciclo de vida dos contratos pode ajudar a garantir que todos os contratos sejam geridos de forma eficiente, reduzindo os custos operacionais e melhorando a conformidade. Pode até utilizar modelos para garantir que tem uma vasta gama de contratos à disposição, dependendo do processo de subscrição.
5. ONG: As ONG vêem-se frequentemente obrigadas a assinar muitos contratos a nível internacional e, dependendo da sua área de trabalho, também a curto prazo. A gestão do ciclo de vida dos contratos pode abranger tudo isto, desde acordos de angariação de fundos a contratos com fornecedores. Pode ajudar a garantir que todos os contratos sejam geridos de forma eficiente, reduzindo os custos operacionais e melhorando a conformidade entre jurisdições.

Estes são apenas 5 exemplos. Qualquer sector que utilize muito os contratos pode beneficiar da gestão do ciclo de vida dos contratos.

Leia também: Um guia básico sobre assinaturas electrónicas e o que as torna legais

5. Quais são as melhores práticas para a gestão do ciclo de vida dos contratos?

Ao criar a gestão do ciclo de vida dos contratos, pode ser difícil saber por onde começar. Aqui estão apenas algumas das nossas principais dicas para o ajudar a começar:

1. Estabeleça um processo claro de gestão de contratos – Um processo bem definido para a criação, revisão, aprovação, execução e gestão contínua de contratos é crucial para garantir que todos os contratos sejam geridos de forma consistente e eficaz.
2. Defina funções e responsabilidades – Definir claramente as funções e responsabilidades de todos os envolvidos no processo de gestão de contratos garante que todos sabem o que se espera deles e ajuda a evitar confusões ou mal-entendidos.
3. Utilize software de gestão de contratos – O software de gestão de contratos pode automatizar e simplificar muitos aspectos do processo de gestão de contratos, incluindo a criação, revisão, aprovação e monitorização de contratos.
4. Crie um repositório de contratos – Uma localização centralizada onde os contratos são armazenados e facilmente acessíveis facilita o acompanhamento do estado dos contratos, dos prazos e de outras informações importantes.
5. Implemente o acompanhamento e os relatórios dos contratos – O acompanhamento e os relatórios garantem que os contratos são geridos eficazmente e que todos os envolvidos cumprem as suas obrigações. Isto inclui o acompanhamento do estado do contrato, dos prazos e de outras etapas importantes.
6. Assegure o cumprimento dos contratos – Evite riscos jurídicos e financeiros, controlando o cumprimento das obrigações contratuais e tomando medidas quando necessário.
7. Estabeleça canais de comunicação claros – Certifique-se de que todas as partes envolvidas no processo de gestão de contratos estão informadas e actualizadas sobre o estado do contrato, alterações e outras informações importantes.

6. Como é que o software de gestão do ciclo de vida dos contratos aumenta a confiança dos clientes

Já alguma vez teve uma má experiência com a gestão de contratos de uma empresa? Talvez tenha tido dificuldade em assinar contratos electrónicos ou lhe tenham enviado um contrato antigo. Em casos como este, as más práticas contratuais de uma empresa podem tornar-se a sua ruína. Veja como o software CLM pode mudar isso.

1. Maior rapidez na entrega dos documentos: As ferramentas de gestão do ciclo de vida dos contratos ajudam a acelerar o período de entrega dos documentos. Normalmente, uma empresa demora cerca de 20 a 30 dias a concluir, finalizar e assinar um contrato. As ferramentas CLM são óptimas porque podem reduzir significativamente esse tempo. Como também é uma excelente ferramenta de trabalho híbrida, não importa onde o cliente ou o contratante possa estar. Pode obter documentos finalizados e assinados online, aumentando a velocidade e a eficiência. Quanto mais depressa concluir os contratos e documentos, mais satisfeitos ficarão os seus clientes e mais cedo poderá iniciar a relação.
2. Obtenha contratos mais fiáveis: A implementação de um sistema de gestão do ciclo de vida dos contratos também lhe permitirá obter contratos mais fiáveis e actualizados. Dar a um cliente um contrato desatualizado colocará muitos desafios à relação. Na melhor das hipóteses, terá de o actualizar e passar novamente pelo tedioso ciclo de vida do contrato. Na pior das hipóteses, terá de executar um contrato defeituoso, o que poderá causar problemas para si e para o seu cliente. Isto afectará a relação e a confiança do cliente em si enquanto prestador de serviços.
3. Crescimento do boca-a-boca: O boca-a-boca continua a ser uma das melhores formas de fazer crescer uma marca. Existem algumas formas de o seu software CLM o ajudar a melhorar o boca-a-boca. Por um lado, ao ter excelentes processos de gestão do ciclo de vida dos contratos, melhora o percurso do cliente e dá às pessoas mais motivos para falarem com os amigos sobre a facilidade de trabalhar consigo.
4. Menos erros humanos nos seus contratos: O processo de gestão do ciclo de vida dos contratos elimina qualquer erro humano que possa refletir-se negativamente na empresa. Quer se trate de erros tipográficos ou de uma má explicação dos termos, pode minimizá-los ou evitá-los se as pessoas automatizarem partes do processo de execução do contrato.
5. Evite potenciais problemas jurídicos: Quando as empresas têm más práticas de gestão de contratos, isso pode resultar em problemas jurídicos. De pequena ou grande dimensão, uma questão jurídica pode colocar muitos problemas à reputação de uma empresa. Os projectos e acordos devem ser claros desde o primeiro dia. Ao dispor de um melhor processo de gestão do ciclo de vida dos contratos para simplificar as revisões e a conformidade dos contratos, estará numa posição melhor, tanto do ponto de vista jurídico como das relações públicas.

As principais conclusões

A Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (CLM) é um processo essencial para as empresas, garantindo que os contratos são geridos de forma eficiente e eficaz ao longo de todo o seu ciclo de vida. Ao implementar um sistema CLM, as organizações podem optimizar os seus processos de gestão de contratos, melhorar o seu desempenho empresarial, reduzir os riscos e poupar custos.

As fases do ciclo de vida do contrato incluem a iniciação, a redação, a revisão e a aprovação, a execução, o desempenho e o acompanhamento, bem como a renovação ou a rescisão. A gestão do ciclo de vida dos contratos também tem muitas vantagens. Entre elas, contam-se a melhoria da conformidade, o aumento da eficiência, o reforço da colaboração, a melhoria da visibilidade e a melhoria da análise.

Implementar um sistema de gestão do ciclo de vida dos contratos pode ser assustador, mas seguindo as melhores práticas e escolhendo o software certo, as empresas podem optimizar a sua gestão de contratos e colher os benefícios. As vantagens da gestão do ciclo de vida dos contratos são universais na maioria dos sectores, tornando-a um processo crucial para todos os tipos de empresas, independentemente da sua dimensão ou sector.

Por isso, se pretende começar a utilizar o CLM, clique aqui para obter mais informações.