La gestion du cycle de vie des contrats – également connue sous le nom de CLM – est un élément essentiel de toute entreprise. Mais savoir comment s’y prendre peut s’avérer une entreprise décourageante. C’est pourquoi nous avons élaboré ce guide.
Vous y trouverez tout ce que vous devez savoir sur la gestion du cycle de vie des contrats : ce qu’elle est, les avantages qu’elle offre et comment vous pouvez commencer à l’utiliser dès aujourd’hui.
Dans ce guide, nous aborderons les points suivants
- Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?
- Pourquoi est-elle importante ?
- Quelles sont les phases de la gestion du cycle de vie des contrats ?
- Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats ?
- Quels sont les secteurs qui en bénéficient ?
- Quelles sont les meilleures pratiques en matière de gestion du cycle de vie des contrats ?
- Comment la gestion du cycle de vie des contrats améliore-t-elle la confiance des clients ?
1. Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?
La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) désigne le processus de gestion de tous les aspects d’un contrat, depuis sa création et sa négociation initiales jusqu’à son expiration ou son renouvellement. Ce processus comporte de nombreux aspects, notamment la rédaction, l’examen, l’approbation, l’exécution, le suivi et l’analyse des contrats.
Au fond, la gestion du cycle de vie des contrats est conçue pour aider les organisations à rationaliser leurs processus de gestion des contrats et à s’assurer qu’elles sont en mesure de gérer efficacement leurs relations contractuelles avec les clients, les fournisseurs, les partenaires et les autres parties prenantes. En mettant en œuvre un système de gestion du cycle de vie des contrats, les organisations peuvent améliorer l’efficacité de leur gestion des contrats, réduire les risques et améliorer leurs performances globales.
Le processus de gestion des contrats commence généralement par la création du contrat, qui implique la rédaction et la révision des termes et conditions du contrat. Cette étape implique également la négociation des termes du contrat avec l’autre ou les autres parties concernées. Une fois les termes du contrat acceptés, le contrat est exécuté et les parties concernées commencent à remplir leurs obligations contractuelles.
Au cours de la phase de suivi du contrat, les organisations suivent et gèrent l’exécution du contrat afin de s’assurer que les deux parties respectent leurs obligations. Il s’agit de vérifier la conformité du contrat, de suivre les indicateurs clés de performance (ICP) et d’identifier les risques potentiels ou les problèmes qui peuvent survenir.
La dernière étape du processus de gestion du cycle de vie des contrats est l’analyse du contrat, au cours de laquelle les organisations examinent les performances du contrat et évaluent son efficacité globale. Il s’agit d’analyser les données recueillies au cours de la phase de suivi du contrat et d’utiliser ces informations pour identifier les domaines susceptibles d’être améliorés et optimisés
2. Pourquoi c’est important ?
Nous sommes tous d’accord pour dire que la gestion du cycle de vie des contrats est un élément crucial de toute entreprise. Il y a une myriade de raisons à cela, dont certaines dépendent du secteur d’activité de votre organisation, et du fait qu’il s’agisse d’un commerce interentreprises (B2B) ou d’un commerce interentreprises (B2C).
Voici toutefois cinq autres raisons universelles pour lesquelles la gestion du cycle de vie des contrats est importante :
- Gestion des risques : La gestion du cycle de vie des contrats permet d’atténuer les risques financiers et juridiques en garantissant que tous les contrats sont conformes aux exigences réglementaires et aux normes de l’organisation. Elle permet également d’identifier les risques et les opportunités potentiels au cours du cycle de vie du contrat.
- Réduction des coûts : Une excellente gestion peut permettre de réaliser d’importantes économies en optimisant les conditions contractuelles et en réduisant la durée du cycle de vie des contrats. Elle permet d’identifier les domaines dans lesquels les conditions peuvent être renégociées et améliorées, ce qui peut entraîner des économies.
- Amélioration de l’efficacité : Le processus contractuel est rationalisé, ce qui réduit les temps de cycle et élimine les goulets d’étranglement. Cela permet aux organisations de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et d’améliorer l’efficacité globale.
- Une meilleure collaboration : Une meilleure collaboration entre les parties prenantes telles que les équipes juridiques, d’approvisionnement et financières est facilitée. Elle contribue à la création d’un référentiel centralisé des contrats, permettant aux parties prenantes d’accéder aux contrats et de les gérer à partir d’un seul endroit.
- Une meilleure visibilité : Le CLM offre une meilleure visibilité sur l’ensemble du cycle de vie des contrats, ce qui permet aux organisations de suivre l’état des contrats, de surveiller les performances et d’identifier les domaines d’amélioration.
3. Quelles sont les phases de la gestion du cycle de vie des contrats ?
Vous vous demandez quelles sont les phases de la gestion du cycle de vie des contrats ? Selon la personne à qui vous posez la question et le secteur dans lequel elle travaille, vous obtiendrez des réponses légèrement différentes. Mais, d’une manière générale, la gestion du cycle de vie des contrats comporte six phases :
- L’initiation du contrat : Il s’agit de la première phase du cycle de vie du contrat, au cours de laquelle le besoin d’un nouveau contrat est identifié et la demande de contrat est initiée. Cette phase peut impliquer l’identification des principales parties prenantes, la collecte des exigences et la création d’une analyse de rentabilité pour justifier le contrat.
- Rédaction du contrat : Au cours de cette phase, le contrat est créé ou rédigé. Cela peut impliquer la négociation des termes et conditions, l’examen des exigences légales et réglementaires, et l’approbation des parties prenantes.
- Examen et approbation du contrat : Une fois le contrat rédigé, il est examiné par les juristes et les autres parties prenantes afin de s’assurer qu’il est juridiquement valable et qu’il répond aux exigences de toutes les parties concernées. Le contrat peut être révisé ou modifié si nécessaire, et l’approbation finale est obtenue.
- Exécution du contrat : Cette phase comprend la signature et l’exécution du contrat. Cela peut impliquer l’échange de signatures, l’enregistrement du contrat dans un système de gestion des contrats et la distribution de copies à toutes les parties concernées.
- Exécution et suivi du contrat : Une fois le contrat exécuté, il est important de suivre et de gérer son exécution. Il s’agit de suivre les indicateurs clés, de veiller au respect des obligations contractuelles et de résoudre les problèmes qui se posent.
4. Quels sont les secteurs qui en bénéficient ?
Presque tous les secteurs d’activité peuvent bénéficier d’un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, qu’ils opèrent dans l’espace B2B ou B2C. Voici quelques-uns des secteurs d’activité qui peuvent bénéficier d’un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats :
- Services financiers : Le secteur des services financiers est fortement réglementé et la conformité est une priorité absolue. La gestion du cycle de vie des contrats peut aider les institutions financières à gérer leurs contrats et à s’assurer qu’ils respectent les réglementations en vigueur tout en réduisant les risques. En outre, la gestion du cycle de vie des contrats peut aider les organisations de services financiers à réduire les coûts associés à la gestion des contrats en automatisant des tâches telles que la création, la négociation et le renouvellement des contrats.
- Industrie lourde : L’industrie manufacturière s’appuie fortement sur des contrats avec des fournisseurs, des distributeurs et d’autres partenaires. La gestion du cycle de vie des contrats peut aider les entreprises manufacturières à gérer ces contrats plus efficacement en offrant une meilleure visibilité sur les conditions et obligations contractuelles, en améliorant la conformité des contrats et en rationalisant l’administration des contrats. Grâce à la gestion du cycle de vie des contrats, les entreprises manufacturières peuvent réduire le risque de perturbation de la chaîne d’approvisionnement et améliorer leur efficacité opérationnelle globale.
- Technologie SaaS : En matière de SaaS, les renouvellements de contrats sont une question de vie ou de mort. Après tout, plus un client reste longtemps avec vous, plus vous faites de bénéfices. La mise en place de processus appropriés de gestion du cycle de vie des contrats peut faciliter les renouvellements, les négociations et, surtout, les ventes. Le SaaS est l’un des secteurs qui peut réellement bénéficier de la gestion du cycle de vie des contrats.
- L’assurance : Les compagnies d’assurance utilisent des contrats pour tout ce qui concerne les accords sur les polices d’assurance et les contrats avec les fournisseurs. La gestion du cycle de vie des contrats permet de s’assurer que tous les contrats sont gérés efficacement, ce qui réduit les coûts opérationnels et améliore la conformité. Vous pouvez même utiliser des modèles pour vous assurer que vous disposez d’un large éventail de contrats, en fonction du processus de souscription.
- Les ONG : Les ONG sont souvent amenées à signer de nombreux contrats au niveau international et, selon leur domaine d’activité, dans des délais très courts. La gestion du cycle de vie des contrats peut couvrir tous ces aspects, depuis les accords de collecte de fonds jusqu’aux contrats avec les fournisseurs. Elle permet de s’assurer que tous les contrats sont gérés efficacement, de réduire les coûts opérationnels et d’améliorer la conformité dans toutes les juridictions.
Il ne s’agit là que de cinq exemples. Tout secteur qui utilise beaucoup les contrats peut bénéficier de la gestion du cycle de vie des contrats.
5. Quelles sont les meilleures pratiques en matière de gestion du cycle de vie des contrats ?
Lors de la mise en place de la gestion du cycle de vie des contrats, il peut être difficile de savoir par où commencer. Voici quelques-uns de nos meilleurs conseils pour vous aider à démarrer :
- Établir un processus clair de gestion des contrats – Un processus bien défini pour la création, l’examen, l’approbation, l’exécution et la gestion continue des contrats est essentiel pour garantir que tous les contrats sont gérés de manière cohérente et efficace.
- Définir les rôles et les responsabilités – Définir clairement les rôles et les responsabilités de toutes les personnes impliquées dans le processus de gestion des contrats permet de s’assurer que chacun sait ce que l’on attend de lui et d’éviter toute confusion ou tout malentendu.
- Utiliser un logiciel de gestion des contrats – Un logiciel de gestion des contrats peut automatiser et rationaliser de nombreux aspects du processus de gestion des contrats, notamment la création, l’examen, l’approbation et le suivi des contrats.
- Mettre en place un référentiel des contrats – Un lieu centralisé où les contrats sont stockés et facilement accessibles facilite le suivi de l’état d’avancement des contrats, des échéances et d’autres informations importantes.
- Mettre en place un suivi des contrats et des rapports – Le suivi et les rapports permettent de s’assurer que les contrats sont gérés efficacement et que toutes les personnes concernées respectent leurs obligations. Il s’agit notamment de suivre l’état d’avancement du contrat, les échéances et d’autres étapes importantes.
- Assurer le respect des contrats – Éviter les risques juridiques et financiers en contrôlant le respect des obligations contractuelles et en prenant les mesures qui s’imposent.
- Établir des canaux de communication clairs – Veiller à ce que toutes les parties impliquées dans le processus de gestion des contrats soient informées et à jour sur l’état d’avancement du contrat, les modifications et autres informations importantes.
6. Comment les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats améliorent la confiance des clients
Avez-vous déjà eu une mauvaise expérience avec la gestion des contrats d’une entreprise ? Peut-être avez-vous eu du mal à signer des contrats électroniques ou avez-vous reçu un vieux contrat. Dans de tels cas, les mauvaises pratiques contractuelles d’une entreprise risquent de causer sa perte. Voici comment un logiciel de gestion des contrats peut changer la donne.
- Délai d’exécution des documents plus rapide : Les outils de gestion du cycle de vie des contrats permettent d’accélérer le délai d’exécution des documents. Il faut généralement entre 20 et 30 jours à une entreprise pour terminer, finaliser et signer un contrat. Les outils de gestion du cycle de vie des contrats sont très utiles car ils permettent de réduire considérablement ce délai. Comme il s’agit également d’un excellent outil de travail hybride, peu importe où se trouve le client ou l’entrepreneur. Les documents peuvent être finalisés et signés en ligne, ce qui accroît la rapidité et l’efficacité. Plus vous rédigez rapidement les contrats et les documents, plus vos clients seront satisfaits et plus vite vous pourrez entamer la relation.
- Des contrats plus fiables : La mise en œuvre d’un système de gestion du cycle de vie des contrats permet également d’obtenir des contrats plus fiables et plus récents. Donner à un client un contrat qui n’est pas à jour posera de nombreux problèmes dans la relation. Dans le meilleur des cas, vous devrez le mettre à jour et repasser par le fastidieux cycle de vie du contrat. Dans le pire des cas, vous travaillez sur la base d’un contrat défectueux, ce qui peut entraîner des problèmes pour vous et votre client. Cela affectera la relation et la confiance que le client vous accorde en tant que prestataire de services.
- Développement du bouche-à-oreille : Le bouche-à-oreille reste l’un des meilleurs moyens de développer une marque. Votre logiciel CLM peut vous aider à améliorer le bouche-à-oreille de plusieurs façons. Tout d’abord, en disposant d’excellents processus de gestion du cycle de vie des contrats, vous améliorez le parcours du client et donnez aux gens plus de raisons de parler à leurs amis de la facilité avec laquelle ils travaillent avec vous.
- Moins d’erreurs humaines dans vos contrats : Le processus de gestion du cycle de vie des contrats élimine toute erreur humaine susceptible de nuire à l’image de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’erreurs typographiques ou d’une mauvaise explication des termes, vous pouvez les minimiser ou les éviter en automatisant certaines parties du processus d’exécution des contrats.
- Éviter les problèmes juridiques potentiels : Lorsque les entreprises ont de mauvaises pratiques de gestion des contrats, cela peut entraîner des problèmes juridiques. Qu’il soit petit ou grand, un problème juridique peut nuire à la réputation d’une entreprise. Les projets et les accords doivent être clairs comme de l’eau de roche. En disposant d’un meilleur processus de gestion du cycle de vie des contrats pour rationaliser les révisions et la conformité des contrats, vous serez dans une meilleure position d’un point de vue juridique et de relations publiques.
A retenir
La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est un processus essentiel pour les entreprises, car elle garantit que les contrats sont gérés de manière efficace et efficiente tout au long de leur cycle de vie. La mise en œuvre d’un système de gestion du cycle de vie des contrats permet aux entreprises de rationaliser leurs processus de gestion des contrats, d’améliorer leurs performances commerciales, de réduire les risques et de réaliser des économies.
Les phases du cycle de vie d’un contrat comprennent l’initiation, la rédaction, l’examen et l’approbation, l’exécution, la performance et le suivi, ainsi que le renouvellement ou la résiliation. La gestion du cycle de vie des contrats présente également de nombreux avantages. Il s’agit notamment d’une meilleure conformité, d’une efficacité accrue, d’une meilleure collaboration, d’une meilleure visibilité et d’une meilleure analyse.
La mise en œuvre d’un système de gestion du cycle de vie des contrats peut être décourageante, mais en suivant les meilleures pratiques et en choisissant le bon logiciel, les entreprises peuvent optimiser leur gestion des contrats et en récolter les fruits. Les avantages de la gestion du cycle de vie des contrats sont universels dans la plupart des secteurs d’activité, ce qui en fait un processus crucial pour tous les types d’entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
